5. KẾT CẤU CỦA CHUYÊN ĐỀ
2.3. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC
2.3.1. Cơ cấu chung
2.3.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ máy quản lý điều hành của công ty cổ phần công nghệ và dịch vụ thương mại An Phát:
- Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty có quyền bầu và bãi nhiệm các thành viên trong Hội Đồng Quản Trị.
- Hội đồng quản trị
Là các thành viên quản lý bao gồm những thành viên sáng lập ra công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết đinh mọi vấn đề đảm bảo quyền lợ cho
Hội đồng quản trị
Giám đốc công ty
Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc xây lắp Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng quản trị nhân sự Phòng kế toán thống kê Phòng kế hoạch Đội xây lắp số 2 Đội xây lắp số 1 Đội xây lắp số 3 Đội xây lắp số 4 Đội xây lắp số 5 Đội xây lắp số 6 Đại hội đồng cổ đông
công ty.
- Ban Giám đốc
Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về việc quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất khinh doanh của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh
Là người giúp việc Giám đốc quản lý và điều hành lĩnh vực Tổ chức – Hành chính và kinh doanh của công ty theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ Giám đốc phân công và ủy quyền.
Phó giám đốc xây lắp
Là người giúp việc Giám đốc quản lý và điều hành lĩnh vực xây lắp theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ Giám đốc phân công và ủy quyền.
Các phòng ban trong công ty
Có 4 phòng ban nghiệp vụ: Phòng kinh tế kỹ thuật, phòng tài chính kế toán, phòng quản trị nhân sự, phòng kế hoạch.
Công ty có 6 đội thi lắp trực thuộc.
Phòng kinh tế kỹ thuật
Có chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc trong các lĩnh vực kinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, thiết bị xe, máy thi công, cung ứng vật tư, tổ chức hệ thống kho tàng của công ty, tham mưu giúp việc Giám đốc trong công tắc quản lý xây lắp, giám sát chất lượng công trình, quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công và an toàn lao động.
Phòng tài chính kế toán
Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo hoạt động tài chính kế toán tại công ty.
Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý nhân sự, sắp xếp cải tiến tổ chức quản lý, bồi dưỡng đào tạo cán bộ, thực hiện các chính sách Nhà Nước đối với người lao động, thực hiện chức năng lao đông tiền lương và quản lý hành chính văn phòng của Công ty.
Phòng kế hoạch
Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong các lĩnh vực kinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, thiết bị xe, máy thi công, cung ứng vật tư, quản lý kho tàng công ty.
2.3.2. Cơ cấu phòng Kế toán
2.3.2.1. Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Nhân viên kế toán được điều hành bởi kế toán trưởng và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công ty cổ phần công nghệ và dịch vụ thương mại An Phát
2.3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài
Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán NVL, CCDC Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán viên Kế toán trưởng
chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty…
- Kế toán vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng.
Kế toán tài sản cố định, theo dõi biến động của TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, theo dõi tình trạng tài sản cố định.
- Kế toán lương, BHXH: Kiểm tra các thủ tục chứng từ thành toán lương, nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Quản lý theo dõi việc tạm ứng và thanh toán lương theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản theo lương.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiền:
Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ.
Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng.
Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ước vay. Theo dõi vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị.
Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay. Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí.
Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay)
2.4.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.4.1.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Quy trình ghi chép sổ kế toán được tóm tắt như sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công ty cổ phần công nghệ và dịch vụ thương mại An Phát
Ghi chú: Đối chiếu
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.4.1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số liệu trên sổ cái được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
2.4.2. Các chính sách khác
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/12/xxxx đến 31/12/xxxx
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH Ngoại Thương TP.HCM)
Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản Hạch toán theo giá mua. Phương pháp khấu hao áp dụng Phương pháp đường thẳng.
Tỷ lê tính khấu hao: Áp dụng theo QĐ 206/2013/QT-BTC ngày 12/12/2013.
Công ty áp dụng theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của BTC Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Tính theo giá thành sản xuất
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo giá mua Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp FIFO
Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: Dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.
2.5. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
2.5.1. Kế toán chi tiết nợ phải thu khách hàng tại công ty
2.5.1.1. Đặc điểm các khoản phải thu khách hàng
Đối với những hợp đồng có giá trị lớn để thu được tiền, KH yêu cầu cần có bảng thu tiền theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai công ty, bảng nghiệm thu từng giai đoạn, hóa đơn GTGT từ công ty. Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, KH mới trả tiền. Do đó, việc thu tiền KH trong những trường hợp này lâu và khó khăn hơn. KH hay viện nhiều lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả… Để hạn chế việc bị KH chiếm dụng vốn, KT phải thu phải theo sát với phòng quản lý dự án để thu hồi công nợ.
