IV. Quản trị chất lượng trong doanh nghiệp
A P (tion) (plan)
(Ation) (plan) C D (Check) (Do) A: Điều chỉnh C: Kiểm tra P: Hoạch định D: Thực hiện
quả hơn. Hoạch định chất lượng được coi là chức năng quan trọng nhất cần ưu tiờn hàng đầu hiện nay.
Hoạch định chất lượng là hoạt động xỏc minh mục tiờu chất lượng sản phẩm. Hoạch định chất lượng cho phộp xỏc định mục tiờu, phương hướng phỏt triển chất lượng cho toàn cụng ty theo một hướng thống nhất. Tạo điều kiện khai thỏc sử dụng cú hiệu quả hơn cỏc nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn gúp phần giảm chi phớ cho chất lượng, nõng cao khả năng cạnh tranh, giỳp cỏc cụng ty chủ động thõm nhập và mở rộng thị trường, đặc biệt là thị trường thế giới. Hoạch định chất lượng cũn tạo ra một sự chuyển biến căn bản về phương phỏp quản trị chi phớ giữa cỏc doanh nghiệp.
Nội dung chủ yếu của hoạch đinh chất lượng sản phẩm mới bao gồm: - Xỏc lập mục tiờu chất lượng tổng quỏt và chớnh sỏch chất lượng - Xỏc định khỏch hàng
- Xỏc định đặc điểm của sản phẩm thoả món nhu cầu khỏch hàng
- Phỏt triển những quy trỡnh cú khả năng tạo những đặc điểm của sản phẩm. - Chuyển giao cỏc kết quả hoạch định cho bộ phận tỏc nghiệp
* Tổ chức thực hiện
Sau khi hoàn thành chức năng hoạch định thỡ chuyển sang tổ chức thực hiện chiến lược đó hoạch định. Thực chất quỏ trỡnh này là quỏ trỡnh điều khiển cỏc hoạt động thụng qua kỹ thuật, phương tiện, phương phỏp cụ thể nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm theo đỳng yờu cầu kế hoạch đề ra. Tổ chức thực hiện cú ý nghĩa quyết định đến việc biến cỏc kế hoạch chất lượng thành hiện thực.
Những bước sau đõy cần tiến hành theo trật tự nhằm đảm bảo cỏc kế hoạch sẽ được điều khiển một cỏch hợp lý, mục đớch yờu cầu đặt ra với cỏc hoạt động triển khai là:
- Đảm bảo rằng mọi người cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc kế hoạch, nhõn thức một cỏch đầy đủ cỏc mục tiờu và sự cần thiết của chỳng.
- Giải thớch cho mọi người biết chớnh xỏc những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ thể cần thiết phải thực hiện
- Cung cấp đầy đủ cỏc nguồn lực ở những nơi và những lỳc cần thiết cú những phương tiện kỹ thuật dựng để kiểm soỏt chất lượng.
- Tổ chức những chương trỡnh giỏo dục và đào tạo, cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch.
Trờn thực tế vấn đề đào tạo và huấn luyện về chất lượng là một yếu tố quan trọng trong quản trị chất lượng. Giỏo sư ISHIKAWAORU - người đó cú cụng tạo ra cỏi gọi là chất lượng Nhật Bản” đó núi: “Quản trị chất lượng bắt đầu bằng giỏo dục và kết thỳc cũng bằng giỏo dục”. Qua đào tạo huấn luyện mà nõng cao kỹ thuật cho mọi thành viờn, họ xỏc định được nguyờn nhõn gõy nờn sai sút để cú biện phỏp ngăn ngừa, họ biết cải tiến và hoàn thiện quy trỡnh sản xuất, biến lượng hoỏ những vấn đề liờn quan đến chất lượng. Quỏ trỡnh đào tạo trong một doanh nghiệp cần phải được tiến hành liờn tục, nhằm trang bị những kiến thức về cụng nghệ, mụi trường, sỏng tạo cho cỏc cấp những khả năng chủ động trong quản trị.
Sơ đồ 6: Chu kỳ đào tạo huấn luyện về chất lượng
* Kiểm tra
Để đảm bảo đỳng mục tiờu chất lượng dự kiến được thực hiện theo đỳng yờu cầu kế hoạch đặt ra trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện cần tiến hành cỏc hoạt động kiểm tra, kiểm soỏt chất lượng. Kiểm tra chất lượng là hoạt động theo dừi tu nhập phỏt hiện và đỏnh giỏ những trục trặc khuyết tật của sản phẩm và dịch vụ được tiến hành trong mọi khõu xuyờn suốt đời sống của sản phẩm. Mục đớch kiểm tra khụng phải là tập trung vào phỏt hiện cỏc sản phẩm hỏng, loại xấu ra khỏi tốt mà là những trục trặc khuyết tật ở mọi khõu, mọi cụng đoạn, mọi quỏ trỡnh tỡm kiếm những nguyờn nhõn gõy ra trục trặc khuyết tật đú để cú những biện phỏp ngăn chặn kịp thời. Đào tạo Kiểm định tính hiệu lực Đánh giá kết quả Thực thi và Theo dõi Chơng trình và t liệu Phân công trách nhiệm Xác định mục tiêu XD công tác tổ chức
Nêu nhu cầu đào tạo về CL
Nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra chất lượng là:
- Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện chất lượng và xỏc định mức độ chất lượng đạt được trong thực tế của doanh nghiệp.
- So sỏnh chất lượng thực tế với kế hoạch để phỏt hiện sai lệch trờn cỏc phương tiện kinh tế kỹ thuật.
- Phõn tớch thụng tin về chất lượng tạo cơ sở cho cải tiến và khuyến khớch cải tiến chất lượng sản phẩm.
Khi tiến hành kiểm tra cỏc kết quả thức hiện kể hoạch cần đỏnh giỏ hai vấn đề cơ bản đú là mức độ tuõn thủ nghiờm tỳc kế hoạch đó vạch ra, tớnh chớnh xỏc, đầy đủ và tớnh khả thi của kế hoạch.
Thụng thường cú hai loại kiểm tra là : Kiểm tra thường hàng thỏng hay kiểm tra định kỳ và kiểm tra định kỳ vào cuối năm kinh doanh.
Trong hoạt động kiểm tra chất lượng tập trung vào kiểm tra định kỳ. Xỏc định mức độ biến thiờn của quỏ trỡnh và những nguyờn nhõn làm chệch hướng cỏc chỉ tiờu chất lượng. Phõn tớch phỏt hiện cỏc nguyờn nhõn ban đầu, nguyờn nhõn trực tiếp để xoỏ bỏ chỳng, phũng ngừa sự tỏi diễn.
* Hoạt động điều chỉnh và cải tiến
Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho cỏc hoạt động của hệ thống doanh nghiệp cú khả năng thực hiện được những tiờu chuẩn chất lượng đề ra, đồng thời cũng là hoạt động đưa chất lượng sản phẩm thớch ứng với tỡnh hỡnh mới, nhằm giảm dần khoảng cỏch mong muốn của khỏch hàng với thực tế chất lượng đạt được, thoả món nhu cầu của khỏch hàng ở mức độ cao hơn.
Cỏc bước cụng nghệ chủ yếu:
- Xỏc định những đũi hỏi cụ thể về cải tiến chất lượng từ đú xõy dựng những dự ỏn cải tiến chất lượng.
- Cung cấp cỏc nguồn lực cần thiết như tài chớnh, kỹ thuật lao động.
Khi chỉ tiờu khụng đạt được cần phải phõn tớch tỡnh hỡnh nhằm xỏc định xem vấn đề thuộc về tài chớnh hay thực hiện kế hoạch, xem xột thận trọng để tỡm ra chớnh xỏc cỏi gỡ sai để điều chỉnh. Khi cần thiết cú thể điều chỉnh mục tiờu chất lượng. Thực chất đú là quỏ trỡnh cải tiến chất lượng cho phự hợp với mụi trường kinh doanh mới của doanh nghiệp.
Quỏ trỡnh cải tiến theo cỏc bước sau:
- Thay đổi quỏ trỡnh nhằm giảm khuyết tật. - Thực hiện cụng nghệ mới.
- Phỏt triển sản phẩm mới, đa dạnh hoỏ sản phẩm.
Yờu cầu đặt ra đối với cải tiến chất lượng là tiến hành cải tiến đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm quỏ trỡnh nhằm giảm sai sút, trục trặc trong quỏ trỡnh thực hiện và giảm khuyết tật trong sản phẩm.