Trên cơ sở các định mức đề ra cho từng công trình từng giai đoạn thi công, hàng tuần đội sẽ căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, kế toán đội sẽ lập bảng kế hoạch tạm ứng lên Công ty. Sau khi được kế toán duyệt bảng tạm ứng do đội lập thì mới được tạm ứng về khoản tạm ứng này.
Khi vật tư được mua về thủ kho tiến hành nhập kho. Khi nhập kho thủ kho công trình xác định số lượng vật liệu nhập kho và lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, 1 liên thủ kho giữ để theo dõi và ghi thẻ kho, 1 liên gửi lên phòng kế toán kèm theo hóa đơn của người bán và phiếu đề nghị thanh toán của nguời đi mua vật tư để xin thanh toán.
Giá trị thực tế nguyên vật liệu
Khi nhận được hóa đơn của bên cung cấp vật tư, kế toán đội sẽ tiến hành lập phiếu đề nghị thanh toán. Nếu phiếu đề nghị thanh toán lớn hơn số tiền đã tạm ứng thì Công ty sẽ thanh toán thêm cho đội về số tiền chênh lệch đó và ngược lại.
Khi công trình có nhu cầu sử dụng vật liệu trong kho, thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho và xuất vật liệu căn cứ vào hợp đồng, bảng dự toán của công trình và có sự xét duyệt của đội trưởng.
Đối với các công trình ở xa do hạn chế về kho bãi nên nguyên vật liệu phát sinh ở mỗi công trình, hạng mục công trình được nhân viên chịu trách nhiệm thu mua ngay tại nơi phát sinh dựa trên định mức đã được để ra cho từng giai đoạn thi công công trình. Điều này giúp cho việc đáp ứng nguyên vật liệu được kịp thời đồng thời làm giảm bớt chi phí vận chuyển, lưu kho so với việc xuất kho từ công ty.
Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ chi tiết mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Khi nhận các chứng từ, phân loại chứng từ sau đó nhập số liệu vào phầm mềm ePacific và sổ chi tiết được lập bằng Excel trên máy vi tính.
Sơđồ 2.5: luân chuyển chứng từ:
2.2.3.1.4 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình Dinh Thống Nhất:
Lập bảng dự toán Ký kết hợp đồng Lập phiếu đề xuất vật tư
Xuất kho Đội trưởng duyệt
- Căn cứ vào PX1/0084 ngày 27/02/2010 xuất kho 18,9 m3 theo HĐ 0155898 cát xây cho công trình Dinh Thống Nhất
Nợ TK621DTN : 2.577.621 Có TK15211-C : 2.577.621
- Căn cứ vào PX1/0091 ngày 27/02/2010 xuất kho 8,35 tấn xi măng HT PCB 40 theo HĐ 0021307 cho công trình Dinh Thống Nhất
Nợ TK621DTN :9.758.885 Có TK 15211-XM : 9.755.885
- Căn cứ vào PX1/0093 ngày 27/02/2010 xuất kho 3,888 m2 đá trắng hồng mè đen theo HĐ 0068661 ngày 08/02 cho công trình Dinh Thống Nhất.
Nợ TK 621DTN :1.341.447.690
Có TK 15211 : 1.341.447.690
- Căn cứ vào PXK 101113, theo HĐ 0138843 xuất ximăng cho công trình vỉa hè xung quanh hội trường Dinh Thống Nhất.
NTK 621-DTN :45.794.699
CTK 1521 – ximăng :45.794.699
- Căn cứ vào phiếu XK 10086 theo HĐ 005584 ngày29/01/2010 xuất ximăng cho công trình vỉa hè xung quanh hội trường Dinh Thống Nhất.
NTK 621- DTN : 1.045.088
CTK 1521- ximăng :1.045.088
- Tập hợp chi phí Vật tư phục vụ cho công trình vỉa hè xung quanh hội trường Dinh Thống Nhất.
CTY CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG Q.1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số CT Độc lập -Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ
Họ và tên : Nguyễn Trường Kháng Đơn vị CT: DTXD Căn cứ yêu cầu: thi công Dinh Thống Nhất
Đề nghị cấp vật tư như sau:
STT Tên vật tư Qui cách ĐV T Ghi số Ghi bằng chữ 1 Đá granite trắng 30*60*3
M2 310.1 Ba trăm mười phẩy một mét vuông 2 Đá granite trắng
60*60*3.5
M2 99.29 Chín mươi chín phẩy hai mươi chín mét vuông
3 Đá granite tím 60*60*3.5
M2 156.59 Một trăm năm mươi sáu phẩy năm mươi chín mét vuông
Q1, ngày tháng năm 2010
DUYỆT PHÒNG KTVT PHÒNG, ĐỘI NGƯỜI ĐỀ XUẤT
NTK 621 – DTN : 4.570.975.398 CTK 1521-ximăng :653.885.908 CTK 1521 đá 1*2,0*6 :729.078.501 CTK 1521 Đá Gagrenite :2.698.401.812 CTK 1521cát : 460.903.828 CTK 152-CCDC :28.705.349
Phiếu xuất kho được lập nhiều lần trong ngày. Hằng ngày kế toán nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn mua nguyên vật liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tự động tính đơn giá bình quân xuất kho vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản và bảng báo cáo tài chính.
