1. Soạn thảo Quyết định của Uỷ ban nhân dân
Quyết định của Uỷ ban nhân dân là văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp, chế độ thuộc thẩm quyền quản lý của mình, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
Trong soạn thảo Quyết định cần chú ý:
- Ghi gọn rõ nội dung chính của Quyết định trong trích yếu.
- Phần căn cứ ra Quyết định cần ghi cụ thể các căn cứ về mặt pháp lý và căn cứ thực tếđể ra Quyết định.
- Phần nội dung ghi thành các điều khoản (cũng có thể chia thành chương, mục rồi đến điểu khoản nếu cần thiết).
2. Soạn thảo Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân
Chi thị là văn bản mang tính đặc thù, truyền đạt quyết định hành chính của chủ thể ban hành tới đối tượng tiếp nhận, có mối quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành.
Trong soạn thào Chỉ thị cần chú ý:
- Căn cứ để ban hành Chỉ thị phải xác đáng, có sự bảo đảm về pháp lý. - Nội dung Chỉ thị phải thiết thực, rõ ràng, có cơ sở để thực hiện, phù hợp với thực tế.
- Phân công thực hiện cụ thể, đúng chức năng, thẩm quyền. - Trình bày ngắn gọn, dề hiểu, dứt khoát.
Bố cục của Chỉ thị: Nội dung Chi thị gồm 3 phần:
- Phần mở đầu: nêu mục đích của việc ra Chi thị; hoặc viện dẫn một văn bản chi đạo của cơ quan cấp trên; hoặc tóm tắt tình hình thực tế liên quan đến lĩnh vực cần ra chỉ thị
- Phần nội dung chính của Chỉ thị: nêu từng mục theo thứ tự 1,2, 3, .... Cần nêu rõ các chủ trương, biện pháp thực hiện, yêu cầu cần đạt được, điều kiện đảm bảo,....
- Phần tổ chức thực hiện: Xác định rõ trách nhiệm thi hành chỉ thị, phân công theo dõi, biện pháp đánh giá, kiểm tra,...
Cách hành văn: hành văn theo lối chủ động, có tính thuyết phục; sử dụng ngôn ngữ cho phù hợp với đối tượng tiếp nhận.
Công văn hành chính là một loại văn bản có tính chất tác nghiệp, nhiều khi mang mục đích trao đổi thông tin mà đại diện là cơ quan để giải quyết nhiệm vụ chung.
Trong soạn thảo Công văn cần chú ý:
- Phần nội dung của Công văn có 3 phần nhỏ:
+ Phần mờđầu: Thường đề cập đến lý do, cơ sởđể viết Công văn. + Phần nội dung chính: Trình bày yêu cầu cần giải quyết.
+ Phần kết luận: Khẳng định hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện. - Hành văn dễ hiểu, dứt khoát, lịch sự.
4. Soạn thảo Biên bản
- Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra họăc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản có nhiều loại khác nhau như: Biên bản hội nghị, cuộc họp; Biên bản sự việc xảy ra; Biên bản xử lý vi phạm; Biên bản bàn giao, nghiệm thu...
- Trong soạn thảo Biên bản cần chú ý:
+ Đặt vấn đề: ghi rõ thời gian lập Biên bản; địa điểm thành phần tham gia.
+ Nội dung Biên bản: Ghi diễn biến sự kiện, nội dung Biên bản phải được ghi chép chính xác, cụ thể, trung thực các số liệu, sự kiện, không suy đoán chủ quan, không suy diền lan man. Biên bản cần phải được chi tiết và đầy đủ. Việc ghi chép văn bản có thể theo cách tổng hợp hoặc có thể ghi theo mẫu có sẵn.
+ Kết thúc Biên bản: Ghi rõ thời gian kết thúc.
5. Soan thảo Tờ trình
Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt. Đó có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức hoặc một để nghị bô sung, bài bò một văn bản, quy định lỗi thời hoặc những vấn đề thông thường trong quản lý ở các cơ quan.
Kết cấu nội dung của Tờ trình gồm:
- Phần mở đầu: Nêu rõ lý do đưa ra trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết cùa vấn đề cần đề nghị.
- Phần nội dung chính:
+ Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, các phương án thực hiện nội dung đề nghị (khả thi, cụ thể, rõ ràng).
+ Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng (nếu có); những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện đề nghị mới; những biện pháp khắc phục khó khàn.
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý...
- Phần kết luận:
Nêu những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề nghị mới để sớm triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên phê duyệt, để khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật ban hành yăn bản Quy phạm pháp luật của HĐND - UBND năm 2004.
2. Luật ban hành ỵăn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
3. Nghịđịnh 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư.
4. Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật bạn hành văn bản quy phạm pháp luật.
5. Nghị định sổ 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sổ điều của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thự:
6. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ hướng dần về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
7. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỳ thuật trình bày văn bản hành chính.
CHUYÊN ĐỀ 6