Công tác phân tích công việc
Trƣớc hết ta cần có khái niệm về công việc. Cũng có nhiều khái niệm khác nhau về công việc. Ta có thể chấp nhận khái niệm về công việc nhƣ sau: "Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt đƣợc mục tiêu của mình”.
Nhƣ vậy: "Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống”.
Phân tích công việc đƣợc tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:
+ Nhân viên thực hiện những công tác gì? + Khi nào công việc đƣợc hoàn tất? + Công việc đƣợc thực hiện ở đâu?
+ Nhân viên làm công việc đó nhƣ thế nào? + Tại sao phải thực hiện công việc đó?
Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó , mối tƣơng quan của công việc đó với công việc khác , kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc .
Tóm lại phân tích công việc đƣợc tiến hành nhằm:
+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. + Điều kiện để tiến hành công việc.
+ Mối tƣơng quan của công việc đó với công việc khác.
+ Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó. + Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
Lợi ích của Phân tích công việc:
Lợi ích của phân tích công việc đƣợc trình bày nhƣ sau :
Phân tích công việc Mô tả công việc Tiêu chuẩn công việc Hoạch định NNL Tuyển dụng Đào tạo và phát triển Đánh giá thành tích Trả công khen thƣởng An toàn và sức khỏe
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Có thể minh họa bằng bản mô tả công việc waiter hiện đang áp dụng tại khách sạn.
I/ THÔNG TIN CÔNG VIỆC:
Chức danh NV phục vụ Thời gian làm việc Bộ phận Bàn Ca Quản lý trực tiếp Captain Ngày nghỉ Quản lý gián tiếp Quản lý nhà hàng
II/ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ và phục vụ một cách hiệu quả cho nhà hàng.
III/ NHIỆM VỤ CỤ THỂ:
Stt Nhiệm vụ Khái quát công việc Yêu cầu 1 Thực hiện
quy trình phục vụ khách hàng
- Lấy order từ khách hàng - Ghi nhận thông tin order từ khách hàng phải rõ ràng, chính xác món ăn, số lƣợng, đơn vị tính..
- Giới thiệu khách hàng các món ăn và đồ uống cho
- Hiểu biết về ẩm thực và các món ăn của nhà hàng
Stt Nhiệm vụ Khái quát công việc Yêu cầu khách hàng - Phục vụ khách hàng đồ ăn và uống. - Làm đúng quy cách và phong cách phục vụ của nhà hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra các món ăn trƣớc khi phục vụ khách - Phục vụ đúng bàn, đúng món ăn, đủ số lƣợng, đúng thứ tự - Dọn dẹp bàn ăn và thay đồ mới cho khách - - Sẵn sàng trả lời và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng
- Niềm nở, ân cần, hòa nhã, chu đáo với khách
2 Giữ gìn vệ sinh & sạch sẽ
- Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ tuyệt đối.
- Luôn luôn kiểm tra các dụng cụ làm việc thƣờng xuyên trong ca của mình - Tác phong chuyên nghiệp, đồng phục tƣ trang gọn gang, sạch sẽ - Phải mặc đồng phục khi làm việc - Tránh tình trạng phục vụ khách trong điều kiện ốm đau, cảm cúm
- Nếu có biểu hiện sức khỏe không tốt thì phải báo cáo ngay với quản lý để xin nghỉ
3 Bảo quản các dụng cụ làm việc
- Chất đầy đồ chén đĩa vào quầy service station
- Bảo quản, cất giữ các đồ dùng ngăn nắp, gọn gàng, dễ kiểm kê
- Quản lý các công cụ làm việc của nhà hàng: Bàn ghế, ly tách, dụng cụ làm việc và
- Báo cáo ngay khi phát hiện chén đĩa sứt mẻ mất vệ sinh
Stt Nhiệm vụ Khái quát công việc Yêu cầu các vật dụng có liên quan 4 Phối hợp với các bộ phận khác - Hỗ trợ các đồng nghiệp khi nhà hàng đông khách
- Phối hợp với thu ngân, quản lý nhà hàng và bếp trƣởng khi khách gọi món, yêu cầu hủy thức ăn, tính tiền
- Trong trƣờng hợp hủy thức ăn phải có chữ ký xác nhận của quản lý, bếp trƣởng, phục vụ
5 Báo cáovà bàn giao công việc
- Báo cáo với quản lý tất cả các sự cố xảy ra trong nhà hàng
- Giao lại cho ca sau theo dõi
- Bàn giao ca phải đầy đủ thông tin và có mối liên kết chặt chẽ với đồng nghiệp
IV/ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY: Theo kế hoạch hàng ngày
V/ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO:
Theo quy định chế độ báo cáo của công ty.
