II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VANG:
2. Công tác tuyển dụng:
2.1. Công tác dự báo cầu nhân lực và lập kế hoạch tuyển dụng:
a) Xác định nhu cầu tuyển dụng.
Nhu cầu tuyển dụng là nhu cầu về nhân sự cho hiện tại và tương lai của công ty. Nhu cầu tuyển dụng xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ; từ nhu cầu về khối lượng công việc; kế hoạch phát triển của từng phòng ban theo từng thời kỳ, bao gồm:
Chiến lược kinh doanh và quy mô phát triển của công ty Tỷ lệ biến động hoặc thuyên chuyển lao động
Tuyển dụng dự phòng cho vị trí chức danh thường xuyên xảy ra biến động nhân sự.
Nhu cầu tuyển dụng được phân thành 2 loại theo Quy chế tuyển dụng, gồm: Nhu cầu tuyển dụng định kỳ và nhu cầu tuyển dụng không định kỳ. Nhu cầu tuyển dụng không định kỳ phát sinh khi:
Khi thành lập thêm các phòng ban, bộ phận mới ngoài kế hoạch ngân sách.
Khi công ty thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức. Khi có nhân viên nghỉ việc, điều chuyển công tác, bệnh tật, thai sản… Khi có ứng viên là đối tượng tài năng muốn gia nhập công ty.
Trách nhiệm thực hiện:
cầu tuyển dụng không định kỳ khi phát sinh.
Trưởng phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm đối chiếu với cơ cấu tổ chức của từng phòng ban nghiệp vụ, kiểm tra lại nhu cầu bổ xung nhân sự để tham mưu lên Giám đốc dựa trên đề nghị của phòng ban nghiệp vụ.
Thời gian thực hiện:
Đối với nhu cầu tuyển dụng định kỳ: Được xác định tại thời điểm lập ngân sách hàng năm của công ty. Nhu cầu tuyển dụng định kỳ được Giám đốc phê duyệt cùng ngân sách của từng phòng ban.
Đối với nhu cầu tuyển dụng không định kỳ: Được xác định tại thời điểm phát sinh nhu cầu của phòng ban nghiệp vụ.
b) Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng:
Trách nhiệm thực hiện: Giám đốc có trách nhiệm phê duyệt nhu cầu tuyển dụng định kỳ và không định kỳ của phòng ban nghiệp vụ. Giám đốc có thể ủy quyền cho Giám đốc chi nhánh được duyệt các nhu cầu tuyển dụng không định kỳ khi có phát sinh nhưng không vượt quá tổng số nhân sự trong ngân sách đã được Giám đốc phê duyệt trong năm đối với chi nhánh.
Thời gian thực hiện: Tại ngày xác định nhu cầu.
c) Lập kế hoạch tuyển dụng:
Trên cơ sở nhu cầu tuyển dụng đã được Giám đốc phê duyệt, phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng đối với từng vị trí.
Các nội dung cần triển khai trong kế hoạch tuyển dụng:
Xác định vị trí cần tuyển dụng kèm theo thông báo tuyển dụng về mô tả công việc, yêu cầu tuyển dụng…
Xác định nguồn ứng viên, gồm nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài.
Xác định cách thức tuyển dụng: lựa chọn một hoặc nhiều cách thức thông qua đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng thông thường; sử dụng các dịch vụ hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ; trực tiếp tuyển tại các trường đại học…
Xác định thời gian tổ chức tuyển dụng theo từng bước, nhân sự và trách nhiệm trong việc tham gia tuyển dụng.
Trách nhiệm thực hiện:
Phòng ban nghiệp vụ có trách nhiệm lập Thông báo tuyển dụng.
Tổng giám đốc có trách nhiệm xem xét phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.
Thời gian thực hiện: Sau 01 ngày kể từ ngày được Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền phê duyệt nhu cầu tuyển dụng.
2.2. Hoạt động tuyển mộ:
Nguồn và phương pháp tuyển mộ: Nguồn tuyển dụng của công ty sử dụng cả 2 nguồn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tuy nhiên công ty vẫn ưu tiên nguồn bên ngoài hơn.
Nguồn nội bộ: Công ty sử dụng nguồn nội bộ khi tuyển những vị trí quan trọng như phó, trưởng các phòng ban, giám đốc chi nhánh. Hầu hết những vị trí này được đề bạt là những người đang làm việc tại công ty, có thành tích làm việc tốt. Khi tuyển dụng nguồn này thì sẽ tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Họ là những người đã quen với cách làm việc trong tổ chức, đã được thử thách về lòng trung thành, có mối quan hệ với các nhân viên khác vì vậy công việc sẽ diễn ra trôi chảy và không gây xáo trộn trong tổ chức. Khi nguồn nội bộ không có người nào phù hợp thì mới tuyển nguồn bên ngoài.
Phương pháp công ty áp dụng khi tuyển nguồn nội bộ là tìm hiểu thông tin của các ứng viên lưu trữ trong hồ so nhân sự để tìm được người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển, từ đó có thể đưa ra các quyết định thuyên chuyển, đề bạt một cách hợp lý.
Công ty luôn đăng thông báo tuyển mộ trên thông báo của các phòng ban và chi nhánh.