Đối với hợp đồng thiết kế, bộ phận thiết kế sẽ làm việc với KH riêng và chỉ thông báo cho bộ phận kế toán biết được đã hoàn thành công việc hay chưa. Khi đã xong số % công việc theo hợp đồng, KT phải thu chỉ tiến hành gửi giấy đề nghị thanh toán cho KH. Các chứng từ cần thiết của hợp đồng thiết kế được lưu giữ tại phòng KT: hợp đồng thiết kế, bản vẽ, bảng hoàn thành tiến độ công việc, bảng thanh lý hợp đồng và hóa đơn.
Trong hợp đồng có ghi điều khoản bảo hành công trình, khi nhận bảng quyết toán KT phải thu tiến hành xuất hóa đơn cho KH và ghi lại khoản tiền bảo hành này vào bảng theo dõi nợ phải thu điều này giúp KT phải thu không bỏ sót khoản tiền này.
Có những hợp đồng có điều khoản phạt thêm tiền nếu KH trả tiền chậm nhưng hầu như là không. Chính điều này điều này làm cho KH trì hoãn việc trả tiền.
2.5.1.2. Quy trình ghi sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng
Sau khi đã thỏa thuận và tiến hành ký kết hợp đồng với KH Phòng Marketing sẽ gửi Hợp đồng cho Kế toán phải thu lưu trữ bản gốc là cơ sở tiến hành đòi nợ
xuất kho
Dựa vào ngày tháng đã ký kết hợp đồng và phiếu xuất kho hàng háo kế toán tiến hành lập Giấy yêu cầu thanh toán đã được ký duyệt sẽ gửi cho khách hàng, Đồng thời kế toán xuất hóa đơn GTGT khi bán hàng khách hàng chấp nhận thanh toán
Dựa vào hợp đồng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT khi thu đuqược tiền khách hàng thanh toán kế toán lập phiếu thu, Giấy báo có
2.5.1.3. Chứng từ sử dụng:- Chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ Phiếu thu Phiếu chi - Chứng từ gốc Hóa đơn GTGT 2.5.1.4. Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết tạm ứng
- Bảng tổng hợp sổ chi tiết
2.5.1.5. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Ngày 10/12/2013, công ty ký kết hợp đồng và xuất bán luôn cho công ty Xây dựng Hưng Thịnh 25 thùng sơn chống thấm với trị giá xuất kho 47.000.000đ, đơn giá bán là 2.000.000đ/thùng, VAT 10%, khách hàng chấp nhận thanh toán
Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, Háo đơn GTGT(phụ lục 01)
Ví dụ 2: Ngày 19/12/2013, công ty nhận được tiền thanh toán từ khách hàng khi bán lô hàng sơn chống thấm cho công ty xây dựng Hưng Thịnh bằng tiền mặt số tiền 55.000.000
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Đối tượng: Công ty xây dựng Hưng Thịnh
Năm 2013
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có Nợ có A B C D H 1 2
- Số dư đầu năm 25.215.247.656
- Số phát sinh trong tháng
... .... .... ... .... .... .... .... ....
25/12 01 10/12 Công ty ký kết hợp đồng và xuất bán luôn cho công ty Xây dựng Hưng Thịnh 25 thùng sơn chống thấm với trị giá xuất kho
511 3331
55.000.000
25/12 02 19/12 Công ty nhận được tiền thanh toán từ khách hàng khi bán lô hàng sơn chống thấm cho công ty xây dựng Hưng Thịnh 111 55.000.000 ... ... .... .... - Cộng số phát sinh 13.062.103.880 13.828.661.040 - Số dư cuối kỳ 767.560.734 Ngày 28 tháng 12 năm 2013
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Năm 2013 (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTCMẫu số S31 - DN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ Số hiệu chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƯ Số tiền Chú giải
Thu Chi Thu(gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại
A B C D E 1 2 3 F
25.215.247.656 …………..
28/12 Nhận trước tiền ứng trước từ quét sơn từ tòa Nhà 3 tầng
của trường Trung Học Phổ Thông Lý Thường Kiệt 111 600.000.000
28/12 Công ty cung cấp sơn cho công ty xây dựng Trung Nghĩa với số lượng 25 thùng
511
3331 178.750.000 28/12
Xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng quét sơn công trình tại công ty cổ phần Thanh Hà
511
3331 3.568.950.000 28/12 Công ty nhận được tiền thanh toán của công xây dựng
Trung Nghĩa mua sơn ngày 5/12 bằng Tiền mặt 111 178.750.000
... Tông cộng 13.062.103.880 13.828.661.040 767.560.734 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Ngày 28 tháng 12 Năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
2.5.2. Kế toán tổng hợp khoản phải thu khách hàng
2.5.2.1.Chứng từ sử dụng.
- Hóa đơn thuế GTGT ( hóa đơn bán hàng ), hóa đơn thông thường. - Phiếu xuất kho
- Phiếu thu
- GBC ngân hàng
- Biên bản bù trừ công nợ.
- Sổ chi tiết theo dõi khách hàng.
2.5.2.2. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản 131 Phải thu khách hàng
2.5.2.3.. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái tài khoản 131.
2.5.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty.
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2013. Nhận trước tiền ứng trước từ quét sơn từ