(EQUATATION)
Equatation là một cơng cụ hỗ trợ ngƣời dùng soạn thảo những cơng thức tốn học phức tạp trên MS Word. Nếu bạn đã từng sử dụng MS Equation 3.0 trên MS Word 2003 hoặc MS Word XP thì bạn sẽ thấy sử dụng Equation trong MS Word 2010 đơn giản hơn nhiều.
Tuy nhiên, bạn cần lƣu ý một điều là trong Word 2010 tiện ích này chỉ hoạt động khi văn bản đƣợc lƣu thành dạng .docx.
Để lập (chèn) một cơng thức hay biểu thức tốn học vào tài liệu: Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn.
Click vào nút lệnh Equatation trong nhĩm lệnh Symbols của tab Insert.
Một danh sách Built-In xổ xuống với 9 dạng cộng thức thơng dụng (diện tích hình trịn, cơng thức Pitago, hai triển Fourier…). Bạn muốn sử dụng cơng thức nào thì chỉ việc click chuột vào cơng thức đĩ.
Nếu bạn khơng muốn sử dụng các cơng thức cĩ sẵn, bạn cĩ thể tự tạo cơng thức của riêng mình bằng cách click vào lệnh Insert New Equatation
Khi đĩ, tại vị trí điểm chèn con trỏ sẽ xuất hiện khung , đồng thời thanh cơng cụ Equatation Tools sẽ xuất hiện cùng với tab Design để sẵn sàng cho bạn nhập cơng thức
Trên tab Design đƣợc chia thành 3 nhĩm lệnh sau:
√ Bạn thực hiện nhƣ sau:
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn cơng thức
Click chọn lệnh Equatation trong nhĩm lệnh Symbols của tab Insert >
chọn Insert New Equatation.
Khi đĩ, tại vị trí điểm chèn con trỏ xuất hiện khung .
Bạn chọn lệnh Script trong nhĩm lệnh Structures trên tab Design của thanh cơng cụ Equatation Tools > chọn Subscript
Tại điểm chèn con trỏ lúc này xuất hiện khung , bạn di chuyển hoặc click con trỏ lên ơ vuơng lớn và gõ phím x rồi đến ơ vuơng nhỏ và gõ phím số 1,2
Tiếp tục, bạn đánh dấu =
Chọn tiếp bạn chọn lệnh Fraction trong nhĩm lệnh Structures > chọn Stacked Fraction.
Tại vị trí con trỏ là khung , bạn tiếp tục di chuyển con trỏ đến tử số (ơ vuơng bên trên) và đánh nội dung là –b và chọn ký hiệu từ nhĩm lệnh
Symbols
Tiếp tục chọn lệnh Radical trong nhĩm lệnh Structures > chọn Square Root.
Khung ngay vị trí con trỏ là , bạn di chuyển con trỏ vào bên ơ vuơng bên trong dấu √ và chọn ký hiệu từ nhĩm lệnh Symbols
Di chuyển cho con trỏ đến mẫu số (ơ vuơng bên dƣới) và đánh nội dung là
2a
Nhập cơng thức xong, bạn click con trỏ vào vị trí bất kỳ trong vùng soạn thảo tài liệu, bạn sẽ cĩ đƣợc cơng thức nhƣ yêu cầu.
√
Để hiệu chỉnh cơng thức tốn học, bạn click con trỏ lên cơng thức và di chuyển đến thành phần muốn hiệu chỉnh và sử dụng các ký hiệu hay nút lệnh trên tab Design
của thanh cơng cụ Equatation Tools để hiệu chỉnh lại giống nhƣ lúc bạn nhập
Chƣơng 8: TRỘN VÀ IN THƢ (M IL MERGE)
I. GIỚI THIỆU
Để thực hiện việc trộng và in thƣ (Mail Merge) bạn phải cĩ hai tập tin: Tài liệu mẫu (Main document)
Dữ liệu nguồn (Data source)
Tập tin tài liệu mẫu là tài liệu chứa các văn bản và đồ họa dùng làm mẫu cho mỗi
bản tài liệu in ra, trong đĩ cĩ một số chỗ chừa trống để sau này điền họ tên, địa chỉ, ngày giờ,…
Ví dụ nhƣ mẫu giấy chứng nhận sau đƣợc gọi là một tài liệu mẫu
Tài liệu mẫu gồm cĩ các dạng sau: Letter: văn bản thơng thƣờng.
E-mail messages: thƣ điện từ
Envelopes: phong bì
Labels: nhãn/tiêu đề
Directory: thƣ mục
Tập tin dữ liệu nguồn (Data source) là một loại tập tin văn bản (dạng bảng) hay cơ
sở dữ liệu (bảng tính) chứa các thơng tin mà bạn dùng để điển vào các chỗ chừa trống trong tài liệu chính.
