9. Cấu trúc của luận văn
3.2.2.Hiện đại hóa công tác quản lý mạng lưới Alumni (ứng dụng công nghệ
nghệ thông tin và các phần mềm quản lý khách hàng/ học viên)
Vì số lượng Alumni mỗi năm một tăng, do đó, nếu quản lý trên các file excel thông dụng sẽ ngày một khó khăn. Trong thời đại lĩnh vực công nghệ thông tin bùng nổ mạnh mẽ như hiện nay với tính ứng dụng cao, cần thiết hiện đại hóa, tin học hoá công tác quản lý mạng lưới Aumni để công tác quản lý chuyên nghiệp hơn.
HSB có thể tiến tới xây dựng một Phần mềm Quản lý Alumni, dựa trên các yêu cầu đặc trưng của nghiệp vụ Quản lý Alumni.
76
*Mô tả về phần mềm
Bảng 3.2.2. Mô tả nội dung phần mềm quản lí mạng lưới Alumni
1.
Quản lý thông tin học viên
Phần mềm đáp ứng lưu trữ và thể hiện được đầy đủ các thông tin về Alumni
1) Mã số sinh viên 2) Tên lớp
3) Ngày học 4) Mô tả
5) Đối tác ký hợp đồng: (Để combo với nhiều lựa chọn) --- 6) Giới tính 7) Họ 8) Tên đệm 9) Tên 10) Sinh nhật 11) Học vấn 12) Chức vụ 13) Công ty 14) Ngành nghề 15) Địa chỉ công ty 16) Điện thoại công ty 17) FAX
18) Địa chỉ nhà riêng 19) Điện thoại nhà riêng 20) Di động
21) Email
22) Thông tin đặc biệt khác
A
Thông tin chung
B. Thông tin HV
77
2. 2
Tính năng chính
Phần mềm hỗ trợ các yêu cầu của người dùng như sau:
1. Báo cáo sinh nhật Alumni
- Thống kê danh sách Alumni sinh nhật trong tháng;
- Nhắc lịch sinh nhật cho cán bộ Phòng Quản lý Alumni (alarm); - Đồng thời gửi email chúc mừng sinh nhật tới Alumni;
2. Báo cáo một danh sách chọn lọc theo mong muốn:
- Danh sách Alumni theo lớp (chuyên đề/ môn học);
- Danh sách Alumni theo đối tác (những Alumni thuộc cùng 1 công ty);
- Danh sách Alumni theo ngày sinh; - Danh sách Alumni theo độ tuổi;
- Danh sách Alumni theo chức vụ (Giám đốc, CT HĐQT…); - Danh sách Alumni theo lĩnh vực ngành nghề;
- Danh sách Alumni theo tỉnh/ thành (TP HCM hay HN…);
- Danh sách Alumni theo mức độ quan hệ với HSB (có nhiều đóng góp cho HSB, hoặc danh sách Alumni VIP, hoặc danh sách ban cán sự của lớp);
- Danh sách Alumni hay tham gia vào các hoạt động, sự kiện Alumni nhất;
- Báo cáo tình hình cập nhật thông tin Alumni; - Danh sách Alumni trong một năm.
3. Báo cáo thông tin đầy đủ về hồ sơ của 1 Alumniđược chọn
- bao gồm đầy đủ các trường thông tin về Alumni (Profile); - đã tham gia học những khóa nào tại HSB.
78
Phần mềm này sẽ được phân quyền cho từng đối tượng sử dụng. Quyền quản lý và sử dụng cao nhất dành cho cán bộ Phòng Quản lý Alumni.
