5. KẾT CẤU CỦA CHUYÊN ĐỀ
2.5.3.5. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ 1: Ngày 20/12/2013, công ty mua 60 thùng sơn của công ty cổ phần Sơn Alex địa chỉ Quận Cầu Giấy Hà Nội, với đơn giá 1.500.000đ/ thùng, VAT 10 % , công ty chưa thanh toán cho người bán
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 01)
Ví dụ 2: Ngày 25/12/2013, công ty thanh toán tiền hàng mua ngày 20/12/2013 cho công ty cổ phần Sơn Alex bằng tiền mặt số tiền 99.000.000
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁNĐối tượng: Công ty cổ phần sơm Alex Năm 2013
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số dư Số hiệu ThángNgày, Nợ Có Nợ có A B C D H 1 2
- Số dư đầu năm 325.500.000
- Số phát sinh trong tháng
... .... .... ... .... .... .... .... ....
25/12 01 20/12 Công ty mua 60 thùng sơn của công ty cổ phần Sơn Alex địa chỉ Quận Cầu Giấy Hà Nội
152
133 99.000.000
25/12 02 25/12 Công ty thanh toán tiền hàng mua ngày 20/12/2013
cho công ty cổ phần Sơn Alex 111
99.000.000 ... ... .... .... - Cộng số phát sinh 1.065.487.300 313.487.300 - Số dư cuối kỳ 1.065.487.300 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Ngày 28 tháng 12 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
SỔ TỔNG HỢP PHAI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Năm 2013
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ Số hiệu chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƯ Số tiền Chú giải
Thu Chi Thu(gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại
A B C D E 1 2 3 F
325.500.000 ………
25/12 Công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn
152
133 19.426.000
25/12 Công ty mua thép của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 133152 19.837.500 25/12
Công ty ứng trước tiền hàng cho công công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành
111 70.000.000
25/12 Công ty thanh toán tiền hàng đã mua của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 111 18.034.081 ... Tổng cộng 1.065.487.300 313.487.300 1.065.487.300 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 25 tháng 12 Năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.5.4. Kế toán tổng hợp các khoản phải trả người bán
2.5.4.1.Chứng từ sử dụng
Phiếu chi
Phiếu nhập kho Phiếu đặt hàng.
Hóa đơn bán hàng của bên bán. Hợp đồng kinh tế.
2.5.4.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”..
2.5.4.3. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
Chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái tài khoản 331.
2.5.4.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1: Ngày 08/12/2013 công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn ,đơn giá 883.000đ/tấn, VAT 10% công ty chưa thanh toán cho người bán
Nợ TK 152: 17.660.000 = 20 x 883.000 Nợ TK 133: 1.766.000
Có TK 331: 19.426.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 05 , Hóa đơn GTGT số 158789 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/12/2013 công ty mua thép của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng với số lượng 1150 kg, đơn giá 15.681,81đ/kg, VAT 10% , công ty chưa thanh toán tiền cho người bán
Nợ TK 152: 18.034.081 = 1150 x 15.681,81 Nợ TK 133: 1.803.419
Có TK 331: 19.837.500
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 06, Hóa đơn GTGT số 125895 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Ngày 12 tháng 12 Năm 2013, công ty ứng trước tiền hàng cho công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành số tiền 70.000.000 bằng tiền mặt
Nợ TK 331: 70.000.000
Có TK 111: 70.000.000
Chứng từ sử dụng : Phiếu chi 118 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 14 tháng 12 Năm 2013 công ty thanh toán tiền hàng đã mua của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng ngày 10/12 bằng tiền mặt
Nợ TK 331: 18.034.081
Có TK 111: 18.034.081
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02
Ngày 08 đến Ngày 14 tháng 12 Năm 2013
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty nhập xi măng của công ty TNHH
Ngọc Mười với số lượng 20 tấn 152133 331 19.426.000 Công ty mua thép của công ty TNHH TM
XD Mạnh Thắng
152
133 331 19.837.500
Công ty ứng trước tiền hàng cho công công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành
111 331 70.000.000
Công ty thanh toán tiền hàng đã mua của
công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 111 331 18.034.081 Cộng X X 127.297.581 X Ngày 25 tháng 12 Năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
SỔ CÁI Năm 2013
Tên tài khoản Phải trả người bán Số hiệu: 331
Mẫu số: S02c1-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu
TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu thángNgày Nợ Có A B C D E 1 2 G Số Dư ĐK 325.500.000 ...
25/12 02 08/12 Công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn 152133 19.426.000 25/12 02 10/12 Công ty mua thép của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 152133 19.837.500
25/12 02 12/12
Công ty ứng trước tiền hàng cho công công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành
111 70.000.000
25/12 02 14/12 Công ty thanh toán tiền hàng đã mua của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 111 18.034.081 ………. Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 1.065.487.300 313.487.300 1.065.487.300 Ngày 25 tháng 12 Năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT 3.1. NHỮNG ĐÁNH GIÁ CHUNG
Qua qua trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát tôi có một vài nhận xét chung về công tác kế toán của công ty như sau:
- Công tác hạch toán của công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để quản lý hạch toán và dùng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng hóa và các loại tiền vốn. Do vậy khi kiểm tra, xử lý thông tin kinh tế của kế toán được tiến hành kịp thời chặt chẽ đảm bảo sự thống nhất về công tác kế toán.
- Các thành viên trong bộ phận kế toán nổ lực trong công việc hàng ngày và chấp hành mọi quy định mà phòng kế toán đề ra nói riêng và công ty nói chung.
- Công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán tương đối ổn định từ khâu nhập, xuất đến khâu thanh toán, luân chuyển chứng từ…Nhưng bên cạnh đó còn có một vài hạn chế về mặt trình độ chuyên môn đối với các phần hành kế toán nhỏ khác chẳng hạn như thành thạo về kế toán trên máy vi tính…
Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo tổng hợp của công ty. Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với cơ chế quản lý của công ty vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính tạo ra một bộ máy quản lýgọn nhẹ và thống nhất.
Mặt khác, do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phú, khối lượng công việc hạch toán lớn nên kế toán được phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hoá trong công việc, tích luỹ kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn
nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty khi cần thiết.
Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.1. Ưu diểm
3.1.1.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát đã đươc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.công ty đã thưc hiện đươic những điếu sau:
Công ty phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa. Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thường xuyên hợăc có số dư lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trường hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dư nợ.
- Công ty đã phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải được phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể.
- Giám sát tình hình công nợ và chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng hạn ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý nhằm cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
3.1.1.2. Kế toán các khoản phải trả người bán
- Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát đã phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm về việc quản lý công nợ, do đặc điểm hoạt động của công ty là sản xuất và thương mại dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tương đối nhiều. Trong giai đoạn đang phát triển thì công ty cũng cần một lượng vốn lớn mà nguồn vốn công ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ. Khoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song công ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì được khả năng chi trả nợ. Thực tế công ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay vòng vốn nhanh bằng các hình thức như bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh toán 50% doanh thu hợp đồng
- Kế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng.
- Kế toán nợ phải trả người bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
3.1.2. Nhược điểm
3.1.2.1. Khoản phải thu khách hàng
- Về sổ sách kế toán thì công ty đã sử dụng Bảng tổng hợp tình hình thanh toán khách hàng, tuy nhiên bảng này chỉ thể hiện số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số đã thu, số dư cuối kỳ còn phải thu khách hàng mà chưa thể hiện được số tiền đã quá hạn thanh toán.
- Sổ chi tiết các khoản phải thu chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
theo dõi người bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi như khách hàng trong nước. - Các khoản phải thu phải trả phải công ty không phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập BCTC.
3.1.2.2. Phải trả người bán
- Kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn
- Sổ chi tiết các khoản phải thu chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY
3.2.1. Đối với nợ phải thu
3.2.1.1. Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng
- Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn được chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn
- Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhưng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán
- Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chưa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện được số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chưa biết được khi nào khách hàng sẽ thanh toán
- Công ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín như nếu khách hàng quen biết lâu năm thì công ty cho thời hạn tín dụng dài, còn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhưng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lưu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
- Do đó công ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập thêm Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại được các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng như các khoản nợ không có khả năng đòi để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng như đối với công ty.
Thường xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu
là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng được phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thường xuyên hay không thường xuyên.