5. Kết cấu của đề tài
3.2.4 Hoàn thiện quy trình kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty
3.2.4.1 Hoàn thiện công tác soạn lập kế hoạch
Nhƣ đã nêu ở các phần trên, công tác soạn lập kế hoạch của Công ty cổ phần thời trang quốc tế Take Á Châu cần xây dựng đƣợc nhiều phƣơng án kế hoạch tƣơng ứng với từng kịch bản mà bộ phận kế hoạch có thể xây dựng đƣợc cho những biến động có thể xảy đến trong tƣơng lai. Và tùy theo từng hoàn cảnh cụ thể mà Công ty chọn lựa một phƣơng án hợp lý nhất đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và đạt mục tiêu kế hoạch đề ra.
Bên cạnh đó, khối kế hoạch cũng cần xây dựng những kế hoạch dự phòng. Đây là một yếu tố hết sức quan trọng đảm bảo cho thành công của kỳ sản xuất kinh doanh đó. Với một hay nhiều kế hoạch dự phòng, mọi việc đều nằm trong khả năng kiểm soát của Công ty và nhờ đó đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra.
Trong quá trình soạn lập kế hoạch, Công ty cần hoàn thiện các cách thức xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch. Cần sử dụng, phối kết hợp nhiều phƣơng pháp, đặc biệt chú ý đến tính chính xác của công tác dự báo và phƣơng pháp xác định chỉ tiêu định tính.
Một giải pháp nữa để hoàn thiện công tác soạn lập kế hoạch của Công ty là khi xây dựng kế hoạch, cán bộ kế hoạch phải thực sự căn cứ vào chiến lƣợc phát triển của Tập đoàn, chiến lƣợc phát triển của Tổng công ty, tình hình thực hiện kế hoạch của kì trƣớc và các kế hoạch bộ phận của các Phòng, Ban chức năng trong Công ty.
3.2.4.2 Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện kế hoạch
Hoạt động triển khai kế hoạch xuống các đơn vị, bộ phận thiếu sự chặt chẽ, thêm vào đó, sự ràng buộc về trách nhiệm thực hiện kế hoạch của các đơn vị thành viên là không rõ ràng nên đôi khi khiến cho các đơn vị không cố gắng trong việc thực hiện kế hoạch, ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
Để khắc phục tình trạng này, một phƣơng án đề xuất đối với Công ty là triển khai khoán kế hoạch tới các thành viên. Theo đó, Công ty vẫn chịu trách nhiệm soạn lập kế hoạch, giữa những khâu lập và khâu triển khai thực hiện kế hoạch sẽ thêm hoạt động kí kết hợp đồng trách nhiệm, hoặc cam kết. Khi tổ chức triển khai giao kế hoạch xuống các đơn vị, nội dung của bản kế hoạch sẽ đƣợc thể hiện trong bản hợp đồng trách nhiệm. Nội dung của bản hợp đồng cũng phải quy định rõ nhiệm vụ của Công ty phải thực hiện để các đơn vị thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình, và đồng thời quy định các hình thức khen thƣởng, kỉ luật đối với các bên khi hoàn thành nhiệm vụ, hoặc không hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Bên cạnh giải pháp kí hợp đồng trách nhiệm với các đơn vị thực hiện kế hoạch, Công ty cũng cần cân nhắc tới việc đƣa ra những quyết định ấn định thời gian thực hiện kế hoạch cụ thể rõ ràng cho các bộ phận chức năng tham gia vào quá trình thực hiện kế hoạch. Công việc này cũng tƣơng tự nhƣ việc khoán kế hoạch cho các đơn vị thành viên, tuy nhiên trách nhiệm thực hiện chỉ tiêu không
thể hiện qua những hợp đồng mà qua các quyết định của Ban Lãnh đạo Công ty. Đây là hình thức mang đặc thù của mối quan hệ cấp trên, cấp dƣới trong Công ty. Những quyết định rõ ràng của Ban Lãnh đạo làm cho các bộ phận chức năng tham gia vào công tác thực hiện kế hoạch thấy rõ đƣợc mức độ cần thiết và nghiêm trọng của việc thực hiện tốt, hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch. Các quyết định này cũng cần kèm theo cả quy định về hình thức khen thƣởng và kỉ luật tƣơng tự nhƣ trong hợp đồng trách nhiệm.
