4. Nội dung nghiên cứu
3.7.2.1.Hoàn thiện phương pháp nghiệp vụ kiểm soát chi thường xuyên ngân
sách nhà nước của Kho bạc Nhà nước Xuân Lộc
Một là, kiểm soát chi tiết chứng từ chi tiêu của đơn vị sử dụng NSNN:
Hiện nay Kho bạc Nhà nước Xuân Lộc căn cứ vào quy định tại điểm 4.5 của thông tư 79/2003/TT-BTC, ngày 13/08/2003 của Bô Tài chính để thực hiện việc kiểm soát các khoản chi thường xuyên khác là chỉ kiểm soát bảng kê chứ không kiểm soát chứng từ, nên tác giả đề xuất:
Đối với khoản thường xuyên thuộc nhóm chi khác: KBNN Xuân Lộc một mặt phải kiểm soát đảm bảo có đủ các điều kiện chi theo quy định; mặt khác phải kiểm soát đến từng chứng từ chi tiêu của đơn vị, không thực hiện kiểm soát theo bảng kê chứng từ chi như hiện nay, từ đó mới đảm bảo đơn vị có thực sự sử dụng đúng khoản NSNN đó hay không, như vậy khi kiểm soát, cán bộ kiểm soát chi phải yêu cầu đơn vị sử dụng NSNN cung cấp đầy đủ các chứng từ chi tiêu kèm bảng kê để kiểm soát (chỉ để kiểm tra chứng từ, không lưu lại tại Kho bạc)
Hai là, theo dõi định mức các khoản mua sắm phải đấu thầu:
Trong thực tế có xảy ra trường hợp đơn vị phòng Tài nguyên Môi trường huyện khi được giao mua 200 thùng rác với giá trị 250 triệu đồng, cấp dự toán kinh phí mua sắm 250 triệu đồng, nhưng khi ký hợp đồng mua hàng với công ty TNHH Hùng Phát với số lượng 150 cái với số tiền 187.500 ngàn đồng, kèm theo chỉ định thầu là 187.500 ngàn đồng, còn lại 63 triệu đồng, một vài tháng sau đơn vi lại mang lên một hợp đồng ký với công ty khác, với số lượng là 50 cái cùng với chỉ định thầu đúng 63 triệu đồng, khi kiểm soát chi hỏi thì đơn vị giải thích vì thiếu nên phải mua tiếp. Xét thấy ở đây không phải là thiếu, mà là hiện xé thầu hay chia nhỏ gói thầu để khỏi đấu thầu. Do vây tác giả đề xuất:
Đối với các khoản chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa tài sản, kiểm soát chi của KBNN Xuân Lộc phải yêu cầu đơn vị sử dụng ngân sách cung cấp quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, so sánh với hợp đồng mua sắm, nếu thấy quyết định phê duyệt lớn hơn 200 triệu mà hợp đồng mua sắm lại nhỏ hơn 200 triệu thì kiểm soát chi KBNN Xuân Lộc phải lưu lại một bản quyết định duyệt chi để theo dõi, yêu cầu đơn vị không được dùng số tiền còn lại để mua sắm tiếp, nhằm tránh việc chia nhỏ giá trị để mua sắm không qua đấu thầu
Ba là, cho phép thanh toán bằng tiền mặt tại vùng sâu, vùng xa:
Các khoản chi về con người, dịch vụ hàng hóa, sửa chữa, theo quy định của luật NSNN thì các đơn vị sử dụng NSNN phải thanh toán bằng chuyển khoản (không dùng tiền mặt), nhưng quy định này không phù hợp với các xã miền núi trung du trong huyện như xã Xuân Bắc, xã Xuân Hòa, Xuân Thành, Suối Cao.
Ví dụ: Một đơn vị sử dụng NSNN là một xã ở cách trung tâm huyện 50km mà trả lương qua tài khỏan ATM thì một cán bộ xã phải mất một buổi để lên trung tâm đến cột ATM để rút tiền, (vì toàn huyện chỉ có một cột ATM) mà một xã có ít nhất 20 cán bộ thì mất bao nhiêu thời gian, hoặc mua hàng hoá của cửa hàng Y, nhưng đặc thù các xã xa trung tâm huyện các cửa hàng cung cấp hàng hoá không có tài khoản tại ngân hàng.
Vì vậy, các khoản chi này các đơn vị cách xa trung tâm huyện phải cho phép các đơn vị sử dụng NSNN dùng tiền mặt để thanh toán. không áp dụng luật một cách khô cứng, không phù hợp thực tế, gây khó khăn cho khách hàng giao dịch.
Bốn là, thay đổi cách bố trí cán bộ kiểm soát chi NSNN:
Theo tác giả nên phân khách hàng theo các nhóm sau:
Nhòm trường học, nhòm quản lý nhà nước, nhóm khối xã, các đơn vị còn lại một nhóm gồm các đơn vị hưởng ngân sách Trung ương, các đơn vị hưởng ngân sách tỉnh và các đơn vị lực lượng vũ trang.
