9. Cấu trúc của luận văn
2.1.5.Văn hóa doanh nghiệp HSB và quan hệ học viên với HSB
Văn hóa doanh nghiệp, hay còn gọi là văn hoá tổ chức chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường,
45
việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết và gặp không ít khó khăn. Theo các nhà kinh tế thì đây chính là sức mạnh cạnh tranh của các doanh nghiệp trong tương lai. Vậy, việc đề cập đến văn hóa doanh nghiệp đối với một tổ chức giáo dục thoạt tiên có vẻ không phù hợp.
Trên thực tế, bất kỳ một tổ chức, một cơ quan, hay một đơn vị nào, đều tồn tại trong đó một văn hóa riêng, gọi một cách đơn giản hơn, đó chính là văn hóa tổ chức. Văn hóa tổ chức là toàn bộ giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình hình thành tổ chức, chi phối hành vi và mọi suy nghĩ của các thành viên trong tổ chức, tạo nên sự khác biệt giữa tổ chức này và tổ chức khác, và được coi là giá trị truyền thống của mỗi tổ chức.
Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau:
Thứ nhất là thể hiện ngay trong công việc hàng ngày như cách báo cáo công việc, giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, các thủ tục hành chính…
Thứ hai là các giá trị tinh thần trong việc xác định việc phải làm, hành động của mình là đúng hay là sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay không? Đây là điều mà các lãnh đạo mong muốn nhận được ở nhân viên và cần phải xây dựng dần từng bước.
Và cuối cùng, cao hơn nữa và là nền tảng cho các hành động, chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và cảm xúc ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân trong tổ chức.
Như vậy, văn hóa tổ chức có thể đúc kết lại, là “tổng hòa của niềm tin, kiến thức, cách nghĩ, và thói quen hành vi mà mỗi người thể hiện trong điều kiện xã hội của mình. Trong môi trường cụ thể, từng cá nhân học được một ngôn ngữ, thu được các giá trị và hình thành thói quen về hành vi và suy nghĩ. Văn hóa tổ chức tích cực tạo môi trường truyền thông lành mạnh. Trong đó các thành viên tận tụy và trung thành với tổ chức, thân thiện và tin cậy lẫn
46
nhau. Môi trường này được nuôi dưỡng bằng tinh thần cởi mở, hỗ trợ nhau, luôn thách thức và có thưởng phạt phân minh. Điều này đã được nhà quản trị Elton Mayo (1880 – 1949) đề cập đến khi phân tích quan hệ con người với con người trong hệ thống, và đặc biệt quan tâm đến yếu tố cá nhân trong tập thể nhóm [32].
Hình 2.1.5.1. Thuyết quản lý của Elton Mayo
Bất kỳ một tổ chức nào cũng phải có văn hóa mới trường tồn được. Vì vậy xây dựng văn hóa tổ chức là yếu tố đầu tiên mà các tổ chức lưu tâm tới Văn hóa tổ chức đảm bảo sự trường tồn của tổ chức giống như khi ta thể hiện thái độ sao phải sống, sống để làm gì và sống như thế nào?
Trong xu thế vận động chung đó, dù là đơn vị giáo dục, nhưng HSB không thể không chú trọng đến việc xây dựng được văn hóa doanh nghiệp tại đơn vị mình. Là một đơn vị chuyên đào tạo về lĩnh vực Kinh tế học và Quản trị kinh doanh, Lãnh đạo HSB thấm nhuần tư tưởng nguồn lực là yếu tố cốt lõi của tổ chức, và đặc biệt coi trọng vai trò của văn hóa tổ chức với hiệu quả vận hành và cảm nhận của xã hội với hình ảnh, thương hiệu của HSB. Với một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, HSB luôn khiến cho mỗi cán bộ, nhân viên muốn làm việc quên mình, luôn thấy nhớ, luôn thấy tự hào khi nhắc về
47
môi trường làm việc của mình. Mỗi cán bộ nhân viên của HSB đều cảm thấy môi trường làm việc cũng chính là môi trường sống, là gia đình thứ hai của mình.
Văn hóa HSB hướng tới các đặc trưng:
o Văn hóa học tập: từng thành viên của HSB chủ động học hỏi kinh nghiệm, bổ sung kỹ năng và kiến thức công việc. Tổ chức trao quyền tự chủ cho nhân viên trong những phạm vi công việc, khuyến khích năng lực sáng tạo cá nhân. Lãnh đạo gây dựng không khí dân chủ và hòa nhập, chia sẻ tầm nhìn chiến lược với từng thành viên.
