5. KẾT CẤU CỦA CHUYÊN ĐỀ
2.5.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2013. Nhận trước tiền ứng trước từ quét sơn từ tòa Nhà 3 tầng của trường Trung Học Phổ Thông Lý Thường Kiệt: 90.000.000 bằng tiền mặt
Nợ TK 111: 90.000.000
Có TK 131: 90.000.000
Chứng từ sử dụng : Phiếu thu 111, Giấy cấn trừ công nợ (phụ lục 01) Nghiệp vụ 2: Ngày 05 tháng 12 công ty cung cấp sơn cho công ty xây dựng Trung Nghĩa với số lượng 25 thùng, đơn giá bán là 6.500.000đ/ thùng, VAT 10%, trị giá vốn của lô hàng 137.500.000, khách chưa thanh toán
- Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: 137.500.000
Có TK 152: 137.500.000 - Phản ánh doanh thu
Có TK 511: 25 x 6.500.000 = 162.500.000 Có TK 3331: 16.250.000
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 1456231, Phiếu xuất kho số 03 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Ngày 15 tháng 12, xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng quét sơn công trình tại công ty cổ phần Thanh Hà hoàn thành là 3.568.950.000 (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế đã lập, Khách hàng chấp nhận thanh toán
Phản ánh doanh thu
Nợ TK 131: 3.568.950.000 Có TK 511: 3.244.500.000 Có TK 3331: 324.450.000
Chứng từ sử dụng: Hóa Đơn GTGT số 148975, phiếu xuất kho số 08 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 18 tháng 12, công ty nhận được tiền thanh toán của công xây dựng Trung Nghĩa mua sơn ngày 5/12 bằng Tiền mặt
Nợ TK 111: 178.750.000
Có TK 131 : 178.750.000
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01
Ngày 02 đến Ngày 18 tháng 12 năm 2013
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Nhận trước tiền ứng trước từ quét sơn từ tòa Nhà 3 tầng của trường Trung Học Phổ Thông Lý Thường Kiệt
111
131 600.000.000 Công ty cung cấp sơn cho công ty xây dựng
Trung Nghĩa với số lượng 25 thùng 131
511
3331 178.750.000 Xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040
trị giá 45% giá trị hợp đồng quét sơn công trình tại công ty cổ phần Thanh Hà
131 511
3331 3.568.950.000 Công ty nhận được tiền thanh toán của công
xây dựng Trung Nghĩa mua sơn ngày 5/12 bằng Tiền mặt 111 131 178.750.000 Cộng X X 4.526.450.000 X Ngày 18 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
SỔ CÁI Năm 2013
Tên tài khoản Phải thu khách hàng Số hiệu: 131
Mẫu số: S02c1-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu
TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu thángNgày Nợ Có A B C D E 1 2 G Số Dư ĐK 25.215.247.656 ...
28/12 01 02/12 Nhận trước tiền ứng trước từ quét sơn từ tòa Nhà 3 tầng của trường Trung Học Phổ Thông Lý Thường Kiệt 111 600.000.000 28/12 01 05/12 Công ty cung cấp sơn cho công ty xây dựng Trung Nghĩa với số lượng 25 thùng 3331511 178.750.000
28/12 01 15/12
Xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng quét sơn công trình tại công ty cổ phần Thanh Hà
511
3331 3.568.950.000
28/12 01 18/12 Công ty nhận được tiền thanh toán của công xây dựng Trung Nghĩa mua sơn ngày 5/12 bằng Tiền mặt 111 178.750.000 ………. Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 13.062.103.880 767.560.734 13.828.661.040 Ngày 28 tháng 12 Năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
2.5.3. Kế toán chi tiết khoản phải trả người bán
2.5.3.1. Đặc điểm các khoản phải trả
Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ…. để thực hiện công trình nào đó theo yêu cầu của công ty. Tại công ty ngoài khoản phải trả người bán cho công trình còn có khoản phải trả người bán cho văn phòng công ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm…
Tại công ty các khoản phải trả người bán cho công trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp
Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt.
Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng.
Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi công công trình theo yêu cầu Ngoài việc phân loại người bán còn phân loại các giai đoạn thực hiện công trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh toán sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một công trình
- Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thầu - Giai đoạn triển khai thiết kế
- Giai đoạn thi công và nghiệm thu công trình
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học
2.5.3.2. Quy trình ghi sổ chi tiết phải trả người bán
Công ty nhập kho một lô hàng hóa từ nhà cung cấp thì công ty nhận được giấy đề nghị thanh toán, kế toán dựa vào đơn hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, công ty tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp lô hàng đã nhập và sử dụng các chứng từ như: Phiếu chi, giấy báo nợ...
- Chứng từ ghi sổ Phiếu thu
Phiếu chi
Phiếu nhập kho - Chứng từ gốc
Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế
2.5.3.4. Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ chi tiết tạm ứng
- Bảng tổng hợp sổ chi tiết
2.5.3.5. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ 1: Ngày 20/12/2013, công ty mua 60 thùng sơn của công ty cổ phần Sơn Alex địa chỉ Quận Cầu Giấy Hà Nội, với đơn giá 1.500.000đ/ thùng, VAT 10 % , công ty chưa thanh toán cho người bán
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 01)
Ví dụ 2: Ngày 25/12/2013, công ty thanh toán tiền hàng mua ngày 20/12/2013 cho công ty cổ phần Sơn Alex bằng tiền mặt số tiền 99.000.000
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁNĐối tượng: Công ty cổ phần sơm Alex Năm 2013
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số dư Số hiệu ThángNgày, Nợ Có Nợ có A B C D H 1 2
- Số dư đầu năm 325.500.000
- Số phát sinh trong tháng
... .... .... ... .... .... .... .... ....