Nhƣ vậy, việc phân tích công việc và bảng mô tả công việc rõ ràng giúp nhân viên nắm rõ công việc cần phải làm và cố gắng hoàn thành tốt những công việc đó. Việc cụ thể hóa công việc nhƣ thế này rất phù hợp với những nhân viên có trình độ, kỹ năng chuyên môn có hạn. Bên cạnh đó điều này còn giúp cho nhân viên không bị bỡ ngỡ trƣớc công việc cho dù khối lƣợng công việc nhiều hơn. Chính vì thế mà công tác phân tích công việc đã góp phần tạo động lực làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả.
Việc đánh giá thực hiện công việc rất quan trọng trong tổ chức. Mục đích
đánh giá là để nắm bắt và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, đánh giá xem nhân viên đó có xứng đáng đƣợc thƣởng hay tăng lƣơng hay không. Nắm đƣợc những tồn tại, yếu kém trong công việc để khắc phục, xây dựng chƣơng trình đào tạo, tập huấn phù hợp.
Thực tế, việc đánh giá công việc của từng nhân viên trong khách sạn The Summer đƣợc đánh giá dựa trên các chỉ tiêu sau:
Trang phục cá nhân Tính đúng giờ Sáng kiến Số lƣợng và chất lƣợng về công việc Thái độ làm việc Tinh thần công đồng Tinh thần trách nhiệm Khả năng học tập
Riêng đối với lãnh đạo các bộ phận, việc đánh giá còn dựa trên các chỉ tiêu khác nhƣ: khả năng lãnh đạo, khả năng giải quyết vấn đề, sử lý tình huống và ra quyết định một cách nhanh chóng.
Quá trình đánh giá nhân viên trong ngắn hạn đƣợc thực hiện khi nhân viên tiến hành thử việc tại khách sạn. Thời gian thử việc đối với nhân viên là hai tháng. Trong thời gian đó nhân viên đƣợc theo dõi một cách nghiêm ngặt từ trƣởng bộ phận, giám đốc và các phòng ban có liên quan nhƣ phòng nhân sự, kế toán. Quá trình đánh giá này có thể kết thúc nhanh hơn tuỳ vào đánh giá chủ quan của lãnh đạo và bản thân công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với nhân viên chính thức tại khách sạn thì lãnh đạo các bộ phận sẽ đánh giá họ theo quý. Nhân viên tự đánh giá về mình, sau đó phiếu đánh giá đƣợc trƣởng bộ phận đánh giá lại rồi chuyển cho phòng nhân sự. Giám đốc khách sạn sẽ là ngƣời đƣa ra đánh giá cuối cùng.
Phƣơng pháp đánh giá nhân viên tại Khách sạn The Summer: Sử dụng phƣơng pháp theo bảng điểm.
Báo cáo tháng phải đƣợc gửi cho trợ lý giám đốc trƣớc ngày 30 hàng tháng. Nếu nộp trễ hoặc không nộp, trƣởng bộ phận sẽ bị xếp loại B tháng đó.
Mẫu đánh giá nhân viên tại khách sạn hàng tháng của Khách sạn The Summer thể hiện những nội dung sau:
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG NĂM 20.... Tên CBNV: ... Chức danh: ... Phòng ban:………... Hƣớng dẫn thực hiện:
- Cán bộ nhân viên (CBNV) tự đánh giá và cho điểm theo năng lực làm việc của mình theo những tiêu chí có sẵn (thang điểm tự đánh giá từ 1 đến 5 tùy theo khả năng làm việc của mỗi CBNV).
- Dựa trên kết quả đánh giá, mỗi nhân viên sẽ có số điểm cụ thể và tự động đƣợc xếp loại theo quy định mà không theo ý kiến chủ quan của đơn vị, để bảo đảm tính khách quan.