Người lãnh đạo trở thành hình mẫu về chấp nhận thách thức và tự rút kinh nghiêm từ các thất bại.
o Văn hóa chất lượng: HSB theo đuổi quá trình cải thiện chất lượng đào tạo và dịch vụ liên tục. Nỗ lực tìm kiếm và thực hiện ý tưởng nâng cao chất lượng sản phẩm (ở đây chính là các loại hình đào tạo) và mang lại sự thỏa mãn lớn hơn của khách hàng được cổ vũ và ghi nhận.
o Văn hóa tinh thần khởi nghiệp: Tinh thần khởi nghiệp được xây dựng và khích lệ không chỉ ở Ban Lãnh đạo HSB hay các cán bộ quản lý cấp cao mà còn từ những nhân viên cấp nhỏ nhất. Tinh thần nay thể hiện bằng hành động sẵn sàng đón nhận thách thức mới, không sợ thất bại ở mỗi thành viên.
Với phương châm “làm hết sức, chơi hết mình” của cán bộ nhân viên HSB hiện nay, làm sao để duy trì cho cán bộ nhân viên một tinh thần tốt để họ cống hiến nhiệt tình, tâm huyết cho tổ chức là một điều rất quan trọng. Đẩy mạnh chiến dịch phát huy tinh thần sáng tạo và tiếp nguồn sinh khí cho cán bộ nhân viên, Ban Lãnh đạo HSB đã hết sức ủng hộ các kế hoạch, hoạt động nâng cao tinh thần do Công đoàn phối hợp với Đoàn thanh niên tổ chức: xem phim cuối tuần, giã ngoại định kỳ theo tháng của từng phòng ban, và các
48
hoạt động phù hợp với xu hướng của xã hội hiện nay: thành lập nhóm thích chụp ảnh, nhóm thích đi xem phim..., tổ chức các buổi sinh hoạt Khoa rất ý nghĩa: về thăm gia đình của lần lượt các thành viên trẻ đến từ mọi vùng của đất nước.
Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp bỏ chi phí để thực hiện bản tin nội bộ. Họ xem đó là kênh chuyển tải thông tin thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp. Bản tin còn là nơi chia sẻ những giá trị văn hóa và quản lý của doanh nghiệp. Và HSB cũng đã xuất bản một ấn phẩm đặc biệt như thế, và đã duy trì được suốt 8 năm qua, số báo nội bộ hàng tháng với tên “HSB people” đã thu hút ngày càng nhiều cây bút và các phóng viên trẻ tình nguyện viết bài cho báo. Đây có thể coi là một điểm rất đáng tự hào của cán bộ HSB.
Có thể nói, văn hóa HSB đã thấm đậm vào từng con người của HSB. Dân chủ, cởi mở, sáng tạo và luôn thể hiện năng lực của mình trong mọi hoàn cảnh. Đây luôn là niềm tự hào của cán bộ nhân viên HSB, và đồng thời là động lực để giúp cho những cán bộ của HSB luôn cảm thấy gắn bó vô điều kiện với tổ chức của mình. HSB không còn đơn giản chỉ là một nơi để một cá nhân thực hiện công việc 8 giờ hành chính trong một ngày, mà thực sự là một gia đình, để cá nhân đó cảm thấy mình luôn là một phần cốt yếu trong đó.
2.2. Đặc trƣng cộng đồng Alumni của Khoa QTKD – HSB, ĐHQGHN
2.2.1. Đặc điểm về tính cách, lứa tuổi
Con số Alumni của HSB thống kê từ năm 1996 đến nay là 8.116 Alumni (Nguồn từ Dữ liệu của phòng Quản lý Alumni), cụ thể qua bảng và biểu đồ sau:
49
Bảng 2.2.1.1 - Số lượng Alumni của HSB (nguồn Alumni Database)
Chƣơng trình Số lƣợng
Khóa ngắn (các lớp học theo chuyên đề) 7.134 alumni Khóa dài (các lớp cao học) 982 alumni
Tổng 8.116 alumni Độ tuổi Alumni 30 - 25 17% 40 - 30 12% 55 - 40 71%
Biểu đồ 2.2.1.1 - Độ tuổi Alumni của HSB
Đặc điểm của cộng đồng Alumni HSB là: năng động, nhạy bén, ham học hỏi, trau dồi kiến thúc. Và đặc biệt, họ rất thích các hoạt động kết nối cộng đồng và luôn mong muốn được tham gia những sân chơi dành cho doanh nhân.
2.2.2. Đặc điểm về trình độ, học vấn
Do nguồn đào tạo là cao học về Quản trị kinh doanh, nên phần lớn Alumni đều có nền tảng kiến thức chung là kinh tế, và trình độ từ cao học trở lên.
