Trước khi tri thức được lữu trữ để sử dụng sau này thì mỗi tổ chức phải xác định được những thông tin quan trọng nào sẽ được lưu trữ và cách thức tốt nhất để lưu trữ chúng. Một hệ thống lưu trữ tri thức nên có những đặc điểm sau:
• Một cấu trúc lưu trữ để giúp hệ thống có thể tìm kiếm và phân phối thông tin một cách nhanh chóng và chính xác
• Tri thức được chia thành các loại tùy thuộc vào nhu cầu học tập của tổ chức như các chính sách của công ty, các thủ tục pháp lý...
• Đối với mỗi yêu cầu về thông tin thì hệ thống có thể đưa ra những biểu mẫu rõ ràng và súc tích.
• Nội dung phải chính xác, rõ ràng và đúng lúc
Những năm gần đây, khái niệm “Data warehouse” trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Cùng với sự phát triển của máy tính, internet và hệ thống lưu trữ. Việc lưu trữ dữ liệu trở nên dễ dàng và an toàn hơn. Và với những hệ thống lưu trữ tri thức này, những tổ chức có
thể lữu trữ tri thức lâu dài và nó trở thành tài sản của tổ chức, việc ra đi của từng cá nhân không làm mất đi tri thức của tổ chức.
Những dạng tri thức nào cần được lưu trữ:
o Corporate yellow pages: Thông tin của công ty về năng lực của từng cá nhân
o Lessons learned: Những bài học từ những dự án trước đây (thành công, thất bại...)
o Competitor and supplier intelligence: Thông tin về những đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp
o Company experiences and policies: Chính sách của công ty
o Company products and processes: Những sản phẩm và quy trình của công ty