III. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART)
1. Chèn WordArt
Để chèn một WordArt vào tài liệu, bạn cĩ thể sử dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: (chọn nút lệnh chèn WordArt trƣớc, nhập nội dung sau)
Clich chọn nút lệnh WordArt trong nhĩm lệnh Text của tab Insert. Một danh sách các WordArt đƣợc hiển thị. Bạn click chọn một kiểu tùy và nhập nội dung muốn tạo WordArt thay cho dịng chữ “Your text here” của Word đƣợc mặc định sẵn.
Cách 2: (nhập nội dung trƣớc, chọn nút lệnh chèn WordArt sau)
Bạn cĩ thể tạo một WordArt cho một nội dung cĩ sẵn bằng cách: chọn khối văn bản muốn tạo WordArt, sau đĩ click chọn nút lệnh WordArt.
2. Hiệu chỉnh Word rt
Tƣơng tự nhƣ khi hiệu chỉnh hình vẽ, muốn hiệu chỉnh WordArt, bạn click chọn lên WordArt và sử dụng các nút lệnh trên thanh cơng cụ Drawing Tools.
a. Thay đổi kiểu WordArt
Bạn cĩ thể thay đổi kiểu của WordArt khác với kiểu ban đầu đã chọn bằng cách click vào mũi tên xổ xuống trong nhĩm WordArt Styles. Một danh sách các kiểu
WordArt cùng với màu sắc định sẵn đƣợc hiển thị cho phép bạn tùy chọn.
b. Hiệu chỉnh đƣờng viền và tơ nền cho Word rt
Sử dụng nút lệnh Text Fill và Text Outline trong nhĩm lệnh WordArt Styles, bạn cĩ thể thay đổi đƣờng viền và nền cho WordArt nhƣ: thay đổi màu sắc (Color), kiểu (Dash) và kích thƣớc (Weight) của đƣờng viền hoặc tơ nền cho WordArt.
c. Tạo hiệu ứng cho Word rt (Text Effects)
Để tạo hiệu ứng cho WordArt nhƣ: bĩng đổ (Shadow), phản chiếu (Reflection), phát sáng (Glow)…, trong nhĩm lệnh WordArt Styles, click chọn Text Effects,
một danh sách xổ xuống cung cấp cho bạn các tùy chọn sau:
Shadow: tạo bĩng đổ bên trong (Inter), bên ngồi (Outer), phối cảnh (Perspective)
cho đối tƣợng. Khi click chọn Shadow Options, hộp thoại Format Text Effects
Glow: độ phát sáng. Click chọn Reflection Options để tùy chỉnh.
3-D Rotation: tạo gĩc xoay trong khơng gian 3 chiều. Click chọn 3-D Rotations Options để tùy chỉnh.
d. Thay đổi hƣớng trình bày WordArt
Để thay đổi hƣớng trình bày WordArt, bạn sử dụng nút lệnh Text Direction trong
nhĩm lệnh WordArt Styles.
Ví dụ:
e. Thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh Word rt (Wrap Text)
Để thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh WordArt, trong nhĩm Arrange,
click chọn nút lệnh Wrap Text.
In Line with Text: WordArt di chuyển dọc theo văn bản. Square: văn bản xung quanh Word theo dạng hình vuơng Tight: văn bản bao sát WordArt
Through: văn bản xuyên qua WordArt.
Top and Bottom: văn bản ở bên trên và bên dƣới WordArt. Behind Text: WordArt ở phía sau văn bản.
In Front of Text: WordArt ở phía trƣớc văn bản.
f. Thay đổi vị trí của Word rt so với văn bản (Position)
Để thay đổi vị trí của WordArt so với văn bản, trong nhĩm Arrange, click chọn nút
lệnh Position. Văn bản tự động thiết lập bao phủ xung quanh đối tƣợng. Dựa theo vị trí của đối tƣợng trong các tùy chọn minh họa mà bạn chọn cách bố trí cho phù hợp.