- Phân quyền cho Ban Lãnh đạo HSB;
- Phân quyền cho Cán bộ phòng Quản lý Alumni;
3. 3 Tính năng bổ trợ:
1. Email cho CHV
2. Gửi tin nhắn (SMS) cho Alumni: (không phải SMS chúc mừng sinh nhật): thay cho việc thông báo và gửi thư mời Alumni tham gia sự kiện do HSB tổ chức)
3. In lable để gửi thư:
Trong quá trình gửi thư cho Alumni , Phòng Quản lý Alumni phải in địa chỉ người nhận trên một mẫu giấy được thiết kế riêng sau đó dán lên phong bì.
Phần mềm này cũng được yêu cầu phải có tính năng ấy để cán bộ phòng quản lý Alumni vẫn thao tác như bình thường.
4. Tự động cập nhật, lưu trữ thông tin của alumni trùng
Trên thực tế, một Alumni của HSB có thể tham gia 2 – 3 khóa học, (tham gia khóa học ngắn hạn, tham gia khóa học dài hạn, hoặc tham gia nhiều khóa học ngắn hạn ở những lớp, những chuyên đề khác nhau). Do vậy, phần mềm phải đảm bảo đủ tính năng lọc được các alumni trùng và ghi lại lịch sử của các khóa học bị trùng cho Alumni này.
Cần thiết có chức năng này để hạn chế việc gửi thư từ liên hệ bị trùng 2 lần gửi cho một Alumni.
79
- Phân quyền cho các phòng ban khác có nhu cầu sử dụng.
*Vai trò của phần mềm
Thứ nhất, là một công cụ quản lý hữu hiệu dành cho cán bộ quản lý với số lượng khoảng tám ngàn Alumni. Mọi thao tác tìm kiếm, lưu trữ, thống kê đều trở nên đơn giản sau một lần nhấn chuột trên máy tính, thay vì phải tính và mở từng file excel.
Ví dụ: Muốn tìm Alumni Nguyễn Văn Hà tham gia đào tạo ở Chương trình Khóa ngắn, nhưng không nhớ năm nào, thay vì phải mở hồ sơ từng lớp, người cần tìm có thể gõ từ khóa trên phầm mềm để tìm kiếm. Nếu kết quả cho ra nhiều học viên có tên Nguyễn Văn Hà, thì người cần thông tin chọn học viên có thông tin sát với thông tin mình cần nhất. Trong trường hợp biết rõ lớp nào năm nào, người tìm có thể tìm kiếm trong mục tìm kiếm nâng cao.
Thứ hai, Phần mềm giảm tải được khối lượng công việc cho cán bộ Phòng Quản lý Alumni. Nếu không có phần mềm, cán bộ Phòng Quản lý Alumni phải thực hiện 2 việc song song cho mỗi tháng sinh nhật: gửi thiệp theo đường bưu điện, gửi email chúc mừng. Khi số lượng Alumni quá lớn và khối lượng công việc tăng, việc gửi email chúc mừng sinh nhật sẽ không được đảm bảo. Do đó phần mềm này, bằng cách tự động gửi email chúc mừng sinh nhật sẽ giúp giảm tải ½ công việc của bộ phận.
Bên cạnh đó, việc lọc danh sách những Alumni sinh nhật phải trải qua 3 thao tác mới có kết quả. Số lượng Alumni lớn, lưu trữ lại được phân loại riêng (hiện đang để 6 files excel) do đó sẽ thành 6 x 3 =18 thao tác. Mất rất nhiều thời gian. Phần mềm ra đời, sẽ có 2 thao tác: 1. Chọn tính năng báo cáo ngày sinh, nhấp chuột. 2. Chiết xuất file excel ngay tại phần mềm và có thể lưu về máy tính.
Thứ ba, Phần mềm hỗ trợ con người trong công tác thống kê, báo cáo – thường được coi là công việc nặng nề nhất.
