2.2.1.1. Chức năng của Công ty:
- Cung cấp những sản phẩm và thiết bị văn phòng: máy vi tính, máy in, photocopy, máy chiếu, tổng đài, hệ thống mạng, mực in chính hãng các loại ( HP,
EPSON, CANON,…) của các hãngđiện tử hàng đầu ThếGiới. - Thiết kếtrang web theo yêu cầu của khách hàng.
- Xúc tiến thương mại.
- Dịch vụ gia tăng trên mạng Internet: truy cập dữliệu và thông tin trên mạng, xử lý dữ liệu và thông tin trên mạng, trao đổi dữ liệu( không kinh doanh dịch vụ
truy cập-truy nhập Internet).
- Sữa chữa, bảo hành, bảo trì, lắp đặt các loại máy tính đểbàn, máy tính xách tay, máy in và thiết bịngoại vi với loại hình bảo hành, bảo trì, sữa chữa tận nơi.
- Cung cấp các phần mềm được gia công tại Công ty cho các Công ty khác có nhu cầu.
Với đội ngũ kỹ thuật và kinh doanh của Quảng Tin luôn được lựa chọn kỹ càng trước khi trải qua quá trình huấn luyện và cập nhật thường xuyên những thành tựu mới nhất về dịch vụ khách hàng. Quảng Tin xem khả năng làm hài lòng khách
hàng là thước đo của sự thành công của chính mình.Mong rằng trên trang Website:www.quangtin.com sẽ đáp ứng nhu cầu của Quý Khách hàng và những ý kiến đóng góp để đưa Quảng Tin ngày một phát triển và vững mạnh hơn.
2.2.1.2. Nhiệm vụcủa Công ty:
- Quảng Tin kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, kinh doanh theo đúng mục đích hoạt động.
- Bảo đảm phát triển vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Thực hiện đầy đủnghĩa vụ đối với Nhà Nước.
- Thực hiện đúng pháp lệnh kế toán, đảm bảo nộp thuế đúng thời hạn.
- Đảm bảo quyền lợi cho người lao động như: chế độ lương bổng, bảo hiểm, các kỳ nghỉ. Quan tâm giúp đỡ cũng như lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân viên, chung tay góp sức xây dựng Quản Tin vững mạnh.
- Chung tay góp sức chia sẻcùng Cộng đồng, đóng góp và giúp đỡcác tổchức từ thiện, góp phần đem lại hạnh phúc, niềm vui cho những người kém may mắn trong Xã hội.
2.2.2. Cơ cấu tổchức và bộmáy quản lý:
2.2.2.1.Cơ cấu tổchức:
chịu sựquản lý của Hội đồng thành viên.
Sơ đồ2.1:Sơ đồcơ cấu tổchức của Công ty. Nguồn: Công ty TNHH Quảng Tin.
2.2.2.2. Bộmáy quản lý:
Hội đồng thành viên:
-Là cơ quan cao nhất vềquyền quyết định các vấn đềtrong Công ty. - Có tất cảcác quyền và nghĩa vụ đểphát triển và giải thểCông ty. - Có quyền bổsung, sửa đổi điều lệcủa Công ty.
-Đề ra các phương hướng hoạtđộng của Công ty.
- Tổchức họp tối thiểu một năm một lần vào đầu hoặc cuối năm quyết toán. - Trong cuộc họp phải có đầy đủcác thành viên.
Giám đốc điều hành:
-Là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu mọi trách nhiệm trước tập thểcán bộcông nhân viên của Công ty.
- Giám đốc có trách nhiệm hoạch định mọi chính sách, chiến lược phát triển
Hội đồng thành viên Giám đốc điều hành Phòng sale- marketing Giám đốc tài chính Giám đốc kỹthuật Phòng Kếtoán Phòng Giải pháp Phòng Kỹthuật Phòng Chuyên môn môn
của toàn Công ty có trách nhiệm truyền đạt mọi kế hoạch xuống cấp dưới và nhận
tham mưu cốvấn cho các phòng ban bên dưới. - Ban hành quy chếnội bộcủa Công ty.
- Có nhiệm vụ đưa Công ty phát triển đi lên và thực hiện các nội quy của Công ty một cách gương mẫu cho tất cảcác thành viên trong Công ty.
Giám đốc kỹthuật:
- Phụtrách mọi công tác, chuyên môn vềvấn đềkỹthuật.
- Hỗ trợcác kỹthuật viên trong công tác sữa chữa, bảo trì, bảo hành sản phẩm của Công ty.
