5. Bố cục đề tài
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.2.1. Chức năng
Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An – Huế là một đơn vị SXKD ra những mặt hàng thiết yếu với nhu cầu thị trường như: áo T-shirt, Polo shirt, áo quần trẻ em cung cấp cho thị trường trong nước và xuất khẩu. Chính vì vạy mà công ty sử dụng 2 loại nguyên liệu chính là bông và xơ.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Huy động, quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển dài hạn và hàng năm phù hợp với tình hình chung của thị truờng.
- Trực tiếp lý kết hợp đồng với khách hàng và thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết.
- Xây dựng kế hoạch nâng cấp, cải tạo, đổi mới trang thiết bị hiện đại hoá công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người lao động theo quy định của luật lao động và luật công đoàn.
- Thực hiện đúng chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản, các quy định về chế độ hạch toán, chịu trách nhiệm về tính xác thực hoạt động tài chính của công ty, công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm.
2.1.3. Tổ chức sản xuất và quản lý của công ty:2.1.3.1. Tổ chức sản xuất: 2.1.3.1. Tổ chức sản xuất:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất
- Phân xưởng cắt gồm có 22 công nhân trong đó có một thống kế, một tổ phó, và 20 công nhân
- Phân xưởng may: Gồm 18 chuyền may với 635 công nhân. Trên mỗi chuyền có một chuyền trưởng, một chuyền phó, số công nhân trên mỗi chuyền may khoảng từ 30 đến 35 công nhân. Ngoài ra còn có một quản đốc, một phó quản đốc và 01 tổ KCS, 01 tổ cơ điện .- Phân xưởng hoàn thành: gồm 26 công nhân, trong đó có một tổ trưởng hòan thành, một tổ phó hòan thành, một tổ trưởng ủi thành phẩm, một KCS và 22 công nhân làm khâu hòan thành và ủi thành phẩm.
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty2.1.3.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 2.1.3.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Công ty cổ phần dệt may Phú Hoà An - Huế thuộc loại hình công ty cổ phần. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty có thể biểu thị qua sơ đồ dưới đây:
Phân xưởng sản xuất
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: phòng nhân sự công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An)
2.1.3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: (1) Hội đồng quản trị:
Là bộ phận lãnh đạo cao nhất, có nhiệm vụ hoạch định những chính sách chiến lược kinh doanh của công ty.
(2) Giám đốc:
Là người chịu trực tiếp trước pháp luật và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có chức năng nhiệm vụ sau:
Phòng kỹ thuật PX Cắt PX may PX hoàn thành Hội đồng quản trị Kho Phụ liệu Kho N. liệu Phòng kế hoạch_ XNK Phòng tổ chức nhân sự Bộ phận sản xuất Phòng kế Toán tài vụ Bộ phận KCS Giám đốc Phó giám đốc
(a) Xây dựng các chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của công ty, đề án tổ chức quản lý, quy hoạch đào tạo lao động.
(b) Thực hiện bổ nhiệm, khen thưởng kỷ luật cán bộ công nhân viên theo quy định phân cấp, điều lệ công ty và luật lao động.
(c) Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm dịch vụ và chuyển xuống phòng kinh doanh, ban hành các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền lương phù hợp những qui định hiện hành.
(d) Sử dụng và bảo toàn vốn của của chủ sở hữu, tổ chức điều hành hoạt động của công ty theo đúng điều lệ tổ chức của công ty.
(3) Phó giám đốc:
Là người giúp việc cho Giám đốc, có trách nhiệm thay mặt giám đốc điều hành, giám sát và báo cáo thường xuyên cho giám đốc về các hoạt động diễn ra hàng ngày ở công ty.
(4) Phòng tổ chức nhân sự:
Chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý nguồn nhân lực bao gồm cả công nhân và cán bộ các phòng. Hàng năm tổ chức tuyển dụng, đào tạo và thi nâng cấp tay nghề cho công nhân sản xuất trực tiếp, cán bộ quản lý, nhân viên các phòng ban căn cứ vào nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và theo sự chỉ định của cấp trên. Thực hiện ký kết các hợp đồng tuyển dụng, đảm bảo tiền lương, thưởng, bảo hiểm, chế độ ưu đãi cho người lao động yên tâm công tác và gắn kết với công ty.
