8 Bố cục của đề tài
2.1.4Tình hình tổ chức cán bộ
Theo thống kê của Cục năm 2013, tổng số lượng cán bộ có 49 người (22 nữ), bao gồm 01 Cục trưởng, 03 phó Cục trưởng, 07 Phòng trưởng và 07 phó Phòng trưởng. Về trình độ học vấn bao gồm: 07 thạc sĩ, 30 cử nhân, 09 cử nhân cao đẳng và 03 nhân viên trung cấp. Trong đó chuyên ngành lưu trữ học 08 người, ngành ngôn ngữ học 08 người, ngành tài chính 08 người, ngành luật 04 người, ngành thư viện 03 người, ngành sử học 01 người, ngành tin học 01 người…
2.2 Tình hình tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào là tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với lịch sử của nước Lào, đa dạng phong phú về hình thức và nội dung. Để tạo điều kiện thuận lợi, nền tảng
Phòng Nghiệp vụ và Pháp chế lƣu trữ Phòng Kế hoạch và Hợp tác Phòng Hành chính Phòng Thu thập tài liệu lƣu trữ
Phòng Bảo quản tài liệu lƣu trữ
Phòng Khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Phòng Khoa học kỹ thuật và Tin học Bộ Nội vụ
Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào
: Quan hệ tham mưu, giúp việc.
55
cho việc áp dụng phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ, chúng tôi đã tiến hành khảo sát và thu thập dữ liệu thực tế tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục. Những nội dung này sẽ được trình bày lần lượt như sau:
2.2.1 Tổng quan về lịch sử tài liệu lưu trữ
Nước Lào là một nước có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời. Năm 1353, với sự lãnh đạo của Phạ Ngừm đã thống nhất đất nước thành lập vương quốc Lạn Xạng (Vương quốc Triệu Voi) lần đầu tiên trong lịch sử. Trải qua nhiều giai đoạn lịch sử, vương quốc Triệu Voi đã phát triển không ngừng dưới nhiều triều đại vua tiêu biểu như: Triều đại Xay-Ya- Xẹt-Thả-Thị-Lạt (năm 1550-1574), Triều đại Su-Li-Yạ-Vông-Xả (năm 1633-1690). Trong đó Triều đại Su-Li-Yạ-Vông-Xả được coi là thời đại mà vương quốc Lào đạt đến đỉnh cao nhất về sự phát triển, thịnh vượng về nền kinh tế-xã hội, an ninh, quốc phòng, văn học - nghệ thuật… Nhiều tác phẩm nổi tiếng đã được sáng tác và ghi lại dưới nhiều vật mang tin khác nhau như: lá cọ, da thú, bia đá… đặc biệt là cây lá cọ, một loại cây rất phổ biến ở nước Lào với nhiều ưu điểm như: dễ tìm, dễ làm, dễ bảo quản và thuận tiện đã được sử dụng một cách rộng rãi trong việc ghi chép về sự vật, hiện tượng và lịch sử diễn ra trong cuộc sống hằng ngày từ cấp quản lý cho đến công dân. Cho nên nhiều tài liệu, tác phẩm quý đã giữ được trong thời phong kiến Lào phần lớn được ghi chép trên lá cọ.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong lịch sử của nước Lào bị thế lực ngoại xâm nhiều lần đánh chiếm và thống trị trong một thời gian dài như: đế chế Miến Điện, đế chế Xiêm, thực dân Pháp, Nhật, đế quốc Mỹ. Mỗi lần bị xâm chiếm là mỗi lần tài liệu, tác phẩm quý bị chiếm đoạt hoặc phá hủy hoàn toàn. Vì vậy, cho đến nay nhiều tài liệu quý của thời đại phong kiến Lào trước đây còn giữ lại được rất ít, vẫn còn phân tán trong dân, những gia đình dòng họ, quan lại ngày xưa và các nước đã từng xâm lược Lào như: Thái Lan, Pháp, Mỹ.
56
Những tài liệu đang bảo quản tại Cục Lưu trữ quốc gia Lào, phần lớn là tài liệu hành chính được hình thành chủ yếu từ năm 1954 trở lại đây bao gồm 3 khối tài liệu lớn như:
- Khối tài liệu lưu trữ thời phong kiến: Khối tài liệu này còn giữ được là những tài liệu hành chính chủ yếu từ năm 1954-1975 được ban hành trong quá trình hoạt động của các bộ ở trung ương, các tỉnh thành ở địa phương của chính quyền cũ. Đây là nguồn sử liệu hết sức quan trọng mà Cục Lưu trữ Quốc gia Lào còn giữ được, đặc biệt là những tài liệu trước năm 1975.
