II. Thực trạng tuyển dụng giáo vụ tại công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng:
2. Tiến trình tuyển dụng nhân viên giáo vụ tạo tại Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo
2.3 Tuyển chọn:
Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ:
Thu nhận: Bước đầu tiên của quy trình tuyển chọn này được xem là rất quan trọng tại công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng. Tất cả các nhân viên lễ tân đảm trách công việc này. Thông qua việc kiểm tra hồ sơ, các thông tin trong hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ, nhân viên lễ tân có thể giúp loại bỏ các hồ sơ của ứng viên không phù hợp như các ứng viên có giọng nói ngọng, rụt rè, chậm chạm. Đây là khâu quan trọng, góp phần loại bỏ các hồ sơ không phù hợp trong ngay thời gian đầu. Tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể cho các bước tiếp theo trong quy trình phỏng vấn.
Nghiên cứu hố sơ: Phó Giám đốc công ty chịu trách nhiệm xét các hồ sơ xin việc. Việc đánh giá các hồ sơ thông qua các chứng chỉ, bằng cấp, các thông tin trong CV, đơn xin việc bằng Tiếng Anh, giấy giới thiệu. So với các thông tin trong hồ sơ thì đơn xin việc bằng Tiếng Anh và giấy giới thiệu sẽ được quan tâm hơn hết vì qua đó có thể đánh giá được trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng tin học của ứng viên. Các ứng viên có hồ sơ đạt được các tiêu chí đề ra sẽ được gọi điện hẹn thời gian phỏng vấn.
Phỏng vấn tuyển chọn (phỏng vấn sâu): Qua gần 4 năm hoạt động, công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng đã có những thay đổi về nội dung và hình thức của các đợt phỏng vấn sâu. Thay vì như những ngày mới thành lập, nội dung các câu hỏi đưa ra dành cho ứng viên chỉ chung chung, hỏi về các kỷ năng của ứng viên và thường phỏng vấn bằng tiếng Việt
trước, phỏng vấn tiếng Anh sau. Từ tháng 3 năm 2008 đến hiện tại, Công ty đã thay đổi trình tự phóng vấn bằng Tiếng Anh trước tiên. Các giáo viên bản ngữ trực tiếp tham gia vào phần phỏng vấn này. Cách làm này đã và đang mang lại những hiệu quả tích cực cho quy trình phỏng vấn. Các ứng viên không đủ trình độ giao tiếp bằng tiếng Anh sẽ bị loại trong vòng 15 phút đầu của cuộc phỏng vấn. Các ứng viên vào được vòng tiếp theo sẽ được phỏng vấn với Phó Giám Đốc về tính cách, kỹ năng thông qua các câu hỏi tình huấn. Mục đính chính của cuộc phỏng vấn này nhằm nắm các thông tin về ứng viên như khả năng giao tiếp, cách ứng sử, khả năng sử lý tình huấn, lòng yêu trẻ... Thời gian của vòng phỏng vấn này khoảng 45 phút bao gồm các câu hỏi về sở trường, năng khiếu của ứng viên, các tình huống giả định.
Nội dung các câu hỏi phỏng vấn bằng tiếng Việt:
1. Vì sao bạn biết Trung tâm? Biết gì về TT? Cho ví dụ? 2. Bạn làm ca được không?
3. Bạn là người yêu trẻ em không?
4. Bạn có phải là người làm việc chi tiết hay không? Cho ví dụ.
5. Bạn có phải là người chủ động không? Cho ví dụ? Bạn đã từng tham gia chương trình ngoại khóa, hoặc các hoạt động xã hội nào chưa? Giữ vị trí nào?
6. Bạn đã từng làm việc ở đâu chưa? Bạn thích nhất điều gì khi làm việc ở đó? Và ít thích nhất điều gì khi làm việc ở đó?
7. Mọi công việc đều có những điều bực mình, vấn đề. Kể ví dụ mà điều kiện công việc, trách nhiệm và công việc được giao đã từng làm bạn không thỏa mãn. (Mở rộng: Cho 1 ví dụ mà bạn làm việc cật lực nhất và cảm nhận sự thành tựu lớn lao nhất)
8. Vì sao bạn dự định/ thôi việc ở đó?
9. Các tiêu chuẩn thành công trong công việc của bạn? Bạn đã làm gì để đạt được?
10.Bạn dành cho công việc mỗi tiếng một ngày? Mô tả lần gần đây mà bạn cảm thấy mệt mõi, kiệt sức.