-Là người có quyết định cao nhất các vấn đềkỹthuật trong Công ty.
Giám đốc tài chính:
- Quản lý công tác tài chính của Quảng Tin.
- Lên kếhoạch tài chính, cảnh báo các nguy cơ, đưa ra dựbáo tin cậy. -Tham mưu cho Giám đốc vềnhững hoạch định, chiến lược tài chính.
Phòng Sale–Marketing:
Là bộphận trực tiếp các vấn đề kinh doanh như:
- Xây dựng các phương án kinh doanh, các chiến lược mang tính thiết yếu. - Tiếp cận thị trường từ đó chọn ra lĩnh vực mặt hàng kinh doanh phù hợp tiến hành tìm kiếm đối tác, khách hàng và lập bảng kếhoạch kinh doanh.
Phòng kỹthuật:
- Phụtách công tác bảo trì, bảo hành sản phẩm cho khách hàn. - Hỗtrợphòng giải pháp thực hiện các dựán.
Phòng giải pháp:
- Xây dựng giảp pháp, triển khai sản phẩm cho khách hàng.
- Khảo sát, lên phương án, lấy thông tin trong quá trình hoàn thiện sản phẩm. - Thiết kế, xây dựng, hoàn thiện sản phẩm theo nhu cầu khách hàng.
Phòng chuyên môn:
-Tư vấn, giải đáp thắc mắc vềnghiệp vụkỹthuật cho khách hàng.
-Hướng dẫn sửdụng các phần mềm và các hỗtrợvềnhiệm vụsản phẩm trong quá trình triển khai sản phẩm.
Phòng kếtoán:
- Thống kê kếtoán, hoạch toán kếtoán.. - Lập sổsách và các báo cáo tài chính.
- Cung cấp thông tin cần thiết vềtình hình kinh doanh, tài chính của nội bộ và cho bên ngoài.
- Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác tình hình vận động của tài sản và nguồn vốn của Công ty.
- Thực hiện phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về chế độ chính sách, các vấn đề liên
quan đến tài chính mà người quản lý cần thiết.
2.3. Sản phẩm và Quy trình hoạt động của Côngt ty
2.3.1. Sản phẩm của Công ty:
Sản phẩm Doanh nghiệp:
Phần mềm Kếtoán.
Phần mềm quản lý xuất nhập khẩu.
Phần mền quản lý nhân sự, chấm công, tiền lương.
Phần mềm quản lý quan hệkhách hàng Phần mềm quản lý kho.
Các danh mục sản phẩm:
Máy tính xách tay: cung cấp các dòng sản phẩm của các hãng nổi tiếng trên ThếGiới: HP, Dell, Apple, ….
máy tính, USB flash, Máy nghe nhạc MP3. MP4, Thiết bịmạng, Phụkiện máy tính, Case vỏmáy tính, Loa máy tính,Điện thoại, Thiết bịkhác, Thiết bịcũ.
Hỗtrợkỹthuật qua ba kênh:
Hỗtrợtrực tiếp tại văn phòng của khách hàng. Hỗtrợ qua điện qua điện thoại.
Kênh hỗtrợtrực tuyến: support.quangtin.com.vn
Tư vấn giải pháp:
- Quảng tin cungg cấp dịch vụ tư vấn và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong các Doanh nghiệp đối với các ứng dụng cho cả hai hệ điều hành Linux (nguồn mở) và Window (nguồn đóng) theo các tiêu chí:
+ Giải pháp đơn giản và đáp ứng các nhu cầu Doanh nghiệp cần. + Tiết kiệm chi phí tối đa nhưng vẫn đảm bảo đủ tính năng.
+ Giải pháp có hướng mở: dễdàng mởrộng tính năng hay phân hệmới trong
2.3.2. Quy trình cungứng sản phẩm của Công ty Quảng Tin.Các gói phẩm cố định Các gói phẩm cố định Marketing cho sản phẩm Khách hàng liên hệ, phản hồi vềsản phẩm Giải đáp, sắp xếp cuộc hẹn với khách hàng Demo sản phẩm
Ghi nhận các yêu cầu phát sinh
Báo giá sản phẩm và thời gian đáp ứng
Ký hợp đồng triển khai
Bàn giao sản phẩm, hướng dẫn sửdụng
Nghiệm thu, thanh lýhợp đồng
Bảo hành sản phẩm
Sơ đồ2.2: Quy trình cungứng sản phẩm của Quảng Tin Computer.
Phân tích quy trình cungứng sản phẩm của Quảng Tin Computer:
Bước 1: Các gói sản phẩm cố định.