Đối với tài liệu hành chính trong thời Pháp thuộc, hiện không có ở Cục. Điều đó cũng do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó phải kể đến số lượng tài liệu được hình thành phần lớn không được tổ chức bảo quản tại Viêng Chăn mà được chuyển vào kho lưu trữ Trung ương Hà Nội; Pháp không chú trọng việc tổ chức lưu trữ ở Thống sứ Lào vì một phần là tài liệu hình thành không nhiều như ở Việt Nam. Mặc dù có Nghị định11
thành lập kho lưu trữ tại Viêng Chăn nhưng trong thực tế Kho lưu trữ này chưa được thành lập. Sau khi Pháp thua trong chiến tranh, họ đã mang tài liệu về Pháp và hiện tại phần lớn đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Hải ngoại Pháp (Centre des Archives d’ Outre-Mer) ở Aix-en Provence. Vì vậy, các ấn phẩm đang lưu giữ được sẽ là một trong những nguồn thông tin rất quý về việc nghiên cứu lịch sử các lĩnh vực dưới thời Pháp thuộc.
- Khối tài liệu lưu trữ của cách mạng Lào: là khối tài liệu được hình thành trong quá trình đấu tranh giành độc lập, thống nhất đất nước dưới sự lãnh đạo, tiên phong của Đảng Nhân dân Lào (Sau này là Đảng Nhân dân Cách mạng Lào). Khối tài liệu này được bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào chủ yếu từ năm 1947 đến năm 1999, còn những
11
Theo Nghị định về tổ chức lưu trữ Đông Dương ban hành ngày 26 tháng 12 năm 1918 thì tổ chức các cơ quan lưu trữ ở Đông Dương lúc bấy giờ bao gồm: Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội, Kho lưu trữ Thống đốc Nam kỳ tại Sài gòn, Kho lưu trữ Khâm sứ Trung kỳ tại Huế, Kho lưu trữ Thống sứ Campuchia tại Phanông Pênh và Kho lưu trữ Thống sứ Lào tại Viêng Chăn.
57
tài liệu của Đảng sau này đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
- Khối tài liệu lưu trữ từ năm 1975 đến nay: sau khi thống nhất đất nước năm 1975, những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, một phần đã được thu thập và bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, phần lớn còn lại vẫn nằm rải rác, phân tán tại các cơ quan trực tiếp hình thành tài liệu đó. Từ giai đoạn này trở đi, ngoài những tài liệu truyền thống như tài liệu lưu trữ hành chính còn bao gồm nhiều loại hình tài liệu lưu trữ bằng vật mang tin khác như: tài liệu lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, ghi hình…
2.2.2 Tình hình chung của tài liệu lưu trữ
Sau khi nghiên cứu và khảo sát thực tế tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục, chúng tôi đã tập hợp dữ liệu, thống kê và đưa một số ảnh minh họa về tình hình của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục một cách chính xác, đầy đủ và bao quát được nhiều khía cạnh như: loại hình tài liệu, vật mang tin được sử dụng, loại giấy, khổ giấy, mực, kỹ thuật ghi tin… Đây là thông tin rất quan trọng, là cơ sở để lựa chọn phương pháp phù hợp trước khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ. Vì mỗi trường hợp, hoàn cảnh tài liệu lưu trữ khác nhau như: chất liệu giấy, mực, cỡ giấy, mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ… sẽ đòi hỏi những phương pháp đặc biệt, phù hợp với tài liệu lưu trữ cụ thể. Có thể nói rằng, những thông tin này càng chi tiết, đầy đủ bao nhiều thì việc đưa ra biện pháp sẽ càng thiết thực với thực tế và thuận lợi bấy nhiều. Kết quả khảo sát sẽ được trình bày lần lượt như sau:
2.2.2.1 Số lượng và thời gian tài liệu
Tài liêu lưu trữ đang tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ước lượng 1.000 mét/giá tài liệu, được phân chia thành 3 khối phông lớn12
, đó là:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
12 Đây là cách phân chia hiện tại. Tuy nhiên, theo chúng tôi cách phân chia như vậy cần nghiên cứu thêm . Vấn đề này sẽ được đề cập cụ thể tại chương 3.
