- Việc mua vật tƣ do phòng Thƣơng mại đảm nhận. Ngƣời yêu cầu căn cứ vào nhu
cầu của Phòng kỹ thuật – dự án tiến hành lập yêu cầu mua vật tƣ theo biểu mẫu “Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ thiết bị”. Chủ nhiệm dự án xem xét và ký xác nhận thông tin. Phòng Thƣơng mại sẽ dựa vào “Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ thiết bị” đã đƣợc duyệt bởi Ban giám đốc để tiến hành việc mua vật tƣ.
- Khi vật tƣ đƣợc mua về kho, nhân viên Thanh tra chất lƣợng của dự án, Nhân viên kiểm soát vật tƣ và thủ kho sẽ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng, quy cách đối chiếu với hóa đơn chứng từ nhƣ hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, hóa
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 63
đơn cƣớc phí vận chuyển, … nếu khớp đúng thì mới cho nhập kho. Nếu phát hiện có thừa, thiếu hoặc hƣ hại thì phải báo cho Nhân viên kiểm soát vật tƣ để xin ý kiến chỉ đạo và để báo cáo cho khách hàng biết.
- Nếu vật tƣ mua về có giá trị lớn thì phải có biên bản kiểm nghiệm vật tƣ thì thủ kho mới cho nhập.
- Đối với vật tƣ nhập trực tiếp vào công trình thi công thì cán bộ kỹ thuật tại công trình đó sẽ ghi nhận vào “Bảng theo dõi vật tƣ” để theo dõi tình hình sử dụng.
- Đối với hàng nhập từ nƣớc ngoài về, Trƣởng nhóm / Nhân viên Xuất nhập khẩu và Vận tải của Phòng Thƣơng mại, tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa, giao nhận hàng hóa tại các cảng biển, hàng không, kho bãi, ở các kho ngoại quan, đồng thời thƣờng xuyên cập nhật thông tin cho Nhân viên mua hàng.
* Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị
Nhân viên mua hàng sẽ lập Biên bản giao nhận vật tƣ (có xác nhận của thủ kho) để hoàn tất thủ tục nhận vật tƣ và lập biên bản giấy đề nghị chuyển tiền để hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
Biên bản giao nhận vật tƣ sẽ đƣợc phòng Thƣơng mại lƣu 1 bản sau đó cùng với bộ chứng từ mua hàng chuyển sang Phòng Kế toán.
*Báo cáo nhập vật tƣ
Thủ kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra xác nhận sẽ lập Báo cáo nhập vật tƣ làm căn cứ để ghi vào Sổ kho. Bản sao gửi cho các bộ phận có liên quan (Kỹ sƣ giám sát Dự án, Nhân viên Kiểm soát Vật tƣ)
Sơ đồ 2.5. Trình tự lập và lƣu giữ Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị
Phòng thƣơng mại Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị
Lƣu tại phòng Thƣơng mại để theo dõi
Chuyển sang phòng Kế toán để hạch toán
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 64
Sơ đồ 2.6. Trình tự lập và luân chuyển Báo cáo nhập vật tƣ