Tùy vào hoạt động đặc thù của từng đơn vị sử dụng, mỗi đơn vị đều có những yêu cầu riêng. Tuy nhiên, phần mềm này cần có các chức năng cơ bản sau:
a) Quản lý tài chính:
- Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền vay): Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng tại các Ngân hàng theo nhiều loại tiền tệ khác nhau. Lập và in phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi từ máy tính. Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
- Kế toán công nợ phải thu: Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ phân hệ quản lý bán hàng. Quản lý công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng theo cán bộ kinh doanh quản lý...
- Kế toán công nợ phải trả: Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ phân hệ quản lý bán hàng. Quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng...
- Kế toán tổng hợp: Liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ kế toán chi tiết như: Vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, mua, bán hàng, tồn kho. Tất cả tập hợp các dữ liệu để lên báo cáo tổng hợp.
- Báo cáo thuế: Tính và theo dõi các khoản thuế tự động ngay khi lập chứng từ tại các phân hệ kế toán.
- Báo cáo tài chính: Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh...
b) Kế toán chi phí và tính giá thành:
- Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình theo từng giai đoạn.
- Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức. So sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó đưa ra những kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
c) Quản lý mua hàng:
Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng. Kê khai và theo dõi thuế.
d) Quản lý bán hàng:
- Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị. - Khai báo tự động tính và định khoản thuế.
e) Quản lý hàng tồn kho:
Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị. f) Quản lý tài sản cố định:
- Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ.
- Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản cố định theo nguồn vốn, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng. Cho phép tính khấu hao theo đường thẳng và giảm dần. Hỗ trợ kiểm kê chi tiết tài sản theo từng nhóm, loại đối tượng sử dụng.
g) Quản trị hệ thống:
- Quản lý các tham số hệ thống: Quản lý và bảo trì số liệu, khai báo và quản lý người sử dụng. Phân quyền truy cập chi tiết đến từng chức năng, danh mục, từng thao tác trên chứng từ cho từng người sử dụng.
- Bảo trì và kiểm tra số liệu tự động tìm kiếm và sửa lỗi.
- Cho phép xuất dữ liệu vào/ra, truyền/nhận và tổng hợp số liệu. - Tự động sao lưu dữ liệu theo lịch, kết xuất dữ liệu ra Excel, Word.
Sau đây là bảng đề xuất các tiêu chí đánh giá dành riêng cho phần mềm này (giả sử thang điểm tối đa là 100 điểm).
TT Tiêu chí đánh giá Điểm
tối đa Tỉ trọng 1 Tính dễ sử dụng: 15 Chiếm 15%
1.1 Thao tác nhập dữ liệu tối ưu. 4
1.2 Các danh mục quản lý vừa theo mã, theo tên. 3 1.3 Cho phép sửa dữ liệu trực tiếp khi làm việc. 4 1.4 Thao tác nhanh, phù hợp mọi đối tượng người dùng. 4
2 Tính động, đáp ứng được các yêu cầu đặc thù: 20
Chiếm 20% 2.1 Cho phép thay đổi, thêm bớt theo nhu cầu đặc thù. 4
2.2 Áp dụng được nhiều phương pháp để tính toán hàng
hóa, vật tư của doanh nghiệp. 4
2.3 Công thức tính lương, tỷ lệ chiết khấu hao theo yêu cầu
2.4 Quản lý nhiều đơn vị tính cho cùng 1 loại sản phẩm. 4 2.5 Thực hiện Báo cáo được bằng tiếng Việt, tiếng Anh. 3
3 Tính tự động cao: 15
Chiếm 15% 3.1
Cho phép người dùng tự động đặt mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên như: Định khoản tự động, tính thuế tự động, khoản mục chi phí…
4
3.2 Tự động xử lý chênh lệch tỷ giá. 3
3.3 Tự động phân bổ chi phí sản xuất, bán hàng, chi phí
quản lý. Tự động tổng hợp các chi phí. 4
3.4 Tự động cập nhật dữ liệu chương trình, cách tính các
khoản mục khi giá thành sản phẩm thay đổi. 4
4 Tính quản trị: 20
Chiếm 20% 4.1
Khi có yêu cầu tìm kiếm dữ liệu có thể thống kê, báo cáo theo các hình thức gộp, lọc, sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng.
5
4.2 Có thể xem số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp khi
đang ở trang báo cáo tổng hợp. 3
4.3 Có tính quản trị theo kế hoạch. 4
4.4 Thực hiện báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian,
cung cấp báo cáo theo yêu cầu đặc thù của đơn vị. 5
4.5 Khi muốn thêm những tính năng mới có thể yêu cầu
nhà lập trình. 3
5 Tính liên kết: 10
Chiếm 10% 5.1 Các modul tài sản cố định, tính giá thành sản phẩm,
tiền lương, có tính hợp trong cùng 1 cơ sở dữ liệu. 5 5.2 Tất cả các bộ phận nghiệp vụ có thể cập nhật và khai 5
thác thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu có sẵn.
6 Tính chi tiết - Bảo mật: 20
Chiếm 20% 6.1
Có thể kết hợp hay thực hiện từng yếu tố riêng lẻ như: Chi tiết doanh thu, lỗ lãi, công nợ theo từng hợp đồng, từng hóa đơn, khách hàng, kênh luồng phân phối…
4
6.2 Sau khi khóa sổ dữ liệu, các số dư chi tiết theo các yếu
tố cần quản lý được chuyển chính xác sang kỳ mới. 3 6.3 Cho phép bù trừ công nợ, cho biết công nợ, tồn kho. 3 6.4 Có thể sao lưu dữ liệu tự động. 3
6.5 Cơ chế bảo mật chi tiết theo từng nghiệp vụ, từng báo
cáo, chức năng. 4
6.6 Chương trình lưu vết tên người nhập, người sủa chữa,
thay đổi dữ liệu… 3