khoản phải thu quá hạn
Đây là vấn đề rất quan trọng mà công ty cần phải xem xét một cách cụ thể và chân thực nhất. Vì trong 3 năm qua mặc dù có những biến chuyển tốt trong việc giảm thiểu vốn bị chiếm dụng vốn từ khách hàng thông qua việc
mở rộng các chi nhánh về tới tận tuyến xã, phƣờng, từng khu vực của thành phố, bỏ qua các trung gian y tế. Do đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh dƣợc phẩm là phải bán hàng trả chậm, bán chịu trong thời hạn 90 ngày thì về chủ quan công ty cũng cần có những biện pháp để tăng cƣờng quản lý các khoản phải thu, tình hình công nợ. Công ty cần có các biện pháp hữu hiệu để xiết chặt kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tình trạng nợ quá hạn, nợ khó đòi, thu hồi các vi phạm do hợp đồng của khách hàng và nhà cung cấp
Thứ nhất, đối với những bạn hàng công ty nhập nguyên liệu của họ thì
công ty cần giữ đúng kỷ luật thanh toán, nhằm nâng cao uy tín của mình với nhà cung cấp, nhất là với những nhà cung cấp lớn trên thị trƣờng vì họ luôn có chính sách thanh toán với các điều khoản chặt chẽ, nhƣ vậy sẽ đảm bảo đƣợc nguồn cung cấp NPL cho sản xuất kinh doanh mà đồng thời sẽ làm giảm đƣợc các khoản đặt cọc phải trả trƣớc cho ngƣời bán.
Thứ hai, cần xây dựng và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng để vừa
tiêu thụ đƣợc hàng hòa vừa thu hồi đƣợc tiền hàng một cách nhanh chóng, có hiệu quả. Công ty phải phân tích kỹ càng các đối tƣợng khách hàng sao cho chọn lọc đƣợc những khách hàng có đủ uy tín và năng lực thanh toán nhằm đảm bảo chắc chắn cho nguồn thu hồi vốn sau này của công ty. Đồng thời phải tăng cƣờng thƣờng xuyên tìm kiếm những bạn hàng tiêu thụ đầu ra, những nhà cung cấp đầu vào lớn có uy tín với chính sách tín dụng thƣơng mại có những điều khoản chặt chẽ để nâng cao tính chất chuyên nghiệp hóa trong vấn đề mua bán yếu tố đầu vào và tiêu thụ sản phẩm đầu ra.
Thứ ba, công ty phải thiết lập lại chính sách bán chịu, các điều khoản
thanh toán, các khoản chiết khấu... phù hợp với tình hình của công ty trong thời gian này. Đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa về số lƣợng và chất lƣợng cho khách hàng nhằm giữ uy tín của công ty với bạn hàng, nhất là với những bạn hàng lâu dài , tiềm năng. Đối với việc sử dụng chiết khấu thanh toán, việc quan trọng là công ty phải xác định đƣợc tỷ lệ chiết khấu thích hợp, qua đó mới phát huy đƣợc hiệu quả của công cụ này trong chính sách bán hàng. Để
có thể xác định tỉ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vốn hiền hàng của ngân hàng. Bởi vì khi bán hàng trả chậm công ty sẽ phải sử dụng nguồn vốn mình huy động đƣợc để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất tín dụng để thu hồi đƣợc tiền hàng nhanh vẫn có lợi hơn là không chiết khấu. Việc sử dụng chính sách chiết khấu hợp lý, sẽ còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty trong việc tiêu thụ hàng hóa và sẽ tác động đến doanh thu của công ty.
Thứ tư, Công ty cần lập ngân sách tiền mặt. Từ dự toán và bản tiến độ
thực hiện hợp đồng đặt hàng có thể xây dựng một ngân sách tiền mặt cho từng hợp đồng, Công ty phải dự kiến nguồn và tiền mặt cho cả Công ty trong tƣơng lai. Những dự kiến này nhằm 2 mục đích:
Cho thấy nhu cầu tiền mặt trong tƣơng lai, giúp Công ty có định hƣớng dự trữ đủ lƣợng tiền mặt cần thiết, không lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán, hoặc là phải huy động tiền mặt từ các nguồn có chi phí cao để bù đắp.
Dự kiến dòng tiền mặt cung cấp một cách chuẩn mực để đánh giá thành quả hoạt động sau này, bởi dòng tiền mà doanh nghiệp quan tâm hơn là dòng tiền tài chính chứ không phải dòng tiền kế toán.
Công ty theo dõi thời gian trung bình các khoản khách hàng thanh toán để dự đoán tỷ lệ doanh thu hàng quý có thể chuyển thành tiền mặt ngay trong quý đó và phần có thể chuyển sang quý tiếp theo trong các khoản phải thu.
Khoản phải thu cuối kì = Khoản phải thu đầu kì + Doanh thu – Tiền đã thu Chuẩn bị ngân sách tiền mặt (dòng tiền chi ra):
- Thanh toán các khoản phải trả - Chi phí trả bằng tiền
- Chi tiêu vốn
Dòng tiên thu vào dự kiến = Nguồn tiền mặt – Sử dụng tiền mặt
Công ty cần cân đối số dƣ tiền măt, không cho phép tiền quá gần bờ vực, lập một số dƣ tiền mặt đảm bảo hoạt động tối thiểu để chuẩn bị cho những khoản chi ngoài dự kiến. Tiếp đó là triển khai kế hoạch tài trợ ngắn hạn một cách kinh tế nhất có thể cho những nhu cầu dự kiến.
Thứ năm, công ty nên áp dụng hình thức kỷ luật thanh toán chặt chẽ
nhằm hạn chế tối đa xác khoản nợ khó đòi, thực hiện công tác đúc thốc khách hàng trả nợ đúng hạn đó là :
Trong các hợp đồng tiêu thụ hàng hóa ghi rõ thời hạn thanh toán, kỷ luật thanh toán.... và các yêu cầu phải thực hiện đầy đủ nghiêm túc các khoản đã quy định trong hợp đồng phù hợp với chế độ chính sách tài chính quy định. Chẳng hạn nếu thanh toán chậm so với thời hạn quy định sẽ phải chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn hoặc chịu lãi suất quá hạn của ngân hàng....
Có thể gửi các giấy báo thu hồi nợ trƣớc khi đến điểm thu nợ để cho khách hàng chủ động trong việc chuẩn bị và tránh đƣợc các chi phí hay rủi ro về việc khách hàng chƣa chuẩn bị đầy đủ tiền và kịp hạn thời hạn thanh toán.
Đối với các khoản nợ đƣợc coi là nợ xấu, nợ khó đòi ngoài việc lập các khoản dự phòng thì công ty cần có những biện pháp hỗ trợ trong việc xử lý nợ nhƣ gia hạn nợ, tiến hành giảm bớt lãi suất hoặc vốn nợ nhằm thu hồi phần nào các khoản vốn đã bỏ ra...
3.2.7. Sử dụng các biện pháp phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra
Khi đã kinh doanh trong nền kinh tế thị trƣờng, Traphaco luôn phải nhận thức đƣợc rằng mình phải sẵn sang đỗi phó với mọi sự thay đổi, biến động phức tạp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Những rủi ro bất thƣờng trong kinh doanh nhƣ: nền kinh tế lạm phát, giá cả thị trƣờng tăng lên,… mà nhiều khi nhà quản lý không lƣờng hết đƣợc. Vì vậy, để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra, Traphaoc cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa để khi vốn lƣu động bị hao hụt, công ty có thể có ngay nguồn bù đắp, đảm
bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Cụ thể, các biện pháp mà công ty có thể áp dụng là:
Mua bảo hiểm hàng hóa đối với những hàng hóa đang đi đƣờng cũng nhƣ hàng hóa nằm trong kho. Tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp công ty có điều kiện về tài chính để chống đỡ có hiệu quả mọi rủi ro, tổn thất bất ngờ xảy ra mà vẫn không ảnh hƣởng nhiều đến vốn lƣu động.
Công ty nên tiếp tục thực hiện việc trích lập quỹ dự phòng tài chính, quỹ nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng giảm giá hàng bán tồn kho để phòng ngừa tối đa những rủi ro có thể xảy ra.