8 Bố cục của đề tài
2.2.2 Tình hình chung của tài liệu lưu trữ
Sau khi nghiên cứu và khảo sát thực tế tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục, chúng tôi đã tập hợp dữ liệu, thống kê và đưa một số ảnh minh họa về tình hình của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục một cách chính xác, đầy đủ và bao quát được nhiều khía cạnh như: loại hình tài liệu, vật mang tin được sử dụng, loại giấy, khổ giấy, mực, kỹ thuật ghi tin… Đây là thông tin rất quan trọng, là cơ sở để lựa chọn phương pháp phù hợp trước khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ. Vì mỗi trường hợp, hoàn cảnh tài liệu lưu trữ khác nhau như: chất liệu giấy, mực, cỡ giấy, mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ… sẽ đòi hỏi những phương pháp đặc biệt, phù hợp với tài liệu lưu trữ cụ thể. Có thể nói rằng, những thông tin này càng chi tiết, đầy đủ bao nhiều thì việc đưa ra biện pháp sẽ càng thiết thực với thực tế và thuận lợi bấy nhiều. Kết quả khảo sát sẽ được trình bày lần lượt như sau:
2.2.2.1 Số lượng và thời gian tài liệu
Tài liêu lưu trữ đang tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ước lượng 1.000 mét/giá tài liệu, được phân chia thành 3 khối phông lớn12
, đó là:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước
12 Đây là cách phân chia hiện tại. Tuy nhiên, theo chúng tôi cách phân chia như vậy cần nghiên cứu thêm . Vấn đề này sẽ được đề cập cụ thể tại chương 3.
58
2. Khối phông tài liệu Đảng (từ khi bắt đầu hoạt động cách mạng Lào cho đến năm 1999)
3. Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay (lấy mốc sau khi giải phóng, thống nhất đất nước)
Trong mỗi khối bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, tượng trưng cho giai đoạn lịch sử đó, có thể khái quát như sau:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước bao gồm 27 phông với tổng số lượng 357 hồ sơ.
2. Khối phông tài liệu Đảng nhân dân cách mạng Lào (từ khi bắt đầu hoạt động cách mạng Lào đến năm 1999). Khối này bao gồm 41 phông, 1.861 hồ sơ.
3. Khối tài liệu từ năm 1975 đến nay bao gồm 46 phông, 7.278 hồ sơ. Tuy nhiên, số lượng này sẽ còn tăng lên vì hiện nay chưa thu thập được tài liệu từ các cơ quan ở trung ương và địa phương.
Tổng số lượng tài liệu lưu trữ hành chính đã được chỉnh lý và tổ chức bảo quản chỉ có 75 mét/giá tài liệu. Ngoài ra, nhiều tài liệu trong khối tài liệu phong kiến và khối tài liệu từ 1975 đến nay chưa được tổ chức chỉnh lý, vẫn còn trong tình trạng bó gói. Bên cạnh những tài liệu truyền thống đã nêu, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào còn bảo quản một số tài liệu nghe nhìn như: băng ghi âm cuộc họp của Chính phủ từ năm 1995 đến năm 2008 với số lượng 1.611 băng và 28 băng video. Đối với tài liệu xây dựng cơ bản và tài liệu khoa học kỹ thuật hiện chưa thu thập vào Cục. Toàn bộ dữ liệu đã nêu là những tài liệu đang được tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào hiện nay.
2.2.2.2 Loại hình và đặc điểm tài liệu
Trong mỗi khối bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, có những đặc điểm tượng trưng, gắn liền với từng giai đoạn lịch sử đó. Trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã tập trung nghiên cứu và thu thập những
59
thông tin về loại hình tài liệu và đặc điểm tài liệu trong từng giai đoạn lịch sử như: vật mang tin được sử dụng, loại giấy, khổ giấy, kỹ thuật ghi tin… Vì đây là thông tin cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trước khi quyết định triển khai số hóa tài liệu, nhất là tài liệu lưu trữ có niên đại cao, tình trạng vật lý kém. Những thông tin này được thể hiện như sau:
Bảng 2.2 : Tổng quan về đặc điểm tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
Khối phông tài liệu phong kiến
Khối phông tài liệu Đảng
Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay
Vật mang tin:
Thông tin được ghi trên vật mang tin bằng giấy.
Thông tin được ghi trên vật mang tin bằng giấy.
Thông tin được ghi trên vật mang tin bằng giấy, băng ghi âm, ghi hình, giấy ảnh.
Chất liệu và loại giấy:
Có nhiều loại, chất liệu giấy khác nhau được sử dụng như: giấy dó, giấy bãi bằng, giấy giang. Khổ giấy: Sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, chưa thống nhất như: 21x27cm,24x35cm; 21,7x35,7cm… Nhìn chung từ 21cm-36cm Sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, chưa thống nhất. 21x27cm, 25x35cm,25,5x35,5cm … Nhìn chung từ 21cm-36 cm
Sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, nhưng về sau thống nhất sử dụng giấy khổ A4. 21x27cm, 24x35cm, 21,7x35,7cm… Nhìn chung từ 21cm-36 cm Kỹ thuật ghi tin: Viết tay và sử dụng máy chữ Viết tay và sử dụng máy chữ
Viết tay, sử dụng máy chữ, máy vi tính và máy in hiện đại
Ngôn ngữ sử dụng
Tiếng Lào, tiếng Pháp. Tiếng Lào, tiếng Việt. Tiếng Lào, tiếng Pháp, tiếng Anh.
Cỡ chữ: Cỡ chữ được sử dụng từ 1 mm – 10 mm.
Mực: Có nhiều loại mực được sử dụng: mực tàu, mực hóa học…; có 2 màu chủ yếu được sử dụng: màu đen và màu xanh.
60
Hình 2.3 : Loại giấy, khổ giấy và chất liệu giấy
Trên đây là những dữ liệu thực tế mà chúng tôi đã thu thập được về loại hình và đặc điểm của tài liệu. Tuy nhiên, khi xét về mặt tổng thể, thông tin đã nêu trên chưa nói lên một cách đầy đủ, tổng quát về loại hình và đặc điểm của tài liệu hình thành trong từng giai đoạn lịch sử đó. Vì những thông tin đó chỉ xét trong phạm vi tài liệu đã thu thập và còn lưu trữ được tại Cục hiện nay. Do nhiều nguyên nhân khác nhau, việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tài liệu quý hiếm chưa được tổ chức triển khai một cách tích cực. Điều đó đã ảnh hưởng, làm giảm đi rất nhiều đến sự phong phú, đa dạng của thông tin đang bảo quản tại Cục.