58
2. Khối phông tài liệu Đảng (từ khi bắt đầu hoạt động cách mạng Lào cho đến năm 1999)
3. Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay (lấy mốc sau khi giải phóng, thống nhất đất nước)
Trong mỗi khối bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, tượng trưng cho giai đoạn lịch sử đó, có thể khái quát như sau:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước bao gồm 27 phông với tổng số lượng 357 hồ sơ.
2. Khối phông tài liệu Đảng nhân dân cách mạng Lào (từ khi bắt đầu hoạt động cách mạng Lào đến năm 1999). Khối này bao gồm 41 phông, 1.861 hồ sơ.
3. Khối tài liệu từ năm 1975 đến nay bao gồm 46 phông, 7.278 hồ sơ. Tuy nhiên, số lượng này sẽ còn tăng lên vì hiện nay chưa thu thập được tài liệu từ các cơ quan ở trung ương và địa phương.
Tổng số lượng tài liệu lưu trữ hành chính đã được chỉnh lý và tổ chức bảo quản chỉ có 75 mét/giá tài liệu. Ngoài ra, nhiều tài liệu trong khối tài liệu phong kiến và khối tài liệu từ 1975 đến nay chưa được tổ chức chỉnh lý, vẫn còn trong tình trạng bó gói. Bên cạnh những tài liệu truyền thống đã nêu, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào còn bảo quản một số tài liệu nghe nhìn như: băng ghi âm cuộc họp của Chính phủ từ năm 1995 đến năm 2008 với số lượng 1.611 băng và 28 băng video. Đối với tài liệu xây dựng cơ bản và tài liệu khoa học kỹ thuật hiện chưa thu thập vào Cục. Toàn bộ dữ liệu đã nêu là những tài liệu đang được tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào hiện nay.
2.2.2.2 Loại hình và đặc điểm tài liệu
Trong mỗi khối bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, có những đặc điểm tượng trưng, gắn liền với từng giai đoạn lịch sử đó. Trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã tập trung nghiên cứu và thu thập những
59
thông tin về loại hình tài liệu và đặc điểm tài liệu trong từng giai đoạn lịch sử như: vật mang tin được sử dụng, loại giấy, khổ giấy, kỹ thuật ghi tin… Vì đây là thông tin cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trước khi quyết định triển khai số hóa tài liệu, nhất là tài liệu lưu trữ có niên đại cao, tình trạng vật lý kém. Những thông tin này được thể hiện như sau:
Bảng 2.2 : Tổng quan về đặc điểm tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
Khối phông tài liệu phong kiến
Khối phông tài liệu Đảng
Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay
Vật mang tin:
Thông tin được ghi trên vật mang tin bằng giấy.
Thông tin được ghi trên vật mang tin bằng giấy.
Thông tin được ghi trên vật mang tin bằng giấy, băng ghi âm, ghi hình, giấy ảnh.
Chất liệu và loại giấy:
Có nhiều loại, chất liệu giấy khác nhau được sử dụng như: giấy dó, giấy bãi bằng, giấy giang. Khổ giấy: Sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, chưa thống nhất như: 21x27cm,24x35cm; 21,7x35,7cm… Nhìn chung từ 21cm-36cm Sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, chưa thống nhất. 21x27cm, 25x35cm,25,5x35,5cm … Nhìn chung từ 21cm-36 cm
Sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, nhưng về sau thống nhất sử dụng giấy khổ A4. 21x27cm, 24x35cm, 21,7x35,7cm… Nhìn chung từ 21cm-36 cm Kỹ thuật ghi tin: Viết tay và sử dụng máy chữ Viết tay và sử dụng máy chữ
Viết tay, sử dụng máy chữ, máy vi tính và máy in hiện đại
Ngôn ngữ sử dụng
Tiếng Lào, tiếng Pháp. Tiếng Lào, tiếng Việt. Tiếng Lào, tiếng Pháp, tiếng Anh.
Cỡ chữ: Cỡ chữ được sử dụng từ 1 mm – 10 mm.
Mực: Có nhiều loại mực được sử dụng: mực tàu, mực hóa học…; có 2 màu chủ yếu được sử dụng: màu đen và màu xanh.
60 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 2.3 : Loại giấy, khổ giấy và chất liệu giấy
Trên đây là những dữ liệu thực tế mà chúng tôi đã thu thập được về loại hình và đặc điểm của tài liệu. Tuy nhiên, khi xét về mặt tổng thể, thông tin đã nêu trên chưa nói lên một cách đầy đủ, tổng quát về loại hình và đặc điểm của tài liệu hình thành trong từng giai đoạn lịch sử đó. Vì những thông tin đó chỉ xét trong phạm vi tài liệu đã thu thập và còn lưu trữ được tại Cục hiện nay. Do nhiều nguyên nhân khác nhau, việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tài liệu quý hiếm chưa được tổ chức triển khai một cách tích cực. Điều đó đã ảnh hưởng, làm giảm đi rất nhiều đến sự phong phú, đa dạng của thông tin đang bảo quản tại Cục.
