3.1. Cơ cấu tổ chức
Sơđồ tổ chức hoạt động theo chức năng Ban lãnh đạo công ty
Giám đốc khách sạn Phó giám đốc Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phụ trách BP bảo dưỡng Tổ bảo vệ Tổ ngoại cảnh Phụ trách BP buồng Phụ trách BP nhà hàng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Phụ trách BPLT Nhân viên
Là một khách sạn nhỏ với số phòng chỉ gồm có 35 phòng với một nhà hàng, phục vụ lưu trú và các món ăn đặc trưng Châu Âu và Châu Á, món ăn truyền thống Việt Nam có quầy bar một nhà hàng cơm có thể phục vụ khoảng 250 người trong ngành và khách phục vụ cho một buổi cơm chưa trong nhà hàng ngoài ra còn có 3 phòng ăn lớn: Hà Nội, Huế, Sài Gòn có thểđặt tiệc hoặc các khách hội nghị…
Ban lãnh đạo công ty có trách nhiệm giám sát toàn bộ nhân viên và các hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Giám đốc khách sạn: là người có trách nhiệm biết tất cả các phòng ban của lãnh đạo công ty.
Phóm giám đốc: có trách nhiệm nhận các thông tin từ giám đốc và chuyền cho các bộ phận trong khách sạn.
Khi các bộ phận trong khách sạn đã nhận được các thông tin cần thiết từ trên xuống nhanh chóng giải quyết.
Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ làđón khách và thông báo cho các bộ phận khác và thông báo cho bộ phận khác để phục vụ bộ phận buồng có trách nhiệm dọn vệ sinh buồng phòng và báo cáo cho BPLT những gì thiếu trong phần kế toán có trách nhiệm dữ những giấy tờ cần thiết của khách sạn.
Phòng kinh doanh chuyên nghiên cứu tìm tòi để phát triển kinh doanh trong khách sạn.
Các bộ phận phải có sự gắn kết với nhau một cách chặt chẽ, có như thế thì khách sạn mới phát triển bền vững trong thị trường hiện nay.
Mối quan hệ của ác bộ phận có liên quan (lễ tân,buồng, bàn bar vàác bộ phận khác)
Bộ phận buồng với bộ phận lễ tân trong khách sạn là hai bộ phận này phải hỗ trợ quan trọng nhất cho mọi hoạt động của bộ phận lễ tân
Bộ phận buồng phối hợp báo cáo về tình trạng buồng và khách cho bộ phận lễ tân kịp thời nắm bắt được mọi biến động về tình trạng buồng để kịp thời xử lý mọi tình huống phát sinh góp phần tối đa hoá công xuất buồng và mức độ hài lòng của khách.
Bộ phận buồng còn đảm nhiệm khâu vệ sinh buồng giáp bộ phận lễ tân thực hiện tốt nhiệm vụ buồng cho khách có hiệu quả.
Bộ phận lễ tân và bộ phận bảo dưỡng, bảo vệ có mối quan hệ khăng khít với nhau trong việc thực hiện mọi nhiệm vụ khách sạn phân công bộ phận lễ tân có trách nhiệm chuyển các yêu cầu của khách về việc sửa chữa các thiết bị hỏng hóc trong buồng khách.
Cho bộ phận bảo dưỡng, bảo vệđể bộ phận kỹ thuật kịp thời sửa chữa mọi thiết bị trong buồng khách và chịu trách nhiệm về người và tài sản của cán bộ công nhân viên và khách trong khách sạn.
Bộ phận lễ tân với bộ phận nhà hàng: Bộ phận lễ tân có thể ký kết các hợp đồng như tiệc hội nghị giúp nhà hàng.
Đưa ra nhận xét: với các bộ phận phải luôn gắn kết với nhau thì hoạt động kinh doanh sẽ nâng cao rất nhiều. Các bộ phận phải có trách nhiệm quản lý bộ phận mình đểđưa khách sạn trở thành một khách sạn lớn hơn nữa vì thế mỗi một bộ phận phải làm hết trách nhiệm của mình không nên ủy thác cho người khác.
