Để đảm bảo cung cấp vật liệu, thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý, đƣa ra các quyết định nhanh chóng cho các quyết định chiến lƣợc của công ty và tiện kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp, công tác kế toán tại Alpha ECC đã áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Đó là phần mềm Fast Accounting.
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 55
Fast Accounting cập nhật các sửa đổi bổ sung theo các quy định mới nhất của bộ tài chính: chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, quyết định 48/2006/QĐ-BTC (dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa); báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN theo thông tƣ 60/2007/TT-BTC (hƣớng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế); nghiệp vụ hạch toán hàng khuyến mãi theo thông tƣ 30/2008/TT-BTC; bảng kê thu mua hàng hóa – dịch vụ mua vào không có hóa đơn ( mẫu số 01/TNDN) theo Thông tƣ 134/2007/TT-BTC…
Phần mềm kế toán Fast Accounting đã đƣợc doanh nghiệp kinh doanh phần mềm cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế toán tại công ty. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm này là công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hóa đơn, chứng từ vào công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các phần mềm hỗ trợ khác nhƣ Microsoft Word, Excel…để lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ…
Hiện nay với nhiệm vụ và chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại đóng góp phần hiện đại hóa và nâng cao chất lƣợng công tác quản lý, công tác kế toán tại Alpha ECC đã đƣợc vi tính hóa với chu trình tƣơng đối hoàn thiện.
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 56
Các phân hệ nghiệp vụ: - Kế toán tổng hợp
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán TSCĐ - Kế toán CCLĐ
- Báo cáo các khoản mục phí
- Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
- Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng - Kế toán giá thành công trình, vụ việc
- Báo cáo quản trị các trƣờng do ngƣời dùng tự định nghĩa - Báo cáo thuế
- Báo cáo phân tích, quản trị.
Số liệu cập nhật ở các phân hệ đƣợc lƣu ở phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành.
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 57
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tổ chức các phân hệ:
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 58
2.1.6.3.6. ệ thống báo cáo
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng giúp cho nhà quản trị của doanh nghiệp cũng nhƣ cho các đối tƣợng khác, ở bên ngoài và bên trong doanh nghiệp trong đó cơ quan chức năng của nhà nƣớc: thuế, thống kê…
Báo cáo kết quả kế toán bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị: bao gồm các báo cáo kế toán đƣợc lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp nhƣ: báo cáo nhập – xuất – tồn, bảng lƣu chuyển nội bộ, tổng hợp số dƣ công nợ, các báo cáo dự đoán tƣơng lai về doanh thu, sản lƣợng, lợi nhuận…
2.2. Thực trạng công tác kế toán vật tƣ và công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc
2.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán vật tƣ ở công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc
2.2.1.1. Phân loại vật tƣ ở công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trƣờng công ty phải sử dụng một khối lƣợng vật tƣ rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật tƣ thì phải tiến hành phân loại vật tƣ một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Dầu Khí Miền Nam Alpha Ecc cũng tiến hành phân loại vật tƣ. Song việc phân loại vật tƣ chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản vật tƣ ở kho. Nhƣng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tƣ nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật tƣ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tƣ một mã số riêng, nhƣ quy định một lần trên bảng mã vật tƣ ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật tƣ. Đối với vật tƣ của công ty đƣợc phân loại nhƣ sau:
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 59
+ Vật tƣ chính: là loại vật liệu, bán thành phẩm (ví dụ: sơn, thép tấm, ống, mặt bích, van ...), khí cụ (ví dụ đồng hồ đo, cảm biến ...) đƣợc đƣa trực tiếp vào sản phẩm. + Vật tƣ phụ: là vật tƣ tiêu hao phục vụ cho việc tạo sản phẩm nhƣng không đƣợc đƣa trực tiếp vào sản phẩm (ví dụ: khí hàn, dây hàn các loại hạt tạo nhám bề mặt kim loại, đá mài, găng tay ...).
+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho các loại máy móc, xe cộ nhƣ xăng, dầu diesel, nhớt ...
+ Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật tƣ đƣợc sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn.
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, sắt không dùng đƣợc nữa. Công ty bảo quản vật tƣ trong kho hay bãi chứa tùy theo yêu cầu bảo quản của mỗi loại vật tƣ. Để đảm bảo cho vật tƣ không bị hao hụt các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật tƣ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tƣ giống hoặc khác nhau. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kỹ thuật dự án đƣa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý vật tƣ công ty đã phân loại vật tƣ một cách khoa học. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại vật tƣ của ngành xây dựng cơ bản để ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản vật tƣ trong kho.
2.2.1.2. Công tác quản lý vật tƣ tại kho công ty
Thấy đƣợc tầm quan trọng của vật tƣ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và trong các hoạt động khác của công ty nên Công Ty Cổ phần Xây Lắp Dầu Khí Miền Nam Alpha Ecc đã tổ chức quản lý vật tƣ từ khâu thu mua, sử dụng cho đến khâu dự trữ bảo quản.Từ đặc điểm riêng của ngành xây lắp (vật tƣ đa dạng, nhiều chủng loại) làm cho công tác quản lý và sử dụng vật tƣ khá phức tạp, nên công ty đã xây dựng định mức cho các loại nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất.
