8 Bố cục của đề tài
2.3 Nhận xét chung
Thông qua việc trình bày trên, chúng tôi nhận xét rằng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào là một nguồn sử liệu rất quý phản ánh quá trình lịch sử của đất nước Lào. Có thể nói rằng những tài liệu đang bảo quản phần lớn chỉ có duy nhất tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, chúng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, giáo dục…, là tài sản vô giá của nhân dân các bộ tộc Lào. Mặc dù số lượng tài liệu không nhiều, chỉ bảo quản những tài liệu chủ yếu từ cuối thế kỷ XIX trở lại đây. Do nhiều nguyên nhân, hiện nay phần lớn tài liệu lưu trữ vẫn còn phân tán, nằm rải rác khắp nơi trong và ngoài nước. Xét về khía cạnh khác, nhiều nội dung trong tài liệu vẫn còn rất thiếu do việc tổ chức thu thập, bổ sung nguồn tài liệu lưu trữ, chất lượng lập hồ sơ vẫn còn hạn chế trong thời gian vừa qua.
Qua một số hình ảnh đã nêu trên phần nào sẽ giúp chúng ta hình dung được đến thực trạng, mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Tài liệu lưu trữ với tư cách là một loại hình thuộc di sản quốc gia13
đang trong tình trạng hư hỏng, xuống cấp và
13
76
có nguy cơ tự mất đi vĩnh viễn do tác động tự thân tài liệu, điều kiện bảo quản và sử dụng không đảm bảo. Theo đánh giá của chúng tôi, đây là tiếng chuông báo động cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cần sớm có biện pháp phù hợp, cấp bách nhằm nâng cao chất lượng tài liệu, kéo dài tuổi thọ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Từ khi tòa nhà mới của Cục đã được đưa vào sử dụng thì điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ đã được cải thiện đáng kể và hiệu quả hơn so với trước đây, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kéo dài tuổi thọ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cho đông đảo quần chúng. Có thể nói rằng từ đây công tác lưu trữ của Cục đã có bước tiến đáng ghi nhận.
Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn, trở ngại lớn trong đó phải kể đến cơ sở vật chất như : cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ… chưa đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn để bảo quản tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đã và đang bị xuống cấp nặng do điều kiện bảo quản không đảm bảo trong một thời gian dài, cách thức tổ chức tài liệu chưa khoa học, nguồn nhân lực chưa đáp ứng công việc… Những điều đó đã ảnh hưởng tiêu cực đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hiện tại và tương lai. Với con mắt của một nhà lưu trữ, chúng tôi thấy rằng khối tài liệu lưu trữ này thực sự là một nguồn sử liệu rất quý giá trong việc nghiên cứu về các mặt, lĩnh vực như: chính trị, an ninh, quốc phòng, lịch sử, văn hóa, giáo dục… mà nước Lào còn giữ lại được từ trước đến nay. Không có lý do chúng ta không lưu trữ, kéo dài tuổi thọ và phát huy giá trị thông tin đầy tiềm năng này cho đông đảo quần chúng, thế hệ mai sau được nghiên cứu. Chúng ta cần phải tăng cường nghiên cứu những tiến bộ khoa học của nhân loại để áp dụng phù hợp với hoàn cảnh thực tế của Lào. Với vai trò, giá trị, ý nghĩa và tình trạng thực tế của tài liệu lưu trữ đã nêu trên thì việc áp dụng phương pháp số hóa là một trong những phương pháp có thể giải quyết một
77
số trong những vấn đề quan trọng thực tế đang đặt ra trong hoàn cảnh của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào với những ưu điểm và hạn chế đã đề cập tại chương I. Chúng ta cũng cần phải lưu ý rằng, đây chỉ là một trong những phương pháp có thể giải quyết được một số trong những vấn đề quan trọng chứ không phải tất cả. Vấn đề đặt ra là muốn triển khai phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào sẽ phải có cách thức tổ chức, tiến hành công việc, quy trình có liên quan như thế nào nhằm giải quyết những vấn đề thực tiễn đang đặt ra một cách hiệu quả ? Toàn bộ những vấn đề này sẽ được đề cập tại chương III, đồng thời cũng là nội dung cốt lõi của luận văn này.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Chương này chúng tôi tập trung trình bày kết quả khảo sát thực tế thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục lưu trữ Quốc gia Lào để làm cơ sở trong việc nghiên cứu, xây dựng các biện pháp để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Trong đó nội dung đề cập những vấn đề như:
- Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
- Kết quả khảo sát như : lịch sử, tình hình chung của tài liệu lưu trữ, số lượng, thời gian, loại hình, đặc điểm của tài liệu lưu trữ; tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ; tình trạng vật lý và mức độ hư hỏng nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ; cơ sở vật chất, trang thiết bị và tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Qua nội dung này sẽ giúp người đọc hình dung một cách tổng quát về thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