3.2. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh
Khách sạn chủ yếu là hoạt động kinh doanh về dịch vụ lưu trú và phục vụđồ uống, các món ăn cho khách lưu trú tại khách sạn.
3.2.1. Các loại hình kinh doanh
Khách sạn chủ yếu là kinh doanh về dịch vụ lưu trú, nên khách sạn rất cần phải chú trọng tới loại hình kinh doanh này, luôn phải kiểm tra các trang thiết bị trong phòng xem có hỏng hóc gì không để sửa chữa và thay thế nhân viên phục vụ phải chu đáo
Dịch vụăn uống: đối với khách sạn dịch vụăn uống cũng không kém phần quan trọng vì loại hình dịch vụ này cũng đem lợi nhuận không nhỏ về cho khách sạn vì thế luôn phải biết sáng tạo và học hỏi để có những món ăn mới đồ uống mới cho phù hợp nhu cầu của khách luôn phải phục vụ tận tình chu đáo và phải đảm bảo vệ sinh an toàn thì mới thu được nguồn khác về cho khách sạn.
Về vui chơi giải tríở khách sạn này vẫn còn hạn hẹp nên không có vui chơi giải trí cho khách.
Các dịch vụ bổ sung của khách sạn chỉ có những dịch vụ như: đặt vé máy bay, đặt vé tàu, gọi taxi giúp khách nếu khách có yêu cầu.
Bảng thống kê công suất sử dụng buồng phòng trong 2 năm gần đây: Năm Công suất sử dụng buồng phòng bình quân các tháng trong năm (%)
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T122004 75% 68% 90% 76,7 2004 75% 68% 90% 76,7 % 74% 83% 85% 80% 77% 84% 83,2% 84,7% 2005 48,4% 71,4 % 74% 83% 80,3% 87% 83% 57% 92,6 % 76% 78% 78,4%
Công suất sử dụng buồng phòng được tính theo công thức bình quân sử dụng buồng của mỗi năm là: năm 2004 là 90,66%
năm 2005 là 90,64%
Nhận xét: Sự biến đổi về công suất sử dụng buồng, phòng của các tháng trong năm là không biến động khách chủ yếu là khách công tác quanh năm nên thường xuyên nghỉ ngơi ở khách sạn như vậy công suất sử dụng buồng của các tháng trong 2 năm trước biến động không mạnh.
3.2.2. Đặc điểm vềđối tượng khách
Khách chủ yếu thuộc quốc gia và vùng miền nào
Khách sạn mục tiêu khách chủ yếu là khách công ty ở Việt Nam đó là không ở các công sở, đi công tác ở các tỉnh phía bắc khách đa dạng và phong phú rất nhiều khách ở các tỉnh, thành phốở miền nam hoặc miền trong, đa sốđãđặt phòng ở khách sạn những khách tự do cũng có nhưng rất ít.
Đối tượng khách là tham quan, công vụ hay làm việc tại Việt Nam đối tượng khách của khách sạn chủ yếu là công vụđi công tác và các khách ở nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam ngoài ra khách sạn còn phục vụ nhiều khách tự do và khách đi thăm quan ở các tỉnh lên.
3.2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh trong hai năm gần đây (2004 - 2005).
Bảng thống kê hoạt động kinh doanh từ các buồng phòng (Đơn vị tính: triệu VNĐ) Bộ phận Các năm 20004 2005 Bộ phận buồng phòng 3.148.917.070 3.215.368.851 Bộ phận ăn uống 2.187.140.243 2.171.316.398 Các dịch vụ bổ sung 1.324.258.143 1.213.172.209 Tổng doanh thu 6.660.315.456 6.599.857.458
Nhận xét về kết quả hoạt động kinh doanh từ các bộ phận: là một khách sạn nhỏ chủ yếu kinh doanh buồng phòng và các nhà hàng quầy bar phục vụăn uống là chủ yếu nên doanh thu khá cân đối lợi nhuận của các năm vẫn phát triển đều sự chênh lệch không đáng kể.