5. Kết cấu của đề tài
1.2.3 Quy trình kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh
Quy trình kế hoạch hóa bao gồm các bƣớc tuần tự, cho phép vạch ra các mục tiêu tại những thời điểm khác nhau trong tƣơng lai, dự tính các phƣơng tiện cần thiết và tổ chức triển khai sử dụng các phƣơng tiện nhằm đạt tới các mục tiêu. Có nhiều cách tiếp cận về quy trình kế hoạch hóa, một trong những quy trình đƣợc áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp có tên là quy trình PDCA (Plan, Do, Check, Act). Các hoạt động liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp theo quy trình này đƣợc chia làm 4 giai đoạn sau:
Hình 1.1: Quy trình kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh
1.2.3.1 Soạn lập kế hoạch
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế hoạch hóa với nội dung chủ yếu là xác định các nhiệm vụ, mục tiêu chiến lƣợc, các chƣơng trình và các chỉ tiêu kế hoạch tác nghiệp, soạn lập ngân quỹ cũng nhƣ các chính sách, biện pháp áp dụng
Act: Điều chỉnh: Thực hiện các điều chỉnh cần thiết Plan: Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu và quy trình cần thiết để thực hiện mục tiêu
Check: Kiểm tra: Đánh giá và phân tích quá trình thực hiện Do: Thực hiện: Tổ chức thực hiện quy trình đã dự định
trong thời kì kế hoạch của doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đặt ra. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng, soạn lập kế hoạch thƣờng phải là quá trình xây dựng nhiều phƣơng án khác nhau, trên cơ sở đó đƣa ra các sự lựa chọn chiến lƣợc và các chƣơng trình hành động nhằm mục đích đảm bảo sự thực hiện các lựa chọn này. Kế hoạch sẽ chỉ có nghĩa khi chúng ta tính đến một tổng thể gồm nhiều vấn đề ràng buộc lẫn nhau.
1.2.3.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch
Đây là khâu mang tính quyết định đến việc đạt đƣợc các chỉ tiêu đặt ra trong kì kế hoạch và kết quả hoạt động của quá trình này đƣợc thể hiện bằng những chỉ tiêu thực tế. Nó là sự cụ thể hóa các mục tiêu, ý tƣởng trên giấy tờ lý thuyết thành những hành động cụ thể và kết quả cụ thể đạt đƣợc. Nội dung của quá trình này bao gồm việc huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, đồng thời với việc phối hợp hành động giữa các bộ phận, đơn vị chức năng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo yêu cầu tiến độ đặt ra, kể cả về thời gian, quy mô và chất lƣợng công việc. Một cách cụ thể, nhiệm vụ của quá trình này là phải thiết lập và tổ chức việc sử dụng nguồn lực, phải sử dụng các biện pháp, chính sách cũng nhƣ những đòn bẩy quan trọng để tác động trực tiếp đến các cấp thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu đặt ra.
1.2.3.3 Theo dõi, giám sát thực hiện kế hoạch
Quá trình này nhằm kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu đặt ra xem có đúng yêu cầu về tiến độ thời gian, quy mô, chất lƣợng không và kịp thời phát hiện những sai sót, lệch hƣớng so với mục tiêu đã đặt ra. Công việc này phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục để không bỏ qua bất cứ một sai sót nào trong quá trình thực hiện. Quan trọng hơn nữa, không chỉ kiểm tra mà quá trình này còn phải phân tích đƣợc nguyên nhân dẫn đến những sai sót đó. Nếu kế hoạch diễn ra tốt đẹp theo đúng hƣớng và không có những sai lệch, bất hợp lí thì tiếp tục quá trình đánh giá sau kế hoạch để xác định đƣợc kết quả mà thời kì kế hoạch mang lại. Nhƣng nếu phát hiện ra những sai sót thì doanh nghiệp phải kịp thời đƣa ra những quyết định điều chỉnh.
1.2.3.4 Điều chỉnh thực hiện kế hoạch
Từ những phân tích trong bƣớc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, làm rõ những sai lệch và nguyên nhân sai lệch, cán bộ quản lý của doanh
nghiệp sẽ đƣa ra các quyết định điều chỉnh để kế hoạch đi đúng hƣớng mục tiêu đã đề ra. Những điều chỉnh này có thể là:
- Thay đổi nội dung hình thức tổ chức, theo đó thì những mục tiêu đặt ra không bị thay đổi mà chỉ thay đổi các khâu trong quá trình quản lý, thay đổi những bất hợp lí về sự phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm đạt mục tiêu đề ra.
- Thay đổi một số mục tiêu trong hệ thống mục tiêu ban đầu. Điều chỉnh này chỉ áp dụng khi không thể điều chỉnh bằng cách thay đổi cách thức tổ chức quản lý, hoặc chi phí để tổ chức quản lý lại quá lớn, không đảm bảo hiệu quả kinh tế.
- Quyết định chuyển hƣớng sản xuất kinh doanh đƣợc áp dụng trong những điều kiện bất khả kháng. Hƣớng chuyển đổi này thƣờng nằm trong phƣơng án mà doanh nghiệp đã xác định trong khâu soạn lập kế hoạch.
Và cuối cùng, sau khi đã có những điều chỉnh đúng đắn và thích hợp, doanh nghiệp lại tiếp tục con đƣờng hƣớng đến mục tiêu chung, lâu dài đã chọn trong tƣơng lai.
Quy trình kế hoạch là một quá trình yêu cầu có sự linh hoạt mềm dẻo cao, nó không thể là sự tuần tự từng bƣớc mà phải là sự đan xen, hỗ trợ lẫn nhau giữa các bƣớc.