• Khuyến khích và cho phép nhân viên để kết nối thông tin công nghệ cao.
• Phát triển trung tâm học tập dựa trên công nghệ và đa phương tiện.
• Phát triển và sử dụng công nghệ đào tạo từ xa.
• Sử dụng công nghệ để nắm bắt được tri thức và ý tưởng trong nội bộ và bên ngoài.
• Tiếp thu và phát triển năng lực bằng công nghệ tự học và học nhóm
• Xây dựng hệ thống hỗ trợ sự trình diễn điện tử
• Lập kế hoạch và phát triển một hệ thống học tập Just-in-Time
• Xây dựng công nghệ cho khóa học nội bộ
• Sử dụng các mạng nội bộ trong đào tạo
• Tăng khả năng của quản lý và nhân viên nhân sự
Capability
Expertise
Knowledge
Information
Data
2.5. Tri thức
Ngày nay, tri thức trở thành một phần quan trọng của bất kì tổ chức nào, nó quan trọng hơn cả những nguồn lực về tài chính, vị trí của tổ chức trên thị trường, công nghệ hay bất cứ tài sản nào khác. Và tất cả những truyền thống, văn hóa, kĩ thuật, hệ thống của một công ty đều dựa trên tri thức.
Bât kì công ty nào cũng cần có tri thức để tăng khả năng phát triển các sản phẩm và dịch vụ của mình để mang lại lợi ích cho các khách hàng và
người tiêu dùng. Những người làm công trong công ty có thể đến và đi nhưng nếu tri thức có giá trị của công ty bị mất thì công ty nhất định sẽ thất bại.
Trong sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty hiện nay thì công ty nào có năng lực quản lý tri thức tốt hơn thì sẽ tồn tại và phát triển. Việc quản lý tri thức hiện nay khá mới mẻ với các công ty và việc này hoàn toàn khác so với việc quản lý về tài chính, nhân sự...
Để hiểu rừ hơn vờ̀ tri thức thỡ trước hết, ta cần hiểu những khỏi niợ̀m khác nhau về tri thức
2.5.1. Hệ thống cấp bậc của tri thức
Data: Bao gồm các dữ liệu dưới dạng chữ viết, tin tức, hình ảnh và
những mã số vô nghĩa.
Information: Những dữ liệu được đưa vào những ngữ cảnh và có ý nghĩa. Những thông tin này sau khi được chuẩn hóa, phân lớp, xử lý, định dạng thì có thể áp dụng cho từng công việc cụ thể.
Knowledge bao gồm những phần cốt yếu của thông tin, những nguyên lý, nguyên tắc hay kinh nghiệm mà có thể giúp quá trình thực thi hay quản lý công viêc, ra quyết định và giải quyết vấn đề. Tri thức giúp con người hiểu hiểu được ý nghĩa của các dữ liệu và qua đó tạo ra thông tin. Với tri thức, con người có thể đưa ra những thỏa thuận tốt nhất với những nguồn lực hạn chế và sau đó hiện thực chúng.
Expertise: Là việc ứng dụng những tri thức một cách hiệu quả và
thích hợp nhằm đạt được kết quả và tăng hiệu suất làm việc.
Capability: Là năng lực của một tổ chức trong việc ứng dụng hiệu quả những tri thức vào việc tạo ra các sản phẩm, dịch vụ hay quy trình ở một hiệu suấ cao hơn. Việc này đòi hỏi một sự gắn kết, bố trí và phối hợp của nhiều cá nhân và nhiều team. Ngoài ra, Cappabily không chỉ là về hiệu suất làm việc, nó còn đề cập tới khả năng học hỏi, sáng tạo.
2.5.2. Các kiểu tri thức khác nhau
Tri thức có thể phân lớp thành các kiểunhư sau:
• “Know what”: Biết những thông tin mà mình cần biết
• “Know how”: Biết cách xử lý thôn tin
• “Know why”: Biết những thông tin cần thiết được lấy từ đâu
• “Know where”: Biết được khi nào thì cần những thôn tin nào
• “Know when”: Biết được những thông tin khi nào thì cần thiết.
2.5.3. Mô hình hệ thống của quản lý tri thức
Hệ thống quản lý tri thức gồm 6 yếu tố như ở hình dưới đây. Và
một tổ chức học tập hiệu quả là một tổ chức mà 6 yếu tố ở dưới được thực hiện một cách liên tục và hiệu quả.
a. Knowledge Acquisition(Thu thập tri thức)
Mỗi thành viên trong tổ chức cần nhiều tri thức khác nhau để tiến hành công việc của mình, do đó tổ chức cần thu thập nhiều thông tin từ những nguồn ở trong hay ở ngoài tổ chức.
