Ngày nay học tập tại nơi làm việc chỉ xảy ra khi người học thực sự cần tới. Sự phát triển của công nghệ và ứng dụng công nghệ trong học tập tại nơi làm việc cũng giúp việc học tập được tùy chỉnh để có thể đáp ứng nhu cầu của mỗi cá nhân.
Ví dụ, tại trung tâm đào tạo của Boeing ở Seattle, Washington, người ta có thể sử dụng đồ họa và các công nghệ khác để mô phỏng lại sự thay đổi của hoàn cảnh và điều kiện thời tiết; sự tương tác của phi công và phi công
phụ trong khóa đào tạo bay. Chương trình này mô phỏng y như thật đến nỗi các phi công có thể được cấp giấy chứng nhận bay mà không cần bay thực tế.
Công nghệ dùng trong học tập có 2 dạng: trình bày và phân phối thông tin.
Trình bày bao gồm: văn bản điện tử, đào tạo trên máy tính, đa phương tiện (máy tính có sử dụng văn bản, âm thanh, hình ảnh, video), tivi, hội nghị trực tuyến, hệ thống hỗ trợ sự trình diễn điện tử (Electronic Performance Support System – EPSS)…
Phân phối thông tinbao gồm: truyền hình cáp, CD-Rom, thư điện tử, mạng nội bộ mở rộng, mạng internet, mạng nội bộ, mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), truyền hình vệ tinh, thiết bị mô phỏng,…
Việc sử dụng công nghệ trong học tập ngày càng phát triển do chất lượng và tốc độ học tập không ngừng được nâng cao nhờ vào những ứng dụng công nghệ này, cụ thể những lợi ích mang lại như sau:
Có thể học bất cứ khi nào cần: Không giống như đào tạo truyền thống, loại hình học tập này cho thông tin cần thiết ngay khi người học cần. Nhân viên không phải chờ đợi một lớp học phù hợp mà việc học luôn sẵn sàng.
Có được sự linh hoạt này là do nội dung học tập nằm trong quá trình làm việc.
Người học tự kiểm soát: nhân viên có quyền tự do bắt đầu học tập những gì họ cần để đạt được sự chuyên ngiệp. Họ cũng có thể kiểm soát nơi học, có thể là các trang web chứ không nhất thiết là một lớp học nào và
ngày càng nhiều khóa học cũng dần sử dụng tài liệu trực tuyến. Vậy tại sao nhân viên phải kiểm soát chương trình học của chính mình ? Bởi vì hầu hết công việc trong công ty ngày càng phức tạp hơn đòi hỏi nhiều kỹ năng cao hơn, và chỉ những người làm mới biết được đầy đủ họ cần gì và tại sao lại cần.
Tự học với những công cụ thân thiện: các công nghệ sử dụng cho học tập đang trở nên dễ tiếp cận và thao tác hơn, khuyến khích mọi người sử dụng. Ví dụ, các ứng dụng mạng nội bộ thường sử dụng 1 giao diện có lợi và đơn giản, người học có thể tiến hành với tốc độ mà họ lựa chọn.
Có thể tiếp cận trong một khu vực rộng lớn: một trong những lợi ích lớn nhất của sử dụng công nghệ vào việc học là có thể học ngay cả khi giáo viên hướng dẫn và các nguồn lực đào tạo ở xa người học. Học tập qua công nghệ cho phép tiếp cận đến bất kỳ khu vực địa lý nào, từ những văn phòng khác nhau cho đến những quốc gia khác nhau. Những cá nhân và
nhóm có thể tham gia đào tạo tại nhà, tại văn phòng, hay ở trên đường. Để xác định sử dụng công nghệ nào để đào tạo từ xa, nên xem xét các yếu tố như nhân khẩu học, trình độ giáo dục, các thông tin kinh tế xã hội và động lực của người học.
Thực hành tương tác: những công nghệ như cảm ứng, internet, mạng nội bộ cho phép thực hành và tương tác trực tiếp ngay lập tức với giáo viên và
người học. Những phần mềm nhóm, phòng chat và các công cụ giao tiếp hai chiều khác cũng có thể tích hợp dễ dàng vào chương trình học.
Thống nhất nội dung và cách phân phối: tính nhất quán đựơc cải thiện vì chỉ một người hoặc hệ thống cung cấp chương trình giống nhau cho toàn bộ công ty. Tập trung thông tin và cơ sở dữ liệu cũng giúp đảm bảo tính thống nhất này.
Điều chỉnh cách học cá nhân: quan trọng là phải có nhiều người tham gia với nhiều cách học, định hướng và sở thích khác nhau để có nhiều ý kiến đóng góp khác nhau giải quyết vấn đề, người học có thể tham khảo và
điều chỉnh cách học của mình.
Điều chỉnh động lực của người học: công nghệ tiên tiến nhất như video, sách, băng ghi âm và CD cũng có tác dụng động viên người học.
Với những người nhiệt tình, các chương trình tự học và những dụng cụ đơn giản, những nội dung tự giải thích sẽ là đủ cho họ.Với những người kém
nhiệt tình thích những cuộc hội nghị bằng video, truyền hình cáp, âm thanh 2 chiều, truyền hình vệ tinh, đĩa CD tương tác hơn. Trong thiết kế chương trình cho sinh viên, quan trọng là phải kết hợp giám sát và tương tác kèm theo giữa người hướng dẫn và các học viên. Bắt buộc tham gia là cần thiết và nội dung có thể được mở rộng và đa dạng dựa trên câu hỏi của học viên.
An toàn và linh hoạt: cung cấp những bài học qua công nghệ ảo thì rất hữu dụng khi cho phép học viên xem lại những vấn đề từ những góc độ không thực hành hoặc không thể có trong thực tế.
Khả năng liên tục cập nhật: những công nghệ, đặc biệt là những công nghệ cung cấp qua web, cho phép các tổ chức dễ dàng cập nhật và cung cấp thông tin đến tất cả nhân viên. Các trang web mạng nội bộ cũng có thể sửa đổi mà ít tốn kém hơn bình thường.
Có sẵn dữ liệu sử dụng tùy ý: thông thường, nhân viên được cung cấp nhiều thông tin hơn họ có thể xử lý hoặc giữ lại. Công nghệ như mạng nội bộ cho phép các công ty có thể truy cập ít hay nhiều thông tin tùy thuộc vào mong muốn của nhân viên.
Chi phí hiệu quả: học tập dựa trên công nghệ giảm đáng kể chi phí cho tổ chức. theo Brandon Hall, biên tập viên của bản tin đào tạo đa phương tiện, tiên đoán thì công nghệ sẽ làm giảm thiểu thời gian cần thiết cho đào tạo từ 30 – 60%. Từ đó có thể tiết kiệm chi phí vì ít giáo viên hơn có thể hướng dẫn được nhiều học viên hơn, cùng hoặc khác thời điểm, đều giảm được chi phí đi lại và thời gian.Quá trình phát triển và duy trì các gói học tập, các cơ sở dữ liệu, và các trnag web mạng nội bộ với chi phí và thời gian ít nhất thì đang trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.