b) Đẩy mạnh cụng tỏc dự bỏo
3.2.2.3. Đưa ra cỏc quyết định điều chỉnh kế hoạch cần thiết và kịp thời
Cụng tỏc lập kế hoạch là việc làm chủ quan của con người, cỏc phương ỏn ỏn và quyết định thường dựa vào kết quả dự đoỏn, dự bỏo về cỏc hiện tượng sẽ xảy ra trong tương lai. Vỡ vậy tất yếu sẽ cú khoảng cỏch giữa thực tế và kế hoạch, điều này phải được điều chỉnh kịp thời. Trong quỏ trỡnh triển khai kế hoạch, sau khi phỏt hiện những điều bất ngờ cú thể xuất hiện trong quỏ trỡnh hoạt động ta phải cú khả năng ứng phú với những bất ngờ đú. Quỏ trỡnh kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch giỳp doanh nghiệp khụng chỉ xỏc định được tất cả cỏc rủi ro của mỡnh mà cũn cú khả năng quản lý rủi ro đú trong quỏ trỡnh thực hiện mục tiờu đặt ra. Như vậy quỏ trỡnh điều chỉnh kế hoạch đúng vai trũ quan trọng trong Cụng tỏc kế hoạch húa của một Chi nhỏnh, quan trọng hơn nữa là phải điều chỉnh như thế nào và khi nào thỡ thực hiện điều chỉnh.
Hiện nay Chi nhỏnh Tổng Cụng ty Xõy dựng Cụng trỡnh Giao thụng 4 tại Hà Nội chỉ thực hiện điều chỉnh kế hoạch vào cuối quý III. Sau khi đó ước thực hiện tất cả cỏc chỉ tiờu trong bản kế hoạch, cỏn bộ phũng kế hoạch tiến hành xem xột cỏc chỉ tiờu đó thực hiện so với kế hoạch đặt ra, liệt kờ cỏc chỉ tiờu khụng hoàn thành kế hoạch trỡnh lờn Tổng Cụng ty phương ỏn thay đổi cỏc chỉ tiờu chưa hoàn thành để xột duyệt. Như vậy việc điều chỉnh chỉ là nhằm mục đớch để Chi nhỏnh hoàn thành kế hoạch, đạt thành tớch về mặt hỡnh thức.
Chi nhỏnh nờn tiến hành điều chỉnh hàng quý sau khi đó tổng hợp được tỡnh hỡnh thực hiện của mỡnh. Cú nhiều phương phỏp để điều chỉnh kế hoạch:
- Thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức. Với cỏch điều chỉnh này, hệ thống cỏc mục tiờu đặt ra ban đầu trong kế hoạch khụng bị thay đổi. Trờn cơ sở phõn tớch đỏnh giỏ cỏc khõu, cỏc bộ phận cú liờn quan đến hệ thống quản lý và bị quản lý, đối chiếu với mục tiờu, một số bộ phận trong hệ thống tổ chức sẽ được điều chỉnh, nhằm thực hiện mục tiờu kế hoạch đặt ra. Đõy là hỡnh thức điều chỉnh tớch cực nhất vỡ nú khụng ảnh hưởng đến mục tiờu của doanh nghiệp và những nhu cầu sản phẩm dịch vụ vẫn được đỏp ứng đầy đủ trờn thị trường. Tuy nhiờn cỏch điều chỉnh này
Chi nhỏnh khú cú thể thực hiện được vỡ việc thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức liờn quan đến nhiều vấn đề khụng thuộc quyền quản lý của Cụng ty.
- Thay đổi một số mục tiờu bộ phận trong hệ thống mục tiờu đặt ra ban đầu. Quyết định thay đổi này Chi nhỏnh cú thể thực hiện được nhưng vẫn phải cần sự cho phộp của Tổng Cụng ty.
Ngoài ra Chi nhỏnh cú thể chuyển hướng kinh doanh của mỡnh trong những trường hợp bất khả khỏng.
Túm lại trong điều kiện hiện nay nếu cần cú một quyết định điều chỉnh kế hoạch thỡ Chi nhỏnh nờn chọn cỏch thay đổi hệ thống mục tiờu đặt ra cho phự hợp. Việc này khụng nờn chỉ tiến hành vào cuối năm mà nờn thực hiện ngay khi phỏt hiện những điều bất ngờ xuất hiện trong quỏ trỡnh hoạt động.