II. Hoàn thiện tuyển dụng giáo vụ
4. Giải pháp về tuyển chọn lao động
Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nhân viên lể tân thu nhận hồ sơ nên đơn giản ở các khâu kiểm tra các giấy tờ văn bằng cần thiết theo yêu cầu, hình ảnh. Thay vào đó, các nhân viên này nên nói chuyện với nhân viên để có các thông tin về giọng nói, khả năng giao tiếp bằng tiếng Việt, sự tự tin trong giao tiếp, kinh nghiệm làm việc. Nếu cảm thấy
ứng viên ứng tuyển không phù hợp, các nhân viên này sẽ tìm cách lịch sự từ chối hồ sơ ngay tại vòng đầu tiên. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian cho cả quy trình phỏng vấn khá nhiều. Sau đó, đối với các ứng viên đạt yêu cầu , các nhân viên lể tân của công ty ghi chép các thông tin sau khi nói chuyện với ứng viên vào phiếu đánh giá sơ bộ để giúp cho người chịu trách nhiệm phỏng vấn tiếp theo năm thông tin về ứng viên và có sự chuẩn bị tốt cho công việc phỏng vấn.
Phiếu đánh giá sơ bộ:
Tên ứng viên:... Tuổi:...
Tiêu chí Tốt Đạt Không đạt Ghi chú
Chất lượng hồ sơ: Ngoại hình
Giọng nói Sự tự tin
Vui vẻ, linh hoạt trong giao tiếp
Bảng 8
Trắc nghiệm tuyển chọn: Hiện tại, công ty không thực hiện bước trắc nghiệm tuyển chọn này mà tiến hành phỏng vấn trực tiếp các hồ sơ đạt yêu cầu. Do quy mô công ty còn nhỏ cộng với số lượng ứng viên ứng tuyển chưa thật sự nhiều quá mức, nên các bước tuyển dụng hiện tại được xem là tạm ổn. Tuy nhiên, trong thời gian tới, với nhu cầu tuyển giáo vụ nhiều và dự đoán số lượng ứng viên gấp 3 đến 4 lần trong thời gian tới, công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng cần áp dụng hình thức trắc nghiệm tuyển chọn dành cho nhiều ứng viên trong một lúc. Hình thức trắc nghiệm này nhằm hướng đến kiểm tra khả năng tiếng Anh và kỹ năng vi tính của ứng viên. Bên cạnh đó, do nhiều ứng viên cùng tham gia cùng một thời gian nên cũng tiết kiệm
được một khoảng thời gian đáng kể cho công ty trong quá trình tuyển dụng. Nội dung của trắc nghiệm tuyển chọn bao gồm hai nội dung chính:
- Thi trắc nghiệm tiếng Anh để kiểm tra khả năng tiếng Anh của ưng viên. Nội dung của bài thi sẽ do giáo viên bảng ngữ thiết kế bao gồm các phần như ngữ pháp, nghe và viết.
- Thi kỹ năng vi tính, ứng viên sẽ thực hiện một số nội dung về Word và Excel thông thường của nhân viên giáo vụ.
Phỏng vấn tuyển chọn:
Người thực hiện phỏng vấn cần chuẩn bị:
- Nghiên cứu kỹ công việc trước khi phỏng vấn, để đảm bảo đưa ra những câu hỏi thật cần thiết.. Khi nghiên cứu công việc cẩn thận, hiểu rỏ đặc thù công việc, các kỹ năng cần thiết đáp ứng cho công việc sẽ đưa ra được các câu hỏi hiệu quả. Các câu hỏi được đưa ra cần khai thác được các yêu cầu sau đây:
+ Ứng viên phải có lòng yêu trẻ em thật sự. Thật sự quan tâm đến trẻ em và có thể sử lý được các tình huống không mong muốn như các em bị ốm, nôn ói...
+ Khả năng giao tiếp cả hai ngôn ngữ Tiếng Việt và Tiếng Anh tự tin, lưu loát.
+ Có tính chi tiết trong công việc. + Có khả năng làm việc theo ca. + Trung thực trong công việc. + Biết sử dụng máy tính thành thạo. + Có thể làm việc theo ca.
- Thiết lập mối quan hệ tốt đối với ứng viên, giải thích cho ứng viên mục đích của cuộc phỏng vấn và tạo không khí nhẹ nhàng. Không khí trong buổi phỏng vấn quyết định nhiều đến chất lượng của các cuộc phỏng vấn. Thực tế cho thấy rằng, nhiều ứng viên có khả năng rất tốt nhưng do không khí phỏng vấn ngột ngạt và căng thẳng nên họ không thể thể hiện khả năng của
mình. Do đó, tạo cảm giác nhẹ nhàng, thân thiện và đưa ra mục đích của cuộc phỏng vấn ngay từ đầu tạo điều kiện cho ứng viên thoải mái, không gượng ép trong khi sử lý các tình huống được đưa ra
- Nên đặt câu hỏi một cách rõ ràng, dễ hiểu và gợi ý cho người bị phỏng vấn dễ trả lời. Khi thiết kế các câu hỏi cần bám sát các tiêu chí tuyển dụng giáo vụ của công ty, tránh trường hợp hỏi lang mang, lảng phí thời gian.