11.Có thể sử dụng vi tính không? Sử dụng được cụ thể phần nào 12.Điểm mạnh? Ví dụ. Điểm yếu? Ví dụ
13.Nếu bạn bất đồng quan điểm với ai thì bạn sẽ xử sự như thế nào? 14.Bạn làm việc tốt nhất trong điệu kiện nào?
15.Bạn đã từng gặp khó khăn gì chưa? Giải quyết như thế nào?
16.Bạn có sắp xếp thời gian của mình không? Bạn sắp xếp trước bao lâu. Bạn kể thứ tự bạn đã làm gì tuần trước? Lên bằng cách nào?
17.Bạn là người sáng tạo và hay có nhiều ý tưởng không? Cho ví dụ. 18.Bạn mong muốn điều gì nếu như bạn làm việc ở đây?
19.Kế hoạch dài hạn của bạn là gì? Kế hoạch ngắn hạn của bạn là gi? 20.Mục tiêu trong nghề nghiệp của bạn là gì?
Phỏng vấn bởi lãnh đạo trực tiếp: Đây là vòng phỏng vấn cuối cùng quyết định lựa chọn nhân viên từ phía công ty. Các ứng viên đạt tiêu chuẩn qua vòng phỏng vấn tuyển chọn sẽ có một cuộc phỏng vấn với giám đốc của công ty THNN Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng. Cuộc phỏng vấn này giống như một cuộc nói chuyện trao đổi giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Ứng viên có quyền cơ hội tìm hiểu rỏ hơn về công việc, chế độ lương, các chính sách ưu đãi, môi trường làm việc.... Về phía công ty có thể nắm thêm các thông tin về ứng viên như tính cách, sở trường ...
Tham quan công việc: Theo như cách tuyển dụng củ thì ứng viên đạt yêu cầu và đồng ý làm việc tại Công ty sẽ có 2 tháng học việc. Thực tế ở công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng cho thấy rằng khoảng thời gian này là quá dài để cho một ứng viên có thể tìm hiểu các công việc giáo vụ. Tỷ lệ các ứng viên không phù hợp cho công việc giáo vụ tại Công ty sau khoảng thời gian này thường hơn 45%. Điều này gây ra những sự tốt kém về mặt thời gian cũng như công sức đào tạo trong thời gian đầu. Khoảng thời gian gần đây, cuối tháng 8 năm 2009, Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần
Đồng đã áp dụng một giải pháp mới đó làm các ứng viên sẽ có một tuần tham quan công việc trước khi chính thức bước vào học việc. Khoảng thời gian một tuần này, ứng viên đến tiếp cận môi trường làm việc thực tế, quan sát các công việc cụ thể của một giáo vụ và thực hiện một số công việc đơn giản. Bước tham quan công việc này là một cơ hội tốt để công ty nắm có một cái nhìn khái quát về ứng viên, khả năng thích ứng công việc...
Ra quyết định chọn người: Các nhân viên trong công ty đều được khuyến khích đưa ra nhận xét đánh giá dành cho các ứng viên trong thời gian
tham quan công việc một tuần. Trong một môi trường làm việc mà phần lớn
các nhân viên là nữ giới, đánh giá từ phía nhân viên giáo vụ của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc lực chọn nhân viên bởi họ là sẽ làm việc trực tiếp cùng với nhau. Giám đốc công ty trực tiếp nhận các đánh giá này và đưa ra quyết định cuối cùng về tuyển dụng. Ứng viên sẽ trở thành nhân viên học việc của công ty nếu như đạt được một số yêu cầu của công ty và bản thân ứng viên lựa chọn công việc này.
2.3 Bố trí công việc cho nhân viên mới:
Trưởng ca chịu trách nhiệm chính trong việc bố trí công việc cho nhân viên mới. Các nhân viên mới được hướng dẫn cụ thể về nội quy của công ty, mục tiêu hoạt động, các nội dung trong bảng mô tả công việc trong các buổi sáng, buổi chiều được trực tiếp thực hiện các công việc từ đơn giản trước đến phức tạp sau cùng. Trong thực tế của công ty thường thì các nhân viên mới được tuyển chọn sẽ “lấp chổ trống”của nhân viên củ, có nghĩa là các nhân viên mới sẽ đảm nhiệm các vị trí của nhân viên nghỉ việc.