(5) Phòng kế hoạch XNK:
Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất từng mã hàng, theo dõi kiểm tra tiến độ sản xuất, ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, theo dõi quá trình đặt hàng và nhập hàng. Công ty CP may xuất khẩu Huế là công ty xuất khẩu 100% hàng may mặc, vì vậy công ty rất chú trọng đến tiến độ giao hàng. Bộ phận kế hoạch tham mưu cho ban giám đốc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
(6) Phòng kỹ thuật:
Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật, quản lý tiêu hao nguyên phụ liệu, phối hợp với phòng kinh doanh nghiên cứu thiết kế,
chế mẫu các sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất đúng như cam kết: "khách hàng là tất cả".
(7) Phòng kế toán tài vụ:
Hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của của giám đốc tài chính và kế toán trưởng, chịu trách nhiệm quản lý và đưa vào sử dụng có hiệu qủa nhất các loại vốn và quỹ của công ty, ghi chép các khoản thu khi khách hàng trực tiếp đến thành toán, theo dõi tài khoản của công ty tại các ngân hàng, thanh toán các hợp đồng mua, hướng dẫn các bộ phận mở sổ và thực hiện chế độ thống kê kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê. Thanh toán thu hồi công nợ, các khoản thanh lý tài sản và sản phẩm từ cửa hàng giới thiệu sản phẩm theo đúng hạn định.
(8) Bộ phận sản xuất:
(a) Phân xưởng cắt:
Trên cơ sở tài liệu kỹ thuật và theo yêu cầu của khách hàng khi có đầy đủ sơ đồ rập mẫu, tác nghiệp cắt tiến hành cắt cung cấp phối cắt cho phân xưởng may.
(b) Phân xưởng may:
Sau khi đã có đầy đủ tài liệu kỹ thuật tiến hành họp mẫu rãi chuyền sản xuất ra thành phẩm đảm bảo số lượng, chất lượng đảm bảo tiến độ xuất hàng
(c) Phân xưởng hoàn thành:
Nhận sản phẩm từ phân xưởng may, gấp xếp và đóng gói sản phẩm nhập kho.
(d) Bộ phận KCS:
Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu chuẩn bị mẫu đến sản xuất ra sản phẩm, trong quá trình kiểm tra phải đảm bảo chất lượng do khách hàng yêu cầu.
(e) Kho Nguyên liệu- Kho Phụ Liệu:
Theo dõi, phối hợp kiểm trả thực tế hàng về có đồng bộ, kịp thời không để đảm bảo tiến độ sản xuất.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty:
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Dệt may Phú Hoà An - Huế được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán của Công ty được tập trung ở phòng kế toán tài vụ. Tại các nhà máy thành viên không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán thống kê.
2.1.4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hoà An - Huế
(Nguồn: phòng kế toán công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An)
2.1.4.1.2 Chức năng của từng bộ phận
Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ là hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo quy định của bộ tài chính. Đồng thời phòng kế toán còn cung cấp
Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ và vốn Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ
các thông tin về tình hình tài chính của công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời; từ đó tham mưu cho Ban giám đốc đề ra các biện pháp và các quy định phù hợi với đường lối phát triển của công ty. Dựa trên quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cùng mức độ chuyên môn hóa và trình độ cán bộ, phòng kế toán tài vụ được biên chế 9 người và được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau:
(a) Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong công ty. Kế toán trưởng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điều hành công tác kế toán; đồng thời tổng hợp số liệu để ghi vào các sổ tổng hợp toàn công ty và lập báo cáo kế toán.
(b) Kế toán vốn bằng tiền (Kế toán thanh toán): Có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, lập phiếu thu, chi, hàng tháng lập các phiếu chi của văn phòng đại diện và các phiếu chi từ các nhà máy nộp về để hạch toán . Ngoài ra kế toán vốn bằng tiền quản lý các tài khoản 111.,112 và các sổ chi tiết của nó.
(c) Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, phụ trách tài khoản 152,153. Cuối quý ( quỹ 6 tháng) kế toán vật tư tập hợp số liệu lập bảng kê theo dõi, nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp tính giá thành. Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu lại với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẻ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý, lập biên bản kiểm kê.
