tƣ, công cụ dụng cụ tại công ty
Trên cơ sở những phƣơng hƣớng đã nêu cùng với những kiến thức ghi nhận ở trƣờng, em xin mạnh dạn nêu ra một số giải pháp nhằm khắc phục, củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý cũng nhƣ công tác hạch toán kế toán tại công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc.
Giải pháp 1: Về công tác hạch toán kế toán
Công tác hạch toán kế toán đòi hỏi tính chính xác cao. Do đó, việc luân chuyển
chứng từ về phòng kế toán cần thƣờng xuyên hơn, nhằm tránh gây nên tình trạng tập trung chứng từ về một lúc quá nhiều. Thời gian luân chuyển chứng từ còn chậm nên không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời do đó công ty cần phải quy định thời gian chuyển chứng từ cần thiết cho kế toán tập hợp ghi chép.
Công ty nên mở TK 152 “Nguyên vật liệu” để hạch toán. Việc mở TK 152 sẽ
giúp cho phòng kế toán dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng vật tƣ, tránh thất thoát hay phản ánh không chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ liên quan tới vật tƣ phát sinh. Việc mở TK 152 và các tài khoản chi tiết cho mỗi loại vật tƣ sẽ giúp cho phòng kế toán kiểm soát đƣợc tình hình nhập – xuất – tồn để từ đó xây dựng các định mức vật tƣ một cách chính xác hơn. Khi vật tƣ mua về nhập kho kế toán sẽ định khoản:
Nợ TK 152
Có TK 111, 331, … Khi xuất vật tƣ ra sử dụng, kế toán hạch toán: Nợ TK 621, 627 Có TK 152
Để theo dõi một cách chính xác, đầy đủ và khoa học nên sử dụng bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn theo mẫu sau:
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 99
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
STT Tên vật tƣ
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Đối với vật tƣ mua về nhập kho, thủ kho nên lập phiếu nhập kho, lập thành 3 liên:
- Liên 1: lƣu tại phòng Thƣơng mại.
- Liên 2: thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật
tƣ.
- Liên 3: ngƣời nhập vật tƣ giữ để làm chứng từ thanh toán và đƣợc kế toán
thanh toán giữ lại.
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 100 Đơn vi:……….. Bộ phận:………. Mẫu số: 01 - VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày....tháng....năm... Số... Nợ... Có...
- Họ và tên ngƣời giao: ... - Theo...số...ngày...tháng...năm...của... Nhập tại kho: ...địa điểm:...
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết bằng chữ): ... - Số chứng từ gốc kèm theo: ... Ngày....tháng....năm 20.... Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngƣời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) (Ký, họ tên)
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 101
Việc phân bổ chi phí sử dụng công cụ dụng cụ nên đƣợc phân bổ theo các tháng
chứ không nên để cuối năm mới tiến hành phân bổ một lần. Nhƣ vậy sẽ dồn chi phí vào cuối năm làm mất tính cân bằng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Việc phân bổ dần vào các tháng sẽ làm cân đối giữa chi phí và doanh thu mà công ty nhận đƣợc trong kỳ phân bổ.
Giải pháp 2: Về công tác quản lý vật tƣ
Việc bảo đảm vật tƣ cung ứng kịp thời cho thi công xây lắp là rất cần thiết. Đảm bảo tốc độ thi công đúng tiến độ, hoàn thành mục tiêu thời gian thi công, bàn giao cho nhà đầu tƣ theo đúng thời hạn hợp đồng vừa giữ uy tín cho công ty và nâng cao vị thế của công ty trên thị trƣờng xây lắp. Trong khi đó, việc quản lý vật tƣ đóng vai trò rất lớn. Do đó, tại mỗi công trình đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ. Vì thế, công ty cần phải có sự bố trí lại nhân viên bảo vệ và thủ kho tại công trình. Đó là cần tăng số nhân viên nhằm tách biệt công việc bảo vệ và thủ kho nhằm giảm tải công việc cho nhân viên hiện tại. Không chỉ vậy, việc tăng số nhân viên còn đảm bảo đƣợc tính khách quan trong việc ghi nhận và hạn chế đƣợc một số tiêu cực gian lận trong quá trình quản lý. Việc tăng nhân viên sẽ làm tăng một lƣợng nhỏ chi phí tiền lƣơng hàng tháng. Nhƣng mặt khác, công việc đƣợc đảm bảo theo dõi chặt chẽ hơn từ việc nhập
kho, xuất kho và công tác ghi nhận vào sổ kho cũng tiến hành nhanh hơn. Công tác
bảo vệ tại công trình cũng đƣợc nâng cao nhằm tránh tình trạng vật tƣ bị thất thoát do không đƣợc theo dõi sát sao. Nhất là vấn đề nhắc nhở an toàn lao động trong suốt quá trình thi công mà doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu hoàn thành tốt.
