5. KẾT CẤU CỦA CHUYÊN ĐỀ
2.5.1.1. Đặc điểm các khoản phải thu khách hàng
Đối với những hợp đồng có giá trị lớn để thu được tiền, KH yêu cầu cần có bảng thu tiền theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai công ty, bảng nghiệm thu từng giai đoạn, hóa đơn GTGT từ công ty. Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, KH mới trả tiền. Do đó, việc thu tiền KH trong những trường hợp này lâu và khó khăn hơn. KH hay viện nhiều lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả… Để hạn chế việc bị KH chiếm dụng vốn, KT phải thu phải theo sát với phòng quản lý dự án để thu hồi công nợ.
Đối với hợp đồng thiết kế, bộ phận thiết kế sẽ làm việc với KH riêng và chỉ thông báo cho bộ phận kế toán biết được đã hoàn thành công việc hay chưa. Khi đã xong số % công việc theo hợp đồng, KT phải thu chỉ tiến hành gửi giấy đề nghị thanh toán cho KH. Các chứng từ cần thiết của hợp đồng thiết kế được lưu giữ tại phòng KT: hợp đồng thiết kế, bản vẽ, bảng hoàn thành tiến độ công việc, bảng thanh lý hợp đồng và hóa đơn.
Trong hợp đồng có ghi điều khoản bảo hành công trình, khi nhận bảng quyết toán KT phải thu tiến hành xuất hóa đơn cho KH và ghi lại khoản tiền bảo hành này vào bảng theo dõi nợ phải thu điều này giúp KT phải thu không bỏ sót khoản tiền này.
Có những hợp đồng có điều khoản phạt thêm tiền nếu KH trả tiền chậm nhưng hầu như là không. Chính điều này điều này làm cho KH trì hoãn việc trả tiền.