Cần phải bố trí cán bộ kiểm soát theo nhóm khách hàng. Tùy theo điều kiện số cán bộ kế toán có tại KBNN Xuân Lộc. Tùy theo lượng khách hàng giao dịch mà bố trí cán bộ quản lý một cách hợp lý theo nguyên tắc, một nhóm khách hàng sẽ
được duy nhất một số cán bộ kế toán theo dõi kiểm soát tất cả các tài khoản của đơn vị đó, như vậy sẽ tạo điều kiện khép kín trong kiểm soát chi, nhất là trong thực tế hiện nay các khách hàng thuộc nhóm trường học, y tế vừa có tài khoản chi ngân sách, vừa có tài khoản tiền gửi học phí, viện phí; các loại tài khoản tiền gửi này cũng được kiểm soát chi như tài khoản từ dự toán bởi cơ chế đang cho phép các đơn vị trên thực hiện chi tiêu các hoạt động của đơn vị từ tài khoản tiền gửi này.
Việc bố trí như vậy sẽ giúp cho cán bộ kế toán thông thạo nhiều nghiệp vụ, tập thể đơn vị cũng không bị lúng túng khi xắp xếp công việc khi có người nghỉ như ốm đau, thai sản... Đồng thời tăng trách nhiệm của từng cán bộ trong công việc và việc tự học tập nghiên cứu nâng cao trình độ cũng sẽ tự được nâng lên.
Năm là, cải tiến mô hình kiểm soát chi theo cơ chế một cửa:
Cải tiến mô hình kiểm soát chi, mô hình kiểm soát theo cơ chế “một cửa” đang áp dụng không phù hợp với một đơn vị quản lý quỹ NSNN như KBNN Xuân Lộc, nó mang nặng tính hình thức, không đem lại hiệu quả như mong đợi, bởi vì mặc dù xây dựng cơ chế “một cửa” nhưng khách hàng giao dịch vẫn phải đến gặp cán bộ trực tiếp quản lý tài khoản của mình thì mới nắm bắt kịp thời các thông tin, mới được giải đáp, hướng dẫn các sai sót (nếu có) để chỉnh sửa, cán bộ tại bộ phận một cửa chỉ biết tiếp nhận hồ sơ chứng từ, xác định đủ hay thiếu chứ không thể giải thích được những tiêu chí đúng-sai cho đơn vị. Từ đó, mục đích của cơ chế một cửa là tránh tiêu cực, rút ngắn thời gian giao dịch cho đơn vị đã không đảm bảo, hơn nữa tại đơn vị KBNN Xuân Lộc, biên chế chỉ có 14 người thì việc thành lập bộ phận giao dịch (3 người ) là không phù hợp. Vì vậy, đối với KBNN Xuân lộc thì bỏ hình thức kiểm soát chi bằng cơ chế một cửa.
Đề xuất mô hình quy trình giao dịch và luân chuyển chứng từ chi thường xuyên NSNN thay cho việc kiểm soát qua bộ phận một cửa (Mô hình 3.1).
Mô hình 3.1: Đề xuất quy trình giao dịch và luân chuyển chứng từ tại tổ kế toán.
1-Khách hàng giao hồ sơ đề nghị thanh toán (hoặc mở tài khoản) cho cán bộ giao dịch
2a-Cán bộ giao dịch giao hồ sơ cho Kế toán trưởng (nếu là mở tài khoản) 2b- Cán bộ giao dịch giao hồ sơ thanh toán cho kế toán viên kiểm soát. 3a-Kế toán viên kiểm soát chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng duyệt (Nếu là thanh toán điện liên kho bạc).
3b-Kế toán kiểm viên soát chuyển hồ sơ cho thanh toán viên (nếu thanh toán qua ngân hàng)
3c-Thanh toán viên lập bảng kê chứng từ chuyển cho kể toán trưởng ký duyệt
4-Kế toán trưởng chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo duyệt
2b 5b Đơn vị nhận tiền Lãnh đạo chuẩn chi Khách hàng giao dịch Kế toán trưởng Cán bộ giao dịch (Người
nhận hồ sơ) Kế toán viên
Thanh toán viên 1 8 2a 7 4 3a 6a 3b 6b 3c 6b 5a
5a-Lãnh đạo chuyển hồ sơ đã duyệt cho kế toán trưởng (Nếu là thanh toán điện tử liên kho bạc)
5b-Lãnh đạo chuyển hồ sơ đã duyệt cho thanh toán viên (nếu là thanh toán qua ngân hàng) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6a-Thanh toán viên chuyển hồ sơ đã thanh toán cho kế toán viên kiểm soát để chuyển trả cho bộ phận giao dịch.
6b-Kế toán trưởng ký chuyển tiền thanh toán cho đơn vị nhận tiền đồng thời chuyển hồ sơ cho kế toán viên (nếu là thanh toán điện tử liên Kho bạc)
7-Kế toán viên chuyển hồ sơ cho cán bộ giao dịch 8-Cán bộ giao dịch trả hồ sơ cho khách giao dịch
Quy trình này vẫn đảm bảo tách bạch giữa cán bộ quản lý tài khoản của khách hàng, tránh gây phiền hà, tiêu cực, vừa đảm bảo thời gian giải quyết công việc nhanh nhất cho khách hàng, ở mô hình này thay vì bộ phận “một cửa” bằng một cán bộ tiếp nhận hồ sơ ngay tại tổ kế toán, như vậy cán bộ trong tổ có thể trao đổi các thông tin với nhau ngay tại tổ mà không mất thời gian trao đổi giữa bộ phận một cửa với cán bộ quản lý tài khoản của đơn vị, giải quyết mọi vướng mắc cho khách hàng, thuận tiện hơn.