Phòng kế toán cần cử ngƣời kiểm tra, giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật tƣ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, các báo cáo kế toán vật tƣ, công cụ dụng cụ. Việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật tƣ cũng nên đƣợc phòng kế toán theo dõi để chi phí vật liệu đƣợc hạch toán chi tiết và sát sao hơn.
Giải pháp 3: Về sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tƣ
Để có thể khai thác triệt để khả năng sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tƣ, giảm tỉ lệ hao hụt vật tƣ thì công ty phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tƣ để đề ra đƣợc các biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ.
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 102
Khi trong công ty có hao hụt, mất mát vật tƣ cần phải điều tra xem xét rõ nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt mất mát là do nguyên nhân khách quan nhƣ thời tiết, máy móc thiết bị… thì cần phải nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu là do nguyên nhân chủ quan thì doanh nghiệp phải có biện pháp nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ động viên khen thƣởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân hay đơn vị có thành tích, kỉ luật tốt. Xử lý nghiêm minh với ngƣời vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng biện pháp hành chính. Cần thực hiện đầy đủ chế độ thƣởng phạt cũng nhƣ tăng cƣờng kỷ luật sản xuất đối với công nhân viên vi phạm, làm thất thoát vật tƣ. Đồng thời, đề ra chế độ tăng lƣơng, thƣởng đối với những cá nhân, tập thể đã có sáng kiến mới trong quá trình thi công vừa tiết kiệm vật tƣ, vừa nâng cao chất lƣợng sản phẩm nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của công nhân viên.
- Tăng tốc độ luân chuyển vật tƣ
Muốn sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tƣ chúng ta cần quan tâm đến việc luân chuyển vật tƣ ở 2 khâu dự trữ và sản xuất. Để thực hiện tốt việc luân chuyển vật tƣ cán bộ quản lý vật tƣ cần chú ý đến việc tính toán đến các định mức sản xuất, mức dự trữ, chú trọng đến việc nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển vật tƣ hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn.
- Giảm bớt phế phẩm phế liệu, hạ thấp định mức tiêu dùng vật tƣ
Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải tập trung giải quyết các vấn đề sau
Tăng cƣờng công tác quản lý kỹ thuật và nâng cao trình độ tay nghề của công
nhân
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng vật tƣ
Xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa
máy móc thiết bị , coi trọng việc tổ chức hạch toán vật tƣ và phế phẩm
Áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm vật
tƣ tránh lãng phí vật tƣ …
Ngoài ra cần phải đặc biệt coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng vật tƣ trong khâu thiết kế và công nghệ cùng với những chế độ khuyến khích, thƣởng, phạt
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 103
đích đáng mong rằng trong thời gian không xa công ty sẽ đạt đƣợc mức tỉ lệ hao hụt chỉ dao động từ 3-4% để hiệu quả sử dụng vật tƣ là hiệu quả nhất, không làm tăng chi phí vật liệu trong giá thành.