50
Đa phần Alumni đều là những doanh nhân thành đạt, vì vậy việc chọn một trường có thương hiệu và uy tín luôn được đặt hàng đầu. Khi lựa chọn môi trường, họ thể hiện bản chất của những nhà đầu tư sắc sảo cũng như người tiêu dùng thông minh: bỏ chi phí để đầu tư vào cơ hội mà họ biết chắc thành công, cũng như bỏ chi phí để lựa chọn những dịch vụ tốt nhất.
Thống kê về trình độ học vấn Alumni Tiến sỹ 1% Thạc sỹ 29% Đại học 70%
Biểu đồ 2.2.2.1 - Thống kê về trình độ học vấn Alumni của HSB (nguồn Alumni Database)
2.2.3. Đặc điểm về ngành nghề, địa vị xã hội
Alumni của HSB làm việc trong nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, rất đa dạng và phong phú: tài chính – ngân hàng, xây dựng, viễn thông, công nghệ thông tin, hàng không, vận tải, tàu biển, điện tử, thực phẩm, du lịch, dệt may, sản xuất chế tạo máy, …Hầu hết Alumni đều là những doanh nhân thành đạt hoặc những nhà quản lý, lãnh đạo tài giỏi và nhiều kinh nghiệm. Trong tổng số 8.116 Alumni, có 2.872 Alumni nắm giữ các nhiệm vụ chủ
51
chốt, quản lý từ cấp cao trở lên (bao gồm Phó giám đốc, Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị, ... trong các doanh nghiệp, tập đoàn) - chiếm 35% số lượng Alumni HSB.
0 5000 10000
Tỉ lệ Alumni có địa vị cao
Series1
Series1 8116 2872
Tổng số Alumni Alumni giữ chức
Biểu đồ 2.2.3.1- Thống kê về tỉ lệ Alumni giữ chức vụ cao (nguồn Alumni Database)
Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều Alumni giữ trọng trách quan trọng trong xã hội, và hoạt động trong lĩnh vực chính trị, ví dụ như.
- Bí thư Đảng Uỷ khối doanh nghiệp các tỉnh (Hải Dương, Hoà Bình, Điện Biên, Thanh Hoá...);
- Bí thư Thị uỷ, Huyện uỷ (Chí Linh, Hoà Bình...); - Chủ tịch UBND tỉnh (Điện Biên, Cao Bằng...); - Chủ tịch HĐND Thành phố Thanh Hoá;
- Chủ tịch, Phó chủ tịch các quận tại Hà Nội; - Các Thứ trưởng (Bộ Xây Dựng, Bộ Văn hóa); ...
52
2.3. Thực trạng về công tác xây dựng và quản lý mạng lƣới Alumni tại Khoa Quản trị kinh doanh – HSB, ĐHQGHN từ năm 1999 – 2009
Trong nền kinh tế hội nhập ngày nay, có rất nhiều cơ sở và chương trình đào tạo mở ra nhằm đáp ứng như cầu kiến thức của người học. Thậm chí, một chuyên ngành, một chương trình có hàng trăm cơ sở đào tạo khác nhau cùng thực hiện. Trước sự đa dạng của các chương trình đào tạo và cơ sở đào tạo, người học càng có thêm nhiều sự lựa chọn để tìm với chương trình cũng như cơ sở phù hợp nhất với điều kiện thực tế của mình. Vì vậy, các cơ sở đào tạo muốn thu hút được người học đến với cơ sở của mình thì cần phải có sự khác biệt: chương trình đào tạo, chất lượng đào tạo, chất lượng dịch vụ, và các cơ chế đãi ngộ với người học từ quá trình nhập học đến khi tốt nghiệp... Nhận thức rõ điều này, HSB tạo dựng cho mình một môi trường dạy Quản trị Knh doanh hoàn toàn khác biệt tại Việt Nam ngay từ những năm đầu tiên. Và đến nay, HSB đã tạo cho mình một bản sắc riêng - một thương hiệu HSB.
Thương hiệu HSB, đó chính là chất lượng giảng dạy.
Thương hiệu HSB, đó chính là chất lượng dịch vụ dành cho người học. Thương hiệu HSB, đó còn là Công tác quản lý Alumni tại HSB với số lượng Alumni lên đến 8.116 người (số liệu thống kê tính từ năm 1999 – tháng 6 năm 2010).
2.3.1. Thực trạng quản lý cơ sở dữ liệu
HSB đã xây dựng được bộ quy trình cho công tác quản lý Alumni, do đó, khâu quản lý cơ sở dữ liệu (database) được coi là vấn đề then chốt trong chuyên môn này.
Database về alumni được lưu trữ ở hai hình thức:
- Bản cứng (bản hard): Đây chính là Biểu mẫu “Hồ sơ học viên” (student profile) chuẩn do HSB phát hành từ đầu khoá học. Học viên kê khai
53
thông tin cá nhân của mình trên biểu mẫu này. Những biểu mẫu này sẽ được lưu hồ sơ theo từng lớp, từng năm.
54
- Bản mềm (bản soft): Được thiết lập trên Bảng tính excel (profile sheet). Các trường thông tin sẽ được thiết kế dựa theo các thông tin cần khai thác trong Biểu mẫu “Hồ sơ học viên”, cụ thể: (Hình 2.3.1.2)
Như vậy, Hồ sơ học viên HSB lưu các trường thông tin chính như sau: - Số thứ tự - Mã số SV - Lớp - Giới - Họ và đệm - Tên - Ngày sinh - Nguyên quán - Địa chỉ nhà riêng - Điện thoại nhà riêng - Cơ quan
- Địa chỉ cơ quan - Tỉnh/thành - Chức danh
- Bộ phận công tác - Điện thoại cơ quan - Fax
- Số điện thoại di động
- Địa chỉ hòm thư điện tử (email) - Ngành nghề
57
58
Do những thông tin này được ghi lại trên bảng excel dựa vào thông tin mà học viên kê khai trên biểu mẫu “hồ sơ học viên”, nên để những thông tin này được đầy đủ và chính xác, cán bộ trợ lý lớp học của từng lớp sẽ nhắc từng học viên điền, cung cấp thông tin cá nhân một cách đầy đủ nhất.
Sau khi kết thúc khoá học, cán bộ trợ lý lớp học sẽ bàn giao Profile này (chỉ bao gồm những học viên đã tốt nghiệp hoặc đã được cấp chứng chỉ) bao gồm cả bản cứng và bản mềm về cho Phòng Quản lý Alumni để Phòng chính thức tiếp nhận danh sách này và quản lý.
Hoạt động này được lưu đồ hóa như sau:
Sơ đồ 2.2.3.1: Quy trình tiếp nhận danh sách alumni
Chú thích:
SC: Chương trình ngắn hạn
MBA: Chương trình Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh FRM 13.01: Biểu mẫu 13.01 (phụ lục kèm theo)
59
2.3.2. Thực trạng các chương trình hoạt động dành cho mạng lưới Alumni.
Nắm rõ được đặc điểm về Alumni, HSB đã và đang duy trì một số hoạt động dành cho mạng lưới Alumni như sau:
2.3.2.1. Tổ chức Hội thảo chuyên đề dành cho Alumni
Ban Lãnh đạo HSB cho rằng, làm sao để Alumni luôn được cập nhật kiến thức cho dù họ đã tốt nghiệp, không còn ngồi học trên ghế nhà trường, để Alumni nhận thấy rằng sau khi học xong, họ vẫn được nhà trường bổ sung kiến thức, mới là điều có giá trị nhất. Chính vì thế, Hội thảo chuyên đề nhằm cập nhật tri thức cho Alumni luôn là hoạt động quan trọng chiếm vị trí số một trong các bản kế hoạch hàng năm của Phòng Quản lý Alumni.
Hội thảo chuyên đề mỗi năm được tổ chức với chủ đề khác nhau, và trong những năm gần đây, HSB thường lựa chọn những chủ đề gắn với đặc điểm tình hình kinh tế trong nước và thế giới.
Từ chủ đề được lựa chọn, Ban tổ chức đề xuất các Diễn giả có thế mạnh diễn thuyết với các chủ đề tương ứng đã được lựa chọn và gửi thư mời hợp tác.
Hiện tại, HSB vẫn duy trì Hội thảo chuyên đề mỗi năm một lần, phong phú từ mặt nội dung đến diễn giả tham gia diễn thuyết, như:
- Hội thảo “Chiến lược quản trị nguồn nhân lực để vượt suy thoái và phát triển trường tồn” do Giáo sư Chris Brewters – học giả hàng đầu Châu Âu về lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực Quốc tế chủ trì diễn ra ngày 10/7/2009 tại Hà Nội.
- Hội thảo chuyên đề “Chia sẻ về sự lớn mạnh của Trung Quốc và ảnh hưởng đến các doanh nghiệp Việt Nam” với sự tham gia diễn thuyết của Nguyên Phó Thủ tướng Vũ Khoan diễn ra ngày 17/4/2010 tại Hà Nội.
60
- Hội thảo chuyên đề “Kỹ năng Lãnh đạo” với sự chia sẻ đầy ấn tượng và chân thành của Trưởng Khoa Trương Gia Bình cũng diễn ra trong ngày