8 Bố cục của đề tài
2.2.3Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ
Để làm tiền đề cho việc nghiên cứu triển khai số hóa, việc làm rõ tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục hiện nay là một trong những vấn đề rất quan trọng. Để thực hiện những điều đó, chúng tôi đã tập trung trình bày khái quát một số vấn đề như: việc tổ chức phân phông, giới thiệu và liệt kê tên phông, đánh giá chất lượng phân phông, lập hồ sơ trong một số phông tiêu biểu, cụ thể như sau:
61
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục đã được tổ chức phân loại theo các nguyên tắc, đặc trưng của khoa học lưu trữ và được chia thành 3 khối phông tài liệu lớn tương ứng với giai đoạn lịch sử và theo các đặc điểm của tài liệu như:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước 2. Khối phông tài liệu Đảng Nhân dân Cách mạng Lào 3. Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay
Trong mỗi khối phông lớn được tiếp tục phân chia theo các đặc trưng khác từ nhóm lớn thành nhóm nhỏ đến nhỏ nhất tương đương với hồ sơ. Do hoàn cảnh đặc biệt của lịch sử Lào, tài liệu lưu trữ của các thời kỳ lịch sử đang lưu giữ được là tương đối ít, nhất là những tài liệu trước năm 1975 trở về trước. Nhiều tài liệu vẫn còn nằm rải rác, phân tán tại các cơ quan, tổ chức, nhân dân… chưa được thu thập, tổ chức khoa học... Cho nên, tài liệu hiện đang bảo quản tại Cục có số lượng không nhiều chỉ tổ chức bảo quản tập trung trong phạm vi của Cục, không tổ chức thành các trung tâm lưu trữ Quốc gia như Việt Nam và nhiều nước trên thế giới.
Để giúp chúng ta có thể nhìn nhận một cách tổng quan về 3 khối tài liệu này, chúng tôi đã liệt kê theo sự phân chia, sắp xếp của mục lục phông tài liệu như sau:
1. Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước: Bao gồm hai nhóm tài liệu:
+ Một là nhóm tài liệu hành chính lưu giữ được chủ yếu từ năm 1954-1975 bao gồm:
1. Phông Sắc chiếu của Vua (1954-1974)
2. Phông Nghị Viện (1954-1974)
3. Phông Phủ Thủ tướng (1954-1974)
4. Phông Bộ Quốc phòng (1954-1973)
62
6. Phông Bộ Ngoại giao (1960-1970)
7. Phông Bộ Tư pháp (1959-1974)
8. Phông Bộ Tôn giáo (1960-1974) 9. Phông Bộ Kinh tế (1956-1975) 10. Phông Bộ Kho bạc (1960-1975) 11. Phông Bộ Giáo dục (1957-1971) 12. Phông Bộ Y tế (1971-1975)
13. Phông Bộ Cứu tế Xã hội và Lao động (1963-1975) 14. Phông Bộ Bưu chính – Viễn thông (1956-1975)
15. Phông Bộ Thông tin, Tuyên truyền và Du lịch (1971-1975) 16. Phông Bộ Giao thông – Vận tải (1958-1973)
17. Phông Bộ Kế hoạch phát triển quốc gia (1972-1974) 18. Phông Bộ Thiếu niên và Thể thao (1968-1971)
19. Phông Bộ Quy hoạch và Hợp tác (1968-1975)
20. Phông Chính phủ liên hiệp quốc gia lâm thời (1955-1975) 21. Phông Tỉnh Hủa-Phăn (1954-1960)
22. Phông Tỉnh Xiêng-Khoảng (1959-1962) 23. Phông Tỉnh Luông-Pha-Bang (1956-1960) 24. Phông Thủ đô Viêng-Chăn (1955-1960) 25. Phông Tỉnh Sa-La-Văn (1960-1969) 26. Phông Tỉnh Chăm-Pa-Sắc (1960-1970) 27. Phông Tỉnh Bo-Li-Khăn (1963-1969)
+ Hai là nhóm ấn phẩm tập hợp những văn bản được ban hành dưới thời Pháp thuộc từ cuối thế kỷ XIX đến đầu thế kỷ XX bằng tiếng Pháp về: pháp luật, quản lý, giáo dục… với khoảng 2.000 cuốn sách. Chúng được tổ chức theo khoa học thư viện bằng phương án phân loại thập phân Dewey.