- Cần hệ thống các thông tin cần thu thập (qua các câu hỏi phỏng vấn) phải hợp lý để khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng. Song song với việc khai thác các thông tin từ ứng viên thì việc lưu trử các thông tin thu được đóng vai trò quan trọng không kém. Đặc biệt, với nhu cầu tuyển dụng cao trong thời gian tới của Công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng thì đây là công việc quan trọng giúp tránh được việc thất lạc các thông tin của ứng viên.
- Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin đặt ra với người được phỏng vấn. Từ những thông tin thu được từ ứng viên, người trực tiếp tham gia phỏng vấn sẽ kiểm tra độ chính xác các thông tin này bằng cách đưa ra thêm một số câu hỏi xung quanh thông tin, hay gọi điện cho cá nhân hay tổ chức có liên quan. Việc kiểm này phần lớn phụ thuộc vào nội dung thông tin mà ứng viên cung cấp. Với mỗi loại thông tin khác nhau, cách kiểm định lại độ chính xác của thông tin cũng khác nhau.
- Áp dụng nhiều tình huống thực tế của công ty vào trong các cuộc phỏng vấn sâu hơn. Thông qua việc giải quyết tình huống cụ thể, người phỏng vấn dễ dàng đánh giá khả năng sự lý tình huống, giao tiếp trong từng trường hợp cụ thể, trách được các câu trả lời máy móc, theo bài bản của người được phỏng vấn.
- Chọn lựa người có khả năng thực hiện công việc giáo vụ giỏi, có khả năng mô tả trách nhiệm, quyền hạn và cách thực hiện công việc một cách tốt nhất. Các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu của công việc, hình dung được công việc của một giáo vụ như thế nào, hiểu và quan tâm đến trách nhiệm,
quyền hạn của mình tại công ty nên được đánh giá cao trong quá trình tuyển chọn.
Nội dung phỏng vấn:
Tên ứng viên: ... Tuổi:...
Nhóm
tiêu chí Câu hỏi
Đánh giá(theo thang điểm 10) Ghi chú Chuyên môn, công việc (Tasks)
Bạn biết đến Trung tâm từ nguồn thông tin nào?
Bạn làm việc theo ca được không? (Ca tối làm đến 9h15)
Bạn đã từng làm việc ở đâu chưa? Bạn thích nhất điều gì khi làm việc ở đó? Và ít thích nhất điều gì khi làm việc ở đó?
- Mọi công việc đều có những điều bực mình, vấn đề. Kể ví dụ mà điều kiện công việc, trách nhiệm và công việc được giao đã từng làm bạn không thỏa mãn. (Mở rộng: Cho 1 ví dụ mà bạn làm việc cật lực nhất và cảm nhận sự thành tựu lớn lao nhất)
Vì sao bạn dự định thôi việc ở đó? Cho 1 ví dụ bạn làm việc hơn yêu cầu của công việc tại đó? Kể những ý tưởng, gợi ý đã đưa lên cấp trên để đóng góp cho công ty trong thời gian bạn làm việc tại đó.
Bạn dành cho công việc mấy tiếng một ngày? Mô tả lần gần đây mà bạn cảm thấy mệt mỏi, kiệt sức.
- Bạn làm việc tốt nhất trong điều kiện nào?
Bạn là người sáng tạo và hay có nhiều ý tưởng không? Cho ví dụ.
Yêu trẻ em (Love of
- Bạn là người yêu trẻ em không? Ví dụ.
children) em không? Mức độ thường xuyên như thế nào?
- Bạn có kinh nghiệm về trẻ em không?
- Bạn có ngại sử lý tình huống không mong muốn như các em bị ốm, nôn ọe, đi ngoài...không?
- Điều bạn thích nhất ở trẻ em là gì?
- Điều gì bạn nghĩ là khó khăn nhất khi chơi với các bé? - Chi tiết (Detail - oriented Person)
- Bạn có phải là người làm việc
chi tiết hay không? Cho ví dụ.( yều cầu ứng viên đưa ra nhiều ví dụ để chứng minh)
- Bạn thích làm công việc mang tính chi tiết hay đại khái? Vì sao?
