8 Bố cục của đề tài
2.2.5Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trong thời gian vừa qua, Đảng và Nhà nước Việt Nam đã giành cho Lào nguồn kinh phí lớn để đầu tư xây dựng Trung tâm lưu trữ Quốc gia Lào và đưa vào sử dụng trong cuối năm 2010.
71
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào hiện nay, chụp ngày 30/11/2010, nguồn: www.haco.com.vn
Nơi bảo quản tài liệu lưu trữ trước đây. Ảnh do tác giả chụp, chụp năm 2008.
Ảnh 2.7 : Kho lưu trữ Lào trước đây và hiện nay
Hiện nay toà nhà này là trụ sở của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, đồng thời là đơn vị thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ Phông lưu trữ Quốc gia Lào. Từ khi có toà nhà mới, các hệ thống giá tủ, phòng cháy chữa cháy, điều hoà… được trang bị mới và tương đối hiện đại. Về cơ bản, những cơ sở vật chất đã đáp ứng nhu cầu trước mắt của công tác lưu trữ. Những điều đó có thể biểu hiện qua một số hình ảnh dưới đây:
Ảnh 2.8 : Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản
Ảnh 2.9 : Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ việc tổ chức khai thác sử dụng
Hệ thống tủ đựng cặp hồ sơ, hệ thống phòng cháy chữa cháy.
Phòng đọc của Cục có khả năng tiếp nhận 12 độc giả.
Công cụ tra cứu: mục lục phông và mục lục hồ sơ.
72
Có thể nói rằng sau khi đã nhận được sự giúp đỡ của Chính phủ Việt Nam trong việc xây dựng tòa nhà mới cho Cục Lưu trữ Quốc gia Lào công tác lưu trữ của Cục đã có sự thay đổi đáng kể so với trước đây. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề cần phải tiếp tục củng cố, giải quyết liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị như:
- Cặp hồ sơ chưa đáp ứng tiêu chuẩn về đựng tài liệu lưu trữ. Hiện nay, Cục đang sử dụng cặp đựng tài liệu thông thường để đựng tài liệu lưu trữ. Cặp này không phù hợp để đựng tài liệu lưu trữ vì chúng không đảm bảo sự an toàn cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Chính việc áp dụng cặp như vậy cùng với việc sắp xếp, đặt vị trí đứng (như ảnh minh họa) đã khiến cho tài liệu bị cong, dễ bị rách nát.
Ảnh 2.10 : Tình hình cặp hồ sơ đựng tài liệu lưu trữ
- Bìa hồ sơ cũng chưa đảm bảo theo tiêu chuẩn, chưa có mẫu thống nhất. Hiện nay vẫn còn áp dụng bìa hồ sơ cũ không phù hợp với nhiều khổ giấy có kích cỡ khác nhau.
73
- Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ vẫn còn rất thô sơ. Hiện tại chỉ áp dụng mục lục phông, mục lục hồ sơ cho việc tra cứu của cán bộ lưu trữ và độc giả, chưa ứng dụng công nghệ-thông tin vào trong việc tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ.
- Ngoài ra, Cục chưa xây dựng phương án xử lý với tài liệu lưu trữ trong tình huống bị thiên tai, chiến tranh… xảy ra. Những cơ sở vật chất hiện tại cũng chưa đáp ứng được với việc giải quyết những tình huống như vậy.
Như đã nêu trên, về cơ bản những cơ sở vật chất đã đáp ứng nhu cầu nhất định trong việc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhưng để phát huy tiềm năng thông tin tài liệu lưu trữ thì cần có sự đầu tư thích đáng hơn nữa về cơ sở vật chất cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn, chú trọng đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế-xã hội của đất nước.