78
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO
Trên cơ sở khái quát về kỹ thuật số hóa tài liệu và thực tiễn tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, chúng tôi cho rằng việc áp dụng kỹ thuật số hóa để số hóa tài liệu lưu trữ là rất cần thiết, khách quan và đáp ứng nhu cầu thực tiễn công tác lưu trữ tại Cục đang đặt ra hiện nay, đồng thời là xu hướng tất yếu của thế giới trong thời đại số. Sau khi nghiên cứu về các dự án số của nước ngoài và khảo sát thực tế một số nơi tại Việt Nam, chúng tôi thấy rằng việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ dừng lại các công việc liên quan về vấn đề kỹ thuật như: quét tài liệu, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu... mà chúng còn bao gồm các công việc liên quan đến quản lý tầm vĩ mô và vi mô trong quá trình chuẩn bị, tiến hành và sử dụng sản phẩm trong tương lai. Trong đó cần quan tâm giải quyết các vấn đề như: văn bản pháp luật quy định về tài liệu số hóa (thời gian giải mật tài liệu lưu trữ, bản quyền, tiêu chuẩn, giá trị của tài liệu số hóa, chứng thực tài liệu lưu trữ…), chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nguồn nhân lực, kinh phí đầu tư và các vấn đề khác sẽ được đề cập tại chương này. Vì vậy, để đảm bảo việc tổ chức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đạt chất lượng, hiệu quả và mang lại lợi ích thiết thực trong bối cảnh thực tiễn của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, chúng tôi đề xuất 2 nhóm giải pháp:
+ Nhóm giải pháp về mặt quản lý bao gồm:
- Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước với công tác lưu trữ.
79
- Xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
+ Nhóm giải pháp về mặt chuyên môn nghiệp vụ bao gồm:
- Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
- Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
- Giải pháp cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực, phương tiện thiết bị và thời gian.
Chi tiết về các giải pháp này sẽ được trình bày lần lượt như sau:
3.1 Tăng cƣờng sự chỉ đạo của Đảng và quản lý của Nhà nƣớc với công tác lƣu trữ
Nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào được thành lập vào ngày 02/12/1975 dưới sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng Nhân dân Cách mạng Lào. Vai trò của Đảng đã được thử nghiệm, chứng minh qua các cuộc kháng chiến, đấu tranh giành độc lập, thống nhất đất nước cũng như trong giai đoạn xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Đảng không chỉ lãnh đạo đất nước bằng chủ trương, đường lối, chính sách mà còn lãnh đạo thông qua những đảng viên. Trong bộ máy nhà nước, người đứng đầu các cơ quan đều là những đảng viên yêu tú, có tài năng lãnh đạo. Do đó, toàn bộ hệ thống tổ chức bộ máy từ Trung ương đến cơ sở, mọi lĩnh vực của nhà nước đều do đảng lãnh đạo, trong đó có lĩnh vực lưu trữ.
Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ, điều này thể hiện thông qua việc thành lập cơ quan phụ trách về công tác lưu trữ (như: Cục Lưu trữ Quốc gia Lào…) và việc ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng như:
- Chỉ thị số 70/ສກພ ngày 22/10/1968 của Ban thường trực Trung ương Đảng về công tác văn thư – lưu trữ và tăng cường việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
80
- Điều lệ số 121/ຫສນຍ, ngày 27 tháng 6 năm 1994 của Văn phòng Phủ
Thủ tướng về công tác văn thư – lưu trữ.
Những văn bản này đã đóng góp rất lớn trong việc phát triển công tác lưu trữ cũng như việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - tài sản quý giá của nhân dân các bộ tộc Lào trong thời gian qua. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của kinh tế - xã hội Lào, sự bủng nổ của công nghệ thông tin… chúng đã và đang đặt ra yêu cầu mới đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Trong đó việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu cần được quan tâm và tăng cường hơn nữa.
Theo chúng tôi, để phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ Lào nói chung, việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng thì Đảng cần tăng cường sự chỉ đạo hơn nữa về công tác lưu trữ bằng những chủ trương, đường lối, chính sách và thể hiện rõ trong nội dung của những văn bản quan trọng của Đảng như: Nghị Quyết, Chỉ thị... Trên cơ sở đó, cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ và triển khai thực hiện. Trong thời gian tới, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần tăng cường việc quản lý về công tác lưu trữ hơn nữa bằng các hình thức như:
- Xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nhằm thống nhất việc quản lý cũng như quy trình nghiệp vụ lưu trữ. - Đầu tư nguồn kinh phí thích đáng, phù hợp với nhu cầu phát triển ngành lưu trữ trong từng giai đoạn.
