Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính Kế toán: - Chức năng:
+ Tham mƣu, giúp việc cho Ban giám đốc Công ty về các công tác Hành chính, quản trị, tổng hợp, tổ chức cán bộ, thi đua khen thƣởng, kỷ luật, chế độ chính sách tiền lƣơng, bảo hiểm và bảo hộ lao động, quốc phòng và bảo vệ chính trị nội bộ.
+ Tham mƣu, giúp việc cho Ban giám đốc Công ty quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán theo pháp luật Nhà nƣớc và theo điều lệ hoạt động của Công ty.
+ Là thành viên giám sát mọi chỉ tiêu, thu nhập của Công ty, phản ánh các con số thực bằng hạch toán mà thể hiện là bản quyết toán tài chính hàng quý, hàng năm.
+ Tuyển dụng nhân sự, lao động. - Nhiệm vụ:
+Nghiên cứu đề xuất với Ban giám đốc về công tác quy hoạch, sử dụng, bồi dƣỡng, bố trí và quản lý cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý và xây dựng kế hoạch biên chế, công tác đào tạo cán bộ công nhân viên.
+ Tổ chức tiếp nhận công văn giấy tờ, phát hành công văn đi, chuyển công văn, bản fax đến cho các cấp có thẩm quyền và các phòng ban chức năng có liên quan đến công việc, quản lý con dấu và lƣu trữ công văn, hồ sơ cán bộ công nhân viên, tổ chức phục vụ khai thác tài liệu và lƣu trữ theo chế độ quy định của Nhà nƣớc.
+ Quản lý tài sản, sắp xếp phƣơng tiện, nơi làm việc và hội họp của Công ty.
+ Quản lý và lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng hệ thống máy móc thiết bị công nghệ thông tin đảm bảo hoạt động tốt, an toàn, hiệu quả.
+ Lập bảng tính lƣơng, thƣởng cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty trình Ban giám đốc Công ty xem xét, quyết định.
+ Chủ trì lập dự thảo các văn bản về lĩnh vực tiền lƣơng, lao động quản lý tài sản, công tác hành chính … ban hành trong toàn Công ty.
+ Đảm bảo chế độ chính sách với ngƣời lao động, chế độ làm việc tại công ty.
+ Xây dựng phƣơng án tổ chức sắp xếp lại các đơn vị trong Công ty theo tinh thần chỉ đạo của Giám đốc Công ty.
+ Thống nhất quản lý và hƣớng dẫn các chi nhánh, đơn vị trực thuộc về công tác tổ chức hành chính, hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc và Công ty.
+ Tổ chức bộ máy kế toán tiến hành hạch toán kế toán, thống kê theo đúng chế độ hạch toán kế toán và thống kê theo đúng quy định của Nhà nƣớc ban hành.
+ Kiểm tra mọi hoạt động tài chính kế toán của Công ty, tham mƣu cho Ban giám đốc chỉ đạo thực hiện đúng pháp luật của Nhà nƣớc, điều lệ hoạt động của Công ty.
+ Kiểm tra soát xét các chứng từ chi tiêu, ngăn ngừa những tiêu cực trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Hàng quý, sáu tháng và cả năm lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng gửi Ban Giám đốc.
+ Cung cấp cơ sở dữ liệu cho các phòng chức năng, chi nhánh, đơn vị trực thuộc phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tổ chức kiểm kê tài sản, bảo quản lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán đúng quy định.
+ Thực hiện ghi chép và theo dõi các khoản thu, chi của Công đoàn, BHXH …, sáu tháng và cả năm, báo cáo để Ban giám đốc và BCH công đoàn bàn bạc, giải quyết.
+ Đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ kế toán trong công ty. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thị trƣờng Quốc tế: - Chức năng:
+ Tham mƣu các hoạt động bán và tiếp thị khách quốc tế cho Ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho Công ty.
+ Chịu trách nhiệm về nguồn thu khách Quốc tế cho Công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác bán hàng, ký kết và thanh lý các hợp đồng bán hàng.
- Nhiệm vụ:
+ Chủ động tìm kiếm, tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
+ Thực hiện công tác nghiên cứu thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.
+ Thống kê và lƣu trữ hồ sơ thông tin khách hàng
+ Xây dựng mạng bán sản phẩm (thiết lập các kênh, lớp bán phù hợp theo thị trƣờng quốc tế).
+ Đề xuất và thực hiện chính sách hoa hồng khuyến khích cho mạng bán. + Lập kế hoạch bán (Sales plan) hàng năm và cập nhật, chỉnh sửa hàng tháng, quý, 6 tháng theo tình hình thực tế. Kế hoạch bán chi tiết theo thị trƣờng quốc tế, đối tƣợng khách. Định kỳ đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch bán và kiến nghị các điều chỉnh phù hợp lên Ban giám đốc.
+ Thực hiện công tác tính giá, xây dựng chƣơng trình theo yêu cầu của thị trƣờng quốc tế.
+ Làm dự chi theo từng chƣơng trình tour, chuyển phòng HCKT kiểm tra và trình ban Giám đốc phê duyệt.
+ Đàm phán và trình Ban giám đốc ký kết các Hợp đồng liên quan đến công tác bán (Hợp đồng chỉ định đại lý, hợp đồng liên kết, hợp đồng phục vụ khách)
+ Đàm phán với đối tác về Thanh lý hợp đồng, cùng phòng HCKT trình ban giám đốc phê duyệt.
+ Phối hợp cùng phòng HCKT thu hồi các công nợ của đối tác, khách hàng.
+ Trực tiếp liên hệ và trả lời đối tác, khách hàng trƣớc, trong và sau khi thực hiện các chƣơng trình du lịch.
+ Tổ chức hoạt động tƣ vấn thƣơng mại khi có yêu cầu. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thị trƣờng Việt Nam - Chức năng:
+ Chủ trì và xây dựng kế hoạch bán khách Việt Nam hàng năm và dài hạn của Công ty.
+ Tham mƣu các hoạt động bán và tiếp thị khách Việt Nam cho Ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho Công ty.
+ Chịu trách nhiệm về nguồn thu khách Việt Nam cho Công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác bán hàng, ký kết và thanh lý các hợp đồng bán hàng.
- Nhiệm vụ:
+ Chủ động tìm kiếm, tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
+ Thực hiện công tác nghiên cứu thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.
+ Thống kê và lƣu trữ hồ sơ thông tin khách hàng
+ Xây dựng mạng bán (thiết lập các kênh, lớp bán phù hợp tại thị trƣờng Việt Nam).
+ Đề xuất và thực hiện chính sách hoa hồng khuyến khích cho mạng bán. + Lập kế hoạch bán (Sales plan) hàng năm và cập nhật, chỉnh sửa hàng tháng, quý, 6 tháng theo tình hình thực tế. Kế hoạch bán chi tiết thị trƣờng Việt Nam theo đối tƣợng khách. Định kỳ đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch bán và kiến nghị các điều chỉnh phù hợp lên Ban giám đốc.
+ Thực hiện công tác tính giá, xây dựng chƣơng trình theo yêu cầu của thị trƣờng Việt Nam.
+ Làm dự chi theo từng chƣơng trình tour, chuyển phòng HCKT kiểm tra và trình ban Giám đốc phê duyệt.
+ Đàm phán và trình Ban giám đốc ký kết các Hợp đồng liên quan đến công tác bán (Hợp đồng chỉ định đại lý, hợp đồng liên kết, hợp đồng phục vụ khách)
+ Đàm phán với đối tác về Thanh lý hợp đồng, cùng phòng HCKT trình ban giám đốc phê duyệt.
+ Phối hợp cùng phòng HCKT thu hồi các công nợ của đối tác, khách hàng.
+ Trực tiếp liên hệ và trả lời đối tác, khách hàng trƣớc, trong và sau khi thực hiện các chƣơng trình du lịch.
Chức năng nhiệm vụ của phòng Sản phẩm - Chức năng:
+ Định hƣớng công tác sản phẩm, công tác khuyến mại hàng năm và dài hạn của Công ty.
+ Tổ chức công tác điều hành các chƣơng trình du lịch theo yêu cầu. + Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, đối tác liên tuyến phục vụ công việc.
+ Quan hệ cộng đồng du lịch, xây dựng và quảng bá hình ảnh chung của Công ty
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng hệ thống sản phẩm chung của toàn Công ty.
+ Xây dựng, cung cấp hệ thống thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ (lƣu trú, ăn uống, vận chuyển, hƣớng dẫn, phí tham quan, bảo hiểm, ...) đảm bảo cho hoạt động điều hành tour và đáp ứng yêu cầu của bộ phận bán.
+ Tìm kiếm, đàm phán và trình Ban giám đốc ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ.
+ Tìm kiếm và tuyển dụng cộng tác viên, hƣớng dẫn viên theo yêu cầu. Giải quyết các sự cố liên quan đến hƣớng dẫn viên/cộng tác viên.
+ Tìm kiếm và quan hệ với các đối tác liên tuyến phục vụ khách
+ Tổ chức điều hành các chƣơng trình du lịch theo yêu cầu của các phòng Thị trƣờng, phòng chi nhánh, văn phòng đại diện trên toàn tuyến (kế cả các chƣơng trình phải nối tuyến).
+ Thực hiện quản lý chất lƣợng dịch vụ đã cung cấp. + Giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng.
+ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch khuyến mại của Công ty. + Xây dựng, cập nhật và quản lý trang web của Công ty.
+ Xây dựng các mẫu biểu chung của công ty, quản trị hệ thống tin học, lƣu trữ thông tin trên máy tính trong toàn Công ty.
+ Quan hệ với cộng đồng du lịch: TCDL, Sở du lịch, VITA, PATA, JATA, … quảng bá hình ảnh của công ty, cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan