6. Kết cấu của luận văn
4.3.2. Tổ chức đảm bảo an toàn chi trả
* Công tác vận chuyển tiền
Sử dụng ô tô vận chuyển tiền đối với các điểm chi trả có số tiền > 100 triệu đồng hoặc các tuyến vận chuyển cho 03 điểm chi trả trở lên. Đối với các điểm chi trả có số tiền < 100 triệu đồng thì sử dụng phƣơng tiện bằng xe máy. Tiền chi trả của mỗi điểm đƣợc đựng trong cặp số hoặc thùng sắt có khóa ngoài, đƣợc niêm phong. Mỗi tuyến vận chuyển có ít nhất 01 cán bộ công nhân viên trở lên, 01 chiến sỹ Công an làm nhiệm vụ bảo vệ.
* Công lƣu giữ tiền qua đêm
- Để đảm bảo an toàn tiền mặt trong thời gian chi trả từ khi tiền đƣợc Bƣu điện huyện/Thị xã nhận từ BHXH huyện/Thị xã về quỹ đơn vị cho đến khi kết thúc chi trả, mỗi đơn vị bố trí ít nhất 02 CBCNV trực bảo vệ (tùy thuộc lƣợng tiền mặt chi trả, đơn vị chủ động thuê thêm bảo vệ). Tại các điểm chi trả phải đƣợc trang bị két sắt đầy đủ, đảm bảo các chỉ tiêu an toàn phù hợp với quy mô tiền mặt, chống trộm, chống cháy nổ.
- Cuối ngày khi kết thúc chi trả mà vẫn còn tiền mặt thì Giám đốc Bƣu điện huyện/Thị xã cùng kế toán trƣởng và các nhân viên đƣợc phân công nhiệm vụ bảo vệ phải làm biên bản ký xác nhận và cùng niêm phong két sắt. Đến sáng ngày hôm sau, khi có đầy đủ các thành phần lại tiến hành huỷ niêm phong và mang tiền tiếp tục đến các điểm phát.
- Đối với các điểm chi trả (Bƣu cục, điểm Bƣu điện văn hóa xã) không phát hết tiền (do đối tƣợng chƣa đến lĩnh), tiền đƣợc lƣu giữ tại điểm chi trả và đựng trong két sắt, có biên bản bàn giao kèm theo bảng kê danh sách số tiền (chƣa phát đƣợc) giữa cán bộ tham gia trực tiếp chi trả và cán bộ bƣu điện trực tại điểm chi trả; biên bản và bảng kê danh sách số tiền (chƣa phát đƣợc) đƣợc lập thành 03 bản: cán bộ bƣu điện tại điểm chi trả giữ 02 bản để tiếp tục phát, cán bộ công nhân viên trực tiếp tham gia chi trả nộp về cho Bƣu điện huyện/Thị xã 01 bản để theo dõi. Hết thời gian lƣu giữ(thời gian phát) cán bộ bƣu điện tại điểm chi trả nộp 01 bản kê danh sách tiền tiếp tục phát và Lập bảng kê danh sách tiền chƣa phát đƣợc (quy định của BHXH) + Tiền chƣa phát đƣợc (nếu có) cho Bƣu điện huyện/Thị xã 01 bản để thanh toán, 01 bản lƣu tại điểm để đối chiếu.
4.3.3. Xây dựng qui trình chi trả và quản lý đối tượng
4.3.3.1. Qui trình chi trả
* Qui trình đăng ký điểm chi trả:
- Căn cứ tổng số điểm chi trả của BHXH hiện đang sử dụng trên toàn tỉnh; - Căn cứ vào tổng số các bƣu cục và các điểm Bƣu điện - văn hóa xã của Bƣu điện tỉnh đủ điều kiện tham gia chi trả;
Sau khi xét xét bổ sung các điểm chi trả tại các địa bàn hiện Bƣu điện không có các điểm giao dịch (bƣu điện phải thuê ngoài), đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu
của BHXH tỉnh và của Tổng Công ty, Bƣu điện tỉnh lập danh sách các điểm chi trả cho BHXH tỉnh xem xét, xác nhận và ra thông báo cho các đối tƣợng hƣởng chế độ biết (thông báo ghi rõ công tác chi trả lƣơng hƣu do bƣu điện đảm nhận, thời gian bắt đầu thực hiện và lịch phát của từng điểm chi trả).
* Qui trình luân chuyển dòng tiền, luân chuyển chứng từ chi trả và thanh quyết toán:
- Sau khi nhận đƣợc tiền và danh sách chi trả lƣơng hƣu hàng tháng của BHXH huyện/Thị xã, Bộ phận kế toán của Bƣu điện huyện/Thị xã thực hiện phân tiền theo từng điểm chi trả, theo từng tuyến chi trả và cho các bộ phận, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ thực hiện trực tiếp chi trả lƣơng hƣu hoặc vận chuyển ký nhận (bằng hình thức tạm ứng tiền) kèm theo bảng kê danh sách của từng điểm chi trả, của từng tuyến chi trả.
- Hết thời gian chi trả (theo quy định của BHXH) các cá nhân nộp Bảng kê danh sách phát tiền và nộp bảng kê danh sách + tiền chƣa phát đƣợc(nếu có) cho bộ phận kế toán Bƣu điện huyện/Thị xã kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp thanh quyết toán với BHXH huyện/Thị xã và báo cáo Bƣu điện tỉnh theo quy định.
- Đến kỳ thanh quyết toán, Kế toán Bƣu điện tỉnh tổng hợp kết quả thực hiện chi trả lƣơng hƣu trên địa bàn toàn tỉnh, đối chiếu với kế toán BHXH tỉnh, nếu khớp đúng, gửi hóa đơn lệ phí dịch vụ chi trả lƣơng hƣu cho BHXH tỉnh làm căn cứ thanh toán phí dịch vụ cho Bƣu điện tỉnh.
* Qui trình chi trả tại Tổ/bàn chi trả và chi trả tại địa chỉ người hưởng;
Qui trình chi trả tại Tổ/bàn chi trả:
Sơ đồ 4.1: Quy trình chi trả tại tổ, bàn chi trả
NHÂN VIÊN 1 NHÂN VIÊN 2
NGƢỜI NHẬN TIỀN LƢƠNG HƢU 3 2 1 2
Bước 1 và 2:
Nhân viên 1 nhận và kiểm tra các giấy tờ liên quan: Phiếu lĩnh lƣơng hƣu (Sổ hƣu) của đối tƣợng hƣởng chế độ và giấy ủy quyền nếu cho cho ngƣời lĩnh thay của đối tƣợng đến nhận tiền lƣơng hƣu. Cụ thể:
+ Trƣờng hợp đối tƣợng trực tiếp đến nhận tiền lƣơng hƣu: Nhân viên 1 kiểm tra thấy khớp đúng, ghi ngày tháng năm, ghi số tiền và ký tên vào sổ hƣu, cho đối tƣợng ký vào Bảng kê phát tiền và chuyển cho Nhân viên 2.
+ Trƣờng hợp đối tƣợng cho ngƣời lĩnh thay: Nhân viên 1 kiểm tra sổ hƣu, giấy ủy quyền và CMND của ngƣời lĩnh thay thấy khớp đúng, ghi ngày tháng năm, ghi số tiền và ký tên vào sổ hƣu, cho đối tƣợng lĩnh thay ký vào Bảng kê phát tiền và chuyển cho Nhân viên 2.
+ Trƣờng hợp không đầy đủ hoặc không khớp đúng: Chuyển trả giấy tờ cho đối tƣợng và hƣớng dẫn đối tƣợng bổ sung các giấy tờ còn thiếu (không thực hiện phát tiền).
Bước 3:
- Nhân viên 2 kiểm tra họ tên ngƣời nhận tiền trên sổ hƣu và trên bảng kê danh sách phát tiền (kiểm tra họ tên, số CMND của người lĩnh thay khớp với họ tên, số CMND ghi trên giấy ủy quyền), kiểm tra số tiền ghi trên sổ hƣu và trên bảng kê danh sách phát tiền, nếu khớp đúng thực hiện phát tiền cho đối tƣợng, đồng thời trả lại sổ lƣơng.
* Quy trình chi trả tại địa chỉ người hưởng:
Sơ đồ 4.2: Quy trình chi trả tại địa chỉ ngƣời hƣởng
Bước 1:
Nhận tiền + Bảng kê phát tiền lƣơng hƣu của các đối tƣợng yêu cầu phát theo địa chỉ tại Bƣu điện huyện/thị xã.
BƢU ĐIỆN HUYỆN /THỊ XÃ NGƢỜI NHẬN TIỀN LƢƠNG HƢU TẠI ĐỊA CHỈ NHÂN VIÊN BƢU ĐIỆN 2 3 1
Bước 2:
Nhân viên Bƣu điện mang tiền + bảng kê danh sách phát tiền đến địa chỉ ngƣời nhận; cho ngƣời nhận ký vào bảng kê phát tiền; ghi số tiền vào sổ hƣu, ký tên vào sổ hƣu và giao tiền cho ngƣời nhận (Trường hợp đối tượng không có tại địa chỉ và ủy quyền cho người khác nhận hộ thì phải có giấy ủy quyền).
Bước 3:
Hết thời gian chi trả, nộp bảng kê danh sách phát tiền và bảng kê danh sách + tiền chƣa phát đƣợc cho kế toán Bƣu điện huyện/thị xã.
4.3.3.2. Qui định nghiệp vụ quản lý đối tượng
* Qui trình nghiệp vụ quản lý các đối tượng tại các điểm chi trả
Sơ đồ 4.3: Qui trình nghiệp vụ quản lý các đối tƣợng tại các điểm chi trả BƢU ĐIỆN
HUYỆN/THỊ XÃ
ĐIỂM CHI TRẢ/NHÂN VIÊN CHI TRẢ Các đối tƣợng hƣởng chế độ, thân nhân, nhân dân địa phƣơng UBND, Công an, cán bộ tƣ pháp/ xã, phƣờng/ thị trấn. Bƣu tá xã, tổ trƣởng tổ hƣu.
* Chú dẫn:
- Trƣờng hợp Quản lý các đổi tƣợng tăng: Lý do tăng, do từ nơi khác chuyển đến hoặc mới đƣợc hƣởng chế độ … BHXH huyện thông báo cho Bƣu điện huyện và các điểm chi trả liên quan thực hiện chi trả theo quy định(tháng đầu tiên Bƣu điện huyện phải ra giấy mời hoặc trực tiếp thông báo cho đối tƣợng biết thời gian, địa điểm nhận tiền theo quy định).
- Trƣờng hợp Quản lý các đối tƣợng giảm: Lý do giảm, do chuyển chỗ ở, do tử tuất…
+ Các đối tƣợng hoặc thân nhân các đối tƣợng trực tiếp thông báo cho điểm chi trả trên địa bàn để đƣợc hƣớng dẫn thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định của BHXH và chuyển cho Bƣu điện huyện.
+ Các điểm chi trả nhận đƣợc thông tin từ ngƣời dân(tổ trƣởng khu dân cƣ, trƣởng thôn, già làng …) hoặc UBND xã, phƣờng, thị trấn đến xác minh, tìm hiểm và hƣớng dẫn trực tiếp các đối tƣợng hoặc thân nhân của các đối tƣợng thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định của BHXH và chuyển cho Bƣu điện huyện.
* Qui trình trả lời, giải đáp những thắc liên quan đến các đối tượng hưởng chế độ.
Sơ đồ 4.4: Qui trình trả lời, giải đáp những thắc liên quan đến các đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH HUYỆN/THỊ XÃ BƢU ĐIỆN HUYỆN/THỊ XÃ BÀN/ ĐIỂM/NHÂN VIÊN CHI TRẢ LƢƠNG HƢU CÁC ĐỐI TƢỢNG HƢỞNG LƢƠNG HƢU 3 1 5 2 4
Bước 1:
Điểm chi trả /bàn chi trả/nhân viên chi trả lƣơng hƣu tiếp nhận các ý kiến thắc mắc quá thẩm quyền của các đối tƣợng hƣởng lƣơng hƣu bằng văn bản và chuyển cho Bƣu điện huyện/thị xã.
Bước 2:
Bƣu điện huyện/thị xã tổng hợp các ý kiến thắc mắc quá thẩm quyền của các đối tƣợng hƣởng lƣơng hƣu do các điểm chi trả/bàn chi trả/nhân viên chi trả gửi đến và chuyển cho BHXH huyện/thị xã.
Bước 3:
Căn cứ vào ý kiến thắc mắc của từng đối tƣợng, BHXH huyện/thị xã trả lời bằng văn bản cho từng đối tƣợng có ý kiến thắc mắc và chuyển cho Bƣu điện huyện/thị xã.
Bước 4:
Bƣu điện huyện/thị xã chuyển các văn bản trả lời các ý kiến thắc mắc của BHXH huyện/thị xã cho các điểm chi trả/bàn chi trả/nhân viên chi trả có các đối tƣợng có ý kiến thắc mắc. Các điểm chi trả/bàn chi trả/nhân viên chi trả trực tiếp chuyển các văn bản trả lời cho các đối tƣợng lên quan.
4.3.3.3. Các qui định, hướng dẫn khác
- Đối với nhân viên bƣu điện trong quá trình thực hiện chi trả, phải đeo thẻ, mặc trang phục của Bƣu điện tỉnh; luôn tƣơi cƣời, chào hỏi, hƣớng dẫn các đối tƣợng hƣởng chế độ tận tình chu đáo, tiếp nhận đầy đủ các ý kiến thắc mắc của các đối tƣợng và trả lời các ý kiến theo thẩm quyền; đối với các ý kiến ngoài thảm quyền, đề nghị các đối tƣợng gửi ý kiến bằng văn bản(mẫu in sẵn) và chuyển cho cấp trên trả lời theo quy định.
- Đối với các điểm chi trả: Phải khang trang sạch sẽ, có bàn ghế, có nƣớc uống, có báo đọc, có quạt điện, có chỗ để xe(đối với điểm chi trả có mặt bằng) … phục vụ các đối tƣợng trong thời gian chờ nhận tiền lƣơng hƣu.
4.3.4. Giải pháp về phương án chi phí cung cấp dịch vụ
- Các căn cứ xác định: Số lƣợng các điểm chi trả, số lƣợng lao động tham gia chi trả, các tuyến vận chuyển, phƣơng tiện phục vụ chi trả … để xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho việc chi trả nhƣ: nhân công, thuê địa điểm, phương tiện vận chuyển, xăng xe, thuê công an bảo vệ tiền …
Bƣu điện tỉnh đề xuất tỷ lệ % đƣợc hƣởng: Từ 0,65%/Tổng số tiền thực tế chi trả.
4.3.5. Xây dựng mối quan hệ giữa các bên
4.3.5.1. Đối với BHXH tỉnh và BHXH huyện/Thị xã a. Đối với BHXH tỉnh
+ Chỉ đạo các BHXH huyện/thị xã bàn giao toàn bộ các đối tƣợng hƣởng chế độ trên địa bàn sang cho Bƣu điện huyện/thị xã thực hiện chi trả.
+ Hàng tháng, chuyển toàn bộ số tiền chi trả lƣơng hƣu và chế độ BHXH trên địa bàn toàn tỉnh cho BHXH huyện/thị xã kèm theo danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo đúng thời gian quy định.
+ Kiểm tra, giám sát, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng nội dung hợp đồng đã ký với Bƣu điện tỉnh.
+ Chuyển trả kịp thời, đầy đủ cho Bƣu điện tỉnh thù lao chi trả hàng tháng theo tỷ lệ % đƣợc ghi trong hợp đồng 2 bên đã ký.
b. Đối với BHXH huyện/Thị xã
+ Chấm dứt toàn bộ hợp đồng chi trả lƣơng hƣu thông qua đại diện chi trả hiện BHXH huyện/thị xã đang thuê ngoài (huyện Chợ Đồn có 03 đại diện chi trả, huyện Chợ Mới có 01 đại diện chi trả và huyện Ba Bể có 01 đại diện chi trả)
chuyển sang giao cho Bƣu điện huyện/thị xã thực hiện chi trả theo hợp đồng ký kết giữa BHXH tỉnh và Bƣu điện tỉnh.
+ Hàng tháng, cung cấp bảng kê danh sách chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH chi tiết theo từng đối tƣợng (mẫu C72a-HD hoặc C72c-HD0, danh sách truy lĩnh lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH do thay đổi về chế độ, mức hƣởng (mẫu C72b- HD) cho Bƣu điện huyện/thị xã. Hƣớng dẫn các thủ tục chi trả và các biểu mẫu báo cáo liên quan cho Bƣu điện huyện/thị xã.
+ Tiếp nhận và trả lời các ý kiến thắc mắc của các đối tƣợng hƣởng chế độ do Bƣu điện huyện/thị xã chuyển đến.
+ Phối hợp với Bƣu điện huyện/thị xã và các cơ quan ban ngành sử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chế độ hoặc các rủi ro có thể xảy ra.
+ Thƣờng xuyên cùng với Bƣu điện huyện/thị xã kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi trả tại các điểm chi trả/bàn chi trả trên từng địa bàn. Đảm bảo việc quản lý các đối tƣợng chặt chẽ, thực hiện chi trả đúng đối tƣợng và đúng thời gian cam kết.
+ Trong tháng đầu thí điểm, BHXH các huyện, thị xã trực tiếp cử cán bộ đi chi trả cùng với Bƣu điện để hƣớng dẫn và bàn giao, giới thiệu cơ sở cho Bƣu điện. Từ tháng thứ 2, các Bƣu điện huyện/thị xã trực tiếp chi trả.
4.3.5.2. Đối với Bưu điện tỉnh và Bưu điện huyện/Thị xã a. Đối với Bưu điện tỉnh
+ Kiểm tra, giám sát, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng nội dung hợp đồng đã ký với BHXH tỉnh.
+ Kiểm tra, giám sát các đơn vị trong việc chấp hành quy trình chi trả, quy trình quản lý đối tƣợng, quy trình quản lý dòng tiền và an toàn két quỹ ...tại các đơn vị.
+ Kiểm tra, giám sát tiến độ chi trả, thời gian thực tế chi trả của các đơn vị so với thời gian quy định của BHXH tỉnh.
+ Kiểm tra tình hình thanh quyết toán của các đơn vị với BHXH huyện/Thị xã, kiểm tra việc chấp hành và thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của BHXH tỉnh và Bƣu điện tỉnh....
b. Đối với Bưu điện huyện/Thị xã
+ Tiếp nhận toàn bộ các đội tƣợng hƣởng chế độ trên địa bàn các huyện/thị xã và các điểm chi trả cần sử dụng do BHXH huyện/thị xã bàn giao.
+ Hàng tháng tiếp nhận toàn bộ số tiền và Danh sách của các đối tƣợng hƣởng chế độ trên địa bàn huyện/thị xã tại BHXH huyện/thị xã, tổ chức phƣơng tiện vận chuyển tiền đến các điểm chi trả/bàn chi trả và bố trí nhân lực thực hiện chi trả tại các điểm chi trả/bàn chi trả.
- Kiểm tra, giám sát các điểm chi trả/bàn chi trả thực hiện việc chi trả toàn bộ số tiền lƣơng hƣu, trợ cấp hàng tháng cho ngƣời đƣợc hƣởng trên địa bàn xã, phƣờng theo danh sách do BHXH huyện/thị xã cung cấp. Đảm bảo các điểm chi trả/bàn chi trả, chi trả đúng, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định, tránh tình trạng trả chậm, chiếm dụng vốn gây ảnh hƣởng tới đời sống của những ngƣời hƣởng chế độ BHXH.
+ Bảo đảm an toàn tiền mặt trong quá trình vận chuyển, trong chi trả và thực hiện thời gian phát đúng nhƣ cam kết.
+ Có trách nhiệm thu hồi kịp thời các khoản tiền chi sai, chi vƣợt của những