- Bảng Thang điểm đánh giá thi đua đƣợc lập thông qua cấp quản lý, chuyển qua phòng nhân sự trong vòng 02 ngày kể từ ngày Thang điểm đƣợc chuyển đến nhân viên.
PHẦN I: NHÂN VIÊN TỰ ĐÁNH GIÁ
A- CBNV tự đánh giá về quá trình làm việc trong thời gian qua của mình và cho ý kiến, đề xuất.
1. Tóm tắt về các chức năng, nhiệm vụ công việc chính của bạn trong thời gian vừa
qua? ……… ……… ……… ……… ………...
2. Bạn nhận thấy kết quả thực hiện công việc thời gian qua của mình nhƣ thế nào:
tốt, đạt yêu cầu hay kém? Giải thích lý do vì sao?
……… ……… ……… ……… ………
3. Điều gì bạn thích và không thích khi làm việc tại khách sạn trong thời gian vừa
qua? Bạn có ý kiến gì đóng góp cho sự phát triển của khách sạn trong thời gian tới (Quy trình phục vụ khách du lịch, thu mua hàng hóa, thủ tục hành chính, nội quy, phúc lợi, tiền lƣơng… ) không?
……… ……….……… ……….……… ……….………
……….… ……… ………
4. Bạn có thể làm gì để nâng cao chất lƣợng thực hiện công việc trong vị trí hiện
tại? ……… ……….……… ……….……… ……….……… ………. 5. Mục tiêu và kế hoạch trong năm tới của bạn là gì?
……… ……… ……… ……… ………
B- CBNV tự cho điểm theo khả năng và năng lực làm việc của mình theo những tiêu chí sau đây: Thang điểm đánh giá (1 và 2 điểm = Kém, 3 điểm =
Trung bình, 4 điểm = Khá, 5 điểm = Tốt)
1. Kiến thức về công việc _______ điểm 2. Sự sáng tạo _______ điểm 3. Kiến thức chuyên môn _______ điểm
4. Khả năng giải quyết vấn đề và đƣa ra quyết định
_______ điểm 5. Kỹ năng quản lý thời
gian _______ điểm
6. Kỹ năng làm việc
công việc 7. Lập kế hoạch công việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và làm báo cáo công việc với cấp trên
_______ điểm 8. Mức độ hoàn thành
công việc đƣợc giao _______ điểm 9. Khả năng chịu đƣợc áp
lực công việc _______ điểm
10. Khả năng làm việc độc lập và sự linh hoạt trong công việc
_______ điểm
11. Kỹ năng giao tiếp
_______ điểm
12. Mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác
_______ điểm
13. Chất lƣợng, số lƣợng công việc hoàn thành
_______ điểm
14. Tinh thần học hỏi và
cầu tiến _______ điểm 15. Tính kỷ luật của bản
thân trong công việc ______ điểm
16. Tuân thủ nội quy,
quy định của công ty _______ điểm
Tổng điểm: ………….
PHẦN II: ĐÁNH GIÁ CỦA NGƢỜI QUẢN LÝ
1. Điểm mạnh của nhân viên
Đƣa ra những điểm mạnh của nhân viên khi đánh giá công tác:
... ... ... ... ... ...
2. Những điểm cần cải thiện
Những đề nghị mà nhân viên cần chỉnh sửa và cải thiện:
... ... ... ... ... 3. Kiến nghị
Những đề xuất của ngƣời quản lý đối với nhân viên đƣợc đánh giá:
…... ... ... ... ...
Nhân viên Ký tên Ngày … tháng … năm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý Ký tên Ngày … tháng ... năm
Giám đốc Ký tên Ngày … tháng ... năm
*Phương pháp đánh giá, xếp loại nhân viên dựa vào số điểm tự đánh giá như sau:
- Tổng điểm từ: 60 – 70: Khá
- Tổng điểm từ: 50 – 60: Trung bình - Tổng điểm từ: 30 – 50: Yếu
Dựa trên bảng điểm của từng nhân viên để trƣởng các bộ phận trong khách sạn đánh giá, xếp loại mỗi cá nhân. Việc này góp phần giúp nhân viên có ý thức đƣợc những việc mình làm có phù hợp với văn hóa nơi mình làm việc hay không. Nếu không họ sẽ tự điều chỉnh cho phù hợp, hành động đó chứng tỏ nhân viên có tinh thần thực hiên công việc của mình với một trách nhiệm cao. Nhƣ vậy, công tác đánh giá thực hiện công việc đã có tác dụng tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại Khách sạn The Summer khá tốt.