2. Khối phông tài liệu lưu trữ Đảng Nhân dân Cách mạng Lào bao gồm:
1. Phông tài liệu trong giai đoạn đấu tranh giành độc lập (1947-1975) 2. Phông Tổng bí thư Đảng (1955-1991)
63
3. Phông Ủy Ban Trung ương Đảng (1955-1991)
4. Phông Ban bí thư Trung ương Đảng (1955-1991)
5. Phông Ban chấp hành Trung ương Đảng (1955-1991)
6. Phông Văn phòng Trung ương Đảng (1955-1991)
7. Phông Ban Tổ chức Trung ương Đảng (1955-1991) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8. Phông Ủy Ban thanh tra Đảng – Nhà nước (1955-1991)
9. Phông Ủy ban Dân vận Trung ương Đảng (1955-1986)
10. Phông Các Vụ địa phương (1955-1986) 11. Phông Đảng ủy (1955-1986)
12. Phông Ủy ban Mật mã Trung ương (1981-1968) 13. Phông Ủy ban dân tộc (1955-1986)
14. Phông Học viện chính trị quốc gia (1998)
15. Phông Bảo tàng Kaysỏn Phômvihản (1992-1995) 16. Phông Công Đoàn (1976-1986)
17. Phông Đoàn Thanh niên (1976-1986) 18. Phông Hội phụ nữ (1976-1986)
19. Phông Ủy ban dân vận và mặt trận của Đảng (1955-1986) 20. Phông Mặt trận xây dựng Lào (1976-1991)
21. Phông Tỉnh ủy tỉnh Phông-Xả-Ly (1973-1993) 22. Phông Tỉnh ủy tỉnh Luông-Năm-Tha (1979-1990) 23. Phông Tỉnh ủy tỉnh U-Đôm-Xay (1973-1999) 24. Phông Tỉnh ủy tỉnh Bo-Kẹo (1984-1996)
25. Phông Tỉnh ủy tỉnh Xay-Ya-Bu-Ly (1977-1992) 26. Phông Tỉnh ủy tỉnh Xiêng-Khoảng (1978-1998) 27. Phông Tỉnh ủy tỉnh Hỏa-Phăn (1977-1996)
28. Phông Tỉnh ủy tỉnh Luông-Pha-Bang (1976-1996) 29. Phông Tỉnh ủy tỉnh Viêng-Chăn (1976-1996) 30. Phông Tỉnh ủy Thủ đô Viêng-Chăn (1976-1996) 31. Phông Tỉnh ủy tỉnh Khăm-Muôn (1976-1996)
64
32. Phông Tỉnh ủy tỉnh Xạ-Văn-Nạ-Khệt (1976-1997) 33. Phông Tỉnh ủy tỉnh Chăm-Pa-Sắc (1976-1994) 34. Phông Tỉnh ủy tỉnh Sa-La-Văn (1977-1996) 35. Phông Tỉnh ủy tỉnh Ạt-Ta-Pư (1976-1996) 36. Phông Tỉnh ủy tỉnh Xê-Cong (1976-1996)
37. Phông Tỉnh ủy tỉnh Bo-Li-Khăm-Xay (1976-1996) 38. Phông Đảng ủy Phủ Thủ tướng (1976-1997)
39. Phông Ủy ban Ngoại giao Trung ương Đảng (1976-1986) 40. Phông Tỉnh ủy đặc khu Xay-Xổm-Bủn (1993-1996)
41. Phông Văn phòng An ninh-Quốc phòng Trung ương (1976-1996)
3. Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay bao gồm:
1. Phông Phủ chủ tịch (1975-2007)
2. Phông Quốc hội (1975-2007)
3. Phông Phủ Thủ tướng (1975-2002)
4. Phông Bộ Quốc phòng (1975-2006)
5. Phông Bộ An ninh (1975-2006)
6. Phông Bộ Ngoại giao (1975-2006)
7. Phông Bộ Tài chính (1975-2008)
8. Phông Bộ Giáo dục (1975-2005)
9. Phông Bộ Y tế (1975-2002)
10. Phông Bộ Giao thông, Bưu chính và xây dựng (1975-1996) 11. Phông Bộ Tư pháp (1975-1996)
12. Phông Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy lợi (1975-2005) 13. Phông Bộ Văn hóa (1975-2005)
14. Phông Bộ Công nghiệp và Thủ công (1975-2006)
15. Phông Bộ Ngoại thương (1975-2003) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
16. Phông Ngân hàng Nhà nước (1975-2007)
65
18. Phông Bộ Phúc lợi xã hội và Lao động (1975-2002) 19. Phông Bộ Kinh tế và Tài chính (1975-1996)
20. Phông Ủy ban hòa bình thế giới (1987-1993)
21. Phông Tỉnh Phông-Xả-Ly (1975-1992) 22. Phông Tỉnh Luông-Năm-Tha (1975-2001) 23. Phông Tỉnh Bo-Kẹo (1975-2002) 24. Phông Tỉnh Ou-Đôm-Xay (1975-2003) 25. Phông Tỉnh Xiêng-Khoảng (1975-2001) 26. Phông Tỉnh Hỏa-Phăn (1975-1996) 27. Phông Tỉnh Luông-Pha-Bang (1975-1996) 28. Phông Tỉnh Xay-Nha-Bu-Ly (1975-1996) 29. Phông Tỉnh Viêng-Chăn (1975-1996) 30. Phông Tỉnh Bo-Li-Khăm-Xay (1975-1996)
31. Phông Thủ đô Viêng-Chăn (1975-1996)
32. Phông Tỉnh Khăm-Muôn (1975-1996)
33. Phông Tỉnh Sa-Văn-Na-Khệt (1975-1996)
34. Phông Tỉnh Chăm-Pa-Sắc (1975-1996)
35. Phông Tỉnh Sa-La-Văn (1975-1996) 36. Phông Tỉnh Ặt-Ta-Pư (1975-1996) 37. Phông Ủy ban Hậu cần (1980-1986) 38. Phông Hội đồng Khoa học (1982-1991)