* Ngồi các thao tác trên, WordArt cũng cĩ một số thao tác hiệu chỉnh giống nhƣ khi hiệu chỉnh hình vẽ nhƣ: thay đổi hƣớng trình bày WordArt (Text Direction), thay đổi thứ tự của các đối tƣợng (Order), gom hoặc rã nhĩm các đối tƣợng (Group hoặc Ungroup), quay và lật đối tƣợng (Rotate or Flip) [Xem tại Chƣơng 6 – mục II.3.d, e, f, g, h]
IV. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH HÌNH ẢNH (PICTURE)
1. Chèn hình ảnh
Khi muốn chèn một hình ảnh từ một file vào trong tài liệu, bạn sử dụng nút lệnh
Picture trong nhĩm Illustrations của
tab Insert.
Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn đƣờng dẫn đến thƣ mục chứa hình ảnh.
Để xem trƣớc hình ảnh muốn chèn vào tài liệu, bạn click chọn vào nút Change your views ở gần gĩc phải trên cửa sổ, một bảng liệt kê xổ xuống, click chọn chế
độ hiển thị biểu tƣợng Icons.
Double click hình muốn chèn hoặc click chọn hình và nhấn nút Insert để chèn hình vào tài liệu.
2. Hiệu chỉnh hình ảnh
Sau khi đã chèn hình vào tài liệu, hình ảnh cĩ thể khơng hiển thị nhƣ mong muốn, vì vậy bạn cĩ thể hiệu chỉnh lại theo ý muốn bằng cách sử dụng tab Format của
thanh cơng cụ Picture Tools.
a. Chỉnh sửa cơ bản hình ảnh
Để chỉnh sửa cơ bản các hình ảnh đƣợc chèn vào tài liệu, bạn sử dụng nhĩm lệnh Adjust trên tab Format của thanh cơng cụ Picture Tools
Để tách hình nền cho ảnh, bạn chọn ảnh và click chọn nút Remove Background.
Khi đĩ, thanh cơng cụ Picture Tools sẽ cĩ sự thay đổi và nền backgound của ảnh chuyển sang màu hồng – chính là lớp mặt nạ (Mask)
Bạn click chọn Mark Areas to keep hoặc Mark Areas to Remove trên tab Background Removal. Khi đĩ con trỏ sẽ biến đổi thành cây bút chì.
Click con trỏ vào nền của ảnh, tại những vùng muốn giữ lại hoặc muốn loại trừ màu hồng xâm phạm.
Hay muốn nén hình ảnh để giảm bớt dung lƣợng cho file tài liệu, bạn sử dụng nút lệnh Compress Pictures.
b. Thay đổi style cho hình ảnh
Click vào mũi tên bên phải của nhĩm lệnh Picture Styles, bạn sẽ thấy một danh
sách các kiểu hiển thị. Bạn click chọn một kiểu, hỉnh ảnh sẽ đƣợc hiển thị theo tùy chọn của bạn.
c. Thêm đƣờng viền cho hình ảnh
Để thêm/thay đổi màu của đƣờng viền cùng với kiểu đƣờng viền và độ dày đƣờng viền, bạn sử dụng lệnh Picture Border.
d. Cắt xén hình
Click nút Crop trên tab Format, trên hình sẽ xuất hiện các nút điều khiển xung
quanh. Nhấn giữ trỏ các điểm và kéo rê để cắt xén cho vừa ý, sau đĩ thả chuột.
* Ngồi các thao tác trên, hình cũng cĩ một số thao tác hiệu chỉnh giống nhƣ khi hiệu chỉnh hình vẽ và WordArt nhƣ: quay và lật đối tƣợng (Rotate of Flip) [Xem lại mục Chƣơng 6 – mục II.3.h], thay đổi cách bao phủ văn bản xung quanh hình ảnh [xem tại Chƣơng 6 – mục II.2.e], thay đổi vị trí của hình ảnh so với với văn bản [xem tại Chƣơng 6 – mục III.2.f]
Click chọn nút Clip Art trong nhĩm Illustrations của tab Insert.
Cửa sổ Clip Art xuất hiện. Click nút Go
để chƣơng trình tự động dị tìm những hình đƣợc thiết lập sẵn trong quá trình cài đặt Microsoft Office.
Kết quả trong khung bên dƣới liệt kê các hình minh họa, bạn double click vào một hình hoặc click phải chuột vào hình và chọn Insert để chèn hình vào tài liệu. Sau đĩ click nút Close ở gĩc phải trên của
cửa sổ để đĩng cửa sổ Clip Art.