25/12 01 20/12 Công ty mua 60 thùng sơn của công ty cổ phần Sơn Alex địa chỉ Quận Cầu Giấy Hà Nội
152
133 99.000.000
25/12 02 25/12 Công ty thanh toán tiền hàng mua ngày 20/12/2013
cho công ty cổ phần Sơn Alex 111
99.000.000 ... ... .... .... - Cộng số phát sinh 1.065.487.300 313.487.300 - Số dư cuối kỳ 1.065.487.300 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Ngày 28 tháng 12 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
SỔ TỔNG HỢP PHAI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Năm 2013
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ Số hiệu chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƯ Số tiền Chú giải
Thu Chi Thu(gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại
A B C D E 1 2 3 F
325.500.000 ………
25/12 Công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn
152
133 19.426.000
25/12 Công ty mua thép của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 133152 19.837.500 25/12
Công ty ứng trước tiền hàng cho công công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành
111 70.000.000
25/12 Công ty thanh toán tiền hàng đã mua của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 111 18.034.081 ... Tổng cộng 1.065.487.300 313.487.300 1.065.487.300 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 25 tháng 12 Năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.5.4. Kế toán tổng hợp các khoản phải trả người bán
2.5.4.1.Chứng từ sử dụng
Phiếu chi
Phiếu nhập kho Phiếu đặt hàng.
Hóa đơn bán hàng của bên bán. Hợp đồng kinh tế.
2.5.4.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”..
2.5.4.3. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
Chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái tài khoản 331.
2.5.4.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1: Ngày 08/12/2013 công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn ,đơn giá 883.000đ/tấn, VAT 10% công ty chưa thanh toán cho người bán
Nợ TK 152: 17.660.000 = 20 x 883.000 Nợ TK 133: 1.766.000
Có TK 331: 19.426.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 05 , Hóa đơn GTGT số 158789 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/12/2013 công ty mua thép của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng với số lượng 1150 kg, đơn giá 15.681,81đ/kg, VAT 10% , công ty chưa thanh toán tiền cho người bán
Nợ TK 152: 18.034.081 = 1150 x 15.681,81 Nợ TK 133: 1.803.419
Có TK 331: 19.837.500
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 06, Hóa đơn GTGT số 125895 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Ngày 12 tháng 12 Năm 2013, công ty ứng trước tiền hàng cho công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành số tiền 70.000.000 bằng tiền mặt
Nợ TK 331: 70.000.000
Có TK 111: 70.000.000
Chứng từ sử dụng : Phiếu chi 118 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 14 tháng 12 Năm 2013 công ty thanh toán tiền hàng đã mua của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng ngày 10/12 bằng tiền mặt
Nợ TK 331: 18.034.081
Có TK 111: 18.034.081
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02
Ngày 08 đến Ngày 14 tháng 12 Năm 2013
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Công ty nhập xi măng của công ty TNHH
Ngọc Mười với số lượng 20 tấn 152133 331 19.426.000 Công ty mua thép của công ty TNHH TM
XD Mạnh Thắng
152
133 331 19.837.500
Công ty ứng trước tiền hàng cho công công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành
111 331 70.000.000
Công ty thanh toán tiền hàng đã mua của
công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 111 331 18.034.081 Cộng X X 127.297.581 X Ngày 25 tháng 12 Năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: Số 84 – Khối 1 – TT Rừng Thông – Đông Sơn - TH
SỔ CÁI Năm 2013
Tên tài khoản Phải trả người bán Số hiệu: 331
Mẫu số: S02c1-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu
TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu thángNgày Nợ Có A B C D E 1 2 G Số Dư ĐK 325.500.000 ...
25/12 02 08/12 Công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn 152133 19.426.000 25/12 02 10/12 Công ty mua thép của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 152133 19.837.500
25/12 02 12/12
Công ty ứng trước tiền hàng cho công công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành
111 70.000.000
25/12 02 14/12 Công ty thanh toán tiền hàng đã mua của công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng 111 18.034.081 ………. Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 1.065.487.300 313.487.300 1.065.487.300 Ngày 25 tháng 12 Năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT 3.1. NHỮNG ĐÁNH GIÁ CHUNG
Qua qua trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát tôi có một vài nhận xét chung về công tác kế toán của công ty như sau:
- Công tác hạch toán của công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để quản lý hạch toán và dùng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng hóa và các loại tiền vốn. Do vậy khi kiểm tra, xử lý thông tin kinh tế của kế toán được tiến hành kịp thời chặt chẽ đảm bảo sự thống nhất về công tác kế toán.
- Các thành viên trong bộ phận kế toán nổ lực trong công việc hàng ngày và chấp hành mọi quy định mà phòng kế toán đề ra nói riêng và công ty nói chung.
- Công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán tương đối ổn định từ khâu nhập, xuất đến khâu thanh toán, luân chuyển chứng từ…Nhưng bên cạnh đó còn có một vài hạn chế về mặt trình độ chuyên môn đối với các phần hành kế toán nhỏ khác chẳng hạn như thành thạo về kế toán trên máy vi tính…
Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo tổng hợp của công ty. Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với cơ chế quản lý của công ty vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính tạo ra một bộ máy quản lýgọn nhẹ và thống nhất.
Mặt khác, do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phú, khối lượng công việc hạch toán lớn nên kế toán được phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hoá trong công việc, tích luỹ kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn
nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty khi cần thiết.
Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.1. Ưu diểm
3.1.1.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát đã đươc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.công ty đã thưc hiện đươic những điếu sau:
Công ty phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng