9. Cấu trúc của luận văn
2.3.3.Thực trạng hoạt động “chăm sóc” Alumni
Dù học viên đã tốt nghiệp nhưng HSB vẫn có các hoạt động “chăm sóc” Alumni với mục đích tạo sự thân thiện và kết nối cộng đồng Alumni.
2.3.3.1. Gửi thiệp chúc mừng sinh nhật Alumni
Mỗi năm một lần, thiệp chúc mừng sinh nhật được Phòng Quản lý Alumni thiết kế một mẫu khác nhau, tuân thủ các nguyên tắc và quy định của HSB về thương hiệu.
62
Hình 2.3.3.1 - Mẫu thiệp chúc mừng sinh nhật Alumni 2009
Hình 2.3.3.2- Mẫu phong bì chúc mừng sinh nhật Alumni 2009
Mặt sau
Mặt trước
63
Hình 2.3.3.3 - Mẫu phong bì và thiệp chúc mừng sinh nhật Alumni 2010
Việc gửi thiệp chúc mừng sinh nhật thường được gửi định kỳ trong từng tháng. Vào khoảng ngày 25 hàng tháng, Phòng Quản lý Alumni sẽ tiến hành lọc danh sách các Alumni sinh nhật trong tháng sau và tiến hành in thiếp và gửi thiếp chúc mừng sinh nhật trong ngày 25 của tháng đó. Một tháng có khoảng 200 – 300 sinh nhật Alumni.
64
2.3.3.2. Gửi ấn phẩm HSB – Update
Đây là một ấn phẩm đặc biệt, món quà tri thức vô giá được thiết kế dưới dạng Tạp chí dành tặng cho Alumni. HSB – Update phải tuân thủ cả một quy trình xuất bản trước khi đến được với Alumni. Một năm hai số, HSB – Update lần lượt được xuất bản vào 2 dịp đặc biệt:
- Số HSB – Update mừng sinh nhật Khoa 13/7 - Số HSB – Update mừng Tết Nguyên Đán
HSB – Update được cấu tạo bởi 2 mảng nội dung chính:
+ Bài viết/ bài nghiên cứu xuất sắc của các học giả quản trị kinh doanh nổi tiếng trên thế giới trong từng năm, hoặc của các giáo sư từ các trường Đại học danh tiếng trên thế giới như Havard, Cambridge, … được biên dịch sang tiếng Việt.
+ Mảng tin tức: Bao gồm những tin tức, hoạt động của HSB trong 6 tháng gần với số HSB – Update nhất, để Alumni vẫn cập nhật được thông tin về trường cũ, biết được các hoạt động tại Khoa và biết được khoá học thứ bao nhiêu đang diễn ra.
Giống với thiệp sinh nhât, HSB – Update cũng phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về màu sắc, logo, … để đảm bảo thương hiệu.
Số lượng HSB – Update được xuất bản tương ứng với số lượng Alumni của Khoa Quản trị kinh doanh. Mỗi năm, số lượng Alumni tăng, số lượng HSB – Update cũng phải tăng theo để đảm bảo Alumni nào cũng được nhận ấn phẩm đặc biệt này.
65
66
2.3.3.3. Tổ chức thăm hỏi hiếu hỉ, chúc mừng đối với Alumni của chương trình cao học.
Vì số lượng Alumni rất lớn, nên hiện nay Phòng Quản lý Alumni mới chỉ có thể dành sự quan tâm ưu tiên cho đối tượng của các Chương trình Cao học:
- Alumni thăng chức: Phòng Quản lý Alumni đến cơ quan chúc mừng. - Alumni kết hôn: Phòng Quản lý Alumni đến chúc mừng.
- Alumni/ người nhà học viên mất: Phòng Quản lý Alumni đến chia buồn.
2.4. Nhận xét về thực trạng công tác xây dựng và quản lý mạng lƣới Alumni tại HSB, Đại học Quốc gia Hà Nội
2.4.1 Những mặt đạt được
Mang lại nhiều giá trị gia tăng cho cộng đồng Alumni: - Cập nhật tri thức (thông qua hội thảo chuyên đề)
- Kết nối cộng đồng, chia sẻ, giao lưu giữa các thế hệ Alumni (thông qua các sự kiện giao lưu…)
Phần lớn Alumni đều cảm thấy hài lòng về sự quan tâm và chu đáo của nhà trường. Điều này càng làm tăng thêm hình ảnh và uy tín của HSB trong nhận thức của Alumni. Đây cũng là một điểm thuận lợi cho công tác tuyển sinh của HSB, bên cạnh chất lượng học tập, học viên luôn cảm thấy hài lòng với các hoạt động ngoại khoá, bổ trợ và chăm sóc Alumni.
2.4.2 Những mặt hạn chế, cần khắc phục
Bên cạnh đó vẫn còn những mặt hạn chế cần khắc phục:
- Các hoạt động dành cho Alumni đều đều diễn ra mọi năm, và dần dần đang đi vào mô – tuýp quen thuộc, chưa có sự sáng tạo thêm.
- Với số lượng 8.116 Alumni - một số lượng khá lớn, việc cập nhật thông tin Alumni đôi khi là quá tải đối với cán bộ Phòng Quản lý Alumni nên
67
xảy ra tình trạng nhiều học viên bị thất lạc thông tin mà không có hình thức nào cập nhật được.
- Hội thảo/ sự kiện mới chỉ tập trung dành cho khoá dài (các chương trình Cao học), chưa mở rộng được đối với đối tượng Alumni khoá ngắn (các lớp học ngắn hạn theo chuyên đề).
2.5. Phân tích SWOT
Cơ hội cho bộ phận (O)
1. Hiện nay HSB là đơn vị giáo dục duy nhất tại Việt Nam phát triển được công tác Alumni, nên tạo được hình ảnh và uy tín riêng biệt cho HSB.
2. Ban Lãnh đạo Khoa quan tâm, tạo điều kiện cho Phòng Quản lý Alumni rất chú trọng vào công tác xây dựng và phát triển mạng lưới Alumni nhằm phát triển thương hiệu HSB. Vì thế Ban Lãnh đạo luôn ủng hộ, phê duyệt kinh phí triển khai các sự kiện, Hội thảo, và các hoạt động duy trì quan hệ Alumni.
3. Ban Lãnh đạo HSB luôn khuyến khích ứng dụng công nghệ vào công việc quản lý để tăng độ chuyên nghiệp, đồng thời giảm những công việc “chân tay” cho cán bộ Quản lý Alumni.
4. Uy tín của HSB trong cộng đồng
Thách thức đối với bộ phận (T)
1. Vì hoạt động Alumni còn rất mới ở Việt Nam, nên đây vừa là cơ hội, đồng thời vừa là thách thức cho Phòng Quản lý Alumni nói riêng và HSB nói chung.
2. Cộng đồng Alumni phần lớn hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, đa phần đều là doanh nhân nên thường bận rộn. Đây là điểm khó trong việc thu hút, mời Alumni tham dự các sự kiện, hội thảo do HSB tổ chức, mặc dù họ rất nhiệt tình và đều mong muốn có nhiều sự kiện như thế.
3. Một bộ phận Alumni lớn tuổi, và độ nhạy bén với công nghệ không còn cao, do đó, đề xuất các biện pháp phát triển mạng lưới thông qua mạng internet và các trang xã hội gặp rào cản.
68 Alumni: HSB thực sự trở thành thương hiệu uy tín trong tâm thức thế hệ học viên cũng như thế hệ Alumni. Cộng đồng Alumni luôn có tình cảm tốt đẹp với HSB, và bản thân họ cũng thấy tự hào khi là Alumni của HSB
5. Các bộ phận khác cũng tham gia ký cam kết vào công tác đảm bảo chất lượng của bộ phận.
Alumni còn mỏng trong khi số lượng Alumni ngày càng tăng, tương đương với khối lượng công việc sẽ tăng lên theo.
5. Công tác Alumni thực sự thách thức và nhạy cảm.
Điểm mạnh của Bộ phận (S)
1. Đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt huyết, luôn sẵn sàng cho công việc khi được điều động.
2. Ý thức được việc duy trì, gìn giữ hình ảnh HSB thông qua hoạt động Alumni
3. Có quy trình của bộ phận hỗ trợ nên công việc dễ dàng hơn.
4. Cộng đồng Alumni đã nhận thức rất rõ về việc HSB đã thực sự chuyên nghiệp khi phát triển một bộ phận chuyên phụ trách hoạt động Alumni. Và khi tốt nghiệp, họ thường liên lạc với nhà trường qua Phòng Quản lý Alumni.
Điểm yếu của Bộ phận (W)
1. Vẫn còn thiếu nhiều kinh nghiệm chuyên môn về lĩnh vực này.
69
Tiểu kết chƣơng 2
Có thể nói, từ mơ ước đầu tiên xây dựng trường quản trị kinh doanh tại Việt Nam ngang tầm với thế giới, Ban Lãnh đạo HSB đã dầy công để xây dựng nên một HSB có hình ảnh và uy tín như hiện nay. Để giữ vững được thương hiệu của một cơ sở dạy Quản trị kinh doanh số một tại Việt Nam, HSB đã và đang chú trọng không những về mặt chất lượng giảng dạy, mà còn công tác chăm sóc học viên một cách nhất quán, từ quá trình đào tạo cho đến khi học viên đã tốt nghiệp. Chính vì thế, HSB đã và luôn duy trì được mối quan hệ với thế hệ Alumni. Alumni luôn nhận được thông tin, nhận được lời chúc mừng cho dù họ không còn học, thậm chí, có những Alumni đã tốt nghiệp được 10 năm, và có những Alumni hiện giờ đã không còn công tác. Thực tế, HSB đã dành được tình cảm và sự tin cậy của học viên, đây chính là nguyên nhân lý giải cho việc số lượng rất đông Alumni tham gia vào các sự kiện do Khoa tổ chức hàng năm.
70
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ BIỆN PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
MẠNG LƢỚI CỰU HỌC VIÊN NHẰM PHÁT TRIỂN THƢƠNG HIỆU KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH-HSB, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 3.1. Nguyên tắc đề xuất các biện pháp
Một trong những mục tiêu phát triển thương hiệu HSB đó chính là thông qua hoạt động xây dựng và quản lý mạng lưới Alumni. Xây dựng HSB trở thành cơ sở đào tạo Quản trị Kinh doanh tốt nhất Việt Nam, đồng thời là cơ sở đào tạo đầu tiên có hệ thống quản lý Alumni tốt nhất Việt Nam.
Thương hiệu HSB là tài sản vô giá của Khoa Quản trị Kinh doanh, trong đó hệ thống Alumni đóng góp vai trò quan trọng trong việc phát triển thương hiệu đó. Nói cách khác, Alumni là tài sản quý của HSB, cụ thể:
Thứ nhất, Alumni chính là một hình thức để quảng bá, truyền thông cho thương hiệu HSB.
Đối với các Chương trình ngắn hạn: Các Doanh nghiệp, Công ty, Tập đoàn…, ký kết hợp đồng đào tạo thường niên, họ đã trở thành khách hàng, học viên tin cậy và trung thành với các chương trình, dịch vụ của HSB. Thông tin về đối tác của HSB và thông tin từ chính các đối tác này cùng với thống kê về đối tượng Alumni của HSB (được đăng tải trên website và ấn phẩm HSB – Update, Báo nội bộ và các phương tiện truyền thông khác) là cơ sở để các Doanh nghiệp, các Công ty chưa từng hợp tác với HSB trước đây quan tâm đến HSB và sẽ hợp tác với HSB trong tương lai (bao gồm cả những công ty trong và ngoài nước)
Đối với các Chương trình dài hạn, đào tạo Cao học, thông tin về Alumni của HSB là một trong những yếu tố quyết định cho sự lựa chọn của những học viên tđang quan tâm và có ý định theo học tại HSB. Theo thống kê từ Chương trình Thạc sỹ Quản trị kinh doanh, năm 2009 có 31,1 % học viên
71
đang tham gia các khoá của Chương trình Thạc sỹ Quản trị kinh doanh là do thế hệ Alumni giới thiệu (họ là đồng nghiệp, là bạn bè, thậm chí là những người thân trong gia đình, họ hàng).
Thứ hai, Alumni cũng là nguồn học viên tiềm năng cho HSB nếu ta biết khai thác và sử dụng database hiệu quả. Với 8.116 Alumni, trong đó 982 là số Alumni của chương trình dài hạn, như vậy đủ thấy rằng, số học viên tiềm năng cho các Chương trình dài hạn của HSB là rất lớn.
Do vậy, việc đề xuất các biện pháp cần dựa trên các nguyên tắc sau: - Việc đề xuất các biện pháp quản lý phải dựa trên chủ trương, định hướng của Ban Lãnh đạo HSB về việc phát triển thương hiệu HSB thông qua hoạt động xây dựng và quản lý mạng lưới Alumni.
- Nguyên tắc kế thừa: Việc đề xuất các biện pháp quản lý cũng phải mang tính kế thừa. Tính kế thừa thể hiện ở chỗ, biện pháp đề xuất có thể là biện pháp mới, nhưng được kế thừa dựa trên những biện pháp đã được thực hiện hiệu quả trước đây. Hoặc vẫn là những biện pháp cũ, nhưng trong quá trình triển khai, có khâu nào có thể làm tốt hơn nữa thì cần khai thác, đưa để việc triển khai các hoạt động trong quá trình quản lý Alumni được tốt hơn.
- Nguyên tắc hiệu quả: bất kỳ một biện pháp nào đưa ra, cũng phải đặt yếu tố hiệu quả trong quá trình thực thi, để đảm bảo biện pháp đó có thể thực hiện và mang lại hiệu quả trong quá trình quản lý mạng lưới cũng như trong quá trình kết nối Alumni với Alumni, Alumni với nhà trường.
- Các biện pháp đề ra phải trên cơ sở phù hợp với các điều kiện đảm bảo về cơ sở vật chất, đảm bảo về nguồn lực và tài lực (không quá tốn kém chi phí tài chính và nhân sự để thực hiện)
- Biện pháp đề xuất cũng đảm bảo hài hòa các yếu tố về quản lý mạng lưới, chăm sóc khách hàng và ý thức bảo vệ thương hiệu.
72
- Các biện pháp được đề xuất phải chú ý đến đặc điểm trình độ, độ tuổi của Alumni.
3.2. Đề xuất các biện pháp xây dựng và quản lý mạng lƣới Alumni nhằm phát triển thƣơng hiệu nhà trƣờng
3.2.1. Lưu trữ dữ liệu khoa học và cập nhật dữ liệu định kỳ (tháng/quý/năm)
3.2.1.1. Công tác lưu trữ
Dữ liệu về Alumni (Alumni Database) được coi là yếu tố quan trọng số một. Mọi hoạt động bổ trợ cho công tác và xây dựng mạng lưới Alumni chỉ có thể thực hiện khi chúng ta có một database chuẩn và đảm bảo mức độ “sống” của thông tin trên database (luôn trong tình trạng được cập nhật). Do đó, công tác lưu trữ database luôn phải được ưu tiên hàng đầu.
Hiện tại, hệ thống lưu trữ database của HSB tương đối rõ ràng và khoa học: - Alumni chương trình ngắn hạn được lưu hồ sơ riêng. Trong hồ sơ này phân rõ đối tượng từng năm/ từng lớp.
- Alumni chương trình dài hạn được lưu hồ sơ riêng. Trong hồ sơ này phân rõ đối tượng từng năm/ từng lớp.
73
Hình 3.2.1: Hệ thống lưu trữ database về Alumni
Để việc quản lý database về Alumni hiệu quả, thì cần thiết học viên phải điền đầy đủ các thông tin trên “Hồ sơ tóm tắt học viên”. Và thông tin phải được thống nhất từng cách ghi. Việc này yêu cầu Bộ phận triển khai lớp học phải:
- Nhắc học viên ghi đầy đủ thông tin trên “Hồ sơ tóm tắt học viên”, không để trống mục nào.
- Trong quá trình nhập liệu các thông tin dựa trên tờ khai của học viên vào “Profile sheet”, Cán bộ triển khai lớp học phải viết đầy đủ, không được viết tắt một thông tin nào, định dạng file excel theo đúng quy định. Vì toàn bộ thông tin được ghi trên Profile sheet thế nào, trong thao tác trộn tệp tài liệu sau này của Phòng Quản lý Alumni, sẽ cho ra kết quả đúng với thông tin đã nhập, do đó, cần phải đưa ra quy định chặt chẽ ngay từ đầu, thống nhất cách viết, cụ thể:
74
o Tất cả các cột còn lại: Không được viết tắt;
o Cột Số Điện thoại DĐ: nhập đủ 10 số, tách 4 số đầu + 3 số tiếp theo + 3 số cuối.
Ví dụ:
Sai
Nam Nguyễn Tiến Hùng – GĐ Công ty TNHH Bình Minh số 42, Ngọc Hồi, Đống Đa, HN 17/8/1973 * 904270283 * Lớp CEO1
Đúng
Anh Nguyễn Tiến Hùng – Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bình Minh
số 42, Ngọc Hồi, Đống Đa, Hà Nội 17/8/1973 * 0904 270 283 * Lớp CEO1
3.2.1.2. Cập nhật thông tin để đảm bảo database của alumni “sống”:
Để thông tin về học viên được cập nhật một cách tối đa (cơ sở dữ liệu luôn được duy trì và “sống”), Phòng Quản lý Alumni phải lên kế hoạch cập nhật định kỳ thông tin về Alumni, cụ thể:
* Về Thời gian cập nhật, HSB chia làm 4 lần cập nhật trong 1 năm; chia theo các mốc thời gian chính
- Lần 1: Tháng 3 của năm - Lần 2: Tháng 6 của năm - Lần 3: Tháng 9 của năm - Lần 4: Tháng 12 của năm
* Về Cách thức cập nhật, HSB có các hình thức cập nhật như sau:
- Đối với Alumni của Chương trình ngắn hạn:
75 + Gửi thư theo đường bưu điện;
+ Gọi điện thoại trực tiếp đối với những trường hợp đặc biệt; - Đối với Alumni của Chương trình cao học:
+ Gửi email - đối với những Alumni có địa chỉ email; + Gọi điện thoại trực tiếp đến từng Alumni;
+ Trong trường hợp Alumni thay đổi địa chỉ cũng như số điện thoại