CTY CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG Q.1 Mẫu số 01 - VT
87 Bùi Thị Xuân, P. phạm Ngũ Lão, Q.1 ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ
trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP
Ngày: 27/02/2010 Số: NH1/0074
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Trường Kháng Địa chỉ: 84 Sương Nguyệt Ánh Lý do nhập: NK đá theo HĐ 0062261 ngày 08/02/ 2010 của Hùng Đại Dương cho CT DTN
Nhập tại kho: KDT
Hóa đơn: số 0062261 – số seri: QA/2009N – ngày 08/02/2010
ST T Tên , nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đá granite trắng 30*60*3 M2 310.1 337.000 104.503.026 2 Đá granite trắng 60*60*3.5 M2 99.29 479.000 47.558.952 3 Đá granite tím 60*60*3.5 M2 156.59 441.000 69.053.985 ………… Cộng 656.954.122 Thuế GTGT 65.695.412 Tổng tiền thanh toán 722.649.534
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Bảy trăm hai mươi hai triệu sáu trăm bốn mươi chín ngàn năm
trăm ba mươi bốn đồng.
Q1, ngày tháng năm 2010
CTY CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG Q1 Mẫu số 01 - VT
87 Bùi Thị Xuân, P. Phạm Ngũ Lão Q1 ( Ban hành theo QĐ số :15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày:27/02/2010 Số: PX1/0094
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Hoàng Linh
Lý do xuất kho: XK đá theo HĐ 0062261 ngày 08/02/2010 của Hùng Đại Dương cho CT Dinh Thống Nhất
Xuất tại kho: KDT
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư Mã số
Đơn vị
Số
lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đá granite trắng hồng 30*60*3 MDAGTH30*60*3 M2 310.10 337.000 104.503.026 2 Đá granite trắng hồng 60*60*3.5 MDAGTH60*60*3.5 M2 99.29 479.000 47.558.952 ……… CỘNG 656.954.122
Tổng số tiền: Sáu trăm năm mươi sáu triệu chín trăm năm mươi bốn ngàn một trăm hai mươi hai đồng. Ngày 27 tháng 2 năm 2010 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ Kho Đội trưởng Duyệt
SỔ CÁI
Tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Chứng từ ghi sổ Số phát sinh Ngày ghi sổ Số Ngày Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có Số dưđầu kỳ 0 28/02 PX84 27/02 Xuất cát xây cho DTN 1521 2.577.621 2.577.621 28/02 PX91 27/02 Xuất xi măng cho DTN 1521 9.758.885 9.758.885 28/02 PX93 27/02 Xuất đá trắng hồng cho DTN 1521 1.341.447.690 1.341.447.690 …….. …… Cộng số phát sinh 6.349.772.563 6.349.772.563 Kết chuyển CP NVLTT 154 6.349.772.563 Số dư cuối kỳ 0
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản 621DTN “chi phí nguyên vật liệu cho công trình Dinh Thống Nhất Chứng từ ghi sổ Số phát sinh Ngày ghi sổ Số Ngày Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có Số dưđầu kỳ 0 28/02 PX84 27/02 Xuất cát xây cho DTN 1521 2.577.621 2.577.621 28/02 PX91 27/02 Xuất xi măng cho DTN 1521 9.758.885 9.758.885 28/02 PX93 27/02 Xuất đá trắng hồng cho DTN 1521 1.341.447.690 1.341.447.690 …….. …… Cộng số phát sinh 2.493.496.654 2.493.496.654 Kết chuyển CP NVLTT 154 2.493.496.654 Số dư cuối kỳ 0
2.2.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp 2.2.3.2.1 Nội dung, đặc điểm:
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty TNHH MTV dịch vụ công ích Quận 1 bao gồm tiền lương, thưởng, phụ cấp,…
2.2.3.2.2. Tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng, sổ kế toán:
Tài khoản 622 được mở chi tiết theo từng công trình, hạn mục công trình, giai đoạn công việc.