Clip Art đƣợc chèn vào ngay tại vị trí điểm chèn
Sau khi chèn Clip Art vào tài liệu, cĩ thể Clip Art sẽ khơng nằm ở vị trí nhƣ mong muốn, bạn cĩ thể thay đổi vị trí của Clip Art bằng cách click chọn nút Wrap Text
trong nhĩm lệnh Arrange và chọn kiểu Square hoặc Tight.
Xung quanh Clip Art xuất hiện các nút điều khiển, bạn cĩ thể nhấn giữ con trỏ vào các điểm đĩ, con trỏ biến thành hình mũi tên hai đầu để điều chỉnh kích thƣớc cho vừa ý.
Bạn cũng cĩ thể dùng các Clip Art để làm nền cho văn bản bằng cách: Chọn Clip Art.
Click nút lệnh Color trong nhĩm Adjust của thanh cơng cụ Picture Tools
trên tab Format và chọn Washout và chỉnh tùy ý trong nút lệnh
Corrections.
Các thao tác hiệu chỉnh khác trên ClipArt cũng giống nhƣ các thao tác hiệu chỉnh trên hình ảnh [xem tại Chƣơng 6 – mục IV.2].
VI. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH SƠ ĐỒ (SMARTART)
Sử dụng chức năng SmartArt trong Word 2010 giúp bạn biểu diễn các loại thơng tin khác nhau trong tài liệu. Ví dụ nhƣ biểu diễn thơng tin dƣới dạng danh sách (list), thơng tin thể hiện một tiến trình thực hiện một cơng việc nào đĩ (process),
hay một chu trình (cycle), các thơng tin thể hiện sự phân cấp (hierarchy), mối quan hệ (relationship), thơng tin dƣới dạng ma trận (matrix), thơng tin theo hình tháp (pyramid). Tùy vào nội dung của mình muốn thể hiện nhƣ thế nào mà bạn chọn loại sơ đồ cho phù hợp. Các loại sơ đồ này cĩ thể minh họa vấn đề của bạn đến ngƣời đọc một cách súc tích.
1. Chèn sơ đồ
Để chèn một sơ đồ vào tài liệu, bạn thực hiện nhƣ sau: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn sơ đồ vào tài
liệu
Trên tab Insert > chọn nhĩm lệnh Illustration > chọn SmartArt. Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic xuất hiện
Bạn chọn một loại sơ đồ trong khung bên trái, ví dụ nhƣ: List (thể hiện thơng tin dƣới dạng danh sách), Process (thơng tin dƣới dạng một tiến trình thực hiện cơng việc), Cycle (thơng tin thể hiện một chu trình),… và chọn một dạng sơ đồ của loại sơ đồ tƣơng ứng trong khung bên phải
Ví dụ: Chọn sơ đồ loại Cycle (khung bên trái) và dạng Radial Cycle (khung bên phải)
Một sơ đồ xuất hiện ngay tại vị trí điểm chèn với các ơ Text cho bạn nhập nội dung. Bạn nhập nội dung thơng tin của mình vào các ơ Text trong sơ đồ.
Sau khi nhập nội dung, ta cĩ đƣợc sơ đồ sau
2. Hiệu chỉnh sơ đồ
Để hiệu chỉnh sơ đồ, bạn click chọn sơ đồ. Thanh cơng cụ SmartArt Tools xuất
hiện cùng với tab Design và tab Format.
a. Thêm một thành phần vào sơ đồ
Chọn một thành phần trong sơ đồ
Trên tab Design > chọn nhĩm lệnh Creata Graphic > chọn Add Shape
Add Shape After: thêm một thành phần vào sau
thành phần hiện tại.
Add Shape Before: thêm một thành phần vào
trƣớc thành phần hiện tại.
Add Shape Above: thêm một thành phần vào
trên thành phần hiện tại.
Add Shape Below: thêm một thành phần vào
dƣới thành phần hiện tại.
Add Shape Assistant: thêm một thành phần làm thành phần trợ giúp cho
b. Thay đổi dạng sơ đồ
Với mỗi một loại sơ đồ sẽ cĩ nhiều hình dạng khác nhau. Để thay đổi dạng khác của cùng một loại sơ đồ:
Trên tab Design, click chọn mũi tên bên phải trong nhĩm lệnh Layouts, một danh sách các dạng của loại biểu đồ hiện tại đƣợc hiển thị.
Bạn chọn một dạng sơ đồ muốn thay đổi (Ví dụ với sơ đồ trên sẽ đƣợc chuyển từ dạng Radial Cycle sang Diverging Radial).
c. Thay đổi màu sắc cho sơ đồ
Trên tab Design > chọn nhĩm lệnh SmartArt Styles > chọn nút lệnh Change Color để thay đổi màu sắc cho sơ đồ
e. Thay đổi đƣờng viền, tơ nền và hiệu ứng cho các thành phần trong sơ đồ
Mặc dù đã chọn lựa màu sắc và style cho sơ đồ trong các phần trên, bạn cĩ thể thay đổi đƣờng viền, tơ nền và hiệu ứng cho các thành phần trong sơ đồ bằng cách sử dụng tab Format của thanh cơng cụ SmartArt Tools với các lệnh Shape Fill, Shape Outline và Shape Effects.
VII. CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ (CHART)
Biểu đồ là một dạng trình bày khác của dữ liệu dƣới dạng hình ảnh. Word cung cấp cho bạn nhiều loại biểu đồ khác nhau để bạn lựa chọn nhƣ: biểu đồ cột, biểu đồ đƣờng, biểu đồ trịn,…Mỗi loại biểu đồ phục vụ một mục đích khác và truyền đạt thơng tin khác cho ngƣời đọc. Loại biểu đồ mà bạn sử dụng phụ thuộc vào thơng tin mà bạn đang cố truyền tải đến ngƣời đọc.
Tuy nhiên, trong giáo trình này chỉ trình bày sơ lƣợc về cách chèn và hiệu chỉnh biểu đồ. Phần này sẽ đƣợc trình bày chi tiết hơn trong giáo trình Microsft Excel 2010
Giả sử bạn cĩ bảng dữ liệu sau
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Gạo 5 7 6 9
Đƣờng 8 6 5 5
Sữa 4 8 7 3
3. Chèn biểu đồ
Để chèn biểu đồ biểu diễn dữ liệu của bảng trên, bạn thực hiện nhƣ sau:
Chọn bảng dữ liệu muốn tạo biểu đồ
Chọn tab Insert > nhĩm lệnh Illustrations > chọn Chart. Hộp thoại Insert Chart xuất hiện.
Bạn chọn một loại biểu đồ trong khung bên trái, ví dụ nhƣ: Column (biểu đồ cột), Line (biểu đồ đƣờng), Pie (biểu đồ trịn),… và chọn một biểu đồ của nhĩm biểu đồ tƣơng ứng trong khung bên phải.
Ví dụ: Chọn biểu đồ loại Column (khung bên trái) và dạng Clustered Column (khung bên phải)
Chƣơng trình tự động hiển thị biểu đồ kết quả nhƣ hình sau:
4. Hiệu chỉnh biểu đồ
a. Thay đổi loại biểu đồ/dạng biểu đồ
Chọn biểu đồ muốn thay đổi loại biểu đồ/dạng biểu đồ. Vào hộp thoại Insert Chart
b. Các hiệu chỉnh khác
Khi muốn hiệu chỉnh biểu đồ, bạn click chọn lên biểu đồ, thanh cơng cụ Chart Tools xuất hiện cùng với 3 tab Design, Layout và Format
Tab Design: thay đổi loại biểu đồ (nhĩm lệnh Type), bố cục của biểu đồ
(nhĩm lệnh Chart Layouts) và màu sắc (style) của biểu đồ (nhĩm lệnh Chart Styles)
Tab Layout: thay đổi các bố cục tạo nên biểu đồ nhƣ: tên biểu đồ (Chart Title), tiêu đề của các trục (Axis Title), bật/tắt các bảng chú thíc biểu đồ (Legend), quy định đƣờng kẻ lƣới bên trong đồ thị (Gridlines),…
Tab Format: thay đổi đƣờng viền, tơ nền, tạo hiệu ứng hay kích thƣớc của
biểu đồ,…
VIII. LẬP VÀ HIỆU CHỈNH BIỂU THỨC TỐN HỌC
(EQUATATION)
Equatation là một cơng cụ hỗ trợ ngƣời dùng soạn thảo những cơng thức tốn học phức tạp trên MS Word. Nếu bạn đã từng sử dụng MS Equation 3.0 trên MS Word 2003 hoặc MS Word XP thì bạn sẽ thấy sử dụng Equation trong MS Word 2010 đơn giản hơn nhiều.
Tuy nhiên, bạn cần lƣu ý một điều là trong Word 2010 tiện ích này chỉ hoạt động khi văn bản đƣợc lƣu thành dạng .docx.
Để lập (chèn) một cơng thức hay biểu thức tốn học vào tài liệu: Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn.
Click vào nút lệnh Equatation trong nhĩm lệnh Symbols của tab Insert.
Một danh sách Built-In xổ xuống với 9 dạng cộng thức thơng dụng (diện tích hình trịn, cơng thức Pitago, hai triển Fourier…). Bạn muốn sử dụng cơng thức nào thì chỉ việc click chuột vào cơng thức đĩ.
Nếu bạn khơng muốn sử dụng các cơng thức cĩ sẵn, bạn cĩ thể tự tạo cơng thức của riêng mình bằng cách click vào lệnh Insert New Equatation
Khi đĩ, tại vị trí điểm chèn con trỏ sẽ xuất hiện khung , đồng thời thanh cơng cụ Equatation Tools sẽ xuất hiện cùng với tab Design để sẵn sàng cho bạn nhập cơng thức
Trên tab Design đƣợc chia thành 3 nhĩm lệnh sau:
√ Bạn thực hiện nhƣ sau:
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn cơng thức
Click chọn lệnh Equatation trong nhĩm lệnh Symbols của tab Insert >
chọn Insert New Equatation.
Khi đĩ, tại vị trí điểm chèn con trỏ xuất hiện khung .
Bạn chọn lệnh Script trong nhĩm lệnh Structures trên tab Design của thanh cơng cụ Equatation Tools > chọn Subscript
Tại điểm chèn con trỏ lúc này xuất hiện khung , bạn di chuyển hoặc click con trỏ lên ơ vuơng lớn và gõ phím x rồi đến ơ vuơng nhỏ và gõ phím số 1,2
Tiếp tục, bạn đánh dấu =
Chọn tiếp bạn chọn lệnh Fraction trong nhĩm lệnh Structures > chọn Stacked Fraction.
Tại vị trí con trỏ là khung , bạn tiếp tục di chuyển con trỏ đến tử số (ơ vuơng bên trên) và đánh nội dung là –b và chọn ký hiệu từ nhĩm lệnh
Symbols
Tiếp tục chọn lệnh Radical trong nhĩm lệnh Structures > chọn Square Root.
Khung ngay vị trí con trỏ là , bạn di chuyển con trỏ vào bên ơ vuơng bên trong dấu √ và chọn ký hiệu từ nhĩm lệnh Symbols
Di chuyển cho con trỏ đến mẫu số (ơ vuơng bên dƣới) và đánh nội dung là
2a
Nhập cơng thức xong, bạn click con trỏ vào vị trí bất kỳ trong vùng soạn thảo tài liệu, bạn sẽ cĩ đƣợc cơng thức nhƣ yêu cầu.
√
Để hiệu chỉnh cơng thức tốn học, bạn click con trỏ lên cơng thức và di chuyển đến thành phần muốn hiệu chỉnh và sử dụng các ký hiệu hay nút lệnh trên tab Design
của thanh cơng cụ Equatation Tools để hiệu chỉnh lại giống nhƣ lúc bạn nhập
Chƣơng 8: TRỘN VÀ IN THƢ (M IL MERGE)
I. GIỚI THIỆU
Để thực hiện việc trộng và in thƣ (Mail Merge) bạn phải cĩ hai tập tin: Tài liệu mẫu (Main document)
Dữ liệu nguồn (Data source)
Tập tin tài liệu mẫu là tài liệu chứa các văn bản và đồ họa dùng làm mẫu cho mỗi
bản tài liệu in ra, trong đĩ cĩ một số chỗ chừa trống để sau này điền họ tên, địa chỉ, ngày giờ,…
Ví dụ nhƣ mẫu giấy chứng nhận sau đƣợc gọi là một tài liệu mẫu
Tài liệu mẫu gồm cĩ các dạng sau: Letter: văn bản thơng thƣờng.
E-mail messages: thƣ điện từ