Nguồn bên ngoài: Đối với các vị trí như kỹ sư, nhân viên các phòng ban, bảo vê, công nhân, tạp vụ, lái xe… thì công ty chủ yếu tuyển mộ từ nguồn bên ngoài. Phương pháp tuyển mộ của công ty khá phong phú đa dạng, tuy nhiên công ty tập trung chủ yếu vào phương pháp là thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong công ty, đăng tuyển qua trang web của công ty…mà chưa chú trọng đến việc cử cán bộ tuyển dụng đến các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề chuyên nghiệp; chính vì thế hình ảnh của công ty chưa được nhiều người biết đến.
2.3. Hoạt động tuyển chọn:
Quy trình tuyển chọn
a) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên:
Đối với nguồn bên ngoài: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ. Người lao động muốn xin vào làm việc và ký hợp đồng lao động tại công ty phải có đầy đủ tiêu chuẩn sau:
Tốt nghiệp các trường đại học và cao đẳng hệ chính quy, sử dụng thành thạo vi tính, tiếng Anh trình độ B trở lên (đối với lao động gián tiếp); Tốt nghiệp các trường trung học nghề hệ chính quy (đối với lao động gián tiếp). Trường hợp người lao động tốt nghiệp các trường đại học tại chức phải có kinh nghiệm thực tế công tác lĩnh vực chuyên môn tại vị trí cần tuyển dụng từ 3 năm trở lên.
Sau khi sàng lọc hồ sơ, phòng tổ chức hành chính phải tổng hợp danh sách ứng viên và cập nhật vào Database tuyển dụng hàng năm của công ty.
Đối với nguồn bên trong: Nguồn bên trong thì công ty sẽ xem xét những hồ sơ được lưu, cần xem xét kỹ quá trình công tác, thành tích công việc, năng lực làm việc, đặc điểm tính cách có phù hợp công việc không nhất là với những vị trí quan trọng.
b) Thi tuyển:
Những người có hồ sơ đáp ứng sẽ được thông báo đến dự kiểm tra. Nội dung bài thi bao gồm:
Bài thi về kiến thức nghiệp vụ của vị trí tuyển dụng, đây là bài bắt buộc đối với tất cả các vị trí
Bài thi trắc nghiệm IQ để đánh giá khả năng tư duy logic. Bài thi ngoại ngữ đối với các vị trí yêu cầu trình độ ngoại ngữ. Bài thi kỹ năng đối với từng vị trí. Có thể là word, excel… Và các bài thi theo từng vị trí.
Đề thi do Trưởng ban nghiệp vụ soạn thảo và phòng tổ chức hành chính kiểm soát. Trước mỗi đợt thi tuyển, trưởng ban nghiệp vụ phải chuẩn bị ít nhất 03 đề thi nghiệp vụ cùng với đáp án cùng với thang điểm và gửi về phòng tổ chức hành chính để tập hợp thành ngân hàng đề thi. Phòng tổ chức
hành chính sẽ lựa chọn ngẫu nhiên một đề thi và trình giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành thi tuyển.
Sau khi có kết quả thì phòng tổ chức hành chính thông báo cho đối tượng tham gia kết quả kiểm tra. Thường là một tuần sau ngày thi và thông báo qua điện thoại và email cho các ứng viên. Các đối tượng được lựa chọn qua đợt kiểm tra sẽ được thử việc.
c) Phỏng vấn:
Chỉ những chức vụ công việc quan trọng như phó phòng, giám đốc chi nhánh trực thuộc thì công ty mới tổ chức phỏng vấn.
Mục đích của cuộc phỏng vấn là tỉm hiểu kỹ ứng viên về các mặt như phong cách, thái độ giao tiếp, nguyện vọng, khả năng phản ứng trước các tình huống do người phỏng vấn đưa ra.
Thời gian thực hiện: sau bước thi tuyển 03 ngày. d) Thông báo kết quả cho ứng viên:
Căn cứ vào kết quả tổ chức tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng sẽ tổng hợp danh sách ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng chuyển cho phòng tổ chức hành chính trình Giám đốc.
Giám đốc ký thư mời nhận việc và phòng tổ chức hành chính làm các thủ tục mời ứng viên đến ký thư nhận việc. Thông báo được gửi đến cho các ứng viên bằng email hoặc thông báo trên website của công ty.
e) Tiếp nhận thử việc/ thời vụ:
Với các ứng viên lọt qua vòng thi tuyển và phỏng vấn. Phòng tổ chức hành chính sẽ thông báo thử việc trên cơ sở các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển dụng. Lập Hợp đồng thử việc hoặc Hợp động lao động thời vụ. Tổ chức cung cấp nguồn nhân lực nhân viên mới theo thông báo chuẩn bị nguồn lực.
f) Đánh giá kết quả thử việc:
Trong quá trình thử việc/ thời vụ Trưởng phòng ban nghiệp vụ có trách nhiệm phân công cán bộ kèm cặp, đào tạo nhân viên mới và thường xuyên theo dõi, đánh giá kết quả thử việc/ thời vụ. Phòng tổ chức hành chính sẽ có trách nhiệm đánh giá kết quả của nhân viên.
g) Ký hợp đồng lao động:
Nhân viên thử việc/ thời vụ có kết quả đánh giá đạt yêu cầu sẽ được xem xét ký hợp đồng lao động với công ty và có quyết định xếp lương theo thang bảng lương của công ty.