Thu thập tri thức từ bên trong tổ chức
Thu nhận tri thức từ chính những thành viên trong tổ chức.
Những tri thức có thể thu nhận được từ những kinh nghiệm làm việc, trí nhớ, niềm tin hay những giả định của mỗi thành viên.
Những kiểu tri thức này thường khó để có thể thảo luận với nhau nhưng nó lại mang tới nhiều lợi ích cho tổ chức nếu biết cách khai thác thích hợp.
Thu thập tri thức từ bên ngoài tổ chức
Ngày nay, những sự thay đổi diễn ra liên tục ở ngoài tổ chức. Do đó, để có thể chiếm lĩnh thị trường được thì tổ chức phải nhanh chóng học hỏi những thay đổi và tiến bộ hay những ý tưởng mới.
Mỗi tổ chức có thể thu thập tri thức từ bên ngoài thông qua những phương pháp sau đây
• Đánh giá các tổ chức khác (thông qua việc tính điểm)
• Tham dự các buộc hội thảo
• Thuê chuyên gia
• Tìm hiểu các thông tin trên báo, internet, truyền hình
• Theo dừi cỏc xu hướng vờ̀ kĩ thuật, kinh tễ, xó hội
• Thu thập thông tin từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà
cung cấp..
• Thuê thêm nhân viên mới
• Hợp tác với các tổ chức khác, tạo lập ra các liên minh, đâu
b. Knowledge creation(Tạo ra tri thức)
Tri thức có thể tạo ra qua một loạt các quá trình từ việc đưa ra những ý tưởng táo bạo tới việc nghiên cứu tích cực và kiên trì. Và
những tri thức được phát hiện ra từ quá trình giải quyết những vấn đề, từ kinh nghiệm thực tiễn là những tri thức quý báu nhất đối với một tổ chức.
Tạo ra tri thức là một quá trình sáng tạo ra cái mới, và nó không chỉ là công việc của phòng “Nghiên cứu và phát triển” là mà công việc cho tất cả mỗi thành viên của một tổ chức.
Bốn kiểu mẫu của việc tạo ra tri thức:
• Tacit to tacit:(Ngầm định – ngầm định) Người học việc sẽ làm việc chung với người hướng dẫn và học hỏi được những tri thức của người hướng dẫn.
• Explicit to explicit (Rõ ràng – rõ ràng): Kết hợp và đồng bộ những tri thức thu nhặt được để tạo ra tri thức mới
• Tacit to explicit (Ngầm định – rõ ràng): Mỗi cá nhân dựa trên những tri thức cụ thể, tiến hành kết hợp với những tri thức của mình để tạo ra những tri thức mới.
• Explicit to tacit (Rõ ràng – ngầm định): Mỗi cá nhân biến những tri thức cụ thể thành những tri thức của mình
Những hoạt động tạo ra tri thức:
• Action Learning: Là quá trình học hỏi tri thức từ thực tế công việc
• Systematic Problem Solving: Là quá trình thu thập tri thức từ việc giải quyết vấn đề
• Experimentation: Sáng tạo ra những tri thức mới từ quá trình nghiên cứu, thí nghiệm những kiến thức mới.
• Learning from past Experience: Là quá trình tạo ra những tri thức mới từ những bài học về thành công hay thất bại trong quá khứ
c. Knowledge Storage (Lưu trữ tri thức)
Trước khi tri thức được lữu trữ để sử dụng sau này thì mỗi tổ chức phải xác định được những thông tin quan trọng nào sẽ được lưu trữ và cách thức tốt nhất để lưu trữ chúng. Một hệ thống lưu trữ tri thức nên có những đặc điểm sau:
• Một cấu trúc lưu trữ để giúp hệ thống có thể tìm kiếm và
phân phối thông tin một cách nhanh chóng và chính xác
• Tri thức được chia thành các loại tùy thuộc vào nhu cầu học tập của tổ chức như các chính sách của công ty, các thủ tục pháp lý...
• Đối với mỗi yêu cầu về thông tin thì hệ thống có thể đưa ra những biểu mẫu rừ ràng và sỳc tớch.
• Nội dung phải chớnh xỏc, rừ ràng và đỳng lỳc
Những năm gần đây, khái niệm “Data warehouse” trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Cùng với sự phát triển của máy tính, internet và hệ thống lưu trữ. Việc lưu trữ dữ liệu trở nên dễ dàng và an toàn hơn. Và với những hệ thống lưu trữ tri thức này, những tổ chức có
thể lữu trữ tri thức lâu dài và nó trở thành tài sản của tổ chức, việc ra đi của từng cá nhân không làm mất đi tri thức của tổ chức.