3.2.4.3 Hoàn thiện công tác giám sát, đánh giá thực hiện và điều chỉnh kế hoạch a) Đối với công tác giám sát, đánh giá
Công ty cần tiến hành soạn thảo các hình thức khen thƣởng, kỉ luật với những trƣờng hợp hoàn thành, hoàn thành vƣợt mức hay không hoàn thành kế hoạch. Việc này sẽ giúp cho các bộ phận kế hoạch có thêm tinh thần, trách nhiệm khi làm việc, cống hiến hết mình cho sự phát triển của Công ty.
Phòng Kế hoạch với vai trò là đầu mối chủ đạo trong công tác này cần phải giao nhiệm vụ rõ ràng cho các nhân viên trong phòng mình, theo đó các nhân viên sẽ theo dõi mảng hoạt động mà mình phụ trách.
Ngoài ra, Công ty cần phải có thêm những biện pháp khác để tăng cƣờng công tác giám sát, đánh giá kế hoạch nhƣ:
- Thƣờng xuyên tổ chức hội nghị đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch để đảm bảo cho cán bộ quản lý và cán bộ điều hành việc thực hiện kế hoạch có thể tiếp nhận những ý kiến đóng góp, bổ sung, kiến nghị của các bộ phận khác trong quá trình tổ chức sản xuất. Sau hội nghị, với những thông tin có đƣợc sẽ giúp Ban Lãnh đạo Công ty có những đánh giá và quyết định điều chỉnh kịp thời nếu cần.
- Công ty phải thƣờng xuyên thanh lọc, nâng cao chất lƣợng và trình độ của Ban Kiểm soát. Ngoài việc phải thƣờng xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch về cho Công ty, Ban Kiểm soát cũng đóng góp ý kiến cho Ban Lãnh đạo về việc phát hiện các yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch và từ đó có những điều chỉnh kịp thời và hiệu quả.
- Sử dụng công cụ biểu đồ GANTT để theo dõi mối quan hệ theo thời gian của các hoạt động và trình tự theo kế hoạch của chúng. Phƣơng pháp này giúp Ban Lãnh đạo Công ty dễ dàng phát hiện ra những chậm trễ đang diễn ra trong khâu
thực hiện kế hoạch, dễ dàng nhận ra các nhiệm vụ có thể tiến hành đồng thời với nhau để phối hợp nguồn lực thời gian, vật chất và con ngƣời để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ đã đề ra ban đầu.
b) Đối với công tác điều chỉnh kế hoạch của Công ty
Ban Lãnh đạo Công ty cần căn cứ vào nguồn lực của Công ty để đƣa ra những điều chỉnh có tính khả thi, có hiệu quả kịp thời và đảm bảo không chệch hƣớng mục tiêu chung của toàn Công ty.
3.2.5 Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
Trong nền kinh tế thị trƣờng, các doanh nghiệp, các tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải dự báo nhu cầu thị trƣờng, lấy thị trƣờng làm trung tâm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Qui mô, cơ cấu và sự phát triển của nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của khách hàng về cơ bản quyết định qui mô, cơ cấu, sự phát triển sản xuất của doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trƣờng để nắm vững nhu cầu về từng loại sản phẩm và dịch vụ mà Công ty kinh doanh, từ đó mà Công ty tìm cách đáp ứng nhu cầu thị trƣờng bằng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Điều tra nghiên cứu thị trƣờng là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Kết quả nghiên cứu nhu cầu có thể tập hợp theo định mức giá, định hƣớng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trƣờng trong một khoảng thời gian kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng để đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yếu tố hỗ trợ.
