4. Nội dung nghiên cứu
3.7.2.2. Giải pháp hoàn thiện phương pháp nghiệp vụ kiểm soát thanh toán
vốn đầu tư của Kho bạc Nhà nước Xuân Lộc
Một là, tập trung kiểm soát theo chức năng tổ nghiệp vụ:
Điều này có nghĩa là cán bộ tiếp nhận hồ sơ là nhân viên trong bộ phận thanh toán vốn đầu tư, do vậy việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư phải được tập trung về tổ tổng hợp, thanh toán vốn đầu tư, có như vậy mới tránh phân tán kiểm soát ở nhiều đầu mối, tăng cường được công tác kiểm soát chi, vì cán bộ thanh toán vốn đầu tư mới có nghiệp vụ chuyên môn về kiểm soát hồ sơ của dự án.
Hai là, cải tiến cách theo dõi dữ liệu kiểm soát:
Hệ thống dữ liệu về các tiêu thức kiểm soát chứng từ thanh toán tại tổ kế toán phải được theo dõi cả ở tổ thanh toán vốn đầu tư và kế hoạch tổng hợp, bởi vì xảy ra trường hợp: Khi khách hàng đến làm thủ tục thanh toán tại tổ thanh toán vốn
đầu tư (hoặc tổ kế họach tổng hợp), sau khi kiểm soát (có thể sau hai đến bảy ngày theo quy định) tất cả các thủ tục thanh toán của dự án đều đảm bảo đúng luật, cán bộ tổ thanh toán vốn (hoặc tổ kế họach tổng hợp) chuyển chứng từ cho tổ kế toán làm thủ tục thanh toán, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ của chứng từ (như sai tên ngân hàng nhận tiền) thì toàn bộ thủ tục đó sẽ trả lại cho tổ thanh toán vốn đầu tư (hoặc tổ kế họach tổng hợp) và sau đó trả lại cho khách hàng làm lại, vì vậy gây mất rất nhiều thời gian cho khách hàng đến giao dịch, nếu tổ thanh toán vốn đầu tư (hoặc tổ kế họach tổng hợp) cũng được quản lý dữ liệu về hệ thống ngân hàng (như ví dụ trên) thì sẽ kiểm soát trước khi chuyển cho kế toán, như vậy không mất thời gian không cần thiết cho khách hàng đi lại nhiều lần.
Ba là, cải tiến phương pháp kiểm soát:
Nhiệm vụ của KBNN Xuân Lộc trong kiểm soát chi đầu tư là kiểm soát thanh toán đúng mục đích, đúng đối tượng, đúng các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết. Do đó phạm vi thanh toán của Kho bạc Nhà nước Xuân Lộc là kiểm soát trong quá trình thanh toán. Vì vậy, kiểm soát thanh toán vốn đầu tư qua KBNN Xuân Lộc trên địa bàn huyện Xuân Lộc phải bao gồm đồng thời việc kiểm soát hồ sơ tài liệu của dự án (bao gồm hồ sơ tài liệu cơ sở, tài liệu bổ sung hàng năm của dự án và hồ sơ tài liệu thanh toán theo quy định chủ đầu tư phải gửi đến Kho bạc Nhà nước Xuân lộc). Không thực hiện kiểm tra việc bóc tách khối lượng từ thiết kế, không kiểm tra định mức, đơn giá, dự toán.
Bốn là, cải tiến mô hình kiểm soát theo cơ chế một cửa:
Cũng như đối với kiểm soát chi thường xuyên đã trình bày ở phần trên. Việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư theo mô hình “một cửa” phải cải tiến theo hướng không thành lập bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả riêng biệt như hiện nay, nhưng vẫn đảm bảo chủ đầu tư chỉ phải giao dịch với một cán bộ thanh toán vốn đầu tư. Bởi vì việc tách bạch giữa chủ đầu tư và người xử lý công việc chỉ mang tính hình thức; thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tách biệt thì sẽ tốn kém về công tác tổ chức nhân sự, đối với kho bạc huyện Xuân Lộc rất khó bố trí. Thời gian và đường luân chuyển chứng từ kéo dài, ảnh hưởng thời gian kiểm soát thanh toán.
Mặt khác do cán bộ thanh toán vốn trực tiếp quản lý dự án đầu tư không tiếp xúc với chủ đầu tư nên không giải quyết kịp thời những vướng mắc của chủ đầu tư trong việc tiếp nhận hồ sơ và kết quả kiểm soát thanh toán, không nắm được tình hình, diễn biến của dự án.
Đề xuất quy trình giao dịch và luân chuyển chứng từ tại tổ thanh toán vốn đầu tư, thay cho việc giao dịch qua bộ phận một cửa (Mô hình 3.2).
Mô hình 3.2: Đề xuất quy trình giao dịch và luân chuyển chứng từ tại tổ thanh toán vốn đầu tư
1- Chủ đầu tư nộp hồ sơ tài liệu dự án cho cán bộ giao dịch .
2- Cán bộ giao dịch chuyển hồ sơ xin mở tài khoản và hồ sơ dự án cho cán bộ thanh toán VĐTchuyên quản.
3- Cán bộ TTVĐT chuyên quản chuyển hồ sơ đã kiểm soát cho lãnh đạo phụ trách TTVĐTduyệt và hồ sơ mở tài khoản cho kế toán trưởng.
Chủ
đầu tư Kế toán
trưởng Nhà thầu (hoặc chủ đầu tư) Cán bộ giao dịch Cán bộ TT VĐT chuyên quản Kế toán viên chuyên quản Lãnh đạo phụ trách tổ TTVĐT Lãnh đạo phụ trách kế toán 12 11 10 9 9 8 7 4 3 1 2 3 5 6
4- Lãnh đạo phụ trách TTVĐT ký duyệt chuyển hồ sơ TTVĐT cho cán bộ chuyên quản.
5- Cán bô chuyên quản TTVĐT chuyển hồ sơ đã được lãnh đạo phụ trách duyệt cho kế toán viên chuyên quản.
6- Kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trình kế toán trưởng duyệt. 7- Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ chuyển lãnh đạo phụ trách kế toán duyệt. 8- Lãnh đạo duyệt, chuyển kế toán trưởng.
9- Kế toán trưởng thanh toán cho nhà thầu hoặc chủ đầu tư (nếu là chi phí ban quản lý) đồng thời chuyển chứng từ cho kế toán viên.
10- Cán bộ TTVĐT nhận hồ sơ từ tổ kế toán.
11- Cán bộ chuyên quản TTVĐT chuyển cho cán bộ giao dịch. 12- cán bộ giao dịch trả hồ sơ cho chủ đầu tư.
Quy trình này vẫn đảm bảo tách bạch giữa cán bộ quản lý dự án và chủ đầu tư, tránh gây phiền hà, tiêu cực, vừa đảm bảo thời gian giải quyết công việc nhanh nhất cho khách hàng, ở mô hình này thay vì bộ phận “một cửa” bằng một cán bộ được phân công tiếp nhận hồ sơ ngay tại phòng thanh toán vốn đầu tư, như vậy cán bộ trong phòng có thể trao đổi các thông tin với nhau ngay tại phòng mà không mất nhiều thời gian giữa bộ phận một cửa với cán bộ quản lý tài khoản của đơn vị (Theo quy định, bộ phận một cửa phải ở phía ngoài trụ sở làm việc, trong khi đó các phòng nghiệp vụ ở tòa nhà chính trụ sở làm việc).