9. Cấu trúc của luận văn
1.4.2. Cập nhật thông tin Alumni
Thông tin mà nhà trường có được về Alumni được dựa trên Hồ sơ học viên – được thu thập từ giai đoạn đầu tiên của quá trình đào tạo (khi nhập học). Do đó, khi học viên tốt nghiệp và ra trường, phần lớn thông tin của họ thay đổi so với ban đầu. Việc cập nhật thông tin là một tất yếu. Chính vì thế, công tác cập nhật định kỳ là một việc quan trọng trong khâu quản lý cơ sở dữ liệu Alumni. Nói cách khác, việc cập nhật thông tin chính là sự duy trì “sự sống” của cơ sở dữ liệu.
35
Việc cập nhật sẽ được định kỳ theo từng giai đoạn, tùy theo yêu cầu và đặc điểm của mỗi nhà trường mà việc cập nhật đó có thể chia theo quý trong năm, hoặc theo giai đoạn. Cách phổ biến nhất và hiệu quả nhất là cập nhật thông tin trong 6 tháng một lần.
Việc cập nhật sẽ được thực hiện theo nhiều cách:
Nhà trường có thể thiết kế một Biểu mẫu “cập nhật thông tin”. Biểu mẫu đó có hiển thị đầy đủ lý do của công tác cập nhật, cũng như các thông tin cần Alumni cập nhật lại. Sau đó biểu mẫu này sẽ được gửi cho toàn bộ Alumni.
Một hình thức cập nhật khác tốn chi phí hơn, song đạt hiệu quả hơn là gọi điện trực tiếp tới từng Alumni để cập nhật thông tin.
Bên cạnh đó, với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin và sức mạnh của internet, nhà trường hoàn toàn có thể tiến hành cập nhật thông tin nhờ vào việc ứng dụng công nghệ: gửi thư điện tử, lập các diễn đàn và trang cộng đồng của nhà trường, thu hút sự tham gia của Alumni. Từ đó sẽ lấy được thông tin và cao hơn nữa – duy trì được mối quan hệ thường xuyên với Alumni.