- Bạn có thể làm các công việc đòi hỏi sự cẩn thận, chi tiết không? Chứng minh điều đó?
Tiếng Anh (English)
- Bạn kỳ vọng điều gì nếu như bạn làm việc tại đây?
- Kế hoạch dài hạn cho nghề nghiệp của bạn là gì?
- Mục tiêu trong công việc của bạn như thế nào? Chủ động (initiativ e) - Bạn có phải là người chủ động không? Cho ví dụ? Bạn đã từng tham gia chương trình ngoại khóa, hoặc các hoạt động xã hội nào chưa? Giữ vị trí nào? Bạn học được gì qua các hoạt động đó?
Trung thực (Sincere)
- Bạn nghĩ như thế nào về lòng trung thực?
- Trong công việc mà bạn đã làm trước đây, lòng trung thực có vai trò như thế nào?
Hình thức (Appear
- Bạn có quan tâm nhiều về hình thức của mình và của những người xung quanh không?
ance) - Bạn nghĩ là hình thức bên ngoài ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống và công việc, ví dụ như công việc ở Trung tâm này? Tiêu chí thành công (Successf ul Standard )
- Các tiêu chuẩn thành công trong công việc của bạn? Bạn đã làm gì để đạt được?
Bản thân / Kinh nghiệm sống
- Nếu như tự nhận xét, bạn thấy mình có những điểm mạnh gì? Điều đó được thể hiện như thế nào?
- Bạn thấy mình có điểm yếu nào? Cách khắc phục
Tính cách
- Những tính cách mà bạn cho là sẽ phù hợp với công việc ở đây?
- Bạn của bạn nhận xét bạn là người như thế nào? Cho ví dụ. Nói lên các hành động thể hiện sự qua tâm của bạn đến tình cảm và nhu cầu của người khác. - Mô tả trong năm qua sự việc khiến bạn tức giận chính bản thân mình nhất. - Nếu bạn bất đồng quan điểm với /ai thì
bạn sẽ xử sự như thế nào?
Kỹ năng Skill
Có thể sử dụng vi tính không? Sử dụng được cái gì?
Bạn đã từng nói trước đông người hay một nhóm người? Nói lên một tình huống mà anh thấy phức tạp nhất để giải thích với người khác.
- Khả năng làm việc nhóm của bạn thế nào?
Bạn có sắp xếp thời gian của mình không? Bạn sắp xếp trước bao lâu. Bạn kể thứ tự bạn đã làm gì tuần trước? Lên bằng cách nào?
Khả năng sử lý tình huống (người phỏng vấn sẽ đóng vai phụ huynh và nhân viên giáo vụ) - Một phụ huynh nóng giận, phàn nàn về kết quả học tập của con mình tại phòng lể tân của Trung tâm trong khi có nhiều phụ huynh và học sinh khác.
- Một phụ huynh phàn nàn về khả năng sư phạm của giáo viên trong cuộc họp phụ huynh.
- Phụ huynh kỳ vọng quá cao về khả năng học tiếng Anh của con mình.
- Hiểu làm giữa các nhân viên nữ với nhau về công việc.
Bảng 9
Sưu tra lý lịch: Đối với một số ứng viên có giấy giới thiệu từ các trường đại học, người nước ngoài hay các cơ quan, nếu như công ty muốn tìm hiểu rỏ thêm thông tin về ứng viên phục vụ cho yêu cầu ra quyết định, cần phải liên hệ để xin các thông tin chi tiết. Một số lưu ý khi thực hiện sưu tra lý lịch như giới thiệu về công ty, mục đích gọi điện hay gặp mặt, xin hẹn thời gian để xin thông tin về ứng viên
Ra quyết định tuyển chọn: Khuyến khích sự tham gia của tất các nhân viên vào việc tuyển chọn nhân viên giáo vụ hơn nữa.Công ty cần tổ chức cuộc họp chính thức bao gồm các trưởng ca và các nhân viên giáo vụ làm việc chung trong thời gian tham quan công việc đưa ra đánh giá và giải thích các đánh giá của mình. Những quan sát, đánh giá từ phía nhân viên góp phần giúp Giám đốc Công ty đưa ra quyết định lựa chọn nhân viên chính xác hơn.
Thời gian tham quan công việc của Công ty hiện tại là một tuần. Qua các đợt tuyển dụng gần đây cho thấy rằng khoảng thời gian này quá ngắn, chưa đủ thể các nhân viên trong công ty có thể đánh giá được các nhân viên mới vào. Và theo tâm lý chung thì thường các nhân viên mới với bị tâm lý bị quan sát nên những gì họ thể hiện không thật sự chính xác. Vì vậy cần tăng thêm thời gian tham quan công việc cho các nhân viên mới lên 2 tuần.