Ví dụ nhƣ ta cần cĩ một tập tin dữ liệu lƣu trữ các thơng tin để điền mẫu giấy chứng nhận trên là một bảng dữ liệu nhƣ sau:
Trong tài liệu mẫu, bạn cĩ thể thêm những chỉ thị đặc biệt gọi là Merge Filed, dùng để yêu cầu Word in dữ liệu nguồn ở đâu. Word sẽ thay thể những Mrege Filed bởi
những thơng tin tƣơng ứng trích từ tập tin dữ liệu nguồn.
Để thực hiện cơng việc trộn và in thƣ, bạn sử dung các nút lệnh trên tab Maillings
và thực hiện các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Tạo một tài liệu mẫu bao gồm phần văn bản, đồ họa. Trên tài
liệu mẫu này, cĩ chừa trống một số chỗ mà dữ liệu sẽ lấy từ tập tin dữ liệu nguồn (đƣợc chèn vào ở giai đoạn trộn).
Giai đoạn 2: Tạo tập tin dữ liệu nguồn chứa những thơng tin sẽ thay thế
những Merge Field.
Giai đoạn 3: Chèn những Merge Field vào các chỗ chừa trống trên tài liệu
mẫu và thực hiện trộn và in thƣ.
Ở giai đoạn 1 và giai đoạn 2, bạn sử dụng các kỹ năng ở các chƣơng trƣớc để soạn thảo tài liệu mẫu và dữ liệu nguồn. Trong giai đoạn 3, bạn tiến hành trộn và in thƣ bằng một trong hai cách sau:
Trộn và in thƣ với Mail Merge Trộn và in thƣ bằng tab Maillings
II. TRỘN VÀ IN THƢ VỚI M IL MERGE WIZ RD
Để trộn và in thƣ với Mail Merge Wizard, bạn thực hiện theo các bƣớc sau đây Trên tab Maillings, trong nhĩm lệnh Start Mail Merge > chọn Start Mail
Bƣớc 1 (Step 1 of 6): bạn chọn loại tài liệu muốn trộn và in thƣ (Ví dụ chọn
Letters là loại văn bản thơng thƣờng). Click Next để sang bƣớc 2.
Bƣớc 2 (Step 2 of 6): Chọn tài liệu mẫu mà bạn muốn trộn và in thƣ. Cĩ ba
lựa chọn sau:
Use the current document: trộn và in thƣ bằng tài liệu hiện hành. Nếu
nhƣ bạn đã mở sẵn tài liệu mẫu thì sử dụng lựa chọn này, nếu khơng thì sử dụng tùy chọn thứ ba.
Start from a template: trộn và in thƣ với một template do Word cung
cấp.
Start from the existing document: trộn và in thƣ với tài liệu mẫu đã đƣợc lƣu trƣớc đĩ
Bạn chọn Use the current document và click Next để sang bƣớc 3.
Use an existing list: Sử dụng tập tin danh sách ngƣời nhận đã đƣợc soạn
sẵn (tập tin nguồn dữ liệu)
Select from Outlook contacts: Nếu là ngƣời thƣờng xuyên sử dụng Outlook, bạn cĩ thể chọn mục này để lấy danh sách từ sổ địa chỉ do Outlook quản lý.
Type a new list: Tạo một danh sách mới.
Chọn Use an existing list và click chọn Browse để mở tập tin dữ liệu nguồn. Bạn chọn đƣờng dẫn đến vị trí lƣu trữ tập tin dữ liệu nguồn và click Open. Hộp thoại Mail Merge Recepients xuất hiện.
Bạn cĩ thể đánh dấu vào check box trƣớc tên của những ngƣời mình muốn gửi hoặc cũng cĩ thể click chuột vào mũi tên phía trên cột để lọc ra danh sách ngƣời nhận theo một tiêu chí nào đĩ.
Đặt con trỏ mouse vào vị trí muốn chèn Merge Filed và click chọn More Items để chọn Merge Field để trộn vào tài liệu mẫu
Chọn mục dữ liệu tƣơng ứng với vị trí bạn muốn chèn thơng tin trên tài liệu mẫu, sau đĩ click nút Insert và click nút Close.
Lặp lại các thao tác ở bƣớc 4 cho đến khi hết các Merge Field cần chèn vào tài liệu mẫu.
Click Next để sang bƣớc 5
Bƣớc 5 (Step 5 of 6): Xem kết quả trƣớc khi in
Dùng các nút và để xem qua tài liệu sau khi trộn.
Ngồi ra, tại bƣớc này, bạn vẫn cĩ thể điều chỉnh lại danh sách ngƣời nhận bằng tùy chọn hoặc xĩa trực tiếp một ngƣời bằng nút lệnh
Click Next để sang bƣớc 6 – hồn tất việc trộn. Bƣớc 6 (Step 6 of 6): In ấn tài liệu
Bạn cĩ thể sử dụng tùy chọn để in trực tiếp hoặc để xuất kết quả ra một tập tin với một danh sách nhiều ngƣời nhận, bạn đƣợc quyền lựa chọn in cho ngƣời nào với hộp thoại bên
Merge to New Document.
All: In tất cả
Current record: chỉ in văn bản đang hiển thị trên màn hình.
From… to… chỉ in văn bản từ ngƣời thứ mấy đến ngƣời thứ mấy.
GIỚI THIỆU MỘT SỐ LOẠI TÀI LIỆU KHÁC TRONG KHI TRỘN VÀ IN THƢ.
Email message
Máy của bạn phải kết nối Internet và kết quả trộn thƣ thay vì đƣợc in ra giấy sẽ đƣợc gửi đến địa chỉ email cĩ trong danh sách ngƣời nhận.
Trong trƣờng hợp trộn và gửi email, từ bƣớc 1 đến bƣớc 5 hồn tồn tƣơng tự với những gì đã trình bày trong phần trƣớc.
Trong bƣớc 6, click chọn vào Electronic Mail để mở hộp thoại Merge to E-mail với các tùy chọn sau đây:
To: chọn cột chứa địa chỉ email trong danh sách ngƣời nhận
Subject line: tiêu đề email
Mail format: định dạng của mail.
Send records: chỉ định văn bản nào đƣợc gửi đi
Envelopes:
Bạn cĩ thể hiểu một cách đơn giản, đây là bì thƣ mà phần ghi địa chỉ gửi đến (To)
Delivery Address: ơ để điền địa chỉ ngƣời nhận. Vì bạn đang muốn trộn
địa chỉ từ danh sách ngƣời nhận nên phần này để trống.
Return Address: ơ để điền địa chỉ ngƣời gửi (đánh dấu vào ơ nếu nhƣ bạn muốn trên bì thƣ khơng hiển thị địa chỉ này).
Address book : trong trƣờng hợp bạn cĩ sử dụng Outlook, thì cĩ thể lấy địa chỉ ngƣời nhận từ Outlook bằng cách click vào biểu tƣợng này.
Feed: lƣu ý rằng, kích thƣớc bì thƣ luơn luơn nhỏ hơn khổ giấy mà bạn
đƣa vào máy in. Do đĩ, bạn click lên khung Feed để quy định bì thƣ của bạn sẽ đƣợc in tại vị trí nào của tờ giấy.
Nút Options: mở hộp thoại Evelope Options. Trong hộp thoại này, bạn cĩ thể quy định kích thƣớc bì thƣ, font chữ, vị trí đặt địa chỉ ngƣời gửi và ngƣời nhận.
Add to document: chuyển trang giấy hiện tại thành dạng bì thƣ.
Sau khi tạo bì thƣ mẫu, bạn tiến hành từ bƣớc 1 đến bƣớc 6 nhƣ đã nĩi ở phần trƣớc để tiến hành trộn thơng tin ngƣời nhận lên bì thƣ của mình và in ra.
III. TRỘN VÀ IN THƢ BẰNG T B M LLINGS
Cách trộn thƣ thứ hai là sử dụng trực tiếp trên tab Maillings. Trên tab này chia làm bốn nhĩm lệnh chính, hồn tồn tƣơng tự với các tùy chọn khi bạn sử dụng chức năng Wizard nhƣ đã mơ tả ở phần trên.
Bƣớc 1: Khởi tạo tài liệu mẫu và danh sách ngƣời nhận bằng ntu1 lệnh Start Mail
Merge và nút lệnh Seclect Recipients.
Bƣớc 2: Trộn danh sách ngƣời nhận vào văn bản bằng nút lệnh Insert Merge Field.
Chƣơng 9: MỘT SỐ TÍNH NĂNG MỚI TRÊN WORD 2010
I. Lƣu dƣới dạng file PDF
Ngồi các định dạng file đƣợc hỗ trợ bởi các phiên bản trƣớc nhƣ .doc, .docx, Word 2010 cịn cho phép lƣu file thành dạng .pdf mà khơng phải cài thêm Add-in nhƣ trong Word 2003
Khi chọn lƣu file theo dạng pdf, ngồi việc yên tâm rằng những định dạng trên file văn bản khơng bị thay đổi khi đem sang máy khác, ngƣời dùng cịn cĩ thể chỉ định Word chỉ lƣu trang đang xem, lƣu một vài trang hoặc lƣu tồn bộ.
II. Chụp ảnh cửa sổ và chèn vào văn bản (tab Insert > Screenshot)
Thay vì phải dùng tổ hợp phím Alt+Print Screen để chụp ảnh cửa sổ chƣơng trình
nhƣ trƣớc kia, ngƣời dùng cĩ thể dùng tính năng Screenshot và chèn ngay hình ảnh vừa chụp vào văn bản.
Tính năng này cĩ hai phần:
Available Windows: chỉ chụp những cửa sổ chƣơng
trình nào khơng ở trạng thái Minimized. Chỉ cần click chuột vào hình ảnh các cửa sổ đang hiện ra trong mục này là ngay lập tức nĩ sẽ đƣợc chèn vào vị trí con trỏ trên văn bản.
Screen Clipping: chụp ảnh một vùng trên màn hình.
Chỉ cần chọn mục này, màn hình sẽ mờ đi và con chuột sẽ biến thành dấu cộng màu đen, để click và khoanh vùng cần chụp, hình ảnh đĩ sẽ đƣợc chèn ngay lập tức vào văn bản.
III. Cải tiến chức năng tìm kiếm
Tốc độ tìm kiếm trong Word 2010 đƣợc cải thiện đáng kể. Khi dùng lệnh tìm kiếm hoặc tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu nhỏ lại về bên phải và nhƣờng chỗ cho hộp thoại tìm kiếm. Khi ngƣời dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ơ Search
Document thì các từ giống với nội dung đĩ sẽ đƣợc đánh dấu ngay trong văn bản,
đồng thời hộp thoại cũng hiện ra phần đoạn văn chứa nội dung cần tìm để ngƣời dùng cĩ thể di chuyển nhanh chĩng đến vùng cĩ nội dùng mình cần tìm.
IV. Paste Preview (tab Home > Paste)
Tính năng này cho phép ngƣời dùng xem trƣớc văn bản sẽ trơng nhƣ thế nào khi một nội dung khác đƣợc dán (paste) vào nĩ. Ngồi ra, tính năng Paster Preview cịn cho phép
lƣu trữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định dạng của một nội dung trƣớc khi dán
V. Cover Page (tab Page Layout > Cover Page)
Word 2010 cung cấp sẵn một số mẫu trang bìa với bố cục rất phong phú dành cho ngƣời sử dụng soạn sách hoặc giáo trình tài liệu hơn là một văn bản đơn thuần.
VII. Compare và Combine document (tab Review > Compare)
Tính năng Compare Document cho phép so sánh hai phiên bản khác nhau của một tài liệu và đánh dấu những sự khác biệt (nếu cĩ) trên hai phiên bản này.
Chỉ cần chọn một phiên bản làm gốc (Orginal document) và phiên bản cịn lại (Revised document), việc so sánh đƣợc Word 2010 thực hiện rất chi tiết đến từng ký tự bị xĩa hay từng lần ngƣời dùng Enter xuống dịng.
Tính năng Combine Document: cũng thực hiện so sánh giữa hai phiên bản nhƣng kết quả thu đƣợc là một văn bản kết hợp giữa hai phiên bản đĩ.
VIII. Quick Parts (tab Insert > Quick Parts)
Đây là thƣ viện các thành phần của văn bản đƣợc tạo sẵn. Trong trƣờng hợp ngƣời dùng muốn sử dụng lại các thành phần do mình tạo ra cũng cĩ thể đƣa vào mục này.
Bài tập thực hành
MICROSOFT WORD 2010 (Môn Tin Học Đại Cương)
Bài tập 1. Định dạng văn bản
Bài tập 3. Định dạng văn bản
OUTLINE A DOCUMENT
Bài tập 4. Tạo các mẫu tài liệu sau:
Bài tập 7. Tạo văn bản theo mẫu
INDUSTRIAL LAND I N SUB-DIVISION AREAS FROM 13,50O SQ. FT. TO 84,600 SQ.FT.
Bài tập 10. Tạo văn bản theo mẫu
ĐẢNG ỦY VITEXCO Bí thƣ
Bài tập 14. Tạo văn bản theo mẫu sau
Bài tập 16. Tạo văn bản theo mẫu sau
Bài tập 22. Tạo mẫu văn bản sau
Bài tập 25. Sử dụng chức năng Mail Merge để điền số liệu từ bảng vào mẫu giấy chúng nhận sau
Bài tập 26. Sử dụng chức năng Mail Merge để trộn dữ liệu từ file