II. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
2. Tạo chữ hiệu ứng (Text Effect)
Tạo hiệu ứng cho chữ là làm cho chữ phát sáng, nổi lên hoặc phản chiếu nhằm để gây bắt mắt ngƣời đọc và thu hút sự chú ý đến các đề mục.
Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện nhƣ sau: Chọn phần văn bản muốn áp dụng hiệu ứng.
Click vào nút lệnh Text Effect trong nhĩm lệnh Font của tab Home. Chọn lựa các hiệu ứng cần áp dụng.
Mục chọn Ý nghĩa
Outline Đƣờng viền của chữ
Shadow Tạo hiệu ứng chữ dạng đổ bĩng Reflection Tạo hiệu ứng chữ dạng phản chiếu Glow Tạo hiệu ứng chữ dạng phát sáng
Với mỗi chữ đã tạo hiệu ứng, bạn cĩ thể thay đổi font chữ, màu sắc, kích thƣớc,… Ngồi ra, bạn cĩ thể tùy chỉnh mỗi dạng hiệu ứng nhƣ Shadow Options, Reflection Options và Glow Options.
Click tab Insert > chọn Symbol
Một danh sách các symbol thƣờng xuyên đƣợc sử dụng sẽ xuất hiện.
Nếu symbol mà bạn muốn chèn xuất hiện trong danh sách, click chọn symbol đĩ. Nếu khơng, click chọn More Symbols.
Click chọn nhĩm Symbol nhƣ: Symbol, Wingdings,… trong hộp Font và chọn
symbol muốn chèn vào tài liệu
Click Insert để chèn vào tài liệu và làm tiếp nhƣ vậy cho các ký hiệu muốn chèn khác. Sau khi đã chèn xong thì nhấn nút Cancel.
* Nút lệnh AutoCorrect dùng để đƣa các symbol này thành một mục từ của
AutoCorrect.
* Nút lệnh Shortcut Key dùng để gán một tổ hợp phím tắt cho một symbol thƣờng sử dụng.
* Chọn tab Special Character để chèn các ký tự đặc biệt nhƣ Copyright ©,
Bấm mouse vào dịng chứa ký tự đặc biệt muốn chèn và bấm nút Insert để chèn vào tài liệu.
Bạn tiếp tục làm nhƣ vậy cho các ký tự đặc biệt khác.
Nếu khơng chọn ký hiệu hay ký tự đặc biệt nào, bấm nút Cancel. Bấm nút Close để đĩng hộp thoại Symbol
4. Tạo ký tự hoa lớn đầu đoạn (Drop Cap)
Để việc trình bày văn bản thêm sinh động, lơi cuốn ngƣời đọc, bạn cĩ thể sử dụng chức năng Drop Cap để phĩng lớn ký tự đầu tiên của các đoạn văn. Để định dạng theo kiểu Drop Cap, bạn thực hiện các bƣớc sau:
Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng Drop Cap bằng cách đặt điểm chèn vào
Hộp thoại Drop Cap xuất hiện. Các thơng số trong hộp thoại Drop Cap bao gồm:
Mục chọn Ý nghĩa
Position Chọn kiểu, dạng của Drop Cap
None: Khơng sử dụng Drop Cap
Dropped: ký tự đầu tiên đƣợc phĩng lớn, văn bản cịn lại của đoạn văn bao quanh ký tự Drop Cap
In margin: ký tự đầu tiên đƣợc phĩng lớn và đƣợc đặt trong vùng lề trang giấy
Font Định dạng font chữ cho Drop Cap
Lines to drop Xác định chiều cao (số dịng) của Drop Cap Distance from
text
Xác định khoảng cách giữa Drop Cap và phần văn bản kế tiếp bên phải
5. Chuyển đổi khối văn bản thành chữ hoa và ngƣợc lại
Các ký tự khi đƣợc nhập vào văn bản tồn tại ở 02 dạng: chữ in hoa hoặc chữ thƣờng. Bạn cĩ thể nhanh chĩng định dạng in hoa hay in thƣờng cho từng ký tự hoặc từng từ với nhiều trạng thái khác nhau bằng cách sử dụng chức năng Change Case.
Chọn phần văn bản muốn thay đổi
Trong nhĩm Font của tab Home, chọn lệnh Change
Khi sử dụng tổ hợp phím Shift + F3, bạn cĩ thể nhấn nhiều lần đến khi đƣợc kiểu chuyển đổi nhƣ mong muốn
Mục chọn Ý nghĩa
Sentence case Tất cả các ký tự đều in thƣờng, riêng ký tự đầu tiên của mỗi câu đƣợc in hoa
lowercase Tất cả các ký tự đều in thƣờng UPPERCASE
(Ctrl + Shift + A) Tất cả các ký tự đều in hoa
Title Case Các ký tự đầu tiên của mỗi từ đƣợc in hoa, các ký tự cịn lại thì in thƣờng
tOGGLE cASE Các ký tự đang đƣợc in thƣờng đổi lại thành in hoa và ngƣợc lại
III. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
Lưu ý chung:
Nếu chỉ định dạng cho một đoạn, bạn để con trỏ vào đoạn này; cịn định dạng cho nhiều đoạn, bạn phải chọn các đoạn này.
Word cĩ tính kế thừa định dạng đoạn, nghĩa là mỗi khi bạn nhấn phím Enter
sẽ tạo ra một đoạn mới cĩ định dạng giống y nhƣ đoạn kế trƣớc.
Nên thực hiện các lệnh định dạng trƣớc khi nhập văn bản để tận dụng tính kế thừa định dạng đoạn của Word.
6. Thụt lề đoạn văn (Indentation)
Chức năng thụt lề đoạn văn (Indentation) cho phép dịch chuyển đoạn văn qua trái (Left Indent), hay phải (Right Indent) so với biên lề của văn bản. Ngồi ra, cịn cĩ các chọn lựa về cách thụt lề dịng đầu tiên của các đoạn văn (First line indent) hay thụt lề từ dịng thứ hai của đoạn văn (Hanging indent).
Bạn cĩ thể thụt lề đoạn văn bằng một trong các cách sau đây:
Mục chọn Ý nghĩa
Left Thụt lề trái của đoạn văn sang phải một khoảng theo kích thƣớc xác định.
Right Thụt lề phải của đoạn văn sang trái một khoảng theo kích thƣớc xác định.
Special Thụt lề đặc biệt
None Đoạn văn khơng thụt lề
First Line Thụt lề dịng đầu tiên của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ơ By.
Hanging Thụt lề từ dịng thứ hai của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ơ By.
Cách 2: Click lên các nút lệnh Decrease Indent (giảm khoảng thụt lề) và Increase
Bạn cũng cĩ thể chỉ định khoảng cách thụt lề trái (Left) và thụt lề phải (Right) của đoạn văn khung Spacing của nhĩm lệnh Paragraph trên tab Page Layout
Cách 3: Sử dụng thƣớc (Ruler)
Trên thƣớc ngang cĩ các nút dùng để ấn định khoảng cách thụt dịng vào so với lề trang. Cơng dụng của các nút này nhƣ sau:
Ký hiệu Ý nghĩa
(Tab) First Line Indent: định vị trí bắt đầu của dịng đầu đoạn văn
(Ctrl + T) Hanging Indent: định vị trí bắt đầu các dịng cịn lại (từ dịng
thứ hai) của đoạn văn
(Ctrl + M) Left Indent: định vị trí bắt đầu cho cả đoạn văn
First Line Indent
Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Hanging Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Left Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Right Indent Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
7. Canh lề đoạn văn (Alignment)
Chức năng canh lề đoạn văn (Alignment) cho phép canh lề đoạn văn bên trái (Align Text Left), bên phải (Align Text Right), canh giữa (Center) hay canh đều (Justify) đoạn văn so với biên lề của trang tài liệu.
Bạn cĩ thể canh lề đoạn văn bằng một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ mục Alignment trong khung General trên tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách canh lề cho văn
Mục chọn Ý nghĩa
Left (Ctrl + L) Canh đoạn văn thẳng theo lề trái Center (Ctrl + E) Canh đoạn văn ở giữa
Right (Ctrl +R) Canh đoạn văn thẳng theo lề phải
Justify (Ctrl + J) Canh đoạn văn thẳng theo cả lề trái và lề phải
Cách 2: Click lên các nút lệnh dùng để canh lề trong nhĩm lệnh Paragraph của tab
hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Align Center Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực
hành trong mỗi buổi học.
Align Right Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Align Justify Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đĩ sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Mơn học này đƣợc tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
8. Thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dịng (Paragraph Spacing
and Line Spacing)
Trong quá trình soạn thảo tài liệu, đơi khi bạn cần tạo ra một khoảng cách trƣớc hay sau (trên hay dƣới) giữa các đoạn hoặc giữa các dịng nhằm tạo sự rõ ràng cho phần văn bản đĩ.
Để thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dịng nhƣ vậy, bạn cĩ thể dùng một trong các cách sau đây
Cách 1: Từ khung Spacing trong tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph.
Word đo khoảng cách giữa các đoạn theo đơn vị point (pt).
Khoảng cách mặc định giữa các dịng đƣợc tính theo số dịng, nhƣng Word cho phép bạn thiết lập các khoảng cách này theo đơn vị Inch và cm.
Trong khung Spacing, bạn cĩ thể tạo ra các khoảng cách thơng qua các mục chọn trong bảng bên dƣới
Mục chọn Ý nghĩa
Before Khoảng cách giữa đoạn văn đƣợc chọn so với đoạn văn trƣớc
nhận để làm vừa vặn font chữ. Khoảng cách này đƣợc hiển thị trong khung At
Exactly Khoảng cách chính xác giữa 2 dịng. Khoảng cách này đƣợc hiển thị trong khung At
Multiple Khoảng cách bẳng với số dịng đƣợc thiết lập thơng qua hơp At
Cách 2: Xác định khoảng cách dịng nhanh bằng lệnh Line and Paragraph Spacing trong nhĩm lệnh Paragraph của tab Home
Click chọn Line Spacing Options để mở hộp thoại Paragraph định dạng
khoảng cách đoạn và dịng tùy ý.
Click chọn Add/Remove Space Before Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng
cách trƣớc đoạn văn.
Click chọn Add/Remove Space After Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng
cách sau đoạn văn.
Cách 3: Xác định khoảng cách trƣớc hay sau đoạn văn trực tiếp trong khung
Spacing của nhĩm lệnh Paragraph trên tab Page Layout
Các ví dụ về khoảng cách dịng
SINGLE 1.5 LINES DOUBLE
Chỉ cĩ thuyền mới hiểu Biển mênh mơng dƣờng nào
Chỉ cĩ biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu
Chỉ cĩ thuyền mới hiểu Biển mênh mơng dƣờng nào
Chỉ cĩ biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu
Chỉ cĩ thuyền mới hiểu Biển mênh mơng dƣờng nào
Chỉ cĩ biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu
9. Đánh dấu và đánh số đầu mục (Bullets and Numbering)
Chức năng đánh dấu đầu đoạn và đánh số tự động cho phép tự động tạo các danh sách liệt kê mà mỗi mục (mỗi đoạn văn) trong danh sách đều đƣợc đánh dấu (Bullets) hoặc đánh số (Numbers).
Bạn cĩ thể thêm các buller hoặc các số vào mỗi đầu mục trƣớc hoặc sau khi nhập dữ liệu.
Nếu bạn muốn thay đổi hoặc tạo ra một dạng Bullet hoặc Numbering mới, click
vào Define New Bullet hoặc Define New Number Format, hộp thoại Define New
Trong hộp thoại Define New Bullet:
Để thay đổi dấu đƣợc lấy làm bullets, bạn click vào nút Symbol bên dƣới Bullet character để mở hộp thoại Symbol. Trong hộp thoại Symbol, click
chọn ký tự mà bạn muốn dùng làm bullet. Click OK. Ký tự mới này sẽ xuất
hiện trong khung Preview để xem trƣớc. Click OK để thêm dấu đầu mỗi
mục phần văn bản đƣợc chọn.
Nếu bạn muốn dùng hình ảnh làm các đầu mục, click chọn Picture để mở
hộp thoại Picture Bullet, chọn hình cĩ sẵn trong danh sách hoặc click Import để thêm một hình mới. Click OK để chọn hình làm dấu đầu mục cho phần văn bản đƣợc chọn.
Để thay đổi màu sắc, kích thƣớc, font chữ cho các bullet, click chọn Font để mở hộp thoại Font và định dạng tùy ý. Nếu khơng định dạng thì các bullet ở chế độ mặc định là Auto.
Chọn kiểu canh lề (Left, Centered, Right) cho các bullet trong mục
Alignment.
10. Tạo danh sách đa cấp (Multilevel List)
Ngồi việc sử dụng Bullets and Numbering đơn giản, Word cịn cung cấp cho bạn một cơng cụ giúp bạn cĩ thể trình bày văn bản một cách mạch lạc, đĩ là cơng cụ
Multilevel List để phân văn bản thành nhiều cấp độ.
Để áp dụng kiểu phân cấp, trƣớc tiên chọn các đoạn văn muốn phân cấp. Sau đĩ click nút lệnh trong nhĩm lệnh Paragraph của tab Home.
Nếu muốn thay đổi cấp độ của danh sách, chọn Change List Level, danh sách
Để tạo mới danh sách phân cấp chọn Define New Multilevel List. Hộp thoại Define new Multilevel List xuất hiện. Muốn định dạng cho cấp nào, bạn phải chọn
cấp trƣớc trong khung Level, sau đĩ chọn kiểu số cho cấp đĩ trong khung Number
style for this level. Tiếp tục nhƣ vậy, bạn sẽ định dạng đƣợc tất cả các cấp của Multilevel list
Một số tùy chọn chính trong hộp thoại Define new Multilevel list
Mục chọn Ý nghĩa
Click level to modify Cấp độ để định dạng
Start at Số bắt đầu cho các đầu mục
Font Định dạng font chữ cho cấp độ
Number style for this level Kiểu số định dạng
Number alignment Canh lề cho cấp độ khoảng cách đƣợc xác định trong Aligned at
Text indent at Khoảng cách thụt lề của đầu mục
11. Sử dụng Tab trong văn bản
Trong khi soạn thảo tài liệu, bạn cĩ thể sử dụng tab để tạo các điểm dừng (Tab stops) của riêng bạn. Các điểm dừng xác lập các mốc canh lề đƣợc xác định theo chiều ngang của tài liệu.
Hộp thoại Tabs hiển thị các tab đƣợc thiết lập cho đoạn văn đang đƣợc chọn. Khi
Để mở hộp thoại Tabs, bạn double click vào các ký hiệu của Tab trên thanh thƣớc hoặc click nút Tabs trong hộp thoại Paragraph.
a. Cài đặt Tab
Để cho việc cài đặt Tab đƣợc thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thƣớc ngang ở trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở trên đầu thanh cuộn dọc hoặc click
chọn mục Ruler trong nhĩm lệnh Show của tab View.
Bạn cĩ thể nhanh chĩng chọn tab bằng cách lần lƣợt nhấn vào ơ tab selector – là ơ giao nhau giữa thƣớc dọc và thƣớc ngang (ở gĩc bên trái trang tài liệu) cho khi chọn đƣợc kiểu tab mong muốn, sau đĩ click chuột vào thanh thƣớc nganng nơi bạn muốn đặt tab.
Tùy từng trƣờng hợp cụ thể mà bạn cĩ thể sử dụng một trong các loại tab sau: Tab trái : Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đĩ sẽ chạy sang phải
khi b n nhập liệu.
b. T y chỉnh Tab
Sau khi cài đặt các tab, bạn cĩ thể tùy chỉnh các tab này bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs.
Mục chọn Ý nghĩa
Default tab stops Khoảng cách dừng của tab mặc định, thơng thƣờng là 0.5” Tab stop posotion Vị trí các điểm dừng tab.
Alignment Chọn một loại tab là Left – Center, Right, Decial, Bar (Bar tab là tab chỉ cĩ tác dụng tạo một đƣờng kẻ dọc ở một vị trí đã định
Leader chọn cách thể hiển tab 1 None tab tạo ra khoảng trắng
2-3-4 tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét Các nút lệnh Set: đặt điểm dừng tab, vị trí đã xác định đƣợc đƣa vào
danh sách.
Clear: xĩa tab tại vị trí đã chọn.
Clear All: xĩa tất cả các tab đã đặt. c. Xĩa Tab
Để xĩa một điểm dừng tab, bạn click giữ mouse lên ký hiệu Tab trên thƣớc rổi kéo ký hiệu Tab ra khỏi thƣớc, sau đĩ thả mouse.
Hoặc bạn cĩ thể sử dụng nút lệnh Clear hoặc Clear All trong hộp thoại Tabs.
d. Nhập văn bản sử dụng Tab
Nhấn phím Tab để đƣa con trỏ đến vị trí của tab và nhập văn bản.