Trong những năm qua, Công ty cổ phần thời trang quốc tế Take Á Châu cũng tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng trƣớc khi xây dựng kế hoạch nhƣng chủ yếu còn mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trƣờng và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lƣợc chƣa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trƣờng sản phẩm của mình, nên dẫn đến khi thực hiện kế hoạch thì có một số chỉ tiêu không đạt đƣợc so với kế hoạch đề ra do có sự biến động trên thị trƣờng mà Công ty chƣa tính đến. Vì vậy, khi nghiên cứu thị trƣờng thì Công ty phải xác định đúng thị trƣờng mà Công ty đang tập trung nghiên cứu. Với Công ty cổ phần thời trang quốc tế Take Á Châu thì hiện nay thị trƣờng xuất khẩu đang là thị trƣờng đem lại doanh thu lớn nhất cho Công ty. Do đó, Công ty phải tìm hiểu đƣợc mức tiêu thụ của ngƣời dân, yêu cầu về chất lƣợng mẫu mã sản phẩm và xu hƣớng thời trang ở
các thị trƣờng nƣớc ngoài. Công ty nên tích cực tham gia vào các hội chợ triển lãm quốc tế ở cả trong nƣớc và nƣớc ngoài.
Đối với thị trƣờng trong nƣớc thì các nhân viên phòng thị trƣờng cần phải tiến hành điều tra nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cƣ, bao gồm nhu cầu tiêu dùng hàng ngày và các nhu cầu trang phục lễ hội, nhu cầu về đồng phục cho học sinh, sinh viên, các ngành để dần tăng tỷ trọng doanh thu nội địa.
3.2.6 Tăng cường hoạt động thu thập và xử lý thông tin
Do hệ thống thông tin của Công ty hiện nay chƣa đảm bảo đƣợc nguồn thông tin có chất lƣợng cần thiết đối với thị trƣờng. Chính vì vậy, xây dựng đƣợc hệ thống thông tin cần thiết về thị trƣờng thế giới và trong nƣớc là yêu cầu đặt ra đối với Công ty.
Muốn đứng vững trong cạnh tranh, Công ty có nhiều việc phải làm nhƣng trƣớc hết phải thu nhận đƣợc một lƣợng thông tin kinh tế đủ lớn để ra các quyết định cần thiết cho quá trình kinh doanh tiến hành một cách thuận lợi. Có đủ thông tin sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh. Chỉ có thể trên cơ sở thu thập đƣợc thông tin đầy đủ chính xác thì Công ty mới có thể lập kế hoạch hiệu quả. Để nâng cao chất lƣợng công tác lập kế hoạch, Công ty cần phải xây dựng đƣợc hệ thống thông tin nhƣ:
- Thông tin về môi trƣờng kinh doanh, chính trị, văn hoá, xã hội và thông tin về môi trƣờng kinh tế, đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng để Công ty lập kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Thông tin về tình hình sử dụng sản phẩm của Công ty. - Thông tin về tình hình và viễn cảnh thị thị trƣờng dệt may. - Thông tin về giá cả các sản phẩm hiện hành.
Để có đƣợc hệ thống thông tin trên đòi hỏi hệ thống thông tin của Công ty phải ngày càng đƣợc hoàn thiện và phải có chất lƣợng cao.
Các biện pháp sau có thể phần nào đóng góp cho việc xây dựng hệ thống thông tin này:
- Xây dựng các chi nhánh của Công ty nhằm thu đƣợc thông tin chính xác, kịp thời về giá cả, chất lƣợng, điều kiện giao hàng.
- Liên kết các bạn hàng truyền thống nhằm để họ có thể giúp đỡ về vấn đề thông tin đặc biệt là các bạn hàng lớn của Công ty ở thị trƣờng xuất khẩu.
- Xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách nhằm nghiên cứu một cách đầy đủ về việc cung cấp thông tin từ thị trƣờng có thể dự báo, về các biến động có thể xảy ra của thị trƣờng. Công tác nghiên cứu thị trƣờng khi có thông tin chất lƣợng sẽ trở nên có kết quả và giúp ích cho quá trình lập kế hoạch. Cán bộ của bộ phận này phải thật sự có trình độ, phải có khả năng dự báo biến động của thị trƣờng trong nƣớc và thị trƣờng thế giới.