39. Phông Tỉnh Xê Kong (1975-1996)
40. Phông Đặc khu Xay-Xổm-Bun (1993-1996)
41. Phông Tòa án Nhân dân tối cao (1975-1998)
42. Phông Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao (1975-1998)
43. Phông Tổ chức tài trợ quốc tế và ủy ban đầu tư (1992-1994) 44. Phông Các doanh nghiệp (1991-1994)
45. Phông Các dự án (1986-1994)
66
+ Đánh giá chung về chất lượng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ quốc gia Lào
Sau khi tìm hiểu thực tế cho thấy việc phân phông nói chung, việc lập hồ sơ nói riêng được tiến hành chủ yếu trong những năm 1980 đến năm 2000. Cán bộ chuyên môn chưa được đào tạo một cách bài bản và có trình độ cao về chuyên ngành lưu trữ. Do đó, việc tổ chức tài liệu lưu trữ được tiến hành mang tính chất chủ quan, chưa áp dụng lý luận của khoa học lưu trữ vào trong thực tế một cách phù hợp. Theo chúng tôi, những điều đó đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của hồ sơ, dẫn đến khó khăn trong việc tổ chức tra cứu, khai thác sử dụng và những vấn đề khác liên quan đến việc ứng dụng khoa học-kỹ thuật, công nghệ-thông tin sau này. Trong đó đáng lo ngại nhất là về giá trị của tài liệu trong hồ sơ đã thực sự có giá trị cao, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của nhà nghiên cứu, độc giả và xã hội hay không? Xét về phương diện khác, nếu tài liệu vốn có giá trị cao nhưng việc tổ chức tài liệu không đảm bảo chất lượng, lô gíc, khoa học, không phản ánh được một cách đầy đủ quá trình hình thành, hoạt động của công việc, sự kiện đó thì giá trị của tài liệu chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. Theo chúng tôi việc phân chia tài liệu thành ba khối lớn và cách sắp xếp như hiện tại là chưa khoa học. Do đó, vấn đề này cần được tiếp tục nghiên cứu để tạo tiền đề cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ sau này. Vấn đề này chúng tôi sẽ trình bày cụ thể ở chương 3.
Tài liệu thuộc khối phông từ năm 1975 đến nay vẫn là phông mở nhưng Cục vẫn chưa xây dựng danh mục cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Cục. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, khảo sát tài liệu trong ba khối phông đó cho thấy việc sắp xếp tài liệu trong nhiều hồ sơ không đảm bảo trình tự về nội dung, thời gian; việc đánh giá giá trị tài liệu chưa được tiến hành một cách khoa học,
67
nhiều tài liệu không còn giá trị vẫn đưa vào trong hồ sơ, nhiều hồ sơ bảo quản cả bản chính, bản sao… ví dụ như ảnh minh họa dưới đây:
Ảnh 2.4 : Tình trạng lập hồ sơ
Còn rất nhiều tình trạng khác về chất lượng lập hồ sơ chưa đảm bảo. Theo chúng tôi, công việc đặt ra cho Cục Lưu trữ Quốc gia Lào là trước khi tiến hành, triển khai số hóa hoặc hình thức khác sau này như: chụp microfilm, lập phông bảo hiểm… thì phải tiến hành kiểm tra, đánh giá, nâng cao chất lượng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong toàn
Văn bản không có số ký hiệu, chữ ký, dấu của cơ quan ban hành vẫn đưa vào hồ sơ bảo quản vĩnh viễn. Văn bản có tình trạng in đen có đóng dấu và chữ ký
tươi của cơ quan vẫn được chọn để lưu trong khi có cả bản khác có tình trạng tốt hơn trong cùng hồ sơ.
Giấy ghi ý kiến, bản thảo viết tay, bản chính được lưu cùng hồ sơ.
Phong bì tài liệu vẫn đưa vào hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.
68
phông. Do hiện tại số lượng các phông tài liệu đang bảo quản tại Cục không nhiều, có thể lập kế hoạch ưu tiên chia ra nhiều giai đoạn phù hợp để từng bước hoàn chỉnh việc nâng cao chất lượng hồ sơ, giá trị thông tin tương xứng. Đây cũng là cơ sở, tiền đề cần thiết để tạo điều kiện trong việc áp dụng công nghệ số hóa trong thời gian sắp tới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});