TK 622DTN “ chi phí nhân công trực tiếp công trình Dinh Thống Nhất”. Tài khoản này phản ánh các khoản tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp các công trình, công nhân phục vụ xây dựng và lắp đặt gồm cả tiền lương của công nhân vận chuyển bốc dở vật liệu. trong phạm vi mặt bằng xây lắp và tiền lương của công nhân chuẩn bị thi công và thu gọn hiện trường.
Chứng từ sử dụng:
Bảng chấm công, Biên bản nghiệm thu, Hợp đồng làm khoán, Bảng tính lương.
Sổ kế toán:
Sổ tổng hợp : TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”
Sổ chi tiết : TK 622DTN “chi phí nhân công công trình Dinh Thống Nhất”
Công ty áp dụng hình thức giao khoán, do vậy tiền lương của công nhân trực tiếp nằm trong chi phí giao khoán.
Căn cứ vào chứng từ quay về và chi phí sửa chữa phương tiện hàng tháng, kế toán sẽ phân bổ chi phí nào thuộc lương để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. Thông thường là ước tính theo quy ước giao khoán, sau này nếu có phát sinh tăng giảm thì ghi bút toán điều chỉnh.
Đối với công nhân thuê ngoài : Do đặc điểm của ngành xây dựng là luôn di chuyển và cần nhiều nhân công thuê ngoài, việc thuê nhân công và theo dõi rất khó khăn nếu như người trong Công ty quản lý thì mất khá nhiều thời gian, nhưng lại không đảm bảo lượng công nhân thi công. Do đó Công ty sẽ ký hợp
đồng với một người quản lí (ông này sẽ tự tìm và thuê nhân công đảm bảo việc đủ lưc lượng nhân công cân thiết) về khoản chi này, và thanh toán dựa vào điều khoản của hợp đồng.
Đối với nhân công của Công ty : Công ty căn cứ định mức lao động để tính lương cho các đội sản xuất hoặc cá nhân trên cơ sở phiếu giao việc làm theo lương sản phẩm. Lương sản phẩm được tính theo công thức sau :
Lương sản phẩm = ( C* Hi * N ) * T/TĐ.
Trong đó :
C : ngày công tham gia sản xuất. Hi : hệ số cấp bậc.
N: hệ số năng suất lao động do đội bình bầu theo năng lực, tinh thần lao động của mỗi người.
T : Tổng lương khoán theo sản phẩm của đội. TĐ : Tổng điểm của cả đội .
Ngoài lương chính thì công nhân trực tiếp sản xuất còn có khoản lương phụ như :
+ Lương thêm giờ : cán bộ công nhân làm việc vào các ngày lễ, tết trả bằng 100% lương cơ bản *1.5.
+ Lương hội họp, học tập : công nhân trực tiếp sản xuất và phục vụ khi Công ty hoặc đội cử đi họp thì được hưởng 100% lương cơ bản.
Tiền lương ngừng việc : công nhân phải ngừng việc trong các trường hợp mất điện, nước được hưởng 100% lương cơ bản.
+ Tiền lương chờ việc do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, để người lao đông yên tâm công tác, Công ty trả 70% lương căn bản cho cán bộ công nhân viên.
+ Tiền cơm ca: được tính theo số ngày công đi làm, 15.000 đồng một ngày.
Ví dụ: Trong tháng 2 tổng lương khoán của đội Duy Tu là 89.850.000 đồng, tổng điểm của đội là 2.400 điểm. Anh Lê Văn Nhựt có 20 ngày công và hệ số cấp bậc là 1.99 hệ số năng suất lao động là 3.1 thì trong tháng 2 anh Nhựt có tổng lương : Lương = (20 x 1.99 x 3.1) x (89.850.000/2400)= 4.616.210
Và trong tháng các khoản phu cấp và chế độ khác không tính trong đơn giá là 190.441, tiền ăn ca là 300.000.
Các khoản BHYT, BHXH, BHTN được tính trên lương căn bản như sau: BHXH: 1.293.500 x 6% = 77.610
BHYT: 1.293.500 x 1.5% = 19.403 BHTN: 1.293.500 x 1% = 12.935
Trong tháng anh Nhựt đã được tạm ứng là 1.000.000 đồng Vậy tháng hai số tiền anh Nhựt còn được nhận là :
4.616.210 + 190.441 + 300.000 – 77.610 – 19.403 – 12.935 – 1.000.000 = 3.996.704 đồng.