Công tác sắp xếp và bố trí lao động
Bố trí nhân sự là chức năng chủ yếu xảy ra liên tục cho tất cả các khách sạn. Thâu nhận nhân viên “đúng ngƣời đúng việc” là vô cùng quan trọng với khách sạn, nó còn hơn cả việc kinh doanh của khách sạn vì nó mang tính phục vụ nhân bản. Nhân viên phải biết tiếp đón một cách thân thiện, phải “hiếu khách”. Điều này quan trọng hơn cả hoạt động phục vụ của dich vụ. Nói một cách khác “hiếu khách”có nghĩa là có ý muốn tiếp khách. Vì khách sạn không chỉ tìm “nhân viên” phục vụ mà còn phải tìm “khách” để tiếp đãi. Nhƣng công việc tiếp xúc thƣờng xuyên với khách này thƣờng xảy ra với những nhân viên cấp thấp nhất của khách sạn (nhân viên tiếp tân, phục vụ phòng, phục vụ bàn…), do đó có nhiều ứng cử viên xin vào những vị trí đó, nhƣng phần lớn những nhân viên này không có hoặc có ít kỹ năng và kinh nghiệm.
Khách sạn The Summer tuyển chọn nhân viên từ nhiều nguồn khác nhau: Qua sự giới thiệu của nhân viên, qua quảng cáo tuyển chọn ngƣời trên báo chí hay từ các cá nhân tìm đến với khách sạn. Do đó, bộ phận nhân sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác tuyển chọn những nhân viên phù hợp với công việc, đáp ứng với yêu cầu khách sạn đề ra.
Qui trình tuyển dụng của khách sạn nhƣ sau:
Trƣớc hết ứng cử viên phải nộp hồ sơ xin việc cho khách sạn thông qua bộ phận bảo vệ. Trƣởng bộ phận và đại diện phòng nhân sự sẽ tiến hành nghiên cứu hồ sơ, ƣu tiên tuyển dụng những cá nhân có đặc điểm phù hợp với công việc hơn.
Sau đó hồ sơ xin việc đƣợc đánh giá là đạt yêu cầu, trƣởng bộ phận sẽ tiến hành phỏng vấn, sau đó ứng cử viên sẽ đƣợc phỏng vấn lần hai tại phòng nhân sự. Đối với những vị trí công việc quan trọng, giám đốc sẽ là ngƣời phỏng vấn cuối cùng và đƣa ra quyết định.
Sau khi phỏng vấn, ứng viên đạt yêu cầu sễ đƣợc thử việc trong thời gian là hai tháng. Trong thời gian thử việc, ứng viên sẽ đƣợc hƣởng 70% lƣơng. Sau hai tháng, nếu ứng viên đạt yêu cầu sẽ đƣợc kí hợp đồng lao động với thời hạn từ sáu tháng đến một năm. Sau một năm sẽ kí hợp đồng ba năm và không thời hạn.
Các ứng viên phải có cơ hội vƣợt qua thử thách nhƣ vậy họ mới nhận thức đƣợc rằng để đƣợc vào làm việc trong khách sạn không phải là một điều đơn giản. Mà trái lại họ đã phải cố gắng và trải qua những khó khăn thử thách mới có thể trở có đƣợc vị trí này trong khách sạn. Điều đó cũng đã gây không ít áp lực cho những nhân viên còn yếu kém về nghiệp vụ hay chƣa có kỹ năng làm việc.
Điều kiện làm việc
Tùy vào tính chất công việc mà khách sạn có những cách sắp xếp và bố trí khu vực khác nhau. Nhìn chung, khách sạn luôn quan tâm đến việc thiết kế môi trƣờng làm việc tốt cho nhân viên. Mỗi bộ phận trong khách sạn đều có khu vực làm việc