Để đảm bảo cung cấp vật tƣ chính đƣợc đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh, phòng kỹ thuật dự án đã tính toán các định mức, tỷ lệ tiêu hao vật tƣ để có thể lập kế hoạch sản xuất cho từng sản phẩm cụ thể. Từ đó, cân đối nhu cầu và khả năng, để lập kế hoạch thu mua vật tƣ tránh bị động trong việc cung cấp vật tƣ khi sản xuất
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 60
sản phẩm, công ty thƣờng tìm đến các nhà cung cấp có uy tín và tiến hành ký kết hợp đồng cung cấp vật tƣ.
Một số vật tƣ chủ yếu nhƣ sắt, thép, … dùng để sản xuất thƣờng đƣợc bảo quản trong kho, tránh hƣ hỏng, mất mát. Do đó, công tác bảo vệ, bảo quản đã đƣợc tổ chức chu đáo, khoa học, hợp lý. Còn đối với những những loại vật tƣ sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát hao hụt, thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận, quy trách nhiệm cho từng ngƣời. Công ty thực hiện chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh đƣợc mất mát hao hụt khi bảo quản, vừa giảm đƣợc chi phí bốc dỡ, vận chuyển...
Để có thể hiểu chi tiết hơn về việc bảo quản vật tƣ tại công ty ta có bảng phân loại bảo quản vật tƣ nhƣ sau:
Bảng 2.2. Bảng phân loại bảo quản vật tƣ
Nguồn: Phòng Kỹ thuật dự án
Loại vật tƣ
Nơi bảo quản
Ghi chú về bảo quản Bãi chứa Kho
(1)Vật tƣ ống và tấm
(a) Thép ống x x Ống thép không gỉ cỡ 2’’ trở xuống: trong kho. Riêng biệt theo cỡ đƣờng kính, cỡ chiều dày và phân hạng vật liệu. (b) Ống nhỏ dùng cho khí cụ x Trên kệ (c) Ống nhựa PVC và ống mềm x Trên kệ (d) Phụ kiện ống x x Lớn hơn 4” (e) Mặt bích x x Lớn hơn 4” (f) Van điều khiển bằng
tay
x x Lớn hơn 6”
(g) Van điều khiển x Mọi cỡ (h) Van bằng kim loại
màu
x Mọi cỡ
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 61
gu dông để rời trong thùng sắt hoặc trên kệ trong thùng gỗ
(j) Gioăng x Riêng biệt theo loại và cỡ. Treo trên tƣờng (k) Ống treo lò so x Nhẹ hơn 10 kg (l) Móc treo x (m)Ống ngƣng hơi nƣớc x (n) Thép tấm, băng, dải x (o) Tấm, dây đồng x (p) Dây hàn, que hàn, thuốc hàn
x Để nguyên bao gói
(2)Vật tƣ điện và khí cụ
(a) Cáp quấn trên lõi x
(b) Dây điện x
(c) Phụ kiện chiếu sáng x (d) Bảng phân phối, bảng
điều khiển
x
(e) Biến áp x Loại dùng ngoài trời (f) Động cơ điện x Đến 5 mã lực (g) Vật tƣ cách điện x (h) Đồng ho đo điện x (i) Khí cụ điện x (j) Vật tƣ khác cho điện và khí cụ điện x (3)Thiết bị quay x (4)Thiết bị tĩnh
(a) Bồn, bao hơi, bộ trao đổi nhiệt, ống lò
x
(b) Các hạng mục, phụ kiện nhỏ lẻ
x Giữ 2 năm trong kho
(c) Chi tiết bên trong tháp x (5)Nhiên liệu, hóa chất, sơn,
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 62
(a) Xăng, dầu diesel, dung môi
x Tránh tia nắng chiếu trực tiếp
(b) Sơn, dầu x Riêng biệt từng loại
(c) Khí (trong chai) x Riêng biệt từng loại. Tránh tia nắng chiếu trực tiếp.
(d) Hóa chất x Riêng biệt từng loại (6)Chất xúc tác và đóng gói
(a) Chất xúc tác x x Theo qui định của khách hàng (b) Vật tƣ đóng gói x x Màng nylon
(7) Vật tƣ bảo ôn và chống cháy
(c) Vật tƣ bảo ôn (cách nhiệt)
x x Sau khi tháo dỡ
(d) Vật tƣ chống cháy (bình cứu hỏa)
x x Loại bột: tại chỗ có che nắng
(8)Kim loại quý hiếm x Có bảo vệ an toàn
(9)Chi tiết, phụ tùng thay thế x Riêng biệt, có đánh dấu khu vực bằng chữ “Phụ tùng thay thế/Thiết bị số: …”
Công ty chỉ dự trữ vật tƣ ở mức tối thiểu cần thiết, theo nhu cầu sử dụng thƣờng xuyên, tránh vật tƣ tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn lại tăng thêm các chi phí không cần thiết nhƣ chi phí bảo quản…giúp cho việc sử dụng vốn linh hoạt hơn.
