Hoạt động công vụ là hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức trong các công sở nhằm giải quyết quan hệ giữa các cơ quan Nhà nước với nhân dân.
Đối tượng phục vụ của công vụ là mọi tổ chức, công dân và người nước ngoài.
Hoạt động công vụ phải tuân thủ nguyên tắc thống nhất, công khai, đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm cá nhân.
Hoạt động công vụ bao gồm: Tổ chức công sở, trách nhiệm của công chức khi thi hành công vụ; quan hệ công vụ trong công sở, giữa các công sở và thủ tục hành chính.
1. Tổ chức công sở
Cơ quan tổ chức Nhà nước được thành lập theo luật định thực hiện chức năng quản lí Nhà nước nhằm phục vụ công gọi là công sở.
Công sở bao gồm: Công sở hành chính là các cơ quan hành chính Nhà nước ở Trung ương và địa phương, công sở phục vụ công như bệnh viện, trường học, cơ quan nghiên cứu, cơ quan báo chí, phát thanh truyền hình của Nhà nước… Công sở phải được bố trí, tổ chức khoa học, hợp lí, tiện lợi cho hoạt động công vụ và phục vụ nhân dân. Công sở phải bố trí phòng đợi. Tại phòng đợi phải được niêm yết các mẫu hồ sơ, mẫu đơn… và thông báo rõ quy định thời gian, thời hạn giải quyết từng loại công việc.
Trong công sở, nơi làm việc của mỗi đơn vị phải có biển chỉ dẫn. Công chức chịu trách nhiệm giải quyết công việc phải có biết ghi rõ họ tên và chức vụ đặt ở bàn làm việc. Các phòng, ban giải quyết công việc phải có biển ghi rõ nhiệm vụ giải quyết để dân nhận biết.
Công sở phải có bộ phận thường trực. Thường trực chỉ giải quyết cho những người đến liên hệ công tác vào làm việc trong công sở và có trách nhiệm hướng dẫn đến đúng chỗ làm việc.
Những công sở thường xuyên tiếp xúc với dân phải có hộp thư góp ý đặt ở phòng đợi. Công sở treo quốc kỳ trong ngày làm việc và ngày lễ.
Các công sở hành chính cần được bố trí trong cùng một khu vực đảm bảo thuận lợi cho việc thực hiện công vụ và cho sự liên hệ của nhân dân.
2. Trách nhiệm của công chức khi thi hành công vụ
Công chức thực hiện công vụ theo pháp luật. Công chức phải tận tuỵ, trung thực, hết lòng vì công vụ được giao, là công bộc của nhân dân.
Khi thực thi công vụ, công chức không được tự ý rời bỏ công sở hoặc ngừng thi hành công vụ khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Khi thi hành công vụ, công chức phải thể hiện thái độ lịch sự khiêm tốn nhã nhặn. Đối với nhân dân phải lắng nghe ý kiến của dân. Đối với đồng nghiệp phải có thái độ tôn trọng, hợp tác.
Cán bộ – công chức khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ phải nắm vững nội dung công việc, am hiểu sâu chuyên môn nghiệp vụ, am hiểu luật pháp và giải quyết công việc đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền.
Cán bộ – công chức không được tuỳ tiện giải đáp, hướng dẫn, giải quyết công việc trái pháp luật và các quy định của cơ quan có thẩm quyền. Công chức có nhiệm vụ tiếp, giải quyết công việc của công dân và tổ chức. Khi giải quyết công việc phải khẩn trương, không được để đương sự phải đi lại nhiều lần, không được nhận quà biếu của các công dân và tổ chức. Cán bộ công chức có trách nhiệm tiết kiệm công quỹ, bảo vệ tài sản Nhà nước, không sử dụng lãng phí tài sản, tiền bạc của Nhà nước, của dân dưới mọi hình thức.
Công chức khi thi hành công vụ phải đeo thẻ công chức theo đúng quy định của Nhà nước.
