8 Bố cục của đề tài
2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong những năm qua, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đã tổ chức khai thác sử dụng những khối tài liệu đang bảo quản phục vụ cho nhu cầu sử dụng của lãnh đạo Đảng, Chính phủ và nhà nghiên cứu. Mỗi năm Cục đã tiếp độc giả đến khai thác sử dụng trên 40 lượt người và cung cấp hàng chục hồ sơ, tài liệu quý phục vụ cho hoạt động quản lý của Chính phủ và các sự kiện lớn của quốc gia. Gần đây nhất đã cung cấp một số hồ sơ, tài liệu phục vụ sự kiện kỷ niệm 450 năm Thủ đô Viêng Chăn (năm 1560- 2010). Về cơ bản việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Cục đã đáp ứng nhu cầu nhất định của lãnh đạo, giới nghiên cứu. Tuy nhiên, xét về tiềm năng thông tin đang bảo quản tại Cục thấy rằng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, chưa khai thác được tiềm năng thông tin đang bảo quản tại Cục phục vụ cho nhu cầu sử dụng, cho toàn xã hội như :
74
- Theo báo cáo tổng kết, từ năm 2010-2012 trung bình mỗi năm chỉ có trên 40 lượt người đến khai thác tài liệu. Đây là số lượng rất ít chỉ chiếm khoảng 0.15 % trong một ngày làm việc, tức là chưa đến một lượt người một ngày. Còn đối với những năm trước đó thì số lượng người độc giả đến khai thác không đáng kể.
- Số lượng hồ sơ đang bảo quản khoảng 5000 hồ sơ chỉ được tổ chức khai thác trên 100 hồ sơ thì quá ít bằng 2 % của hồ sơ đang bảo quản. Những tài liệu được khai thác nhiều nhất là khối tài liệu hành chính như : các Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ… ; tài liệu về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng để phục vụ việc viết lịch sử Đảng.
- Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chỉ đọc tại chỗ tại phòng đọc và một số trường hợp đặc biệt được mang ra khỏi kho lưu trữ theo sự đồng ý của lãnh đạo.
- Độc giả chủ yếu là cán bộ nhà nước, nhà nghiên cứu về lịch sử, một số độc giả nước ngoài (người Nhật Bản) và sinh viên. Từ trước đến nay chưa có đối tượng nào là người dân đến yêu cầu khai thác tài liệu.
- Cục cũng chưa tổ chức triển lãm trưng bày hoặc giới thiệu tài liệu lưu trữ cho đông đảo quần chúng.
Nguyên nhân chủ yếu là do:
- Số lượng cán bộ có trình độ chuyên môn còn hạn chế.
- Nguồn ngân sách nhà nước đầu tư, cơ sở vật chất còn rất thiếu thốn, trong đó phải đề cập tới công cụ tra cứu còn rất thô sơ, chủ yếu vẫn sử dụng mục lục phông, mục lục hồ sơ viết bằng tay để phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả. Nhiều khi chữ viết rất khó đọc, khó tìm đối với độc giả cao tuổi. Cán bộ phụ trách hướng dẫn độc giả còn rất trẻ, không nắm được số lượng, nội dung của tài liệu đang bảo quản tại Cục.
- Thủ tục khai thác sử dụng còn rườm rà, chưa quy định thống nhất, chi tiết về thời gian giải quyết thủ tục, phạm vi khai thác của những đối tượng khác nhau.
75
- Phần lớn nhận thức của giới lãnh đạo, cán bộ nhà nước, người nghiên cứu và người dân đối với giá trị của tài liệu lưu trữ còn chưa cao, chưa nhận thức được vai trò và tiềm năng nguồn lực thông tin của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, tổ chức và bản thân họ.
Vì vậy, việc nghiên cứu những giải pháp phù hợp để củng cố, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục và việc tiếp cận đến tài liệu lưu trữ của độc giả một cách thuận lợi, nhanh chóng, đa dạng là một việc hết sức cần thiết và cấp bách ngày nay.