II. Hoàn thiện tuyển dụng giáo vụ
6. Giải pháp về định hướng công việc
Bên cạnh sự theo sát và hướng dẫn của trưởng ca, công ty nên khuyến khích các nhân viên giáo vụ củ cũng tham gia nhiệt tình hơn trong khâu làm quen với công việc, giúp các nhân viên giáo vụ mới, đặc biệt là các bạn mới ra trường, cảm thấy được chào đón và tránh các bở ngỡ trong công việc. Trực tiếp giới thiệu nhân viên mới với các giáo viên bảng ngữ và dẫn lên các lớp học giới thiệu với các em học sinh. Trưởng ca cần đóng vai trò tích cực hơn nữa trong việc gắn kết nhân viên giáo vụ mới với học sinh và giáo viên để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên mới thực hiện công việc bằng cách lên lịch hướng dẫn nhân viên mới về cụ thể, xác định nội dung, mục đích và thời gian chi tiết.
7.Đánh giá tiến trình tuyển dụng:
Cần tiến hành đánh giá các công việc tuyển dụng của công ty trong thời gian vừa qua nhằm giúp người quản lý có một cái nhìn tổng thể về tình hình tuyển dụng trong thời gian qua, rút ra được kinh nghiệm và bài học thực tế nhằm hoàn thiện hơn công việc tuyển dụng giáo vụ trong thời gian tới. Công
việc đánh giá cần phải xem xét các mục tiêu của công ty đưa ra và kết quả đạt được có ăn khớp với thực tế hay không. Công ty nên dựa trên các tiêu chí đánh giá sau đây:
- Chi phí tuyển dụng, chất lượng và số lượng các hồ sơ xin tuyển. - Hệ số giữa nhân viên giáo vụ mới tuyển và số được đề nghị. - Số lượng nhân viên giáo vụ bỏ việc.
- Kết quả thực hiện công việc giáo vụ và các công việc ngoại khóa liên quan
- Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối công việc ở một mức lương nhất định.
Bảng đánh giá tiến trình:
Đợt tuyển dụng: Nhu cầu cần tuyển:
Số ứng viên nộp hồ sơ Số hồ sơ đạt
Số ứng viên tham gia thi Số lượng ứng viên đạt Số ứng viên dự phỏng vấn
Số ứng viên đạt sau khi phỏng vấn Số ứng viên tham quan công việc Số ứng viên được chọn
Số ứng viên quyết định làm việc Số lượng biến động sau 2 tháng làm việc
Chi phí tuyển dụng
Đánh giá về chất lượng tuyển dụng:
Bảng 10
IV. Một số giải pháp hỗ trợ đối với công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng:
- Với nhu cầu nhân sự lớn trong thời gian tới, Công ty THNN Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng cần có một đội ngủ cán bộ chuyên trách về
tuyển dụng cho công ty. Nếu có đội ngũ này, quy trình tuyển dụng sẽ chuyên nghiệp, hiệu quả và ít tốn kém về mặt thời gian và chi phí tuyển dụng.
- Nâng cấp nội dung và hình thức trang web của công ty để thu hút hơn sự quan tâm của các ứng viên tìm năng. Thường xuyên cập nhật các thông tin về Trung tâm nói chung cũng như các thông tin về tuyển dụng nói riềng.
- Cần chú trọng hơn trong việc đánh giá công việc tuyển dụng nhân viên giáo vụ trong công ty trong suốt thời gian từ khi thành lập đến thời điểm hiện tại. Việc làm này giúp người quản lý có một cái nhìn tổng thể về tình hình tuyển dụng trong thời gian qua, rút ra được kinh nghiệm và bài học thực tế nhằm hoàn thiện hơn công việc tuyển dụng giáo vụ trong thời gian tới.
- Chủ động liên hệ với Đoàn Thanh niên, khoa Tiếng Anh các trường ngoại ngữ trong khu vực miền Trung; tạo mối liên hệ tôt với các trường đại học để thu hút các ứng viên ứng tuyển thông qua việc viết thư cho các trường, tài trợ cho các câu lạc bộ tiếng Anh và các hoạt động do Đoàn Thanh niên tổ
chức
- Quan tâm hơn đến các chính sách đải ngộ dành cho nhân viên giáo vụ, đặc biệt là các nhân viên có năng lực tốt, nhiệt tình trong công việc. Các chính sách nên được lên kế hoạch cụ thể và thực hiện công bằng đối với tất cả các nhân viên để khích lệ các nhân viên làm việc tốt hơn và góp phần nâng cao sự gắn bó giữa nhân viên và công ty.
- Cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên giáo vụ hiện có của công ty, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho họ làm viêc như nâng cấp hệ thống máy vi tính, máy in, photo tại công ty.
KẾT LUẬN
Như vậy chúng ta đã có một cái nhìn tổng quan về hoạt động tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức. Tuy đơn giản, sơ sài và không tránh khỏi thiếu sót song qua đó chúng ta cũng thấy được tầm quan trọng của hoạt động này đúng thời điểm cần thiết sẽ khiến công việc của doanh nghiệp được thực hiện một cách trôi chảy và hiệu quả. Việc sử dụng người đúng lúc, đúng chỗ sẽ giúp công ty có một cơ cấu hợp lý và đội ngũ nhân viên thích hợp với từng loại công việc. Điều này sẽ dẫn tới một loạt các vấn đề khác được giải quyết như: tiết kiệm các nguồn lực khác, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín của doanh nghiệp... Kết quả cuối cùng là lợi nhuận đạt được của doanh nghiệp càng lớn sẽ giúp doanh nghiệp tái sản xuất mở rộng và phát triển. Ngược lại việc sử dụng người không hợp lý sẽ dẫn đến những hậu quả xấu khó lường trước được. Việc hoạt động kinh doanh kém hiệu quả là điều có thể thấy rõ nhất. Nặng hơn, doanh nghiệp có thể bị phá sản. vậy có thể nói hoạt động tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức là yếu tố sống còn của tổ chức đó.
Qua thời gian thực tập, em có cơ hội áp dụng những kiến thức mình đã học về Quản trị nhân sự vào trong thực tiễn tình hình của công ty và học hỏi nhiều công việc thực tế hữu ích. Em xin một lần nữa chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn – Tiến sĩ Hồ Kỳ Minh đã luôn nhiệt tình giúp đỡ em thời gian thực hiện đề tài. Em cũng xin gởi lời cảm ơn đến ban lảnh đạo công ty TNHH Giáo Dục Và Đào Tạo Thần Đồng đả tạo điều kiện cho em tìm hiểu tình hình tuyển dụng của công ty. Cảm ơn gia đình và bạn bè đã luôn động viên và khích lệ trong suốt thời gian vừa qua.
Đà Nẵng, ngày 30 tháng 10 năm 2009 Sinh viên thực hiện
PHỤ LỤC
Bảng mô tả công việc của nhân viên giáo vụ
Dành cho: Chức vụ: Giáo vụ (Key staff)
Chịu trách nhiệm và báo cáo trực tiếp với: Manager (Cc cho Vice Directors and Thu Trang những số đánh * )
TT công việc Yêu cầu I ĐỐI VỚI HỌC SINH
1*
Giúp học sinh yếu và có vấn đề: - Biết các em học yếu, có vấn đề và lên lịch hẹn PH ÔN BÀI (ngoài giờ học) cho em. - Theo dõi và cập nhật vào sổ đầu bài
danh sách HS yếu và sau khi ôn bài.
- Tìm hiểu những em học yếu, giỏi có nguy cơ chuyển lớp, và báo cáo cho cấp trên.
- Báo cáo kết quả thực hiện Mục tiêu học sinh yếu, có vấn đề.
- Email DS những em yếu và ngày giờ ôn vào ngày 20 hàng tháng .
- Báo cho Manager thường xuyên trong khoá học đó.
Nếu cuối khoá phát hiện em quá yếu không lên lớp được mà không báo trước thì - 2
Ngày 20 hàng tháng Email sai ngày -1
2*
Giúp phần Viết:
- Chấm vở bài tập về nhà bắt buộc cho lớp Fprints và tập Homework cho lớp Let’s Go.
- Báo cho Phụ huynh, Cc Manager những em không làm bài tập về nhà
- 1 tuần 1 lần. Chấm sai 3 lỗi -1
- Không báo -0.5
3
Thăm lớp: Thăm tất cả các lớp CN và nói chuyện thân thiện với các em. Trừ ngày họp PH.
(Chính xác giờ lên lớp)
- Hàng ngày:10 phút / 1 lớp.
Lên lớp mà không đảm bảo công việc của mình -0.5
4
Dự giờ các lớp: Dự giờ tất cả các lớp ch nhiệm.
• Sup A: đúng 30’ đầu hoặc sau
• Sup B: đúng 45’ đầu hoặc sau) (Từ ngày 26 đến 9 hàng tháng) - Báo Giáo viên.
- Báo Manager
- Nói chuyện với giáo viên để chia sẻ về lớp.
- Họp toàn ca về Báo cáo sau dự giờ + Tính hình lớp Chủ nhiệm.
- Email lịch ngày 25 hàng tháng Email sai ngày -1
- Trước 1 ngày.
- Giờ phân bổ vị trí trong ca. - Sau dự giờ.
- Ngày 10 hoặc 11 hàng tháng. Thời gian dự giờ không đủ -1
5
Quảng cáo dựa vào học sinh - Nhớ tên tất cả học sinh, phụ huynh, lớp chủ nhiệm - Giúp học sinh biết tên cô giáo dạy, chủ nhiệm, tên Trung tâm & tên lớp.
- Manager kiểm tra ngày 20 hàng tháng.
Không nhớ 1 em HS + PH -0.5
- Kiểm tra ngày 15 - 20 hàng tháng 1 em không nhớ - 0,5.
6
- Tổ chức sinh nhật cho HS trước or đúng ngày.
- Email PH hình sinh nhật.
- Report cho Manager (nếu PH ko có email). Ghi lý do nếu không tổ chức.
Không tổ chức -1
- Sau tổ chức 1 ngày, Cc Manager. -Report sai ngày or ko report -0.5 II ĐỐI VỚI PHỤ HUYNH
1
- Ra ngoài đón và nói chuyện với PH, các em trước và sau giờ học hằng ngày để trao đổi thông tin.
- Theo lịch phân công vào giờ cao điểm (ghi chú ý kiến phụ huynh). Nhắc nhở không đón 1 lần -1 2*
- Gửi nội dung chương trình học và nội dung ôn tập qua 1 email cho Phụ huynh của cả lớp hoặc qua giấy nếu Phụ huynh không có email.
- Chụp hình các hoạt động lớp học và gởi
- 1 tuần trước ngày thi Mid-term Gởi không đúng deadline hoặc thiếu 1 PH -1
cho tất cả Phụ huynh của lớp bằng Picasa
(Deadline ngày 18 hàng tháng)
3*
Báo cáo tình hình học tập cho Phụ huynh qua email hoặc qua giấy.
- Kết quả Mid-term
- Kết quả kiểm tra cuối khóa (có tên Giáo viên dạy, ngày giờ khai giảng khóa mới sách học, học phí, phòng học, tên học sinh đúng chính tả)
- Ngáy thứ 3 cho Manager, ngày thứ 4 cho phụ huynh sau ngày Mid-term.
- Ngày Rehearsal cho Manager, ngày họp cho Phụ huynh.
Làm sai TTin và xót 1em -1 4*
Mỗi tháng có từ 4 feedback chất lượng trở lên của PH khác nhau & Forward cho mọi người.
Tình từ ngày 20 hàng tháng.
Đủ 4 feedback chất lượng +1
III ĐỐI VỚI GIÁO VIÊN
1*
- Gặp GV để nói chuyện về lớp và từng em.
Lần 1: Buổi thứ 6 (Sup A), buổi 4 (Sup B) Lần 2: Sau Mid-term 1 ngày.
Lần 3: Sau Test 1 ngày.
- Email + báo lịch gặp GV trước 2 ngày.
-Không gặp -1
2*
- Đánh giá giáo viên “Teacher Evaluation” của lớp chủ nhiệm Sup B
Deadline 20 hàng tháng & email giáo viên. Gửi sai thời hạn -1
3*
- Nội dung liên lạc với phụ huynh (trực tiếp, email, điện thoại) về sự khác biệt của các em từ khi học ở TT, về ý kiến, comments, suggestion bằng Tiếng Anh cho tất cả các lớp.
- Email ngày 20 hàng tháng cho cho giáo viên.
Gửi sai thời hạn -1
- In ra gởi cho GV
4 - Inform tất cả các ngày lễ, ngày nghỉ cho giáo viên, inform thông tin trong thông
báo của HS
IV ĐỐI VỚI SUPERVISOR
1*
- Email bảng tự đánh giá hàng tháng
- Email kế hoạch cả tháng
- Email danh sách PH các lớp chủ nhiệm kèm theo địa chỉ email.
- Email Danh sách sinh nhật của tháng
- Ngày 23 cuối tháng - Ngày 25 cuối tháng - Ngày 25 cuối tháng
- Ngày 25 cuối tháng (nhận quà từ Thu Trang)
Không email trừ 1 điểm Gửi sai ngày trừ 0.5 điểm
2* - Lên kế hoạch tuần - Gửi cho vào thứ 7 hàng tuần.
Sai deadline -1 3
Cập nhật thông tin về lớp học ngay khi có sự thay đổi về số lượng.