3. Quan hệ trong công vụ công sở và giữa các công sở
a. Quan hệ trong công vụ, công sở
Công sở hoạt động theo nguyên tắc công khai, dân chủ và thực hiện chế độ thủ trưởng những vấn đề về: Pháp luật, chủ trương, chính sách của Nhà nước, Chính phủ, cấp trên, phải được phổ biến, quán triệt đến mỗi cán bộ – công chức. Các chế độ thuộc phạm vi quyền lợi, phúc lợi phải được cán bộ – công chức bàn bạc đảm bảo đoàn kết, công bằng và hợp lí. Người đứng đầu công sở phải thực sự công tâm, không định kiến, tôn trọng khuyến khích sự thẳng thắn, trung thực của cán bộ – công chức thuộc thẩm quyền quản lí.
Khi giải quyết công việc, người đứng đầu công sở:
– Chịu trách nhiệm quyết định những công việc thuộc thẩm quyền cá nhân, không ỷ lại tập thể; – Những công việc được quy định thực hiện theo chế độ tập thể thì phải được tôn trọng và nghiêm chỉnh chấp hành;
– Quan tâm đến nguyện vọng, lợi ích chính đáng của cán bộ – công chức thuộc quyền, có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ – công chức có cơ hội phát triển, tiến bộ, thực hiện công khai, công bằng trong việc khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ – công chức theo đúng quy định.
Người đứng đầu công sở có người cấp phó giúp việc. Cấp phó của người đứng đầu được phân công phụ trách từng lĩnh vực công tác. Cấp phó chịu trách nhiệm giúp đỡ người đứng đầu về lĩnh vực được giao, có trách nhiệm báo cáo, trao đổi công việc theo đúng quy chế làm việc cơ quan.
Khi người đứng đầu quyết định khẩn cấp những công việc thuộc lĩnh vực đã phân công cho cấp phó, người đứng đầu cần thông báo cho cấp phó biết sau khi quyết định.
Người đứng đầu công sở chỉ ủy quyền cho cấp phó giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của công sở và phải chịu trách nhiệm về những quyết định cấp phó được ủy quyền giải quyết.
Cán bộ – công chức lãnh đạo các đơn vị khác trong cùng công sở, khi cần trưng dụng công chức không thuộc quyền thì phải thương lượng với cấp lãnh đạo quản lí trực tiếp của cán bộ công chức đó, cả trong trường hợp lãnh đạo cấp trên đồng ý.
Các đơn vị trong cùng công sở có trách nhiệm phối hợp, cộng tác thực hiện công vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của cơ quan. Nghiêm cấm sự tranh chấp, từ chối, trốn tránh trách nhiệm thuộc thẩm quyền. Không được có tư tưởng cục bộ làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả thực thi công vụ.
b. Quan hệ công vụ giữa các công sở
Các công sở khi thực hiện công vụ chung phải có sự phối hợp, tinh thần hợp tác chặt chẽ. Khi có vấn đề vướng mắc phải cùng nhau xác định trách nhiệm, không để xảy ra tình trạng không có cơ quan nào chịu trách nhiệm giải quyết. Trường hợp không giải quyết được phải kịp thời báo cáo lên cấp có thẩm quyền trực tiếp để phân định trách nhiệm.
Công vụ thuộc thẩm quyền của công sở nào thì công sở đó phải chịu trách nhiệm giải quyết. Trường hợp cần tham khảo ý kiến của công sở có liên quan, công sở có thẩm quyền giải quyết gửi công văn trao đổi. Công văn trao đổi cần ghi rõ nội dung yêu cầu thẩm định, thời gian trả lời theo luật định. Công sở được tham khảo ý kiến có trách nhiệm trả lời. Nếu công sở được hỏi ý kiến không trả lời theo thời hạn thì coi như đồng ý.
Các công sở chuyên môn ở địa phương: Sở, Phòng, Ban… thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân; chịu sự hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn của Bộ, ngành và công sở cấp trên.
Người đứng đầu công sở cấp trên chỉ quyết định công việc hoặc ra lệnh cho công sở cấp dưới trực tiếp. Sau đó, cần thông báo cho người lãnh đạo công sở cấp dưới trực tiếp sau khi ra quyết định hoặc mệnh lệnh.
Các công sở phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ báo cáo định kỳ. Nếu có phát sinh công vụ phải báo cáo kịp thời lên công sở cấp trên bằng phương tiện nhanh nhất.