- Bao gồm tất cả các sản phẩm của Công ty: các sản phẩm phần mềm Doanh nghiệp, các sản phẩm cố định
Bước 2: Marketing cho sản phẩm.
- Các sản phẩm chủ yếu được quảng cáo qua mạng Internet, với những hình thức Marketing Online.
- Sau khi các mẫu soạn thảo giới thiệu cho từng sản phẩm hoàn thành, công ty sẽ tiến hành quảng cáo với những hình thức như: Đăng tin trên các trang rao vặt,
các diễn đàn, email quảng cáo, đặt bnner quảng cáo, spam mail bằng các công cụhỗ
trợ, …
-Đây là giai đoạn quan trọng, vì thông tin của sản phẩm, hìnhảnh của Công ty
có đến được với khách hàng hay không còn tùy thuộc vào sựthành công của công tác Marketing.
Bước 3: Khách hàng liên hệ, phản hồi vềsản phẩm.
- Khi khách hàng biết thông tin vềsản phẩm và có nhu cầu vềsản phẩm sẽliên hệvới Công ty.
- Nhân viên phải biết được khách hàng đã biết đến sản phẩm của Công ty qua hình thức Marketing nào, từ đó phát huy hình thức hiệu quảnhất.
Bước 4: Giải đáp các thắc mắc và sắp xếp cuộc hẹn.
- Khi khách hàng liên hệ với Công ty, nhân viên của Công ty sẽ giải đáp thắc mắc cho khách hàng và sắp xếp cuộc hẹn khi khách hàng có nhu cầu vềsản phẩm.
Bước 5: Giới thiệu sản phẩm.
- Nhân viên kinh doanh củaCông ty đến gặp trực tiếp khách hàng, trao đổi với khách hàng về tính năng của sản phẩm.
- Sau khi trao đổi thông tin và giới thiệu trực tiếp sản phẩm trên máy tính, nhân viên của Công ty sẽ khảo sát quy trình quản lý, nắm bắt các yêu cầu đặc thù của khách hàng và tư vấn việc ứng dụng sản phẩm vào hoạt động quản lý kinh doanh.
Bước 6: Ghi nhận các yêu cầu phát sinh
- Mỗi sản phẩm đều có những tính năng nhất định, do đó khi trao đổi với khách hàng, Công ty sẽ ghi nhận lại những yêu cầu phát sinh để đáp ứng đầy đủ
những yêu cầu phát sinh đó của khách hàng
- Đây là một trong nhũng cách hữu hiệu giúp Công ty cải thiện và ngày hoàn thiện hơn sản phẩm.
Bước 7: Báo giá sản phẩm và thời gian đáp ứng.
- Sau khi khách hàng đã đồng ý với mức giá mà Công ty đưa ra, hai bên sẽ
thỏa thuận thời gian mà Công ty đáp ứng sản phẩm cho khách hàng.
Bước 8: Ký kết hợp đồng.
- Sau khi khách hàng đã đồng ý với giải pháp sản phẩm, hai bên cùng tiến
hành thương thỏa nội dung hợp đồng.
- Hai bên thống nhất với nhau về thời gian, địa điểm, lịch triển khai, khách
hàng thanh toán trước 50% giá trịhợp đồng.
Bước 9: Bàn giao sản phẩm hoàn thiện và hướng dẫn sửdụng.
- Cán bộ chuyển giao Công ty Quảng Tin khảo sát hệ thống máy tính của khách hàng.
- Khi hệ thống máy tính đã đảm bảo đáp ứng yêu cầu, cán bộ chuyển giao sẽ cài đặt phần mềm lên các máy theo yêu cầu của khách hàng.
- Sau khi phần mềm được cài đặt, nhân viên chuyển giao sẽ hướng dẫn người dùng khai thác các chức năng của sản phẩm trực tiếp trên máy tính.
- Khách hàng chuẩn bị trước dữ liệu mẫu theo hướng dẫn của cán bộ chuyển
giao đểtrong quá trình hướng dẫn người dùng sẽnhập dữliệu mẫu này.
Bước 10: Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Khách hàng kiểm tra báo cáo trong chương trình đảm bảo chính xác so với dữliệu mẫu đã nhập.
- Hai bên cùng thống nhất ký biên bản nghiệm thu sản phẩm, khách hàng thanh toán 50% giá trịhợp đồng còn lại.
Bước 11: Bảo hành sản phẩm
- Công ty Quảng Tin bảo hành phần mềm miễn phí trong vòng 18 tháng trong
các trường hợp sau:
+ Máy tính hỏng cần cài đặt lại phần mềm.