Những dạng tri thức nào cần được lưu trữ:
o Corporate yellow pages: Thông tin của công ty về năng lực của từng cá nhân
o Lessons learned: Những bài học từ những dự án trước đây (thành công, thất bại...)
o Competitor and supplier intelligence: Thông tin về những đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp
o Company experiences and policies: Chính sách của công ty o Company products and processes: Những sản phẩm và quy
trình của công ty
d. Analysis and data mining (Phân tích và trích lọc tri thức từ
dữ liệu)
Ngày nay, với sự bùng nổ về dữ liệu thì việc phân tích bằng tay những dữ liệu trở nên khó khăn hơn. Một người khó có thể phân tích hàng ngàn hay hàng triệu báo cáo, khảo sát... Do đó, khái niệm
“data mining” ra đời để chỉ những công cụ phân tích giúp cho tổ chức có thể trích lọc được thông tin, tri thức từ những dữ liệu của họ. Bằng những công cụ này, các nhà phân tích có thể đưa ra được những dự báo, chiến lược kinh doanh hay những câu trả lời cho những vấn đề phức tạp trong kinh doanh.
“Data mining” có nhiều công việc khác nhau như phân lớp, gom nhóm, hồi quy, mô hình phụ thuộc... Những cách để phân tích dữ liệu như: luật và cây quyết định, hồi quy không tuyến tính, mô hình đồ thị phụ thuộc...
Data mining tool (công cụ trích lọc tri thức từ dữ liệu): Có nhiều công cụ đã được phát triển nhằm phục vụ cho những lĩnh vực khác nhau như:
o Retailer: nhà bán lẻ
o Financial services organizations: Nhưng tổ chức cung cấp dịch vụ tài chính
o Manufacturers: Nhà sản xuất
o Telecom companies: Công ty viễn thông
e. Knowledge Transfer and Dissemination (Chuyển giao và phổ biến tri thức)
Việc chuyển giao và phổ biến tri thức đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức. Nếu việc này được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác thì sẽ giải quyết được những vấn đề
khó khăn của tất cả các bộ phận một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Việc truy xuất tri thức từ hệ thống lưu trữ tri thức của một tổ chức có thể tự động (theo từng tình huống cụ thể) hoặc thông qua sự điều khiển (theo từng cá nhân, nhóm).
Việc chuyển giao và phổ biến tri thức yêu cầu nhanh chóng và
chính xác, do đó việc tổ chức mô hình lư trữ tri thức trở nên quan trọng. Tổ chức phải xem xét và quyết định tri thức sẽ được lưu trữ như thế nào để phù hợp với nhu cầu truy xuất của từng nhóm người khác nhau trong tổ chức. Thông thường, một hệ thống lưu trữ tri thức hiệu quả thường được chia ra các nhóm với những yêu cầu sau:
• Learning needs: Nhu cầu về học hỏi
• Work objectives: Mục tiêu công việc
• User expertise: Chuyên gia
• Function or use of information: Chức năng hay việc sử dụng thông tin
• Location and method of information storage: Nơi và cách thức thông tin được lưu trữ
Việc chuyển giao và phổ biến tri thức có thể xảy ra một cách có chủ ý hoặc không có chủ ý.
f. Knowledge Application and Validation ( Ứng dụng và đánh giá tri thức)
Việc ứng dụng và đánh giá tri thức mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, ngoài việc làm giàu kho tri thức của doanh nghiệp, nó còn mang lại lợi ích cho người sử dụng và chính doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có khả năng cung cấp những dịch vụ giúp khách hàng tìm ra lỗi của sản phầm và giải quyết chúng là một ví dụ cho việc ứng dụng và đánh giá tri thức.
2.5.4. 10 chiến lược cho quản lý tri thức
• Chia sẻ trách nhiệm trong việc thu thập và chuyển giao tri thức
• Nắm bắt những tri thức liên quan ở bên ngoài một cách có hệ thống
• Tổ chức những sự kiện học tập ở bên trong tổ chức
• Sáng tạo trong suy nghĩ và học hỏi
• Khuyến khích và tưởng thưởng cho sự sáng tạo
• Đào tạo nhân viên trong việc lưu trữ và truy xuất tri thức
• Tăng cường tối đa việc chuyển giao tri thức giữa các bộ phận
• Phát triển tri thức dựa trên nhu cầu học hỏi và những giá trị của tổ chức
• Sáng tạo ra những tri thức để thu thập và lưu trữ tri thức
• Sử dụng những điều học tập được để tối ưu quá trình làm việc.
3. Tình hình xây dựng tổ chức học tập ở Việt Nam
3.1Những thách thức đối với việc xây dựng tổ chức học tập ở Việt