2.2.1.3. Trình tự nhập kho
- Việc mua vật tƣ do phòng Thƣơng mại đảm nhận. Ngƣời yêu cầu căn cứ vào nhu
cầu của Phòng kỹ thuật – dự án tiến hành lập yêu cầu mua vật tƣ theo biểu mẫu “Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ thiết bị”. Chủ nhiệm dự án xem xét và ký xác nhận thông tin. Phòng Thƣơng mại sẽ dựa vào “Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ thiết bị” đã đƣợc duyệt bởi Ban giám đốc để tiến hành việc mua vật tƣ.
- Khi vật tƣ đƣợc mua về kho, nhân viên Thanh tra chất lƣợng của dự án, Nhân viên kiểm soát vật tƣ và thủ kho sẽ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng, quy cách đối chiếu với hóa đơn chứng từ nhƣ hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, hóa
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 63
đơn cƣớc phí vận chuyển, … nếu khớp đúng thì mới cho nhập kho. Nếu phát hiện có thừa, thiếu hoặc hƣ hại thì phải báo cho Nhân viên kiểm soát vật tƣ để xin ý kiến chỉ đạo và để báo cáo cho khách hàng biết.
- Nếu vật tƣ mua về có giá trị lớn thì phải có biên bản kiểm nghiệm vật tƣ thì thủ kho mới cho nhập.
- Đối với vật tƣ nhập trực tiếp vào công trình thi công thì cán bộ kỹ thuật tại công trình đó sẽ ghi nhận vào “Bảng theo dõi vật tƣ” để theo dõi tình hình sử dụng.
- Đối với hàng nhập từ nƣớc ngoài về, Trƣởng nhóm / Nhân viên Xuất nhập khẩu và Vận tải của Phòng Thƣơng mại, tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa, giao nhận hàng hóa tại các cảng biển, hàng không, kho bãi, ở các kho ngoại quan, đồng thời thƣờng xuyên cập nhật thông tin cho Nhân viên mua hàng.
* Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị
Nhân viên mua hàng sẽ lập Biên bản giao nhận vật tƣ (có xác nhận của thủ kho) để hoàn tất thủ tục nhận vật tƣ và lập biên bản giấy đề nghị chuyển tiền để hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
Biên bản giao nhận vật tƣ sẽ đƣợc phòng Thƣơng mại lƣu 1 bản sau đó cùng với bộ chứng từ mua hàng chuyển sang Phòng Kế toán.
*Báo cáo nhập vật tƣ
Thủ kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra xác nhận sẽ lập Báo cáo nhập vật tƣ làm căn cứ để ghi vào Sổ kho. Bản sao gửi cho các bộ phận có liên quan (Kỹ sƣ giám sát Dự án, Nhân viên Kiểm soát Vật tƣ)
Sơ đồ 2.5. Trình tự lập và lƣu giữ Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị
Phòng thƣơng mại Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị
Lƣu tại phòng Thƣơng mại để theo dõi
Chuyển sang phòng Kế toán để hạch toán
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 64
Sơ đồ 2.6. Trình tự lập và luân chuyển Báo cáo nhập vật tƣ
2.2.1.4. Trình tự xuất kho
Việc xuất kho vật tƣ đƣợc căn cứ vào nhu cầu thi công thực tế và giá trị dự toán trong bảng phân tích vật tƣ đã ký kết trong hợp đồng kinh tế với nhà đầu tƣ. Nhân viên dự án hoặc Kỹ sƣ Giám sát dự án căn cứ vào kế hoạch sản xuất lập Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ, thiết bị và gửi Chủ nhiệm dự án ký duyệt. Sau khi đối chiếu khối lƣợng vật tƣ trên “Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ, thiết bị” yêu cầu và khối lƣợng thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu Xuất vật tƣ ở cột số lƣợng và ký xác nhận. Sau đó, thủ kho mới tiến hành xuất kho.
* Phiếu xuất vật tƣ
Căn cứ vào số vật tƣ yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật yêu cầu lập Phiếu xuất vật tƣ gồm 3 bản:
- 1 bản gửi cho Nhân viên Kiểm soát vật tƣ để theo dõi
- 1 bản thủ kho giữ ghi vào sổ kho
- 1 bản gửi cho Kỹ sƣ giám sát dự án để theo dõi
Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lƣợng thực xuất của vật tƣ và cùng ký tên vào phiếu xuất vật tƣ với ngƣời nhận vật tƣ.
Thủ kho
Báo cáo nhập vật tƣ
Thủ kho ghi vào sổ kho
Nhân viên Kiểm soát vật tƣ (thuộc phòng Thƣơng mại) cập nhật và theo dõi thông tin nhập kho
Kỹ sƣ Giám sát dự án Cập nhật và theo dõi thông tin nhập kho
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 65