Tùy vào hoạt động đặc thù trong trường học, mỗi trường đều có những yêu cầu riêng. Tuy nhiên, phần mềm cần phải đáp ứng được những nội dung và các yếu tố cơ bản như: Học sinh, giáo viên, lớp học, môn học, cơ sở vật chất... Đó là các tài nguyên và yếu tố nền tảng liên quan trực tiếp đến mọi hoạt động của trường học. Vì vậy phần mềm cần có các đặc điểm cơ bản sau:
- Quản lý hồ sơ giáo viên, theo dõi, cập nhật, phục vụ cho việc phân công nhiệm vụ, đánh giá quá trình công tác…
- Quản lý hồ sơ học sinh từ lúc vào trường đến lúc ra trường (dữ liệu chỉ nhập một lần khi vào trường và được cập nhật liên tục trong quá trình học tập).
- Đăng ký học sinh mới, xếp lớp, tra cứu, tìm kiếm, thống kê, in ấn theo yêu cầu biểu mẫu, định dạng khác nhau.
- Hỗ trợ tổ chức các kỳ thi khảo sát, thi thử.
- Quản lý điểm: Cập nhật điểm, tính điểm trung bình môn, xếp loại.
- Theo dõi quá trình rèn luyện, đánh giá hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật… - Rút ngắn thời gian cung cấp số liệu và kết quả xử lý.
- Độ chính xác của các số liệu được cung cấp cao hơn tổng hợp thủ công. - Quản lý dữ liệu đầy đủ, có hệ thống, tra cứu tìm kiếm thuận tiện, nhanh chóng. Phân tích dữ liệu trong nhiều năm học, xây dựng tài liệu truyền thống...
Từ những đặc điểm cơ bản trên, ta có thể đề xuất một bảng gồm các tiêu chí đánh giá dành riêng cho loại phần mềm này. Giả sử thang điểm tối đa đánh giá cho phần mềm là 100 điểm.
TT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa Tỉ trọng 1 Tính hoàn thiện: 22 Chiếm 22% 1.1 Chiếm ít tài nguyên bộ nhớ, không bị lỗi khi sử dụng. 5
1.2 Cung cấp đầy đủ chức năng đặc thù và phân quyền cho
tùng đối tượng (giáo viên, học sinh). 5 1.3 Thời gian cài đặt hợp lý, chấp nhận được. 3
1.4 Đáp ứng được mục tiêu, nội dung và nhiệm vụ giáo
dục trong trường học. 5
1.5 Cung cấp đầy đủ các tài liệu hướng dẫn sử dụng, rõ
ràng, dễ hiểu, chính xác kèm theo. 4
2 Tính thân thiện, phù hợp: 11
Chiếm 11% 2.1 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. 3
2.2 Các thông báo lỗi, hướng dẫn thao tác dễ hiểu, dễ thực
hiện, hợp tư duy người dùng. 4
2.3 Yêu cầu kỹ năng công nghệ thông tin phù hợp với
người sử dụng. 4
3 Tính tiện lợi và linh hoạt: 20
Chiếm 20% 3.1 Thao tác nhanh, chính xác, không có lỗi. 3
3.2 Nội dung luôn được cập nhật mới, có mục đích rõ ràng,
chính xác. 4
3.3 Có các lựa chọn in ấn, sao chép, nhập, xuất dữ liệu… 5 3.4 Hỗ trợ font tiếng Việt và các ký tự đặc biệt. 4
3.5 Cung cấp nhiều chức năng hoạt động khác nhau phục
vụ trong trường học. 4
4.1 Cung cấp ngân hàng kiến thức cho học sinh tra cứu,
xem điểm, đăng ký tham gia hoạt động khác. 5
22%
4.2 Lôi cuốn, thúc đẩy việc học tập của học sinh. 4 4.3 Cho phép theo dõi sự tiến bộ của học sinh. 3
4.4
Giúp giáo viên quản lý hồ sơ, tính điểm trung binh và xét kết quả học tập, hạnh kiểm của học sinh nhanh chóng, tiện lợi.
5
4.5 Giúp cán bộ quản lý cập nhật hồ sơ giáo viên, cơ sở vật
chất và lập kế hoạch cho nhà trường. 5 5 Tính hữu hiệu (hiệu quả kinh tế), an toàn: 10
Chiếm 10%
5.1 Hiệu quả về kinh tế. 5
5.2 Độ bảo mật về cả dữ liệu và người dùng cao. 5
6 Tính cập nhật - Bảo trì: 15
Chiếm 15% 6.1 Sẵn sàng đáp ứng các hỗ trợ về mặt kỹ thuật. 3
6.2 Công cụ hỗ trợ toàn diện có sẵn. 4
6.3 Có thể truy cập vào phần trợ giúp khi đang sử dụng
chương trình. 4
6.4 Chi phí bản quyền hợp lý, nâng cấp, hỗ trợ miễn phí. 4