- Áp dụng biện pháp tin học hoá vào hoạt động kinh doanh. Công ty nên nối mạng Internet cho tất cả các Phòng, Ban để họ có thể cập nhật kịp thời các thông tin, những thay đổi trong xu hƣớng tiêu dùng và thời trang của các thị trƣờng chính của Công ty trên thế giới và cả thị trƣờng trong nƣớc.
Các Phòng, Ban, Bộ phận trong Công ty đều phải có trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin sau đó tổng hợp về cho Phòng Kế hoạch để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho Công ty.
3.2.7 Tăng cường sự phối hợp giữa các Phòng, Ban trong Công ty
Hiệu quả của công tác lập kế hoạch không chỉ phụ thuộc vào trình độ năng lực của các cán bộ trong Phòng Kế hoạch mà còn phụ thuộc vào mối quan hệ tƣơng tác giữa các Phòng, Ban khác trong Công ty. Do đó, Lãnh đạo của Công ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
Trong cơ chế quản lý cũ, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp và của các bộ phận là ổn định. Mối quan hệ ngang giữa các bộ phận không đƣợc chú trọng và các bộ phận hoạt động độc lập với nhau. Chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới, khi nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là không cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và sử dụng các thời cơ kinh doanh. Do vậy mà cần đặt ra yêu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có thể tạo lập sự liên kết, nhằm tạo ra phản ứng nhanh của Công ty với những biến đổi của môi trƣờng kinh doanh. Tốc độ biến đổi của môi trƣờng càng nhanh thì càng đòi hỏi Công ty phải tăng cƣờng tác động qua lại hay sự phối hợp theo chiều ngang của các Phòng ban, các Bộ phận.
Các Phòng ban, Bộ phận trong Công ty có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách, sau đó chuyển cho Phòng Kế hoạch để tổng hợp và xây dựng thành bản kế hoạch chung cho toàn Công ty.
3.2.8 Đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và rút ra bài học kinh nghiệm học kinh nghiệm
Quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đều đƣợc phản ánh qua các chỉ tiêu kết quả, những chỉ tiêu này vừa phản ánh khả năng thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và nó cũng là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo.
Trong những năm qua, việc đánh giá các chỉ tiêu kết quả của Công ty cổ phần thời trang quốc tế Take Á Châu đã có nhiều sai lệch dẫn đến việc hoạch định kế hoạch hàng năm không chính xác, do đó phải điều chỉnh kế hoạch vào cuối năm, điều này đã làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty cần có những biện pháp nhằm chấn chỉnh lại và hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót trong việc đánh giá các chỉ tiêu kết qủa sản xuất kinh doanh của mình. Công ty có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau đây để phân tích kết quả:
- Tỷ lệ lợi nhuận và chi phí: Ec = B/C
Ec: là tỷ trọng lợi nhuận, chi phí
B: là mức lợi nhuận trong thời điểm tính toán C: là tổng chi phí trong thời gian tính toán - Các chỉ tiêu về khả năng sinh lợi:
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm = Lợi nhuận sau thuế / Doanh thu thuần Chỉ tiêu lợi nhuận hoạt động = Lãi gộp / Doanh thu thuần
Các chỉ tiêu về khả năng sinh lợi phản ánh tổng hợp nhất hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Các chỉ tiêu này phản ánh kết quả đạt đƣợc từ việc kết hợp quản lý, khả năng thanh toán, quản lý tài sản, quản lý nợ đối với những kết quả hoạt động.
Công ty cũng cần có một đội ngũ giám sát kiểm tra nội bộ thực sự có năng lực để có thể kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện các chỉ tiêu kết quả, đồng thời phải có đội ngũ chuyên viên giúp việc có năng lực cao, linh hoạt trong công tác tham mƣu cho Ban Giám đốc.
Nhƣ vậy, Công ty cần phải coi trọng việc đánh giá chính xác các kết quả thực hiện kế hoạch để xây dựng kế hoạch kỳ tiếp theo cho phù hợp, không cao quá