9. Cấu trúc của luận văn
3.2.1.Lưu trữ dữ liệu khoa học và cập nhật dữ liệu định kỳ (tháng/quý/năm)
3.2.1.1. Công tác lưu trữ
Dữ liệu về Alumni (Alumni Database) được coi là yếu tố quan trọng số một. Mọi hoạt động bổ trợ cho công tác và xây dựng mạng lưới Alumni chỉ có thể thực hiện khi chúng ta có một database chuẩn và đảm bảo mức độ “sống” của thông tin trên database (luôn trong tình trạng được cập nhật). Do đó, công tác lưu trữ database luôn phải được ưu tiên hàng đầu.
Hiện tại, hệ thống lưu trữ database của HSB tương đối rõ ràng và khoa học: - Alumni chương trình ngắn hạn được lưu hồ sơ riêng. Trong hồ sơ này phân rõ đối tượng từng năm/ từng lớp.
- Alumni chương trình dài hạn được lưu hồ sơ riêng. Trong hồ sơ này phân rõ đối tượng từng năm/ từng lớp.
73
Hình 3.2.1: Hệ thống lưu trữ database về Alumni
Để việc quản lý database về Alumni hiệu quả, thì cần thiết học viên phải điền đầy đủ các thông tin trên “Hồ sơ tóm tắt học viên”. Và thông tin phải được thống nhất từng cách ghi. Việc này yêu cầu Bộ phận triển khai lớp học phải:
- Nhắc học viên ghi đầy đủ thông tin trên “Hồ sơ tóm tắt học viên”, không để trống mục nào.
- Trong quá trình nhập liệu các thông tin dựa trên tờ khai của học viên vào “Profile sheet”, Cán bộ triển khai lớp học phải viết đầy đủ, không được viết tắt một thông tin nào, định dạng file excel theo đúng quy định. Vì toàn bộ thông tin được ghi trên Profile sheet thế nào, trong thao tác trộn tệp tài liệu sau này của Phòng Quản lý Alumni, sẽ cho ra kết quả đúng với thông tin đã nhập, do đó, cần phải đưa ra quy định chặt chẽ ngay từ đầu, thống nhất cách viết, cụ thể:
74
o Tất cả các cột còn lại: Không được viết tắt;
o Cột Số Điện thoại DĐ: nhập đủ 10 số, tách 4 số đầu + 3 số tiếp theo + 3 số cuối.
Ví dụ:
Sai
Nam Nguyễn Tiến Hùng – GĐ Công ty TNHH Bình Minh số 42, Ngọc Hồi, Đống Đa, HN 17/8/1973 * 904270283 * Lớp CEO1
Đúng
Anh Nguyễn Tiến Hùng – Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bình Minh
số 42, Ngọc Hồi, Đống Đa, Hà Nội 17/8/1973 * 0904 270 283 * Lớp CEO1
3.2.1.2. Cập nhật thông tin để đảm bảo database của alumni “sống”:
Để thông tin về học viên được cập nhật một cách tối đa (cơ sở dữ liệu luôn được duy trì và “sống”), Phòng Quản lý Alumni phải lên kế hoạch cập nhật định kỳ thông tin về Alumni, cụ thể:
* Về Thời gian cập nhật, HSB chia làm 4 lần cập nhật trong 1 năm; chia theo các mốc thời gian chính
- Lần 1: Tháng 3 của năm - Lần 2: Tháng 6 của năm - Lần 3: Tháng 9 của năm - Lần 4: Tháng 12 của năm
* Về Cách thức cập nhật, HSB có các hình thức cập nhật như sau:
- Đối với Alumni của Chương trình ngắn hạn:
75 + Gửi thư theo đường bưu điện;
+ Gọi điện thoại trực tiếp đối với những trường hợp đặc biệt; - Đối với Alumni của Chương trình cao học:
+ Gửi email - đối với những Alumni có địa chỉ email; + Gọi điện thoại trực tiếp đến từng Alumni;
+ Trong trường hợp Alumni thay đổi địa chỉ cũng như số điện thoại liên hệ, liên lạc với lớp trưởng, với nhóm bạn bè của học viên hoặc trưởng ban liên lạc của lớp.
+ Liên lạc qua kênh Yahoo Messenger hoặc các trang mạng cộng đồng khác đối với các trường hợp Alumni có sử dụng các trang cộng đồng này.