4. Một số hình thức phục vụ khách trong thời gian lưu trú
4.4. Chuyển buồng
Trong thời gian lưu trú một số khách không hài lòng về buồng mình đang ở vì một số lý do nhất định và yêu cầu nhân viên lễ tân đổi buồng khác. Một số lý do chuyển buồng:
- Buồng hẹp, không đủ tiện nghi.
- Một số tiện nghi trong buồng hỏng hoặc hoạt động không tốt.
- Buồng quáồn (buồng gần đường, gần buồng có trẻ nhỏ, gần thang máy…).
- Buồng có côn trùng
- Khách cảm giác không an toàn - Hướng buồng không đẹp
- Khách buồng bên cạnh hay quấy rối, làm ồn.
Khi khách đưa ra yêu cầu đổi buồng nhân viên lễ tân cần thực hiện một số công việc sau:
- Tìm hiểu lý do chuyển buồng của khách.
- Thuyết phục khách ở lại buồng cũ và tìm các biện pháp khắc phục. - Nếu phải chuyển buồng thì kiểm tra khả năng đáp ứng buồng của khách sạn. Nếp đáp ứng được thì thực hiện chuyển buồng cho khách.
- Báo cho bộ phận buồng về việc khách chuyển buồng - Thông báo số buồng mới và báo giá buồng cho khách. - Viết phiếu chuyển buồng và chuyển cho khách ký.
- Thông báo cho nhân viên vận chuyển hành lý giúp khách chuyển buồng.
- Sửa số buồng của khách trên máy vi tính hoặc sổ sách.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan về việc khách đổi buồng. - Ghi sổ giao ca về việc chuyển buồng cho khách
- Trường hợp không có buồng đáp ứng được yêu cầu của khách: Thông báo cho khách biết hiện tại khách sạn kín buồng, mong khách thông cảm và hứa sẽđổi buồng cho khách ngay khi có buồng.
ROOM CHANGE FORM PHIẾUCHUYỂNBUỒNG
Guest Name Tên khách:
Room N0 Số buồng Room Rate Giá buồng
From Cũ To Mới From Cũ To Mới
Reason Lý do chuyển buồng: Data Ngày giờ chuyển buồng
Receptionist Lễ tân ký Guest signature Khách ký
Khi thực hiện chuyển buồng cho khách cần lưu ý một sốđiều như sau: - Cố gắng tìm mọi cách thỏa mãn tốt yêu cầu về buồng của khách.
- Nếu khách sạn không còn buồng cùng loại phải đổi sang buồng khác loại mà khách không hài lòng có thểđưa ra cho khách một sốưu đãi như: bổ sung thêm dịch vụ cho khách, giảm giá buồng…
- Phiếu chuyển buồng sau khi lập phải lưu cùng với phiếu đăng ký khách sạn