- Bồi thường vật chất: Khi cán bộ công nhân viên làm hư hại đến tài sản của Công ty thì giá trị thiệt hại sẽ trừ trực tiếp vào lương của người lao động theo % giá trị của tài sản đó.
- Tạm ứng: Các khoản CBCNV tạm ứng tiền lương vì lý do công việc, mà chưa sử dụng hết hoặc tạm ứng tiền lương tháng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào tiền lương. Tiền điện, nước, thuê nhà, giữ trẻ do Công ty trả thay người lao động.
2.2.2. Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty cổ phầnthương mại khách sạn Hương Sen. thương mại khách sạn Hương Sen.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công:(phụ lục bảng 2.1) Để tiện theo dõi từng đối tượng lao
động, Công ty sử dụng bảng chấm công cá nhân. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian ngừng nghỉ của từng công nhân. Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm công này. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động làm căn cứ để tính lương cho công nhân. Còn các phòng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm công chung.
Trong trường hợp người công nhân thay đổi chỗ làm việc trong tháng theo yêu cầu của công việc thì ngày công thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm công cá nhân, nhưng những ngày công này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục bảng 2.2): Là chứng từ làm căn cứ
thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời làm căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng
quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH : Khi công nhân viên trong thời gian nghỉ việc
ốm đau, thai sản, tai nạn…thì Công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà Công ty có thể cho hưởng lương hoặc hưởng các quyên lợi về bảo hiểm..
Giấy tạm ứng tiền, phiếu chi (Phụ lục bảng 2.3, phụ lục bảng 2.4,phụ lục
bảng 2.5): Khi công ty tạm ứng tiền lương đợt 1 và thanh toán nốt tiền lương đợt 2
kế toán sẽ lập phiếu chi.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Với lương thời gian: Hằng ngày, phụ trách bộ phận hoặc ngươi được ủy quyền sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công ngày cho từng người, ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công (Phụ lục
bảng 2.1) và tiến hành tổng hợp lương từng người, chuyển bảng chấm công về
phòng KTTC để tiến hành kiểm tra, tình lương phải trả kết hợp với Bảng tạm ứng
lương (Phụ lục bảng 2.6), lập Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục bảng 2.2). Sau
khi được xét duyệt sẽ được chuyển xuống phòng KTTC để thanh toán lương cho nhân viên.
- Công ty thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng. Kỳ 2 thanh toán lương vào đầu những ngày đầu tháng sau kể từ ngày 5 đến ngày 10 tháng sau.
Kỳ tạm ứng lương: Căn cứ vào quyết định của Giám đốc kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập Phiếu chi (Phụ lục bảng 2.4), căn cứ vào Phiếu chi, các bảng thanh toán tạm ứng của tổ, phòng ban thủ quỹ tiến hành chi.
Thanh toán lương kỳ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập Phiếu chi (Phụ lục bảng 2.5).
- Căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH của nhân viên kế toán sẽ tính được số lương được hưởng BHXH của nhân viên kết hợp với Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH từ đó lập Bảng thanh toán BHXH của toàn Công ty , sau
hưởng BHXH cho nhân viên.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lương của nhân viên trong Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm kế toán sử dụng tài khoản sau:
- Tài khoản 334: “ Phải trả người lao động” Với TK 334 Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: + TK 3341: Phải trả công nhân viên +TK 3342: Phải trả người lao động khác. - Tài khoản 338 : “phải trả phải nộp khác” Công ty sử dụng các TK chi tiết của TK 338:
3382:KPCĐ 3383: BHXH 3384: BHYT 3389: BHTN
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK622, TK627, TK 642, 111,112…
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
Sau khi tiến hành tính toán các khoản phải trả cho người lao động và phân bổ cho các đối tượng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán hạch toán như sau.