2.1.4.1 Tổ chức bộ mõy kế toõn
Cụng ty cổ phần thiết bị CEVT lă đơn vị kinh tế hạch toõn độc lập, mụ hỡnh kế toõn tập trung. Phũng kế toõn của Cụng ty cú 4 người gồm: 01 kế toõn trưởng, 03 kế toõn viớn. Cú thể khõi quõt hệ thống tổ chức bộ mõy kế toõn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ : Tổ chức bộ mõy kế toõn của Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ CEVT
Bộ mõy kế toõn của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung. Cụng ty chỉ mở một bộ sổ kế toõn, tổ chức bộ mõy kế toõn để thực hiện tất cả cõc giai đoạn kế toõn ở mọi phần hănh kế toõn. Phũng kế toõn của Cụng ty phải được thực hiện toăn bộ cụng tõc kế toõn từ thu, chi, ghi sổ, xử lý lập bõo cõo tổ chức vă bõo cõo quản trị. Phũng kế toõn của Cụng ty đờ tớch cực tổ chức tốt cụng tõc kế toõn với tư cõch lă một cụng cụ hoạt động kinh tế của Cụng ty, luụn bõm sõt quõ trỡnh kinh doanh đảm bảo cung cấp thụng tin đầy đủ, chớnh xõc, kịp thời phục vụ cho cụng tõc quản lý.
Nhiệm vụ của từng cõn bộ trong bộ mõy kế toõn của từng Cụng ty:
- Kế toõn trưởng lă người cú trỡnh độ chuyớn mụn về kế toõn vă do Giõm đốc tuyển chọn. Kế toõn trưởng lă người giỳp việc cho Giõm đốc trong phạm vi
Kế toán trịng
Kế toán bán hàng
Kế toán thanh
hội đồng tăi chớnh kế toõn của Cụng ty, chịu trõch nhiệm về toăn bộ hoạt động tăi chớnh kế toõn của Cụng ty trước hội đồng thănh viớn vă trước phõp luật.
Kế toõn trưởng lă người trực tiếp chịu trõch nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngđn hăng, cõc hoạt động tăi chớnh vă chịu sự kiểm tra giõm sõt của hội đồng thănh viớn, Giõm đốc Cụng ty.
- Kế toõn bõn hăng lă người theo dừi tỡnh hỡnh bõn hăng trong kỳ. Hăng ngăy hay định kỳ kế toõn bõn hăng phải ghi số liệu từ chứng từ văo sổ chi tiết, tớnh giõ vốn xuất kho, hăng gửi bõn, doanh thu bõn hăng, thuế tớnh trờn doanh thu, chiết khấu, giẩm giõ hăng bõn, hăng bõn bị trả lại, chi phớ quản lý kinh doanh, cuối thõng lập bảng tổng hợp tỡnh hỡnh bõn hăng văo Nhật ký chung chuyển cho kế toõn trưởng.
- Thủ quỹ: lă người nắm giữ ngđn sõch của Cụng ty theo dừi tiền mặt tại quỹ, người trực tiếp cất giữ, bảo quản vă thu cõc khoản doanh thu bõn hăng... trực tiếp xuất tiền cho cõc khoản chi phớ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi cú lệnh của cấp trớn. Thực hiện cõc nghiệp vụ gửi tiền mặt văo ngđn hăng vă rỳt tiền gửi ngđn hăng về quỹ tiền mặt.
- Kế toõn thanh toõn cụng nợ: Theo dừi cụng nợ của khõch hăng, đồng thời phản õnh tỡnh hỡnh thanh toõn tiền với ngđn hăng một cõch chớnh xõc đảm bảo đỳng chế dộ kế toõn hiện hănh.
2.1.4.2 Hỡnh thức kế toõn toõn cụng ty õp dụng
Do đặc điểm tổ chức nhđn sự, cũng như đặc điểm mă ngănh mă doanh nghiệp tham gia đú lă sản phẩm doan nghiệp lăm ra cú số lượng vă chất lượng theo đơn đặt hăng của bạn hăng, ngoăi ra vũng đời của sản phẩm cũng rất dăi, trung bỡnh lă 1 thõng, để đõp ứng yớu cầu của cụng tõc quản lý, cung cấp kịp thời thụng tin
hoạt động SXKD theo thời gian vă cú hệ thống, do đú hỡnh thức sổ kế toõn õp dụng tại cụng ty lă hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Hệ thống sổ kế toõn được Cụng ty sử dụng bao gồm: + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cõi
+ Sổ tổng hợp chi tiết + Sổ, thẻ kế toõn chi tiết
(1)- Hăng ngăy, căn cứ văo cõc chứng từ kế toõn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toõn cựng loại đờ được kiểm tra, được dựng lăm căn cứ ghi sổ, kế toõn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ văo Chứng từ ghi sổ để ghi văo sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi văo Sổ Cỏi. Cỏc chứng từ kế toõn sau khi lăm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dựng để ghi văo Sổ, Thẻ kế toõn chi tiết cú liớn quan.
(2)- Cuối thõng, phải khoõ sổ tớnh ra tổng số tiền của cõc nghiệp vụ kinh tế, tăi chớnh phõt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phõt sinh Nợ, Tổng số phõt sinh Cú vă Số dư của từng tăi khoản trớn Sổ Cõi. Căn cứ văo Sổ Cõi lập Bảng Cđn đối số phõt sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trớn Sổ Cõi vă Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cõc sổ, thẻ kế toõn chi tiết) được dựng để lập Bõo cõo tăi chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phõt sinh Nợ vă Tổng số phõt sinh Cú của tất cả cõc tăi khoản trớn Bảng Cđn đối số phõt sinh phải bằng nhau vă bằng Tổng số tiền phõt sinh trớn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ vă Tổng số dư Cú của cõc tăi khoản trớn Bảng Cđn đối số phõt sinh phải bằng nhau, vă số dư của từng tăi khoản trớn Bảng Cđn đối số phõt sinh phải bằng số dư của từng tăi khoản tương ứng trớn Bảng tổng hợp chi tiết
2.1.4.3 Chế độ kế toõn õp dụng tại đơn vị:
Cụng ty hiện đang õp dụng chứng từ vă hệ thống tăi khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngăy 20 thõng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tăi chớnh.
- Cõc loại bõo cõo kế toõn:
+Bảng cđn đối kế toõn. (Mẫu số B01 – DN)
+Bõo cõo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN) +Bõo cõo lưu chuyển tiền tệ. (Mẫu số B03 – DN)
+Thuyết minh bõo cõo tăi chớnh. (Mẫu số B04 – DN)
Trỡnh tự kế toõn ghi sổ theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ được sử dụng tại cụng ty như sau:
Ghi hăng ngăy Ghi cuối thõng Chứng từ gỉc Sư, thẻ kế toán chi tiết Bảng tưng hợp chứng từ gỉc Sư quỹ Chứng từ ghi sư Sư đăng ký chứng từ ghi sư Sư cái Bảng cân đỉi sỉ phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tưng hợp
Đối chiếu, kiểm tra
2.2 Thực trạng kế toõn bõn hăng vă xõc định kết quả kinh doanh tại cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ CEVT phần thiết bị cụng nghệ CEVT
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bõn hăng tại cụng ty
- Cụng ty chuyờn sản xuất vă kinh doanh cõc mặt hăng về điện, cõc mụ hỡnh sử dụng để giảng dạy trong cõc trường dạy nghề thớ dụ như mụ hỡnh hoạt động của động cơ điện 3 pha,1 pha,bộ thực hănh kĩ năng lắp điện gia đỡnh…..cỏc mặt hăng được sản xuất vă kinh doanh chủ yếu được đõp ứng nhu cầu trong nước, hiện nay địa băn kinh doanh của doanh nghiệp khụng chỉ được giới hạn tại Hă Nội mă cũn được mở rộng ra đến tận cõc khõch hăng ở miền trung như Hă Tĩnh, Đă Nẵng..Do tớnh chất sản phẩm về qui cõch, số lượng của bạn hăng thường thay đổ theo từng hợp đồng, cho nớn doanh nghiệp chỉ õp dụng hỡnh thức bõn hăng theo hợp đồng. - Hiện tại doanh nghiệp bõn hăng theo 1 hỡnh thức chủ yếu lă: bõn hăng trực tiếp cho khõch hăng.
-Doanh nghiờp õp dụng 3 hỡnh thức thanh toõn lă: thanh toõn trước, hoặc thanh toõn sau, hoặc thanh toõn tại thời điểm giao hăng
* Đối với hỡnh thức thanh toõn trước: Doanh nghiệp chỉ õp dụng hỡnh thức năy đối với những hợp đồng cú trị giõ lớn, hoặc khõch hăng yớu cầu sản phẩm cú những chi tiết phức tạp, hoặc cú nguồn gốc từ nước ngoăi.
* Đối với hỡnh thức thanh toõn ngay tại lỳc giao hăng: lă hỡnh thức thanh toõn mă bạn hăng đến kho của cụng ty nhận hăng húa, đồng thời thanh toõn cho doanh nghiệp toăn bộ số tiền hăng.
* Đối với hỡnh thức thanh toõn trả chậm, trả gúp: doanh nghiệp chỉ õp dụng hỡnh thức thanh toõn năy đối với những bạn hăng lđu năm, cú uy tớn trong việc chi trả thanh toõn.
2.2.2 Thủ tục bõn hăng vă chứng từ sử dụng
Cõc chứng từ được sử dụng trong hạch toõn bõn sản phẩm bao gồm: phiếu thu, hoõ đơn GTGT, Hoõ đơn bõn hăng, hợp đồng mua bõn hăng hoõ, biớn bản kiểm nhận……
Khi khõch hăng cú nhu cầu mua hăng hoõ của cụng ty, phũng kinh doanh sẽ liớn hệ với khõch hăng để biết nhu cầu thực tế của khõch hăng như thế năo, căn cứ văo chớnh sõch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vă tỡnh hỡnh cụng nợ với khõch hăng, phũng kinh doanh tiến hănh lập hợp đồng mua bõn, nếu hợp đồng mua bõn phự hợp với cõc điều kiện của doanh nghiệp vă được giõm đốc ký duyệt, phũng kinh doanh tiến hănh lập kế hoạch sản xuất, sau khi sản phẩm đờ sản xuất hoăn thiện, theo hợp đồng, cụng ty xuất kho giao hăng cho khõch hăng theo hợp đồng đờ ký kết, khi hăng hoõ được giao cho khõch hăng cụng ty cú ban kiểm nhận, ban kiểm nhận bao gồm: đại diện phũng kĩ thuật, đại diện phũng kinh doanh, thủ kho,đại diện phũng kế toõn. Căn cứ văo biớn bản kiểm nhận đối chiếu với hợp đồng mua bõn, thủ kho ghi phiếu xuất kho lăm 2 liờn ( liờn 1 lưu, liớn 2 giao cho phũng kế toõn). Căn cứ văo biớn bản giao nhận, hợp đồng mua bõn, phũng kinh doanh tiến hănh phõt hănh hoõ đơn bõn hăng hoặc hoõ đơn GTGT ( 3 liớn) theo yớu cầu của khõch hăng. Trong thõng 4 doanh nghiệp phõt sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế liớn quan đến bõn hăng, sau đđy em xin trớch dẫn một nghiệp vụ bõn hăng phổ biến của doanh nghiệp:
CỘNG HềA Xấ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
---
ĐƠN YÍU CẦU ĐẶT HĂNG THIẾT BỊ TẠI CễNG TY CEVT
Kớnh gửi: cụng ty CP CEVT
Chỳng tụi yớu cầu đặt hăng với những thụng tin vă nội dung sau đđy 1. Tớn cụng ty: cụng ty cổ phần điện tử Thỏi Nguyờn
2. Nghề nghiệp đặc trưng: chuyớn buốn bõn thiết bị điện tử cụng nghiệp
3. Địa chỉ: 412-Lương Ngọc Quyến- Thỏi Nguyờn ĐT: ……… 4. Sản phẩm yớu cầu:
Sản phẩm Đơn vị Số lượng
Bộ TH khớ cụ điện cơ bản Bộ 10
Mụ hỡnh động cơ khụng đồng bộ 3 pha Bộ 10
Mụ hỡnh mõy biến õp 1 pha Bộ 10
5. Chất liệu yớu cầu: ……… 6. Kiểu dõng yớu cầu:
7. Phương thức thanh to Tiền mặt Ê l
Chuyển khoản Ê
8. Người đại diện yớu cầu:
Họ tờn: …Lấ Văn Quý…ĐT ………..Chức vụ: …nhừn viờn cung tiớu
Hă Nội, ngăy2 thõng4 năm 2010
ĐẠI DIỆN BấN ĐẶT HĂNG
Ký tớn
BấN NHẬN ĐƠN
CỘNG HềA Xấ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
---
HỢP ĐỒNG MUA BÂN HĂNG HểA
Hợp đồng số: 15 - HĐMB
- Căn cứ phõp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhă nước vă cõc văn bản hướng dẫn thi hănh của cõc cấp, cõc ngănh;
- Căn cứ văo đơn chăo hăng (đặt hăng hoặc sự thực hiện thỏa thuận của hai bớn).
Hụm nay ngăy 4 Thõng 4năm 2010
Tại địa điểm:cụng ty CP thiết bị cụng nghệ CEVT Chỳng tụi gồm:
Bớn A
- Tớn doanh nghiệp: CễNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CễNG NGHỆ CVET - Địa chỉ trụ sở chớnh: Địa chỉ: Nhă E1 ngừ 319-Tam Trinh-Hoăng Mai
- Điện thoại: 0436342875.Fax: 0436340503
- Tăi khoản số:
- Mở tại ngđn hăng:
- Đại diện lă: ụng Lớ Hồng Nam
- Chức vụ: giõm đốc
- Giấy ủy quyền (nếu thay giõm đốc ký) số: ……… ngăy …. Thõng ….. năm Do ……….. chức vụ ……… ký.
Bớn B
- Tớn doanh nghiệp: cụng ty cổ phần điện tử Thỏi Nguyờn - Địa chỉ trụ sở chớnh: 412-Lương Ngọc Quyến- Thỏi Nguyờn - Điện thoại: 0280 3645669 Fax: 0280 3645750
- Tăi khoản số:
- Mở tại ngđn hăng:
- Đại diện lă: Lớ Văn Quý
- Chức vụ: nhđn viớn mua hăng
- Giấy ủy quyền (nếu thay giõm đốc ký) số: 23 ngăy 26. Thõng 4 năm 2010 Do ……….. chức vụ ……… ký
Hai bớn thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau:
Điều 1: Nội dung cụng việc giao dịch 1. Bớn A bõn cho bớn B:
ST T
Tớn sản phẩm hăng húa dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giõ Thănh tiền
1 Bộ TH khớ cụ điện cơ bản Bộ 10 5500000 55000000 2 Mụ hỡnh động cơ khụng đồng bộ 3 pha Bộ 10 7320000 109800000 3 Mụ hỡnh mõy biến õp 1 pha Bộ 10 7980000 79800000 Cộng 244600000
Tổng giõ trị bằng chữ: hai trăm bốn mươi bốn triệu sõu trăm ngăn đồng chẵn
Điều 2: Giõ cả
Đơn giõ mặt hăng trớn lă giõ ………….. theo văn bản ………..(nếu cú) …….. của
Điều 3: Chất lượng vă quy cõch hăng húa
1. Chất lượng mặt hăng ……… được quy định theo 2.
3.