Giải pháp 4: Về công tác mua vật tƣ
Thị trƣờng vật tƣ xây dựng rất phong phú, đa dạng và ngày càng phát triển mạnh mẽ nhằm đáp ứng nhu cầu cung ứng cho các doanh nghiệp xây lắp. Mạng lƣới công ty, cửa hàng vật tƣ cũng rất dày đặc không chỉ ở trong thành phố mà cả các vùng lân cận. Đặc biệt là cùng với sự phát triển của mạng internet, thì việc quảng bá các sản phẩm từ nhà cung cấp sẽ dễ dàng cập nhật. Trong việc thu mua vật tƣ, vật tƣ đƣợc mua từ nhiều cửa hàng và doanh nghiệp khác nhau nên giá cả không thống nhất. Khi nhân viên mua vật tƣ cần phải tham khảo, khai thác nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lƣợng, khối lƣợng bảo đảm và chọn nhà cung cấp có khả năng dồi dào về việc thi công xây dựng các công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tƣ. Do đó, nhân viên vật tƣ cần xem xét kỹ khi lựa chọn nhà cung cấp sao cho vừa cung ứng đủ vật tƣ mà giá cả phù hợp. Đồng thời, việc vận chuyển vật tƣ cũng cần đƣợc chú ý. Tránh tình trạng vật tƣ bị thất thoát trong quá trình vận chuyển. Tốt nhất là thƣơng lƣợng trong việc cung cấp, các nhà cung ứng chịu trách nhiệm về việc vận chuyển vật tƣ giao tại chân công trình.
Thực trạng trong tháng 12 năm 2013, nhân viên vật tƣ nhập kho vật tƣ từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Vì thế mà giá trị vật tƣ nhập kho có sự chênh lệch. Chênh lệch giá trị vật tƣ đơn vị là nhỏ, tuy nhiên nếu xét về mặt số lƣợng vật tƣ lớn thì sự chênh lệch này ảnh hƣởng không nhỏ đến giá thành công trình. Nhƣ đã nêu trên, nhân viên vật tƣ nên liên hệ cung ứng vật tƣ từ những nhà cung cấp đáng tin cậy, tìm hiểu rõ ràng để tìm ra phƣơng án mua vật tƣ với chi phí nhỏ nhất, tiết kiệm nhất mà vừa đảm bảo chất lƣợng. Nhân viên nên tìm những nhà cung ứng ký hợp đồng cung cấp vật tƣ lâu dài. Nhƣ thế, vừa có thể đƣợc giảm giá trị vật tƣ đƣợc mua, vừa có thể mua thiếu vật tƣ tại những thời điểm mà công ty không xoay kịp vốn kinh doanh. Ngoài những nhà cung cấp mà công ty thƣờng xuyên hợp tác, còn có một số nhà cung cấp tiềm năng với chất lƣợng và giá cả cũng khá hợp lý. Chúng ta có thể tìm hiểu thêm để phòng những lúc khi vật tƣ hàng hóa khan hiếm hay là những nhà cung ứng thƣờng xuyên của công ty gặp trục trặc thì vật tƣ của công ty vẫn đảm bảo đƣợc
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 104
cung ứng đủ và kịp thời cho việc sản xuất vẫn diễn ra liên tục, không bị trì trệ gây ảnh hƣởng tới thời gian hoàn thành dự án.
Bảng 3.1. Một số nhà cung cấp tiềm năng
Nhà cung cấp Mặt hàng
Cty TNHH thƣơng mại thép Nam Việt Các loại thép
Cty TNHH TM DV XD Sao Biển Thép tấm
CN cty TNHH thƣơng mại SANA Vật tƣ phụ xƣởng
Cty TNHH TM DV XD Phú Bình Tấm inox
HWA HSING & CO Thép tấm, thép tròn
Wenzhou Baorui Steel Co, Ltd Mặt bích
Chin Yuan metal Pte Ltd Bulong, co nối
Giải pháp 5: Về nguồn vốn
Một trong những yếu tố quan trọng nhằm cung ứng vật tƣ không thể không nhắc tới là phần vốn lƣu động mà nhân viên vật tƣ cần tạm ứng để thanh toán cho nhà cung cấp có thể là một phần hay toàn bộ giá trị vật tƣ đã mua. Tuy nhiên trong một số trƣờng hợp, nhân viên vật tƣ không ứng đƣợc tiền từ công ty trong khi đó nhu cầu thi công phải đảm bảo đúng tiến độ. Do đó, nhân viên đã tự ứng tiền của mình để mua vật tƣ. Vì thế công ty cần xem xét vấn đề quản lý nguồn vốn kinh doanh. Công ty có thể hoạch định phƣơng pháp sử dụng nguồn vốn linh hoạt hiệu quả. Tại thời điểm thiếu vốn, công ty có thể vay ngắn hạn ngân hàng, gia hạn các khoản nợ đối với các nhà cung cấp quen … nhằm tránh trƣờng hợp hoạt động kinh doanh rơi vào tình trạng bế tắc về vốn.