+ Kết thúc thời gian bảo hành, hai bên ký hợp đồng bảo trì với mức 20% giá trị
hợp đồng / năm
-Đối với các sản phẩm không phải là phần mềm, tùy loại hình sản phẩm mà có thời gian bảo hành phù hợp.
2.4. Các hình thức Marketing online được sửdụng tại Công ty:
2.4.1.Đăng tin quảng cáo trên các trang rao vặt:
Là hình thức đăng thông tin của Công ty và những sản phẩm đi kèm lên các danh bạdoanh nghiệp, bao gồm các bước:
- Tập hợp danh sách những website, forum cho đăng thông tin giới thiệu doanh nghiệp
- Soạn thảo mẫu giới thiệu chung vềQuảng Tin.
- Soạn mẫu giới thiệu chung vềsản phẩm của Quảng Tin. - Sửdụng một mẫu nội dung và đăng trên các website.
-Lưu vào nhật ký đăng thông tin.
2.4.2.Đăng ký thành viên và tham gia hoạt động trên các diễn đàn:
Để trở thành thành viên của bất kỳ diễn đàn nào mà Công ty muốn tham gia
như là một trong những cách thức chia sẻ thông tin, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Thì các thành viên của Quảng Tin cần phải đăng ký thông tin, tạo cho mình một tài khoản trên một trang web, forum nhất định và phải tuân thủnghiêm ngặt những quy
định mà forum hoặc diễn đàn đó đưa ra.
2.4.3. Gửi Email quảng cáo:
Là một hình thức Marketing trực tiếp trong đó sửdụng thư điện tử như một
phương diện giao tiếp với khách hàng. Đây được xem là một trong những cách marketing hiệu quảtại Quảng Tin computer.
Hầu hết mỗi nhân viên của Quảng Tin đều có blog cá nhân riêng, đây không
phải là hình thức tiếp thịdành cho các nhân viên phòng sale & marketing, mà dành cho tất cả các nhân viên trong Quảng Tin thực sự tâm huyết với Công ty, thực sự
muốn chung tay góp xây dựng một Quảng Tin thực sựvững mạnh.
Ngoài ra Công ty cũng đã xây dựng một blog công ty riêng, nơi đăng mọi thông tin, hìnhảnh của Công ty. Không những vậy, đây còn là nơi giao lưu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau của các Doanh nghiệp với nhau.
Link blog của Công ty:www.quangtin.com/blog.
2.4.5. Gửi thông tin qua các công cụchat:
Công tác này có sựliên kết với hình thức Marketing qua email.Khi đã có danh sách, các tên hiệu dùng để nói chuyện qua yahoomail hay gmail, các nhân viên sẽ lưu giữcác tên hiệu này vào danh sách các khách hàng của mình.
Các loại công cụ chat được sử dụng tại Quảng Tin: Web-based chat, Instant messaging, Graphical Chat.
2.5. Kết quảhoạt động kinh doanh của Công ty.
Đơn vịtính: đồng.
Chỉtiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Quý 1&2 năm 2011
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.500.000 20.000.000 28.350.689
Doanh thu thuần vềbán hàng và cung cấp dịch vụ 18.500.000 20.000.000 28.350.689
Lợi nhuận gộp vềbán hàng và cung cấp dịch vụ 18.500.000 20.000.000 28.350.689
Doanh thu vềhoạt động tài chính 121.392 221.639 553.264
Chi phí quản lý Doanh nghiệp 43.682.449 101.785.568 32.652.125 12.123.515
Lợi nhuận thuần từhoạt động kinh doanh (43.682.449) (83.164.176) (12.430.486) 16.780.438
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (43.682.449) (83.164.176) (12.430.486) 16.780.438
Lợi nhuận sau thuếthu nhập Doanh nghiệp (32.761.837) (62.373.132) (9.322.865) 12.585.329
Bảng 2.1: Bảng kết quảhoạt động kinh doanh của công ty. Nguồn: Phòng Kếtoán–công ty TNHH Quảng Tin
Do công ty mới thành lập nên doanh thu thì chưa có trong khi chi phí lại quá cao. Các chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 chưa có, năm 2009 cũng chỉ có 18.500.000đ.
Và doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2008 chưa có, năm 2009 cũng chỉ có
121.393đ. Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 tăng hơn năm 2008 là 58.103.119đ. Các chỉtiêu: lợi nhuận thuần từhoạt động kinh doanh, tổng lợi nhuận