(d) Kế toán tài sản cố định: Quản lý các tài sản 211,121,213,214 thực hiện phân loại tài sản hiện có của công ty, theo dõi tình hình tăng giảm, tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, cuối kỳ lập bảng phân bổ.
(e) Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong công ty, giữa các công ty trong tập đoàn, giữa công ty với các khách hàng, giữa công ty với nhà cung cấp.
(f) Kế toán lương và các khoản theo lương: Có nhiệm vụ quản lý các tài khoản 334,338,622,627,642; hàng tháng căn cứ vào sản lượng của các chuyền sản xuất và đơn giá lương, hệ số lương để tính lương, đồng thời nhận các bảng thanh toán lương do các kế toán thống kê ở các nhà máy chuyển lên; lập bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương để nộp lên bảo hiểm xã hội.
(g) Kế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, ghi sổ chi tiết tài khoản 155, 511 cuối tháng lập bảng doanh thu bán hàng.
(h) Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi hợp lệ, để nhập xuất quỹ, ghi sổ quỹ, cuối kỳ đối chiếu với sổ quỹ của kế toán vốn bằng tiền.
Tại kho: Thủ kho phải tuân thủ theo chế độ ghi chép của Công ty, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi thẻ kho, cuối tháng lập báo cáo nhập xuất tồn và chuyển lên phòng kế toán công ty. Ngoài ra các nhân viên này phải chấp hàng nội quy hạch toán nội bộ của công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức trước khi nhập kho và xuất kho.
Nhân viên thống kê tại các phân xưởng: Có nhiệm vụ theo dõi từ khi nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đến khi thành phẩm hoàn thành. Cụ thể nhân viên thống kê phải theo dõi:
+ Từng chủng loại nguyên liệu đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng của nhà máy.
+ Số lượng bán thành phẩm, tình hình nhập xuất kho thành phẩm và số lượng sản phẩm hoàn thành để tinh lương cho cán bộ công nhân viên..
Cuối tháng nhân viên thống kê nhà máy lập báo cáo nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và báo cáo hàng hóa thành phẩm xuất tại xưởng về phòng kế toán Công ty. Ngoài ra thống kê xưởng còn căn cứ vào sản lượng thành phẩm nhập kho, đơn giá gia công trên một đơn vị sản phẩm để lập bảng tính lương và gửi về phòng kế toán công ty
Như vậy bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần dệt may Phú Hoà An - Huế được tổ chức theo mô hình tập trung. Tất cả quá trình hạch toán và lên báo cáo đều được thực hiện tại phòng kế toán trên công ty.
2.1.4.1.3 Chế độ kế toán áp dụng
Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và các sửa đổi bổ sung được ban hành kèm theo có liên quan. Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho và phương pháp bình quân gia quyền để tính giá trị hàng tồn kho. Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Khấu hao tài sản được thực hiện theo phương pháp tuyến tính. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp thẻ song song.
Hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm hầu hết các tài khoản theo quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT và các tài khoản sửa đổi bổ sung theo thông tư hướng dẫn
2.1.4.1.4 Hình thức ghi sổ kế toán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, công tác kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện chức năng kế toán của mình, phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quy trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán.
Hiện nay công ty cổ phần dệt may Phú Hoà An - Huế đang áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung . Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chung là các hoạt động kinh tế tài chính đã được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ phát sinh theo một vế của tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (tổ chức nhật ký chứng từ theo bên Có và tổ chức phân tích chi tiết theo bên Nợ của các tài khoản đối ứng).
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ
: Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán 2.1.5. Tình hình nguồn nhân lực của Công ty:
2.1.5.1 Tình hình sử dụng lao động của Công ty:
Lao động là một trong những yếu tố đầu vào rất quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty, số lượng và chất lượng phản ánh quy mô và kết quả sản xuất kinh doanh, đặc biệt ngành may mặc là ngành sản xuất trực tiếp nên cần một số lượng lao động khá cao và tỷ lệ lao động nữ chiếm tới 70 – 80% tổng số lao động toàn công ty, lao động là yếu tố quyết định sự thành bại của sản xuất. Nhân công trong ngành may mặc là rất nhiều và đòi hỏi phải có tay nghề,