Cập nhật Số lượng học sinh các lớp theo lớp
Không cần email, nhưng nếu phát hiện sai thông tin, chưa cập nhật thì - 1
V CÁC CÔNG VIỆC GIÁO VỤ
1
-Trả lời điện thoại (vui vẻ, nhẹ nhàng, chuyên nghiệp)
- Người chịu trách nhiệm:
• Ca 1: người quản lý VP
• Ca 2: người coi phòng Lab
- Không để ĐT reo quá 3 lần. Vi phạm trừ linh động -0,5 đến - 1
2
- Tư vấn khách hàng
- Training: 1 tuần 1 lần
- Tươi cười, tự tin, nhiệt tình, chuyên nghiệp, mời khách lên tham quan phòng học, tư và lưu đầy đủ thông tin của khách hàng.
3*
Học phí:
- Kiểm tra thống kê HS chưa nộp HP ngày 2 và 16 hàng tháng đúng hay sai (do T.Trang gởi).
-Làm + email thông báo nhắc Phụ huynh nộp học phí khoá mới:
Lần 1: Buổi thứ 3 Lần 2: Buổi thứ 10
Hoàn thành all HS : buổi thứ 12
- Email báo T. Trang danh sách đúng sai email báo em nào học buổi thứ 12 sau khi kiểm tra thống kê.
- Email báo lý do sau 12 buổi vì sao chưa nộp. Thu chậm Học phí 1 em - 0.5
Gởi không đúng thời hạn -1
4
In biên lai thu học phí.
(Tính đúng số buổi, số khóa, ghi đúng ngày và đúng số tiền, ký & đóng dấu đúng chỗ ghi đầy đủ họ tên).
Nếu thu bị sai or đếm lộn tiền, bị PH phà nàn.
- Không quá 1 phút
- Cách tính chuyên nghiệp, không lúng túng.
- Tính sai số tiền phải tự bù vào. Vi phạm 1 lần -1
5
- Làm hồ sơ học sinh - Không quá 5:00 pm hôm sau.
- Khi Supervisor kiểm tra đột xuất, người nào thu học phí thì người đó chịu trách nhiệm
Vi phạm 1 lần -1
Thiếu 1 bước -0.5
6
-Sổ Đầu Bài:
- Làm sổ đầu bài & phôtô tờ chấm giờ lớp mới mình chủ nhiệm và ghi rõ ràng, đầu đủ thông tin.
- Phải hoàn thành sổ đầu bài đầy đủ 10 tuần học (Sup A), 12 tuần học (Sup B)
- Trước ngày khai giảng 1 ngày Không có trước ngày khai giảng -0.5
- Hoàn thành sau 3 buổi học
- Ghi ngày nghỉ và lý do nghỉ của GV vào sổ đầu bài và bảng chấm giờ.
- Theo dõi sổ đầu bài và ĐT cho gia đình nếu có học sinh vắng mặt. Ghi lý do bằng tiếng Anh lên Sổ đầu bài.
- Chủ nhiệm báo giáo viên nếu có học sinh mới
1 lớp
- Trước hoặc sau 1 buổi GV nghỉ Không ghi rõ thông tin -0.5
cho1 lớp
- Hoàn thành 2 buổi học so với ngày HS nghỉ.
Không ghi lý do nghỉ -0.5
- Phải đảm bảo báo trước 1 ngày Có giáo viên phàn nàn -2
7
Take care phòng:
- Kiểm tra phòng học: bút, khăn lau bảng, giấy VS, máy điều hoà, kéo, đồng hồ, ghế .. trước giờ học
- Kiểm tra phòng, tắt điện, AC, tắt máy vi tính, photo, máy in.
- Kiểm tra phòng định kỳ, nếu thiếu gì thì báo cho Sa biết để Sa order.
- Chuẩn bị tài liệu Tư vấn - Chấm giờ Giáo Viên.
Chấm sót lớp và bị khoanh tròn giờ chấm đó thì sẽ bị trừ điểm
Nếu thiếu hoặc có sự cố xảy ra (mà không thông báo) -1
Sau giờ học mà không tắt đèn -0.5
Không tắt máy lạnh -1
- Ngày 15 & 30 hàng tháng,
Thiếu đồ dùng mà không bổ sung: -1
- Theo lịch mở cửa phòng buổi sáng. - Không quá 3:30pm hôm sau. Không chấm giờ 1 lần -1
Chấm sót bị 0.5
8
-Trực phòng Lab + Kết hợp gọi HS về.
(Không cho các em vào trang web không đúng quy đinh)
- Học phòng Lab ( theo lịch học phòng Lab)
- Nhắc các em xếp ghế + bỏ tai nghe lên máy trước khi lên lớp học.