- Có chính sách phù hợp với cán bộ làm công tác lưu trữ.
Nếu những biện pháp đã nêu trên được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư thích đáng và triển khai thực hiện thì đây sẽ là nền tảng vững chắc để công tác lưu trữ của Lào phát triển bền vững, trong đó việc triển khai ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ như: kỹ thuật số hóa, microfilm… sẽ được diễn ra một cách thuận lợi. Vì vậy, sự chỉ đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước đối với công tác lưu trữ giữ vai trò quyết định đến sự phát triển của công tác lưu trữ Lào.
81
3.2 Xây dựng kế hoạch về số hóa tài liệu lƣu trữ
Việc số hóa tài liệu lưu trữ để mang lại lợi ích, phát huy hết tiềm năng của kỹ thuật số hóa và giá trị thông tin tài liệu lưu trữ một cách bền vững không phải là vấn đề đơn giản. Nó là một quá trình lâu dài, cần nghiên cứu để đề ra kế hoạch phát triển đúng đắn, phù hợp thì mới có thể giảm tối đa những điểm hạn chế, rủi ro và phát huy tiềm năng của chúng. Đối với ngành lưu trữ Lào, việc áp dụng tiến bộ công nghệ thông tin để hiện đại hóa công tác lưu trữ nói chung, áp dụng kỹ thuật số hóa vào công tác lưu trữ nói riêng vẫn còn là vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm. Do đó, để đảm bảo đi đúng hướng và phát triển bền vững thì cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, trong đó là Cục Lưu trữ Quốc gia Lào cần xây dựng kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu lưu trữ. Trong đó cần quan tâm đến các yếu tố cơ bản sau đây:
+ Đào tạo, bồi dưỡng và chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp:
Công nghệ số hóa là công nghệ hiện đại, các công việc trong chuỗi số hóa đầy đủ bao gồm nhiều khâu, để đảm bảo việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ hoặc một dự án số hóa thành công như mục tiêu đã đề ra thì đòi hỏi nguồn nhân lực cần được đào tạo bài bản, có hiểu biết về nhiều lĩnh vực khác nhau như: lưu trữ, tin học, hiệu chỉnh ảnh, quản trị mạng…
Hiện nay, phòng Khoa học kỹ thuật và Tin học của Cục là đơn vị mới được thành lập, được giao trách nhiệm về triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, số lượng và chất lượng của cán bộ để đảm nhiệm nhiệm vụ này vẫn còn hạn chế, thiếu hụt với số lượng mới chỉ có 04 người. Do đó, trong thời gian tới Cục cần biên chế thêm cán bộ có chuyên môn, kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu công việc, thậm chí cần tính đến việc thuê chuyên gia để hỗ trợ trong quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, Cục cần lập kế hoạch bồi dưỡng trình độ chuyên môn định kỳ cho cán bộ phụ trách để đảm bảo rằng trình độ chuyên môn, tay nghề luôn đáp ứng yêu cầu công việc, cập nhật kịp thời sự tiến bộ của khoa học công nghệ có liên quan.
Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để hiện đại hóa công tác lưu trữ của Cục. Vì trong thực tế không thể một lúc có đủ tất cả
82
những cán bộ chuyên môn giỏi và đáp ứng yêu cầu trong chuỗi số hóa. Vì vậy, việc chuẩn bị nguồn nhân lực cần thiết để làm cơ sở vững chắc cho tương lai là điều rất quan trọng, tất yếu và phải được cụ thể hóa trong kế hoạch phát triển tổng thể của Cục. Như vậy, việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ của Cục mới có thể phát triển một cách mạnh mẽ, bền vững trong tương lai.
+ Đầu tư nguồn kinh phí thích đáng, có trọng điểm và cơ sở vật chất phù hợp:
Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ và mang lại lợi ích cho xã hội đòi hỏi phải có sự đầu tư kinh phí thích đáng, có trọng điểm, phù hợp với yêu cầu thực tế. Để có nguồn kinh phí đầu tư vào việc số hóa, Cục cần lập kế hoạch, dự án mang tính chiến lược để trình cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Trong đó ưu tiên cho dự án số hóa tài liệu lưu trữ quý, hiếm, có tình trạng vật lý kém và có tần số sử dụng cao. Nguồn kinh phí đầu tư cần phải tính toán một cách toàn diện không chỉ trong quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ mà còn trong quá trình quản lý, sử dụng. Tuy hai khoản này thông thường có thể tách rời nhưng việc dự toán phù hợp về nhu cầu kinh phí trong việc quản lý, sử dụng cụ thể như: bảo trì, nâng cấp