Giải pháp 6: Về vật tƣ tồn kho
Một yếu tố ảnh hƣởng tới nguồn vốn hoạt động là lƣợng vật tƣ tồn kho. Hàng tồn kho quá nhiều sẽ ảnh hƣởng xấu tới việc sử dụng nguồn vốn của công ty. Tồn kho nhiều đồng nghĩa với việc nguồn vốn bị mất tính linh hoạt nhiều. Lƣợng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều không tốt. Tồn kho quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, nhƣng tồn ít sẽ không đảm bảo cho tiến độ thi công. Do đó, cần phải có những biện pháp tồn kho tối ƣu nhất vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh liên tục đều đặn vừa sử dụng tiết kiệm vốn. Vì thế, phòng kỹ thuật – dự án và phòng thƣơng mại nên có sự kết hợp chặt chẽ
SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 105
hơn nữa nhằm xây dựng bảng dự trù chi phí vật tƣ chính xác hơn. Từ đó, điều phối hoạt động cung ứng, giảm thời gian tồn kho của vật tƣ trong suốt quá trình kinh doanh. Để tồn kho đạt hiệu quả thì công ty nên lƣu trữ tồn kho theo mô hình JIT – Just in time tức là "Đúng sản phẩm - với đúng số lƣợng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết".
Giải pháp 7:Về tổ chức kho bảo quản
Kho vật tƣ là nơi bảo quản vật tƣ trƣớc khi đƣa vào thi công trong công trình. Việc sắp xếp bãi chứa cũng cần đƣợc chú ý. Diện tích kho phải đảm bảo đủ chỗ để vật tƣ. Đặc biệt là vào mùa mƣa thì càng phải chú ý nhiều hơn vì vật tƣ sắt mà nhiễm ẩm thì sẽ bị gỉ …Vì vậy chất lƣợng vật tƣ cho thi công không tốt, không sử dụng đƣợc nên sẽ rất lãng phí, tăng chi phí và có thể làm thất thoát một khối lƣợng vật tƣ đáng kể. Việc quản lý vật tƣ hiện nay tại công ty là khá tốt, nhƣng vẫn còn một số thiếu sót gây lãng phí đối với những vật tƣ chuyển thẳng tới chân công trình. Chỗ để thƣờng xuyên chuyển đổi, việc giao nhận vật tƣ không đƣợc kiểm tra về khối lƣợng, dẫn đến thất thoát. Vì vậy, công trƣờng chuẩn bị đủ kho để chứa vật tƣ dễ bảo quản thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và khối lƣợng nhập xuất vật tƣ cũng giảm
bớt sự thất thoát.
Giải pháp 8: Về việc lập dự phòng giảm giá vật tƣ tồn kho cuối năm.
Giá vật tƣ trên thị trƣờng thƣờng xuyên biến động mà chi phí vật tƣ trong công trình chiếm tỷ trọng lớn nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về giá trị vật tƣ cũng ảnh hƣởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Vì vậy công ty nên sử dụng tài khoản lập dự phòng giảm giá vật tƣ tồn kho để bù đắp chi phí tăng đột ngột khi giá cả thị trƣờng giảm so với giá vật tƣ tồn kho gây ảnh hƣởng tới kết quả kinh doanh trong kỳ.
Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi niên độ kế toán nên công ty có thể