2.2.3 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ
Để làm tiền đề cho việc nghiên cứu triển khai số hóa, việc làm rõ tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục hiện nay là một trong những vấn đề rất quan trọng. Để thực hiện những điều đó, chúng tôi đã tập trung trình bày khái quát một số vấn đề như: việc tổ chức phân phông, giới thiệu và liệt kê tên phông, đánh giá chất lượng phân phông, lập hồ sơ trong một số phông tiêu biểu, cụ thể như sau:
61
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục đã được tổ chức phân loại theo các nguyên tắc, đặc trưng của khoa học lưu trữ và được chia thành 3 khối phông tài liệu lớn tương ứng với giai đoạn lịch sử và theo các đặc điểm của tài liệu như:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước 2. Khối phông tài liệu Đảng Nhân dân Cách mạng Lào 3. Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay
Trong mỗi khối phông lớn được tiếp tục phân chia theo các đặc trưng khác từ nhóm lớn thành nhóm nhỏ đến nhỏ nhất tương đương với hồ sơ. Do hoàn cảnh đặc biệt của lịch sử Lào, tài liệu lưu trữ của các thời kỳ lịch sử đang lưu giữ được là tương đối ít, nhất là những tài liệu trước năm 1975 trở về trước. Nhiều tài liệu vẫn còn nằm rải rác, phân tán tại các cơ quan, tổ chức, nhân dân… chưa được thu thập, tổ chức khoa học... Cho nên, tài liệu hiện đang bảo quản tại Cục có số lượng không nhiều chỉ tổ chức bảo quản tập trung trong phạm vi của Cục, không tổ chức thành các trung tâm lưu trữ Quốc gia như Việt Nam và nhiều nước trên thế giới.
Để giúp chúng ta có thể nhìn nhận một cách tổng quan về 3 khối tài liệu này, chúng tôi đã liệt kê theo sự phân chia, sắp xếp của mục lục phông tài liệu như sau:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước: Bao gồm hai nhóm tài liệu:
+ Một là nhóm tài liệu hành chính lưu giữ được chủ yếu từ năm 1954-1975 bao gồm:
1. Phông Sắc chiếu của Vua (1954-1974)
2. Phông Nghị Viện (1954-1974)
3. Phông Phủ Thủ tướng (1954-1974)
4. Phông Bộ Quốc phòng (1954-1973)
62
6. Phông Bộ Ngoại giao (1960-1970)
7. Phông Bộ Tư pháp (1959-1974)
8. Phông Bộ Tôn giáo (1960-1974) 9. Phông Bộ Kinh tế (1956-1975) 10. Phông Bộ Kho bạc (1960-1975) 11. Phông Bộ Giáo dục (1957-1971) 12. Phông Bộ Y tế (1971-1975)
13. Phông Bộ Cứu tế Xã hội và Lao động (1963-1975) 14. Phông Bộ Bưu chính – Viễn thông (1956-1975)
15. Phông Bộ Thông tin, Tuyên truyền và Du lịch (1971-1975) 16. Phông Bộ Giao thông – Vận tải (1958-1973)
17. Phông Bộ Kế hoạch phát triển quốc gia (1972-1974) 18. Phông Bộ Thiếu niên và Thể thao (1968-1971)
19. Phông Bộ Quy hoạch và Hợp tác (1968-1975)
20. Phông Chính phủ liên hiệp quốc gia lâm thời (1955-1975) 21. Phông Tỉnh Hủa-Phăn (1954-1960)
22. Phông Tỉnh Xiêng-Khoảng (1959-1962) 23. Phông Tỉnh Luông-Pha-Bang (1956-1960) 24. Phông Thủ đô Viêng-Chăn (1955-1960) 25. Phông Tỉnh Sa-La-Văn (1960-1969) 26. Phông Tỉnh Chăm-Pa-Sắc (1960-1970) 27. Phông Tỉnh Bo-Li-Khăn (1963-1969)
+ Hai là nhóm ấn phẩm tập hợp những văn bản được ban hành dưới thời Pháp thuộc từ cuối thế kỷ XIX đến đầu thế kỷ XX bằng tiếng Pháp về: