Word tự động tính tốn và cho sang trang mới khi đã đủ số hàng trên mỗi trang. Số hàng cĩ trên mơt trang tùy thuộc vào nhiêu yếu tố nhƣ: khổ giây, lề trên, lề dƣơi, lề trái, lề phải, khoảng cách dành cho tiêu đề đầu trang, cuối trang, khoảng cách hàng (line spacing), khoảng cách giữa các đoạn, font chữ và cỡ chữ trong tài liệu. Trong chế độ Normal, dấu phân trang là hàng dấu chấm chạy suốt màn hình. Tuy nhiên, việc phân trang tự động đơi khi khơng hợp lý nhƣ tiêu đề ở trang trƣớc, nội dung ở trang sau. Do đĩ, để tránh tình trạng này, bạn cĩ hai cách để phân trang lại nhƣ sau:
Cách 1: quy định cách điều khiển quá trình phân trang. Chọn các đoạn cần phân trang
lại..
Trên tab Home, click lên mũi
tên bên phải nhĩm lệnh Paragraph để mở hộp thoại
Paragraph > chọn tab Line and Page Breaks.
Trong khung Pagination, ấn định cách phân trang.
Widow/Orphan control:
khơng cho một hàng lẻ loi của mỗi đoạn xuất hiện ở đầu mỗi trang hay cuối mỗi trang.
Keep lines together: khơng
cho phép phân trang ở giữa các đoạn đã chọn.
Keep with next: khơng cho
phép phân trang ở giữa đoạn đang chọn và đoạn kế sau đoạn này.
Page break before: dấu phân trang sẽ ở bên trên của các đoạn đã chọn.
Cách 2: Chèn dấu ngắt trang (Manual Page break) (phân trang bằng tay).
Đƣa con trỏ đến vị trí cần phân trang.
Nhấn phím Ctrl+Enter hoặc trên tab Page Layout > nhĩm lệnh Page Setup > click chọn Break > Page.
Nếu đang ở chế độ Draf thì ngay tại vị trí con trỏ hiện ra một hàng chữ , cịn nếu ở chế độ Print Layout thì văn bản sau vị trí con trỏ đƣợc đƣa sang trang mới.
II. ĐÁNH SỐ TR NG ĐƠN GIẢN
Trên tab Insert > nhĩm lệnh Header & Footer > click chọn Page Number. Một danh sách đƣợc hiển thị với
các lựa chọn sau:
Top of Page: chèn số trang ở trên đầu trang
(nằm trong phạm vi tiêu đề đầu trang)
Bottom of Page: chèn số trang ở cuối trang
(nằm trong phạm vi tiêu đề cuối trang) Page Margins: chèn số trang ở vị
trí lề trái hoặc phải của trang giấy Current Position: chèn số trang
ngay tại vị trí hiện tại của con trỏ. Format Page Numbers: mở hộp
thoại Format Page Number
Hộp Number format: chọn một
dạng thức số cho số trang. (Ả rập, la mã, số trang,…)
Include chapter number: số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trang sẽ kèm theo số chƣơng.
Continous from previouse section: số trang trong phân đoạn hiện tại đƣợc đánh sơ tiếp theo sơ trang kết thúc của phân đoạn trƣớc (nêu cĩ).
Start at: ấn định số trang bắt đầu, nhập vào hộp (hay bấm các mũi tên lên/xuống).
Remove Page Numbers: hủy bỏ số trang đã chèn
III. TIÊU ĐỀ ĐẦU TR NG VÀ TIÊU ĐỀ CUỐI TR NG
Tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề cuối trang (Footer) là phần văn bản chứa thơng tin lập đi lập lại ở đầu và cuối mỗi trang nhƣ tên chƣơng, tên sách, tên tác giả…
Một danh sách hiển thị cho phép bạn chọn các kiểu của header các kiểu của footer. Bạn chọn một kiểu tùy ý trong danh sách.
Bạn cĩ thể click vào lệnh Edit Header hoặc Edit Footer trong danh sách hiển thị
bên trên (cũng cĩ thể double click vào cùng đầu trang Header và Footer). Thanh cơng cụ Header & Footer Tools hiển thị với tab Design, bao gồm những nhĩm
lệnh riêng cho việc soạn thảo Header and Footer.
Ngồi các lệnh trên tab này, bạn cĩ thể phối hợp sử dụng các lệnh trên các tab khác để định dạng ký tự, định dạng đoạn văn bản, chèn hình ảnh…trong quá trình tạo Header và Footer
NÚT LỆNH CHỨC NĂNG
Thay đổi tiêu đề header của tài liệu. Nội dung trong header sẽ xuất hiện ở đầu của mỗi trang in.
Thay đổi tiêu đề footer của tài liệu. Nội dung trong footer sẽ xuất hiện ở đầu của mỗi trang in.
Chèn số trang vào văn bản
Chèn ngày và giờ hệ thống vào trang hiện hành
Chèn Quick Parts
Chèn hình ảnh
Chèn ClipArt
Di chuyển tới Header
Di chuyển tới Footer
Di chuyển vể header/footer của section trƣớc Di chuyển vể header/footer của sections sau Liên kết với header/footer của sections trƣớc Chỉ định chiều cao của vùng header
Chỉ định chiều cao của vùng footer
Trong khung Printer, ở hộp Name sẽ hiện lên tên của máy in đang đƣợc cài đặt.
Bạn cĩ thể chọn lại tên máy in bằng cách bấm vào mũi tên xuống của hộp này và chọn máy in đang nối đến máy của bạn.
2. Xem lại văn bản trƣớc khi in
Trƣớc khi in tài liệu, để cho khỏi tốn giấy và mất thời gian in ta cĩ thể xem trƣớc tài liệu sẽ in ra nhƣ thế nào, nếu cĩ gì sai sĩt ta cĩ thể chỉnh sửa lại ngay. Cách thức để xem tài liệu trƣớc khi in trong Word thơng thƣờng là chuyển sang màn hình
Print Preview. Bạn thực hiện nhƣ sau:
Mở tài liệu muốn hiển thị theo chế độ Print Preview
Click chọn nút Print Preview and Print trên thanh truy cập nhanh (Quick Access). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bạn cĩ thể sử dụng nút Zoom (ở gĩc dƣới phải màn hình) để điểu chỉnh kích trƣớc muốn xem của tài liệu.
3. In tài liệu
Trƣớc khi in tài liệu, bạn phải kiểm tra máy in phải ở trạng thái sẵn sàng (giấy đã đƣợc nạp và đèn đã sáng).
Để in tài liệu, bạn thực hiện nhƣ sau: Mở tài liệu muốn in
Trên tab File > chọn Print (hoặc Click chọn nút Print Preview and Print
trên thanh truy cập nhanh (Quick Access). Một số tùy chọn dùng để in nhƣ sau:
Trong khung Print: ấn định số lƣợng bản in bằng cách nhập số lƣợng bản in vào hộp Copies.
Trong khung Printer: kiểm tra tên máy in ở hộp Name cĩ đúng với máy in
đang nối với máy tín khơng. Nếu khơng đúng, bạn cĩ thể chọn lại.
Click chọn Printer Properties để ấn định lại các tùy chọn cho máy in đang sử dụng nhƣ: chọn độ phân giải, độ mịn khi in, khổ giấy,…Tùy theo từng loại máy in sẽ cĩ các cách lựa chọn thơng số khác nhau.
Trong khung Settings: Hộp chọn Print All Pages
Print All Pages: in tồn bộ tài liệu (từ trang đầu đến trang cuối).
Print Selection: chỉ in các đoạn văn bản đã chọn trong tài liệu. Mục chọn này chỉ sáng khi bạn đã chọn đoạn văn bản trong tài liệu.
Print Current Page: chỉ in trang hiện tại (trang đang chứa con trỏ)
Print Custom Range: ấn định các trang muốn in. Bạn nhập vào số trang hay phạm vi các trang cần in trong khung Pages ở ngay dƣới, phân cách nhau bởi dấu phẩy. Dùng gạch ngang để ấn định in từ trang nào đến trang nào.
Lưu ý: số trang ở đây là số trang đƣợc đánh trên tài liệu, khơng phải là số thứ tự của trang trong tài liệu.
í dụ: muốn in các trang 2, từ trang 4 đến trang 12 và trang 15, bạn nhập vào hộp Pages nhƣ sau: 2, 4-12, 15.
Hộp chọn Print One Sided:
Print One Sided: in một mặt của trang giấy
Manually Print on Both Sides: in hai mặt của trang giấy
Hộp chọn Collated: chọn để in hết từng bản in một, rồi mới quay lại in bản kế tiếp hoặc in một trang của tài liệu thành nhiều bản, sau đĩ tiếp tục nhƣ vậy cho các trang kế.
Hộp chọn Portrait Orientation: chọn hƣớng in của giấy là hƣớng đứng
(Portrait Orientation) hay hƣớng ngang (Lanscape Orientation).
Hộp chọn Leters và Normal margins: chọn khổ giấy và lề trang cho giấy in Hộp chọn 1 Page Per Sheet: chọn số lƣợng trang in trên một tờ giấy.
Chƣơng 5: VĂN BẢN CỘT BÁO
I. MỞ ĐẦU
Word cho phép phân chia văn bản ra thành hai hay nhiều cột, bề rộng các cột và khoảng cách giữa các cột cĩ thể khác nhau. Việc chia tài liệu thành nhiều cột cĩ thể đƣợc áp dụng cho tồn bộ tài liệu hoặc cho một phần tài liệu mà thơi.
Theo mặc nhiên việc chia thành cột đƣợc áp dụng cho tồn bộ tài liệu, nghĩa là chỉ cĩ một phân đoạn (section).
Nếu tài liệu cĩ nhiều phân đoạn thì cĩ phân đoạn hiện hành (chứa con trỏ) là đƣợc chia thành nhiều cột.
Để chia từng phần văn bản thành nhiều cột, trƣớc tiên bạn phải chọn phần văn bản này rồi thực hiện định dạng văn bản thành nhiều cột (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN DẠNG NHIỀU CỘT (CỘT BÁO)
Bạn phải chuyển sang chế độ Print Layout thì văn bản mới hiển thị đầy đủ các cột. Nếu tài liệu chỉ cĩ một phân đoạn (section) và muốn cho định dạng tồn bộ
tài liệu thì để con trỏ nằm đâu cũng đƣợc.
Nếu chỉ định dạng một phần văn bản của tài liệu thì cần phải chọn phần văn bản này. Nếu phần văn bản cĩ chứa đoạn cuối cùng của tài liệu thì khi chọn, bạn nhớ chừa lại một đoạn trống (đoạn chỉ cĩ dấu Paragraph mark ( )) ở cuối cùng của phần văn bản này.
Nếu tài liệu gồm nhiều phân đoạn thì đƣa con trỏ về phân đoạn muốn định dạng.
Để định dạng văn bản dạng nhiều cột, bạn sử dụng nút lệnh Columns trong nhĩm
lệnh Page Setup của tab Page Layout.
Muốn chia văn bản thành 02 hay 03 cột bằng nhau, hoặc 02 cột khơng bằng nhau với bề rộng cột trái/phải bằng nửa bề rộng cột cịn lại, bạn click vào nút lệnh Columns, một danh sách xổ xuống với các lựa chọn sau:
One: hồn trả lại văn bản về tình trạng khơng chia
cột.
Two: chia văn bản thành 02 cột bằng nhau.
Three: chia văn bản thành 03 cột bằng nhau.
Left: chia văn bản thành 02 cột khơng bằng nhau với
Right: chia văn bản thành 03 cột khơng bằng nhau với bề rộng cột phải bằng
nửa bề rộng cột trái.
Nếu bạn muốn chia văn bản thành nhiều cột khác với các loại trên hoặc tùy chỉnh các sự lựa chọn, bạn click chọn More Coloumn. Hộp thoại Columns xuất hiện.
Ý nghĩa của các mục lựa chọn trong hộp thoại này nhƣ sau:
Mục chọn Ý nghĩa Presets One Two Three Left Right
Chọn cách chia cột theo định dạng của Word
Hồn trả lại văn bản về tình trạng khơng chia cột.
Chia văn bản thành 02 cột bằng nhau.
Chia văn bản thành 03 cột bằng nhau.
Chia văn bản thành 02 cột khơng bằng nhau với bề rộng cột trái bằng nửa bề rộng cột phải.
Chia văn bản thành 03 cột khơng bằng nhau với bề rộng cột phải bằng nửa bề rộng cột trái.
Number of columns
Ấn dịnh số cột bằng cách nhập vào số cột hoặc bấm nút mũi tên để tăng/giảm số cột
Line between Chọn để tạo đƣờng kẻ giữa các cột
This point forward: áp dụng chia cột từ vị trí chia cột trở đi.
Lưu ý: trƣớc đĩ bạn phải đặt một dấu phân chia section trƣớc cho con
Selected text: chỉ áp dụng chia cột cho phần văn bản đƣợc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chọn
Selected sections: chỉ áp dụng chia cột cho các phân đoạn
đƣợc chọn.
This section: chỉ áp dụng chi cột cho phân đoạn hiện hành
(đăng chứa con trỏ).
Preview Hiển thị cách chia cột đã chọn.
Ngồi cách thay đổi khoảng cách giữa các cột và bể rộng cột bằng hộp thoại Columns, bạn cĩ thể dùng các nút Indent marker trên thƣớc để thay đổi chúng. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
Để thay đổi khoảng cách giữa các cột:
Đƣa con trỏ vào phần văn bản nhiều cột muốn thay đổi khoảng cách cột. Đƣa con trỏ mouse vào biên của Marker trên thƣớc ,
mouse trở thành mũi tên hai chiều.
Bấm và kéo dể thay đổi khoảng cách giữa các cột.
Để thay đổi bể rộng cột:
Đƣa con trỏ vào phần văn bản muốn thay đổi bề rộng.
Đƣa con trỏ mouse vào giữa Marker trên thƣớc , mouse trở thành mũi tên hai chiều.
Bấm vào kéo để thay đổi bề rộng cột.
Two Coloumn
III. CHÈN THÊM DẤU NGẮT CỘT
Khi định dạng văn bản dạng nhiều cột, Word sẽ tự động ngắt các cột. Trên tài liệu, điểm ngắt cột là điểm đƣợc xem nhƣ là điểm mà một cột kết thúc và bắt đầu sang một cột khác. Tuy nhiên, các điểm ngắt cột này khơng đúng theo ý muốn. Vì vậy, bạn phải chèn một dấu ngắt cột tại vị trí phù hợp của văn bản.
Các bƣớc để thực hiện chèn thêm dấu ngắt cột nhƣ sau: Đƣa con trỏ đến vị trí muốn chèn dấu ngắt cột.
Chọn tab Page Layout > chọn nút lệnh Breaks > chọn Column (hoặc nhấn phím Ctrl + Shift + Enter)
Chƣơng 6: LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU
Bảng biểu là cơng cụ giúp trình bày dữ liệu của văn bản theo cột và dịng. Trên các bảng biểu, bạn cĩ thể đƣa vào trong các ơ những dữ kiện thuộc loại văn bản, loại số, hình ảnh, cơng thức.
Bảng biểu là một khung hình chữ nhật gồm nhiều dịng và nhiều cột. Cột đƣợc đánh số thứ tự từ trái sang phải với những mẫu ký tự A, B, C…cịn dịng đƣợc đánh số thứ tự từ trên xuống dƣới với các số 1, 2, 3…Dịng đầu tiên của bảng thƣờng chứa tiêu để cột nên gọi là dịng tiêu đề. Dƣới đây là một ví dụ về bảng:
A B C D
1 STT HỌ VÀ TÊN ĐỊ CHỈ ĐT
2 1 Trần Thanh Hoa 12 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Q.1 0903456789
3 2 Lê Thị Ánh Tuyết 309Bis Phan Đình Phùng, Q.PN 0989281939
4 3 Ninh Yến Kiều 1A
Huỳnh Khƣơng Ninh, Q.GV 38222458
5 4 Lý Kim Tiên 210 NTMK, Q.1 38365981 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 5 Nguyễn Thái An 500 Lý Thƣờng Kiệt, Q.10 0901564123 Word tự động đĩng khung bảng mỗi khi bạn tạo bảng mới. Nếu bạn hủy bỏ đĩng khung cho bảng, Word sẽ hiển thị các đƣờng lƣới (gridlines) cho biết sự hiện hữu các ơ của bảng. Các đƣờng lƣới này khơng in ra, mà chỉ giúp bạn dễ dàng nhận diện ơ nào đang làm việc.
I. TẠO MỚI MỘT BẢNG
Bƣớc đầu tiên bạn phải biết bảng bao gồm cĩ bao nhiêu dịng và bao nhiêu cột. Trƣớc tiên phải tạo một bảng rỗng mà bạn cĩ thể nhập dữ liệu vào sau.
1. Tạo bảng bằng khung lƣới Insert Table
Trƣớc hết, bạn đƣa con trỏ về ví trí muốn tạo bảng.
Rê con trỏ mouse trên khung lƣới Insert Table để chọn số dịng và số cột bạn muốn
cĩ, cuối cùng thả mouse ra khi khung lƣới đã hiên đúng số dịng và số cột cho bảng muốn tạo.
Khi đĩ, một bảng trống hiện lên màn hình, con trỏ nằm ở ơ đầu tiên của bảng và bạn cĩ thể nhập văn bản vào các ơ.
2. Tạo bảng bằng lệnh Insert Table
Một số tùy chọn trong hộp thoại này nhƣ sau:
Mục chọn Ý nghĩa
Number of columns Nhập vào số cột hoặc bấm vao nút để tăng/giảm số cột Number of rows Nhập vào số dịng hoặc bấm vào nút để tăng/giảm số
dịng
Fixed column width Nhập vào bề rộng của cột (hoặc bấm vào nút để tăng/giảm bề rộng. Nếu chọn Auto thì Word sẽ tự động chia đều bề ngang của trang cho số cột mà ta khai báo. AutoFit to contents Tự động diều chỉnh độ rộng cột theo nội dung.
AutoFit to Window Tự động điều chỉnh độ rộng cột theo cửa sổ
3. Tạo bảng bằng lệnh Draw Table
Khi chọn lệnh Draw Table để tạo bảng, con trỏ mouse trở thành , kéo mouse để vẽ một khung chữ nhật.
Tiếp tục dùng mouse để vẽ các đƣờng đứng dùng để chia cột và vẽ các đƣờng ngang để chia dịng.
Nhấn phím Esc để kết thúc tạo bảng.
4. Tạo bảng bằng lệnh Excel Spreadsheet
Click chọn lệnh Excel Spreadsheet, cửa sổ Excel xuất hiện. Muốn xuất hiện bao
nhiêu dịng và bao nhiêu cột, bạn hãy giới hạn cửa sổ màn hình Excel hiện bấy nhiêu, sau đĩ bạn click ra giao diện Word, một bảng mới đƣợc tao ra theo yêu cầu.
Click chọn lệnh Quick Tables, chọn mẫu
bảng từ thƣ viện tạo sẵn của chƣơng trình hoặc do bạn tự tạo.
Sau khi chèn xong một bảng, nếu đặt con trỏ nằm trong một ơ bất kỳ của một bảng hoặc nằm ở ngay vị trí gần bảng thì thanh cơng cụ Table Tools xuất hiện với 2 tab:
Design: gồm các nút lệnh định dạng