Điều 4: Bao bỡ vă ký mờ hiệu
1. Bao bỡ lăm bằng:
2. Quy cõch bao bỡ ……….. cỡ ……….. kớch thước
3. Cõch đúng gúi:
Trọng lượng tịnh:
Điều 5: Phương thức giao nhận
1. Bớn A giao cho bớn B theo lịch sau: Số thứ tự Tớn hăng Đơn vị Số
lượng Thời gian Địa điểm
Ghi chỳ 1 2 3 Bộ TH khớ cụ điện cơ bản Mụ hỡnh động cơ khụng đồng bộ 3 pha Mụ hỡnh mõy biến õp 1 pha Cõi Cõi cõi 10 10 10 14/4/2010 - - Kho hăng cụng ty CEVT
2. Phương tiện vận chuyển vă chi phớ vận chuyển do bớn B chịu. 3. Chi phớ bốc xếp (mỗi bớn chịu một đầu)
4. Quy định lịch giao nhận hăng húa mă bớn mua khụng đến nhận hăng thỡ phải chịu chi phớ lưu kho bời lă 50000đồng-ngăy. Nếu phương tiện vận chuyển bớn mua đến mă bớn bõn khụng cú hăng giao thỡ bớn bõn phải chịu chi phớ thực tế cho việc điều động phương tiện.
5. Khi nhận hăng, bớn mua cú trõch nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cõch hăng húa tại chỗ. Nếu phõt hiện hăng thiếu hoặc khụng đỳng tiớu chuẩn chất lượng v.v… thỡ lập biớn bản tại chỗ, yớu cầu bớn bõn xõc nhận. Hăng đờ ra khỏi kho bớn bõn khụng chịu trõch nhiệm (trừ loại hăng cú quy định thời hạn bảo hănh).
Trường hợp giao nhận hăng theo nguyớn đai, nguyớn kiện, nếu bớn mua sau khi chở về nhập kho mới hiện cú vi phạm thỡ phải lập biớn bản gọi cơ quan kiểm tra trung gian (Vinacontrol) đến xõc nhận vă phải gửi đến bớn bõn trong hạn 10 ngăy tớnh từ khi lập biớn bản. Sau 15 ngăy nếu bớn bõn đờ nhận được biớn bản mă khụng cú ý kiến gỡ thỡ coi như đờ chịu trõch nhiệm bồi thường lụ hăng đú.
6. Mỗi lụ hăng khi giao nhận phải cú xõc nhận chất lượng bằng phiếu hoặc biớn bản kiểm nghiệm; khi đến nhận hăng, người nhận phải cú đủ:
- Giấy giới thiệu của cơ quan bớn mua; - Phiếu xuất kho của cơ quan bớn bõn; - Giấy chứng minh nhđn dđn.
1. Bớn bõn cú trõch nhiệm bảo hănh chất lượng vă giõ trị sử dụng tất cả cõc loại sản phẩm cho bớn mua trong thời gian lă 7 ngăy
2. Bớn bõn phải cung cấp đủ mỗi đơn vị hăng húa một giấy hướng dẫn sử dụng (nếu cần).
Điều 7: Phương thức thanh toõn
1. Bớn B thanh toõn cho bớn A bằng hỡnh thức tiền mặt tại thời điểm giao hăng 2. Điều 8: Cõc biện phõp bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu cần).
Lưu ý: Chỉ ghi ngắn gọn cõch thức, tớn vật bảo đảm vă phải lập biớn bản riớng. Điều 9: Trõch nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng
1. Hai bớn cam kết thực hiện nghiớm tỳc cõc điều khoản đờ thỏa thuận trớn, khụng được đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng, bớn năo khụng thực hiện hoặc đơn phương đỡnh chỉ thực hiện hợp đồng mă khụng cú lý do chớnh đõng thỡ sẽ bị phạt tới 10 % giõ trị của hợp đồng bị vi phạm (cao nhất lă 12%).
2. Bớn năo vi phạm cõc điều khoản trớn đđy sẽ phải chịu trõch nhiệm vật chất theo quy