Công việc Công ty giao cho các đội sản xuất thực hiện và các hợp đồng giao khoán cho bên ngoài thường kéo dài nhiều tháng. Cuối tháng cán bộ kỹ thuật nghiệm thu khối lượng công việc đã thực hiện trong tháng, công việc hoàn thành bao nhiêu phần trăm thì lương khoán sản phẩm được tính bấy nhiêu phần trăm.
Các khoản trích theo lương
Theo chế độ hiện hành, ngoài chi phí lương Công ty còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định.
Ngoài ra, Công ty còn phải khấu trừ lương trước khi thanh toán tiền lương cho người lao động để đóng BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định.
BẢNG TỶ LỆ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG VÀ KHẤU TRỪ LƯƠNG
Trích vào chi phí SXKD
Khấu trừ lương người lao động BHXH 16% 6% BHYT 3% 1.5% KPCĐ 2% BHTN 1% 1% Tổng cộng 22% 8.5%
Bảng 2.1: Bảng tỷ lệ các khoản trích theo lương và khấu trừ lương
2.2.3.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ :
Chứng từ ban đầu để hạch toán khoản mục nhân công là các bản chấm công được lập hàng tháng đối cới công việc tính lương theo thời gian ( như quản lý kỹ thuật, đốc công ), sau khi kiểm tra, xác nhận ở đội, các ban, phòng và được chuyển về cho kế toán tiền lương ghi chép, theo dõi sau đó chuyển về phòng kế toán làm cơ sở tính lương và phân bổ chi phí tiền lương vào các khoản chi phí có liên quan.
Còn đối với việc hạch toán khối lượng công việc giao khoán thì chứng từ ban đầu để hoạch toán khối lượng công việc giao khoán là sử dụng hợp đồng làm khoán.
Hợp đồng làm khoán có thể được ký từng phần công việc hay tổng hợp công việc, giai đoạn công việc được dự toán theo hạng mục công trình hay toàn bộ.
Đội tiến hành chấm công và chia lương cho từng người ở mặt sau của hợp đồng là khoán và gửi về đội. Chủ nhiệm công trình chấm công vào bảng chấm công, hợp đòng làm khóan để tổng hợp, phân loại theo từng loại công trình và cuối tháng gửi về phòng kế toán – thống kê của Công ty. Tiền công phát sinh ở công trình nào đuợc hoạch toán trực tiếp cho công trình đó.
Cuối tháng, kế toán phân loại và tổng hợp theo từng công trình, hạng mục theo sơ đồ:
2.2.3.2.4 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp cho công trình Dinh Thống Nhất:
+ Căn cứ vào PC 101160 ngày 18/1/09 đến 20/12/09 cho công trình vỉa hè xung quanh hội trường Dinh Thống Nhất.
NTK 622 : 1.620.000 CTK 334 : 1.620.000 Nợ TK 334 : 1.620.000 Có TK 111 : 1.620.000
+ Căn cứ vào phiếu chi 100082 thanh toán tiền nhân công thuê ngoài từ ngày 11/01 đến 13/01/2010 cho công trình vỉa hè xung quanh hội trường Dinh Thống Nhất.
Nợ TK 622 : 1.620.000 Có TK 334 :1.620.000 Nợ TK 334 : 1.620.000 Bảng thanh toán tiền lương CNSX Bảng kê các khoản trích theo lương Bảng CP NCTT công trình DTN
Phần mềm kế toán
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Có TK 111 : 1.620.000
+ Căn cứ vào phiếu chi 100119 thanh toán tiền nhân công đợt 1 công trình vỉa hè xung quanh hội trường Dinh Thống Nhất.
Nợ TK 622 : 166.140.000 Có TK 334 : 166.140.000 Nợ TK 334 :166.140.000 Có TK111 : 166.140.000
+ Căn cứ vào PC 100210 thanh toán tiền lương công nhân cho công trình Dinh Thống Nhất Nợ 622 57.950.000 Có 3382 950.000 Có 3383 7.600.000 Có 3384 1.425.000 Có 3389 475.000 Có 334 47.500.000
+ Tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp cho công trình sửa chữa vỉa hè xung quanh vỉa hè Dinh Thống Nhất.
Nợ TK 622 DTN : 849.479.500
Cuối tháng kế toán tập hợp chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương nhập vào phần mềm kế toán sau đó in ra sổ tổng hợp, sổ chi tiết.
CTY CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG Q1
ĐỘI DUY TU XÂY DỰNG
BẢNG CHẤM CÔNG
CÔNG TRÌNH: CHỈNH TRANG SỬA CHỮA VĨA HỀ DINH ĐỘC LẬP Thời gian :từ ngày 01/02/2010 đến 04/02/2010
HỌ VÀ TÊN Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 CN SỐ CÔNG S T T S C S C S C S C S C S C S C