80
Thứ tư, Phần mềm tự động gửi email chúc mừng sinh nhật Alumni, mặc dù nội dung sẽ là do Cán bộ Phòng Quản lý Alumni nhập trên phần mềm, nhưng sự đúng ngày, đúng tháng và sự đều đặn từ những email chúc mừng sinh nhật mà Phần mềm gửi đến từng Alumni thì thao tác này quả thực thể hiện đẳng cấp của mình về độ chuyên nghiệp. Điều này càng làm củng cố thêm thương hiệu cho HSB, một đơn vị vốn nhất quán trong việc xây dựng và chăm sóc thương hiệu, đồng nghĩa chính với sự nhất quán trong công tác chăm sóc học viên từ quá trình học đến khi tốt nghiệp.
3.2.3. Công tác duy trì, gắn kết quan hệ với Alumni
3.2.3.1. Tạo liên kết ngay từ khi Alumni tốt nghiệp
Phát hành Thẻ HSB Alumni: Nghiên cứu làm Thẻ HSB Alumni phát cho Alumni ngay khi họ tốt nghiệp
* Mục đích:
- Chứng nhận học viên đã thực sự hoàn thành khoá học và tốt nghiệp, trở thành thành viên của hệ thống HSB Alumni;
- Là một hình thức nhận diện thương hiệu HSB;
- Khiến học viên cảm nhận được sự tôn trọng mà HSB dành cho Alumni. Và nhất quán trong cách chăm sóc học viên từ quá trình học đến khi kết thúc.
* Quyền lợi của Alumni khi có thẻ này:
- Có quyền vào Thư viện HSB mượn sách, tài liệu bất cứ khi nào đem theo thẻ;
- Có quyền truy cập vào Thư viện Điện tử của HSB để tra cứu tài liệu; - Tham gia các sự kiện giao lưu, Hội thảo dành cho Alumni thay giấy mời;
81
- Ngoài những quyền lợi tiêu biểu nhất này, Phòng Quản lý Alumni có thể nghiên cứu các quyền lợi khác có thể khai thác trong mạng lưới Alumni.
Ví dụ:
Alumni của HSB là chủ một doanh nghiệp taxi, Alumni này có thể có chính sách hỗ trợ giá cước cho các tất cả những cá nhân nào là Alumni của HSB. Và, nhà tài trợ này có quyền lợi là được đăng logo của doanh nghiệp lên thẻ HSB Alumni.
Tương tự, hoặc Alumni của HSB là chủ một nhà hàng, Alumni này có thể có chính sách hỗ trợ chi phí cho các hoá đơn thanh toán (chiết khấu phần trăm) nếu khách hàng cũng thuộc cộng đồng Alumni của HSB.
Hoặc, Alumni của HSB là chủ một doanh nghiệp chuyên phát hành các loại thẻ từ, họ mong muốn được làm thẻ từ cho HSB miễn phí, với quyền lợi là thể hiện logo của công ty lên thẻ.
HSB có thể cân nhắc và lựa chọn một trong những biện pháp này, và đăng tải quyền lợi của Alumni trên mặt sau của Thẻ từ. Đây vừa là hình thức tăng thêm quyền lợi cho Alumni khi có sử dụng thẻ, đồng thời cũng là một hình thức nhà trường hỗ trợ các doanh nghiệp thuộc cộng đồng HSB Alumni có cơ hội quảng bá, Thông tin tài trợ trên thẻ có tính chất quay vòng, trong khoảng thời gian bao lâu, đổi nhà tài trợ một lần, như vậy doanh nghiệp của alumni đều được luân phiên biết đến trên mặt thẻ của thẻ HSB Alumni
* Ngày phát hành thẻ:
- Phát vào Ngày trao bằng Thạc sỹ/ Tiến sỹ * Mô tả ý tưởng:
- Là một dạng thẻ từ
- Được thiết kế mang bản sắc HSB (có logo, có hình ảnh tòa nhà HSB,…)
82 - Thông tin hiển thị trên thẻ mặt trước: + Tên thẻ
+ Logo HSB và logo trường đối tác (nếu có) + Ảnh học viên
+ Tên học viên + Ngày sinh + Chương trình
+ Khóa (từ năm… – đến năm…) - Thông tin hiển thị trên mặt sau:
83
Hình 3.2.3.1. - Mặt trước thẻ
84 Sổ lưu bút HSB Alumni
*Mục đích:
- Dùng lưu bút ký của Alumni;
- Tạo thành quyển sổ lưu niệm bút ký Alumni, lưu Phòng Quản lý Alumni và phòng truyền thống.
*Chức năng Thẻ HSB Alumni: Như một minh chứng cho thế hệ Alumni của HSB.
*Thời gian phát hành:
Sổ được đưa ra trong Lễ trao bằng Thạc sỹ. Lớp trưởng của lớp sẽ đại diện lên ký vào sổ. Sau đó được lưu tại Phòng Quản lý Alumni.
* Mô tả ý tưởng:
- Dạng Sổ cỡ A4;
- Bìa đóng và trang trí đẹp mắt;
- Ngoài bìa có dòng chữ “Lưu bút HSB Alumni”.
3.2.3.2. Gửi thư từ, ấn phẩm duy trì quan hệ
Việc gửi thiệp chúc mừng sinh nhật, Phòng Quản lý Alumni cần tuân thủ theo một quy định:
Gửi thiệp theo đường bưu điện: Một tháng có khoảng 200 – 300 alumni sinh nhật được dàn trải đều các ngày từ ngày 1 đến ngày 30 của tháng. Do vậy, để bưu thiếp đến tay được Alumni không quá sớm và không quá muộn, Phòng Quản lý Alumni sẽ phân chia mốc thời gian gửi làm 3 lần:
- Ngày mồng 5 trong tháng: gửi tới những Alumni có ngày sinh từ mồng 11 đến 20 của tháng;
85
- Ngày 15 trong tháng: gửi tới những Alumni có ngày sinh từ 21 đến 31 của tháng;
- Ngày 25 trong tháng: gửi tới những Alumni có ngày sinh từ mồng 1 đến mồng 10 của tháng sau.
Gửi thư điện tử chúc mừng sinh nhật: việc gửi email được tiến hành cùng khoảng thời gian với việc gửi thiếp sinh nhật qua đường bưu điện. Mẫu thiệp sinh nhật được chuyển thành file ảnh để gửi kèm theo thư điện tử chúc mừng sinh nhật học viên. Thông thường, gửi thư chúc mừng sinh nhật theo đường email nhanh chóng nhận được sự phản hồi và của Alumni. Hầu hết các Alumni đều cảm thấy vui mừng khi nhận được email chúc mừng sinh nhật của nhà trường.
Bên cạnh việc gửi thiệp chúc mừng sinh nhật, ấn phẩm HSB – Update với nội dung nghiêng về bài viết mang tính học thuật, HSB cần thiết kế một ấn phẩm khác nghiêng về tin tức, sự kiện đã diễn ra tại HSB trong từng khoảng thời gian, có thể lấy tên HSB News.
Nếu ấn định cho HSB – Update một năm 2 số với hai mốc thời gian là tháng 7 và tháng 1, thì HSB News có thể được thiết kế so le, cụ thể là tháng 4 và tháng 8.
HSB tập trung chủ yếu đưa tin (bài và ảnh), có thể: - Về những sự kiện diễn ra tại HSB;
- Thông tin về giảng viên, cán bộ tại HSB;
- Thông tin về khoá học bao nhiêu đang diễn ra tại HSB;
- Và trang riêng dành cho thông tin về Alumni (Ví dụ: Alumni thăng chức, doanh nghiệp của một alumni nào được vinh danh, hoặc Alumni được vinh danh…hoặc các sự kiện dành cho Alumni mà HSB tổ chức).
86
Giống như thiệp sinh nhật, ấn phẩm HSB – Update, HSB News phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về Thương hiệu trong từng mẫu thiết kế để Alumni luôn nhận diện được hình ảnh của HSB qua từng ấn phẩm.
3.2.3.3. Hoạt động gắn kết
Khẩu hiệu của Phòng Quản lý Alumni là “Kết nối để thành công” do đó, các hoạt động gắn kết luôn thực hiện theo định hướng này
a) Tổ chức sự kiện và Hội thảo chuyên đề
Hội thảo chuyên đề vẫn được cộng đồng Alumni mong chờ từng năm nên việc tổ chức Hội thảo là một mảng sự kiện không thể thiếu. Đây vẫn là hoạt động được các thế hệ Alumni đánh giá rất cao và cũng những hội thảo lớn này, thương hiệu HSB càng được củng cố và đẩy lên tầm cao hơn trong khâu lựa chọn. Diễn giả tham gia diễn thuyết cũng như những chủ đề có sức lôi cuốn lớn.
Tổ chức một sự kiện để quy tụ đông đủ Alumni tham gia là một việc rất khó vì đa phần Alumni đều rất bận rộn. Chính vì thế, nếu ta đặt mục tiêu một năm tổ chức 2 lần sự kiện là một điều khó khăn cho Ban tổ chức, vừa vất vả lo cho 2 sự kiện lớn trong một năm, đồng thời số lượng Alumni tham dự chưa hẳn được như chỉ tiêu mong đợi. Do vậy, cách khéo léo nhất, là tổ chức một sự kiện làm sao để kết hợp “2 trong 1” - tức là sẽ có 2 mảng chính cho buổi diễn ra sự kiện đó (bao gồm vừa Hội thảo chuyên đề, vừa có tiệc giao lưu). Việc này đòi hỏi sự khéo léo trong cách sắp xếp và lựa chọn thời gian phù hợp:
- Tổ chức hội thảo vào ngày nào trong tuần là phù hợp nhất?
- Tổ chức hội thảo vào khoảng thời gian nào trong ngày là phù hợp nhất? - Chương trình diễn ra trong thời gian bao lâu là phù hợp nhất?
87
Để trả lời cho các câu hỏi trên, Ban tổ chức phải bám vào đặc điểm của cộng đồng Alumni của HSB. Đa phần Alumni đều là doanh nhân, do vậy các ngày trong tuần họ đều rất bận. Hai ngày cuối tuần, họ hoặc thu xếp nghỉ ngơi đi du lịch, hoặc họ đi công tác. Như vậy, ngày thích hợp nhất chỉ còn là thứ 6 – khi kết thúc một tuần, và Alumni đã bắt đầu có tâm lý thư giãn, nghỉ ngơi, để họ không bị vướng vào các lịch cá nhân cuối tuần. Và khoảng thời gian thích hợp nhất trong ngày thứ 6 là ngoài giờ hành chính, Alumni hoàn toàn có thể “cống hiến” cho một đêm giao lưu mà không sợ ảnh hưởng đến công việc.
Chính từ yếu tố thời gian này mà cần phải kết hợp việc tổ chức “2 trong 1”, vì khi tổ chức buổi tối, Ban tổ chức cần có kế hoạch ăn tối nhẹ cho Alumni và khách mời tham dự chương trình. Và đây chính là nguyên cớ để tạo nên một cuộc giao lưu hết sức ý nghĩa.
Ngoài ra, để đảm bảo thông tin về Hội thảo cũng như thông tin về các sự kiện giao lưu đến được với alumni, đồng thời đảm bảo được số lượng alumni tham dự hội thảo như kế hoạch, Phòng Quản lý Alumni phải tuân thủ các bước sau trong quá trình gửi thư mời alumni tham gia Hội thảo:
Bước 1: Gửi thư mời qua đường bưu điện theo hình thức gửi thư bảo đảm (trước sự kiện 28 ngày);
Bước 2: Gửi thư mời theo địa chỉ email của từng lớp để thông tin về